Obliczanie wynagrodzenia urlopowego i ekwiwalentu za urlop po zmianie etatu

Przy obliczaniu wynagrodzenia urlopowego po zmianie wymiaru etatu pracownika należy stałe składniki wynagrodzenia wypłacić w stawce obowiązującej po zmianie. Natomiast składniki zmienne przed przyjęciem do podstawy pracodawca powinien przeliczyć według nowej stawki. Ekwiwalent za urlop staje się wymagalny w dniu rozwiązania umowy i do jego obliczania przyjmujemy wynagrodzenie przysługujące w tym dniu.

Podstawa naliczania wynagrodzenia urlopowego i ekwiwalentu

Składniki wynagrodzenia określone w stawce miesięcznej w stałej wysokości uwzględnia się w wynagrodzeniu urlopowym w wysokości należnej pracownikowi w miesiącu wykorzystywania urlopu. Z kolei przy ustalaniu ekwiwalentu urlopowego uwzględnia się składniki wynagrodzenia określone w stałej stawce miesięcznej w wysokości należnej w miesiącu nabycia prawa do tego ekwiwalentu, a więc w miesiącu rozwiązania umowy o pracę (§ 7 i § 15 rozporządzenia urlopowego).

Jeśli natomiast pracownik otrzymuje także inne składniki wynagrodzenia lub jest wynagradzany godzinowo albo prowizyjnie, to należy obliczyć podstawę z uwzględnieniem tych zmiennych składników. Uwzględnia się składniki wypłacone w 3 lub 12 miesiącach poprzedzających miesiąc korzystania z urlopu wypoczynkowego lub rozwiązania umowy o pracę.

Do podstawy wynagrodzenia za urlop oraz ekwiwalentu za urlop nie wlicza się:

• jednorazowych lub nieperiodycznych wypłat za spełnienie określonego zadania bądź za określone osiągnięcie,
• wynagrodzenia za czas gotowości do pracy oraz za czas niezawinionego przez pracownika przestoju,
• gratyfikacji (nagród) jubileuszowych,
• wynagrodzenia za czas urlopu wypoczynkowego, a także za czas innej usprawiedliwionej nieobecności w pracy,
• ekwiwalentu pieniężnego za urlop wypoczynkowy,
• dodatkowego wynagrodzenia radcy prawnego z tytułu zastępstwa sądowego,
• wynagrodzenia za czas niezdolności do pracy wskutek choroby lub odosobnienia w związku z chorobą zakaźną,
• kwoty wyrównania do wynagrodzenia za pracę do wysokości minimalnego wynagrodzenia za pracę,
• nagród z zakładowego funduszu nagród, dodatkowego wynagrodzenia rocznego, należności przysługujących z tytułu udziału w zysku lub w nadwyżce bilansowej,
• odpraw emerytalnych lub rentowych albo innych odpraw pieniężnych,
• wynagrodzenia i odszkodowania przysługującego w razie rozwiązania stosunku pracy

– § 6 rozporządzenia urlopowego.

Jest to katalog zamknięty, więc należałoby przyjąć, że pozostałe składniki wynagrodzeń wlicza się do podstawy wynagrodzenia za urlop i ekwiwalentu za urlop. W zasadzie do podstawy obliczenia zarówno wynagrodzenia za urlop jak i ekwiwalentu wchodzą takie same składniki, z tym jednak zastrzeżeniem, że do podstawy wynagrodzenia urlopowego i ekwiwalentu wlicza się stałe składniki wynagrodzenia oraz zmienne składniki wynagrodzenia przysługujące za okres nie dłuższy niż 1 miesiąc, a do podstawy ekwiwalentu za urlop wlicza się dodatkowo składniki wynagrodzenia przysługujące pracownikowi za okresy dłuższe niż 1 miesiąc.

Tabela 1. Typy składników wynagrodzeń, które wchodzą i nie wchodzą do podstawy obliczenia wynagrodzenia za urlop i ekwiwalentu za urlop

W przepisach nie zostały wymienione z nazwy składniki wynagrodzeń, które wchodzą do podstawy. Określono jedynie składniki, które nie wchodzą do podstawy, co oznacza, że pozostałe składniki wchodzą do obliczeń. Ten brak precyzji w przepisach powoduje wiele kontrowersji. Mając wątpliwość, czy dany składnik wliczyć do podstawy, warto sprawdzić orzecznictwo, interpretacje i komentarze. Niektóre składniki wchodzą bezwzględnie (np. wynagrodzenie za nadgodziny), inne wchodzą lub nie wchodzą do podstawy w zależności od ich charakteru. 

