Ewidencjonowanie czasu pracy - na co warto zwrócić uwagę?

Jednym z kluczowych obowiązków pracodawcy jest prowadzenie ewidencji czasu pracy pracowników, niezależnie od liczby zatrudnionych osób. Kontrole przeprowadzane przez inspektorów pracy ujawniają, że ewidencjonowanie czasu pracy stanowi jedno z największych wyzwań dla działów kadrowych. Na co powinni zwrócić uwagę pracodawcy?

czas pracy osoby niepełnosprawnej niepełnosprawni godziny pracy kiedy niepełnosprawny pracuje 7 godzin 8 godzin normy czasu pracy wymiar

 Ewidencja czasu pracy – jak prawidłowo ją prowadzić »

Kontrole PIP w 2025 r. - na co powinni zwrócić uwagę pracodawcy? »

Obowiązek ewidencjonowania czasu pracy

Każdy pracodawca, bez względu na liczbę zatrudnionych pracowników, musi założyć i prowadzić ewidencję czasu pracy w zakresie przewidzianym odpowiednimi przepisami prawa pracy. Obowiązek ten ciąży na pracodawcy od pierwszego dnia zatrudnienia pracownika. Nie ma przy tym znaczenia, w jakim systemie i rozkładzie czasu pracy jest zatrudniony pracownik. Taki obowiązek spoczywa bowiem na pracodawcy w każdym z systemów (podstawowym, równoważnym, przerywanym, weekendowym, zadaniowym, skróconego tygodnia pracy, w ruchu ciągłym).

Często zdarza się, że pracodawcy błędnie interpretują postanowienia art. 149 § 2 Kodeksu pracy, zgodnie z którymi w stosunku do pracowników objętych systemem zadaniowego czasu pracy, do pracowników zarządzających w imieniu pracodawcy zakładem pracy oraz do pracowników otrzymujących ryczałt za godziny nadliczbowe lub za pracę w porze nocnej nie ewidencjonuje się godzin pracy. Zapis ten nie oznacza, że w stosunku do ww. grup pracowników nie ma obowiązku prowadzenia ewidencji czasu pracy. Przesądza on jedynie o braku konieczności ewidencjonowania godzin pracy.

Ewidencja czasu pracy, podobnie jak cała dokumentacja pracownicza, może być prowadzona w formie papierowej lub elektronicznej.

Od pracodawcy zależy, jaką formę prowadzenia dokumentacji pracowniczej wybierze, w zależności od własnych możliwości technicznych oraz potrzeb organizacyjnych. Nie ma przy tym przeciwwskazań, aby część dokumentacji była prowadzona w formie elektronicznej, natomiast pozostała część w formie papierowej.

Co powinna zawierać ewidencja?

Ewidencja czasu pracy powinna zawierać informacje o:

• liczbie przepracowanych godzin oraz godzinie rozpoczęcia i zakończenia pracy,
• liczbie godzin przepracowanych w porze nocnej,
• liczbie godzin nadliczbowych,
• dniach wolnych od pracy, z oznaczeniem tytułu ich udzielenia,
• liczbie godzin dyżuru oraz godzinie rozpoczęcia i zakończenia dyżuru, ze wskazaniem miejsca jego pełnienia,
• rodzaju i wymiarze zwolnień od pracy,
• rodzaju i wymiarze innych usprawiedliwionych nieobecności w pracy,
• wymiarze nieusprawiedliwionych nieobecności w pracy,
• czasie pracy pracownika młodocianego przy pracach wzbronionych młodocianym, których wykonywanie jest dozwolone w celu odbycia przez nich przygotowania zawodowego.

W karcie ewidencji czasu pracy nie ma obowiązku tworzenia dodatkowych pól na elementy ewidencji wymienione w przepisach, jeśli u danego pracodawcy one nie występują (np. na dyżury, jeśli nie są pełnione przez pracowników, czy pracę w porze nocnej, gdy pracownicy wykonują pracę stale w godzinach dziennych).

Częstym błędem pracodawców przy ewidencjonowaniu czasu pracy jest również mylenie doby astronomicznej z dobą pracowniczą zdefiniowaną w Kodeksie pracy.

Rzetelność ewidencji

Niezwykle ważną kwestią w prowadzeniu ewidencji czasu pracy jest jej rzetelność. Jeżeli pracownik na polecenie pracodawcy wykonywał w jednym dniu pracę dłużej np. o 2 godziny (łącznie przepracował 10 godzin), a następnego dnia na wniosek pracownika został mu udzielony w zamian czas wolny i pracownik przepracował tylko 6 godzin, to właśnie taki wymiar czasu pracy powinien być mu w każdym z tych dni wykazany w ewidencji (10 godzin jednego dnia i 6 godzin drugiego). Nie jest natomiast dopuszczalne wpisanie pracownikowi w obu tych dniach po 8 godzin, co jednak często praktykują pracodawcy. Podobnie jak w przypadku, gdy np. pracownik wykonywał pracę w niedzielę, za którą miał wolny poniedziałek, a w ewidencji czasu pracy zaznacza się pracę w poniedziałek, natomiast w niedzielę już nie. Postępując w ten sposób, pracodawca narusza przepisy dotyczące ewidencjonowania czasu pracy.

Obecnie obowiązek ewidencjonowania wyłącznie przepracowanych godzin istnieje również w odniesieniu do zleceniobiorców i przedsiębiorców niezatrudniających innych osób, osobiście wykonujących czynności wynikające z prowadzonej działalności gospodarczej. Obowiązek ten został wprowadzony w związku z koniecznością ustalenia, czy osobom tym została zapewniona przynajmniej minimalna stawka godzinowa (od 1 stycznia 2025 r. wynosi ona 30,50 zł za godzinę).

Oprac. Katarzyna Bogucka