Otrzymywanie faktur w KSeF oraz dostęp do faktur – po zmianach od 1 lutego 2026 r.

Od 1 lutego 2026 r. każdy podatnik VAT ma obowiązek odbierać faktury w Krajowym Systemie e-Faktur (KSeF), także jeśli nie wystawia faktur przez ten system, lecz otrzymuje je od kontrahentów. Faktura, która otrzymała numer KSeF, jest automatycznie dostępna po stronie nabywcy, o ile w dokumencie został uwzględniony jego identyfikator podatkowy NIP.

ksef terminy wystawiania faktur

Otrzymywanie faktur w KSeF

Odroczenie terminów KSeF w stosunku do niektórych podatników (do 1 kwietnia 2026 r. lub 1 stycznia 2027 r. dla najmniejszych przedsiębiorców) dotyczy wyłącznie obowiązku wystawiania faktur ustrukturyzowanych, a nie ich otrzymywania. Otrzymywanie faktur przy użyciu KSeF jest obowiązkowe od 1 lutego 2026 r. (poza przypadkami wyłączonymi ustawowo, gdzie faktura jest przekazana w sposób uzgodniony).

Podstawową metodą uzyskania dostępu do otrzymanych faktur jest uwierzytelnienie się podatnika lub osoby bądź podmiotu przez niego uprawnionego w KSeF (w kontekście tego podatnika), w dowolnym narzędziu zintegrowanym z API KSeF 2.0.

Obowiązek otrzymywania faktur przy użyciu KSeF nie oznacza jednak, że na dzień 1 lutego 2026 r. wszyscy podatnicy muszą posiadać już zintegrowany z KSeF 2.0 program do wystawiania lub odbierania faktur oraz są zobowiązani uwierzytelniać się w systemie. W okresie przejściowym, dla podatnika, który jeszcze nie posiada zintegrowanego narzędzia do wystawiania i otrzymywania faktur w KSeF, alternatywą jest korzystanie z bezpłatnych narzędzi udostępnianych przez MF, tj. Aplikacji Podatnika KSeF, Aplikacji Mobilnej KSeF czy Aplikacji e-mikrofirma.

Narzędzia te po uwierzytelnieniu się w systemie zapewniają dostęp do otrzymanych faktur zakupowych. Mogą także stanowić docelowe narzędzie, przy użyciu którego podatnik objęty obowiązkiem wystawiania faktur w KSeF od 1 kwietnia 2026 r. lub od 1 stycznia 2027 r. będzie mógł także wywiązać się z tego obowiązku. Z KSeF można bowiem korzystać za pomocą narzędzi oferowanych przez MF lub przy użyciu komercyjnych programów, które zostaną zintegrowane z API KSeF 2.0.

Sprzedawcy (objęci obowiązkiem wystawiania faktur w KSeF od 1 lutego 2026 r.), którzy dokonują sprzedaży i wystawiają faktury na rzecz podatników objętych obowiązkowym KSeF od 1 kwietnia 2026 r. lub od 1 stycznia 2027 r., poza przesłaniem faktury do KSeF, nie wydają faktury poza systemem nabywcom krajowym posiadającym identyfikator podatkowy NIP.

Data otrzymania faktury ustrukturyzowanej (tryb online)

Zgodnie z art. 106na ust. 3 ustawy o VAT faktura ustrukturyzowana jest uznana za otrzymaną przy użyciu KSeF w dniu przydzielenia jej w tym systemie numeru KSeF.

Przypadki, w których faktura ustrukturyzowana jest przekazywana w sposób inny niż przy użyciu KSeF, zostały określone w art. 106gb ust. 4 ustawy o VAT. Chodzi o sytuacje udostępniania faktury, np.:

• nabywcy zagranicznemu,
• podatnikowi z innego kraju UE,
• podatnikowi korzystającemu ze zwolnienia w ramach procedury SME,
• podmiotowi, który nie posługuje się numerem NIP czy
• konsumentowi.

Dostęp do faktury w KSeF

Dostęp do faktury w KSeF mają określone podmioty. Jest to przede wszystkim sprzedawca i nabywca, ale taki dostęp może mieć także tzw. podmiot upoważniony lub podmiot trzeci.

Sprzedawca. Sprzedawca (Podmiot1), którego NIP został uwzględniony w wystawianej fakturze, posiada do niej dostęp jako jedna ze stron transakcji. W przypadkach szczególnych, gdy np. wystawienie faktury odbywa się w ramach samofakturowania przez nabywcę towaru lub usługi bądź wystawcą faktury w imieniu podatnika jest np. organ egzekucyjny, sprzedawca także otrzyma taką fakturę w KSeF. Wynika to z faktu, że na tej fakturze, w elemencie Podmiot1, znajdzie się jego NIP.

Dostęp do wystawianych przez sprzedawcę faktur posiada zarówno sam sprzedawca, jak i osoby fizyczne oraz podmioty, którym ten sprzedawca nadał uprawnienie do dostępu do faktur. Uprawnienie do dostępu do faktur obejmuje dostęp do wszystkich faktur, w których dany podatnik występuje jako strona transakcji (sprzedawca, nabywca, podmiot trzeci, podmiot upoważniony).

Nabywca. KSeF jest systemem teleinformatycznym służącym m.in. do otrzymywania faktur ustrukturyzowanych. Oznacza to, że po przesłaniu przez sprzedawcę pliku XML do KSeF, nadaniu numeru KSeF faktury, nabywca (Podmiot2), którego identyfikator podatkowy NIP podano w tej fakturze (w polu NIP), otrzyma ją również w tym systemie. Nabywca (lub osoba fizyczna bądź podmiot uprawniony przez nabywcę do dostępu do faktur), po uwierzytelnieniu się w KSeF, uzyska dostęp do wszystkich swoich faktur, w tym faktur zakupowych.

Dostęp do faktury w KSeF możliwy jest również bez konieczności uwierzytelnienia się w systemie (za pomocą tzw. dostępu dwuetapowego z wykorzystaniem kodu QR lub tzw. dostępu anonimowego).