Tabela 2. Wybrane składniki wynagrodzenia i ich uwzględnianie w podstawie wynagrodzenia za urlop i ekwiwalentu za urlop

Należy podkreślić, że to nie nazwa składnika przesądza o tym, czy dany składnik jest wliczany do podstawy wynagrodzenia za urlop i ekwiwalentu za urlop, tylko jego „charakter”. I tak składnik nazwany premią, o wypłatę którego pracownik może mieć roszczenie do pracodawcy, wchodzi do podstawy, natomiast tzw. premia, która jest nagrodą i pracownik nie może mieć o nią roszczenia, co do zasady nie wchodzi do podstawy. Oceniając charakter składnika, trzeba kierować się przepisami, zapisami w regulaminie pracy, wynagradzania i premiowania, zapisami w umowach, wspierać się orzecznictwem czy interpretacjami.

Sposób naliczania wynagrodzenia urlopowego

Aby obliczyć wynagrodzenie za urlop dla pracownika, należy:

KROK 1: zsumować stałe składniki wynagrodzeń,

KROK 2: ustalić nominalną liczbę godzin pracy w miesiącu korzystania z urlopu,

KROK 3: obliczyć wynagrodzenie za 1 godzinę urlopu ze stałych składników wynagrodzeń,

KROK 4: pomnożyć wynagrodzenie za 1 godzinę urlopu, obliczone ze stałych składników wynagrodzenia, przez liczbę godzin urlopu wykorzystywanego w danym miesiącu, 

KROK 5: zsumować zmienne składniki wynagrodzenia wypłacone w przyjętym okresie, tj. 3 miesięcy poprzedzających miesiąc rozpoczęcia urlopu,

KROK 6: ustalić rzeczywistą liczbę godzin pracy w okresie, z którego została ustalona podstawa wynagrodzenia za urlop, tj. zsumować przepracowane godziny w okresie przyjętym do obliczeń,

KROK 7: obliczyć wynagrodzenie za 1 godzinę urlopu ze zmiennych składników wynagrodzeń,

KROK 8: pomnożyć wynagrodzenie za 1 godzinę urlopu, obliczonego ze zmiennych składników wynagrodzenia, przez liczbę godzin płatnego wypoczynku. 

Sposób obliczenia wynagrodzenia za urlop

Wynagrodzenie za urlop, obliczone ze zmiennych składników wynagrodzenia, jest też nazywane średnią urlopową.

Obliczając wynagrodzenie za urlop, ustaloną podstawę dzielimy przez liczbę godzin, która w każdym miesiącu może być inna. 

Ustalanie współczynnika ekwiwalentu za urlop wypoczynkowy

W przypadku ekwiwalentu za urlop podstawę wymiaru dzielimy przez współczynnik, który jest uśrednioną liczbą dni roboczych w danym roku kalendarzowym. Tak jak zmienia się liczba dni roboczych w danym roku, tak też zmienia się współczynnik. 

Współczynnik służący do ustalenia ekwiwalentu za 1 dzień urlopu ustala się odrębnie w każdym roku kalendarzowym i stosuje przy obliczaniu ekwiwalentu, do którego pracownik nabył prawo w ciągu tego roku kalendarzowego (§ 19 ust. 1 rozporządzenia urlopowego).

Współczynnik ustala się, odejmując od liczby dni w danym roku kalendarzowym łączną liczbę przypadających w tym roku niedziel, świąt oraz dni wolnych od pracy wynikających z rozkładu czasu pracy w przeciętnie 5-dniowym tygodniu pracy, a otrzymany wynik dzieli się przez 12 (§ 19 ust. 2 rozporządzenia urlopowego).

Sposób ustalenia współczynnika ekwiwalentu za urlop w 2023 r.

[365 – (53 niedziele + 10 dni świątecznych + 52 soboty)] : 12 = 250 : 12 = 20,83

Sposób ustalenia współczynnika ekwiwalentu za urlop w 2024 r.

[366 – (52 niedziele + 11 dni świątecznych + 52 soboty)] : 12 = 251 : 12 = 20,92

Jeżeli pracownik jest zatrudniony w niepełnym wymiarze czasu pracy, wartość współczynnika obniża się proporcjonalnie do wymiaru czasu pracy tego pracownika (§ 19 ust. 3 rozporządzenia urlopowego).

