W jaki sposób można nadać uprawnienia do KSeF

Od 1 lutego 2026 roku Krajowy System e-Faktur (KSeF) stanie się obowiązkowy dla największych przedsiębiorców, a od 1 kwietnia 2026 r. – dla pozostałych firm. W związku z tym coraz większego znaczenia nabierają zasady nadawania i zarządzania uprawnieniami w systemie. KSeF jest oparty na modelu poświadczeń, tzn. wymagane jest uwierzytelnienie i autoryzacja danej osoby w systemie. Poza podatnikiem w systemie może działać podmiot uprawniony przez tego podatnika. Możliwe jest również nadanie uprawnień do korzystania z KSeF np. dla biura rachunkowego lub konkretnej osoby fizycznej.

obowiązkowy KSeF, faktury ustrukturyzowane, Krajowy System e-Faktur

W momencie uwierzytelnienia podatnika w KSeF następuje automatyczne przyznanie mu pełnego zakresu uprawnień właścicielskich. Oznacza to, że podatnik nabył prawo do:

1. nadawania, zmiany lub odbierania uprawnień do korzystania z KSeF,

2. wystawiania lub dostępu do faktur ustrukturyzowanych,

3. wystawiania faktur, w procedurze samofakturowania (pod warunkiem, że został wskazany przez innego podatnika jako uprawniony do samofakturowania jego sprzedaży).

Sposoby nadawania uprawnień do KSeF

W KSeF przewidziane są dwa sposoby nadawania, zmiany lub odbierania uprawnień:

• elektronicznie - za pomocą oprogramowania interfejsowego (ksef.mf.gov.pl) - podatnik lub inny uprawniony podmiot wskazuje wymagany zakres danych, w celu nadania, zmiany lub odebrania uprawnień.

• w postaci papierowej przez złożenie do właściwego naczelnika urzędu skarbowego zawiadomienia o nadaniu lub odebraniu uprawnień (ZAW-FA) do korzystania z Krajowego Systemu e-Faktur. Taka możliwość jest przewidziana dla podmiotów, które nie są osobami fizycznymi i nie mogą uwierzytelnić się w systemie w sposób elektroniczny.

Sposób nadawania uprawnień zależy od statusu podatnika.

Gdy podatnik jest osobą fizyczną

Uprawnienie pierwotne, czyli możliwość bezpośredniego uwierzytelnienia się w KSeF, ma osoba fizyczna prowadząca jednoosobową działalność gospodarczą. Osoba taka nie musi nic zgłaszać. Po zalogowaniu się z wykorzystaniem profilu zaufanego lub podpisu elektronicznego może nadać innym osobom uprawnienia imienne do korzystania z KSeF w odniesieniu do jej firmy lub wygenerować token, który zostanie przez te osoby wprowadzony do systemów komputerowych, z których będą korzystać do obsługi KSeF.

Podatnicy inni niż osoba fizyczna, np. spółka cywilna, jawna lub spółka z o.o.

W przypadku podatników niebędących osobami fizycznymi, którzy dysponują kwalifikowaną pieczęcią elektroniczną zawierającą NIP, możliwe jest korzystanie z KSeF również na podstawie domyślnych uprawnień właścicielskich – bez konieczności wcześniejszego zgłaszania tego faktu do urzędu skarbowego.

Natomiast podatnicy inni niż osoby fizyczne, którzy nie posiadają kwalifikowanej pieczęci elektronicznej (np. spółki cywilne, jawne, komandytowe, komandytowo-akcyjne, partnerskie czy spółki z ograniczoną odpowiedzialnością), w celu uzyskania dostępu do KSeF powinni złożyć zawiadomienie na formularzu ZAW-FA. Podkreślić należy, że na druku ZAW-FA można wskazać tylko jedną osobę. Osoba ta będzie pełniła funkcję reprezentanta. Może on nadawać uprawnienia do KSeF w imieniu podmiotu, który złożył ZAW-FA.

MF/iNFORLEX

Oprac. Katarzyna Bogucka