Procedura samofakturowania w KSeF. Kiedy możliwe jest wystawianie faktur w imieniu sprzedawcy
W KSeF będzie można stosować procedurę samofakturowania, czyli wystawiania faktur przez nabywcę w imieniu sprzedawcy. Należy jednak pamiętać, że obowiązujące zasady zależą od statusu stron transakcji. Kluczowe jest, czy nabywca posiada polski NIP lub numer VAT UE. W praktyce oznacza to, że część faktur wystawianych w ramach samofakturowania trafi do KSeF, a część pozostanie poza systemem.
Status sprzedawcy a obowiązek wystawienia faktury w KSeF
O tym, czy faktura powinna być wystawiona w KSeF, decyduje status sprzedawcy. Oznacza to, że taki obowiązek istnieje również, gdy sprzedawca jest polskim podatnikiem z numerem NIP, a nabywcą – podmiot zagraniczny, który dokonuje samofakturowania. Tak jednak nie będzie. Ustawodawca zwolni z tego obowiązku podmioty zagraniczne, które nie mają polskiego NIP. Będą mogły dokonywać samofakturowania poza KSeF. Wyjątek dotyczy nabywców z krajów UE, zidentyfikowanych jako podatnicy VAT UE. Polski podatnik może im nadać w KSeF uprawnienie do samofakturowania WDT.
Podmiot identyfikowany jako podatnik VAT UE będzie mógł (ale nie będzie musiał) wystawiać faktury ustrukturyzowane dokumentujące WDT, w których występuje jako nabywca. Jest to jego uprawnienie, a nie obowiązek.
W pozostałych przypadkach, jeżeli wystąpi obowiązek wystawienia polskiej faktury, ale nabywca nie posłuży się identyfikatorem podatkowym NIP, nie będzie technicznej możliwości nadania mu odpowiednich uprawnień w systemie. Takie faktury będą wystawiane poza KSeF.
Drugi przypadek, gdy nie będzie takiego obowiązku, wystąpi, jeśli to polski podatnik będzie dokonywał samofakturowania w imieniu podmiotu zagranicznego, który nie jest zidentyfikowany na potrzeby tej czynności za pomocą identyfikatora podatkowego NIP (np. zakup usług przez polskiego podatnika od podmiotu zagranicznego rozliczany jako import usług).
Samofakturowanie w KSeF dla podmiotów zagranicznych – zmiana stanowiska Szefa KAS »
Nadanie uprawnień do samofakturowania
Aby nabywca mógł w naszym imieniu wystawiać faktury, musimy nadać mu uprawnienia. Samo nadanie uprawnienia w KSeF do wystawienia faktur w ramach procedury samofakturowania nie oznacza, że wszystkie faktury muszą być w tej procedurze wystawiane.
Przepisy rozporządzenia w sprawie korzystania z KSeF, dotyczące zakresu nadawanych uprawnień do obsługi KSeF, przewidują specjalne, odrębne uprawnienia dla podmiotów, które będąc nabywcami mogą – na podstawie umowy zawartej z dostawcą – wystawiać, w imieniu i na rzecz tego dostawcy, faktury dokumentujące dokonane przez niego transakcje sprzedaży lub otrzymane zaliczki.
Podmiot, który został wskazany przez podatnika jako uprawniony do samofakturowania, może nadać dalsze uprawnienia w zakresie wystawiania faktur ustrukturyzowanych. Zakres funkcjonalności narzędzia do obsługi KSeF udostępnionego przez MF – Aplikacja Podatnika KSeF, ogranicza możliwość wystawienia faktury w imieniu sprzedawcy na dowolny podmiot. W konsekwencji przy wystawianiu faktury poprzez API KSeF, weryfikując uprawnienia użytkownika, powinien odrzucić fakturę, która jest wystawiana poza ich zakresem.
KSeF nie przewiduje możliwości nadania uprawnienia do samofakturowania w ograniczonym zakresie, np. wyłącznie do wystawiania faktur pierwotnych. Takie ograniczenie może wynikać jedynie z postanowień umownych pomiędzy sprzedawcą a nabywcą.
Procedura zatwierdzania faktur
Podstawą samofakturowania jest zawarta pomiędzy stronami umowa w sprawie wystawiania faktur. Umowa powinna określać procedurę zatwierdzania poszczególnych faktur przez podatnika dokonującego tych czynności. Potwierdzenie prawidłowości wystawionej przez nabywcę w imieniu i na rzecz sprzedawcy faktury powinno nastąpić bezpośrednio przed jej wprowadzeniem do obrotu prawnego. Sam proces akceptacji powinien wynikać z umowy zawartej pomiędzy stronami transakcji i nie jest on realizowany w KSeF.
Jak wyjaśnia MF, akceptacja może przybrać formę:
• aktywną (np. przesłanie drogą mailową zastrzeżeń lub uwag do zaproponowanej przez nabywcę treści pliku XML przed przesłaniem go do KSeF bądź informacja mailowa o braku zastrzeżeń) lub
• bierną (np. brak zgłoszenia uwag w danym terminie oznacza akceptację zaproponowanej treści pliku XML, tzw. milcząca zgoda).
WSKAZÓWKI DLA PODATNIKA
1. KSeF umożliwia samofakturowanie, gdy nabywca ma polski NIP lub numer VAT UE z innego kraju (w przypadku WDT). W pozostałych przypadkach samofakturowanie będzie musiało się odbywać poza KSeF.
2. Uprawnienia do samofakturowania nadaje sprzedawca w KSeF – krajowym lub unijnym nabywcom (z VAT UE).
3. Zasady akceptacji faktur ustala się w umowie (mogą być aktywne lub przez milczącą zgodę). Akceptacja faktur odbywa się poza KSeF.
4. Na fakturze samofakturowania: sprzedawca = Podmiot 1, nabywca = Podmiot 2, a w polu P_17 wpisuje się „1”.
Zobacz również: Instrukcje KSeF. 15 praktycznych procedur dla podatników »
POTRZEBUJESZ POMOCY?