Zatrudnianie cudzoziemców. Nowe obowiązki informacyjne i przepisy przejściowe

Obowiązująca od 1 czerwca 2025 r. ustawa o warunkach dopuszczalności powierzania pracy cudzoziemcom na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej zakłada przejście na elektroniczne załatwianie spraw związanych z zatrudnianiem cudzoziemców. Przede wszystkim chodzi o uzyskiwanie zezwoleń na pracę, oświadczeń o powierzeniu pracy i dopełnianie obowiązków informacyjnych związanych z tymi dokumentami. Zanim jednak dojdzie do pełnego przystosowania systemu teleinformatycznego praca.gov.pl, obowiązują przepisy przejściowe. Umożliwiają one, w określonych przypadkach, załatwianie spraw na zasadach obowiązujących przed wejściem w życie nowych przepisów.

zatrudnianie cudzoziemców 2025 zmiany od czerwca

1 czerwca 2025 r. zaczęła obowiązywać ustawa o warunkach dopuszczalności powierzania pracy cudzoziemcom na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej. Znajdują się w niej przepisy dotyczące zatrudniania cudzoziemców. Są też m.in. obowiązki, które muszą spełnić pracodawcy powierzający pracę obcokrajowcom. Nie wszystkie z nich można już teraz załatwić przez praca.gov.pl, dlatego w ustawie pojawia się przepis przejściowy, który zakłada dopełnienie niektórych czynności i obowiązków na dotychczasowych zasadach.

Zgodnie z przepisem przejściowym, organy państwowe dostosują systemy teleinformatyczne przeznaczone do wykonywania zadań określonych ustawą do przepisów ustawy w ciągu 2 lat.

Zezwolenie na pracę na dotychczasowych zasadach

We wspomnianym wyżej przepisie pojawiły się nawiązania do konkretnych artykułów z ustawy, w których czytamy o sposobie załatwienia niektórych spraw i obowiązków. I tak art. 8 ust. 2 i 4 stanowią:

„2. Wniosek o wydanie zezwolenia na pracę oraz dokumenty dotyczące wniosku składa się za pomocą systemu teleinformatycznego, o którym mowa w art. 26 ust. 1 pkt 7 lit. b ustawy z dnia 20 marca 2025 r. o rynku pracy i służbach zatrudnienia.

4. Środek zaskarżenia w sprawie wydania zezwolenia na pracę składa się za pomocą systemu teleinformatycznego, o którym mowa w art. 26 ust. 1 pkt 7 lit. b ustawy z dnia 20 marca 2025 r. o rynku pracy i służbach zatrudnienia. Złożenie środka zaskarżenia w inny sposób jest niedopuszczalne.”

O ile pracodawca ma możliwość, aby wysłać wniosek o wydanie zezwolenia na pracę przez praca.gov.pl (system teleinformatyczny), nie może złożyć środka zaskarżenia (stan na 1.10.2025 r.) przez ten system. Dlatego na mocy przepisu przejściowego, można to zrobić na dotychczasowych zasadach (sprzed 1 czerwca 2025 r.).

Zgodnie z art. 18 ust. 2 zmiana lub wydanie nowego zezwolenia na pracę nie są wymagane, jeżeli:

1) nastąpiła zmiana siedziby lub miejsca pobytu stałego, nazwy lub formy prawnej:

a) podmiotu powierzającego pracę cudzoziemcowi,

b) podmiotu, do którego pracownik jest delegowany przez podmiot zagraniczny,

c) pracodawcy użytkownika;

2) nastąpiło przejście zakładu pracy lub jego części na innego pracodawcę;

3) nastąpiła zmiana nazwy stanowiska pracy bez zmiany zakresu obowiązków cudzoziemca.

2. Podmiot powierzający pracę cudzoziemcowi powiadamia organ, który wydał zezwolenie na pracę, o okolicznościach, o których mowa w ust. 1.

Podmiot powierzający pracę cudzoziemcowi powiadamia organ, który wydał zezwolenie na pracę, jeżeli:

1) cudzoziemiec nie podjął pracy w okresie 2 miesięcy od początkowej daty ważności zezwolenia na pracę,

2) cudzoziemiec przerwał pracę na okres przekraczający 2 miesiące,

3) cudzoziemiec zakończył pracę wcześniej niż 2 miesiące przed upływem okresu ważności zezwolenia na pracę.

Powyższe obowiązki należy spełnić korzystając z praca.gov.pl. Jako że system ten (stan na dzień 1.10.2025 r.) nie jest jeszcze do tego przystosowany, należy skorzystać z przepisu przejściowego i dokonać tych powiadomień w dotychczasowej formie (sprzed 1 czerwca 2025 r.).

Kolejny obowiązek to powiadomienie wojewody, który wydał zezwolenie na pracę.

Wspomnianego tu powiadomienia wojewody można dokonać – na mocy przepisu przejściowego – w innej (dopuszczonej przez wojewodę) formie niż przez praca.gov.pl.

Oświadczenie o powierzeniu pracy

W przypadku oświadczenia o powierzeniu pracy również mamy do czynienia z załatwianiem spraw i wypełnianiem obowiązków wyłącznie przez praca.gov.pl. Tu także możemy skorzystać z przepisu przejściowego. To, czego nie da się zrobić przez system (praca.gov.pl), załatwia się na zasadach obowiązujących przed 1 czerwca, czyli w sposób dopuszczony w danej sprawie przez starostę (urząd pracy).

Przepis przejściowy wymienia art. 61 ust. 1 ustawy o warunkach dopuszczalności powierzania pracy cudzoziemcom na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej.

Tę sprawę można załatwić przez praca.gov.pl. Nie trzeba zatem korzystać z przepisu przejściowego. Podobnie jak obowiązki wymienione w art. 70 ust. 1, czyli powiadomienie starosty o:

1. podjęciu pracy przez cudzoziemca – w terminie 7 dni od dnia rozpoczęcia pracy,

2. niepodjęciu pracy przez cudzoziemca – w terminie 14 dni od dnia rozpoczęcia pracy określonego w ewidencji oświadczeń.

System praca.gov.pl nie jest jeszcze przystosowany (stan na 1.10.2025 r.) do składania środka zaskarżenia w sprawie wpisu oświadczenia o powierzeniu pracy, zatem można to zrobić na zasadach obowiązujących przed 1 czerwca 2025 r.

Źródło: zielonalinia.gov.pl