Tabela 3. Współczynnik do ekwiwalentu w zależności od wymiaru etatu w latach 2023 i 2024

Ustalanie ekwiwalentu za urlop

Ekwiwalent za urlop staje się wymagalny w dniu rozwiązania umowy o pracę. Jeśli więc umowa rozwiązała się 30 listopada 2023 r., to należało zastosować współczynnik do ekwiwalentu za 2023 r., podobnie jak w przypadku rozwiązania umowy 31 grudnia 2023 r. – nawet jeśli w tym drugim przypadku ekwiwalent zostanie wypłacony np. 2 czy 10 stycznia 2024 r. Decyduje moment nabycia prawa do ekwiwalentu (a więc dzień rozwiązania umowy), a nie moment rzeczywistej realizacji wypłaty ekwiwalentu za urlop (moment obliczenia ekwiwalentu czy realizacji przelewu).

Aby obliczyć ekwiwalent za urlop dla pracownika, należy:

KROK 1. Podstawę obliczoną ze stałych i zmiennych składników wynagrodzenia należy podzielić przez współczynnik ekwiwalentowy, właściwy dla pracownika zatrudnionego w danym wymiarze czasu pracy. W ten sposób otrzymujemy stawkę za 1 dzień niewykorzystanego urlopu. 

KROK 2. Otrzymaną stawkę należy podzielić przez cyfrę odpowiadającą dobowej normie czasu pracy obowiązującej pracownika. Należy pamiętać, że pracownika zatrudnionego na część etatu obowiązuje najczęściej 8-godzinna dobowa norma czasu pracy, nawet jeśli np. wykonywał pracę od poniedziałku do piątku po 4 godziny na dobę. Osobami z inną dobową normą są np. niepełnosprawni w stopniu umiarkowanym i znacznym, dla których wynosi ona 7 godzin, albo niektórzy pracownicy medyczni z normą 7 godzin i 35 minut. 

KROK 3. Stawkę za 1 godzinę ekwiwalentu za urlop należy pomnożyć przez liczbę godzin niewykorzystanego urlopu wypoczynkowego. 

Na podstawie powyższego przykładu można zauważyć, że jeśli dwóch pracowników jest zatrudnionych na takich samych warunkach wynagrodzenia, przy czym jeden z nich ma obniżone wynagrodzenie proporcjonalnie do wymiaru etatu, to ekwiwalent za 1 godzinę urlopu jest dla nich taki sam. W przypadku zatrudnienia na część etatu, podstawę ekwiwalentu za urlop dzieli się przez współczynnik do ekwiwalentu odpowiedni dla danego wymiaru etatu, a w przypadku zmiany etatu, składniki wynagrodzenia przelicza się po nowej stawce. To wszystko w celu sprawiedliwego traktowania pracowników zatrudnionych w różnych wymiarach czasu pracy i niedyskryminowania ich ze względu na wymiar etatu.

Jeśli nastąpiłaby zmiana etatu, ale wysokość wynagrodzenia nie uległaby zmianie, to nie przeliczałoby się zmiennych składników wynagrodzeń. Przeliczenia dokonuje się tylko przy zmianie wynagrodzenia. Gdyby (biorąc pod uwagę powyższy przykład) przy zmianie etatu nie nastąpiła zmiana wysokości składników wynagrodzenia, to byłoby to z korzyścią dla pracownika, bo otrzymałby wyższy ekwiwalent za każdą godzinę urlopu (wyższe wynagrodzenie podzielone przez niższy współczynnik ekwiwalentowy): 

5668 zł : 13,02 : 8 godzin = 54,42 zł.

Przepis dotyczący przeliczania podstawy po nowej stawce dotyczy zarówno ekwiwalentu za urlop, jak i wynagrodzenia za urlop. W razie zmiany w składnikach wynagrodzenia lub zmiany wysokości takich składników w okresie, z którego ustala się podstawę wymiaru, wprowadzonych przed rozpoczęciem przez pracownika urlopu wypoczynkowego lub w miesiącu wykorzystywania tego urlopu, podstawę wymiaru ustala się ponownie z uwzględnieniem tych zmian (§ 10 rozporządzenia urlopowego).

Renata Guza-Kiliańska

specjalista z zakresu kadr i płac