Dokumentowanie stażu pracy: procedura uzyskania zaświadczenia z ZUS

Od 1 stycznia 2026 r. w jednostkach sektora publicznego, a od 1 maja również w sektorze prywatnym, do stażu pracy będą wliczane okresy wykonywania pracy na podstawie umowy zlecenia oraz prowadzenia jednoosobowej działalności gospodarczej. Potwierdzeniem tych okresów będą zaświadczenia z ZUS, wydawane od nowego roku na podstawie wniosku składanego przez eZUS. W artykule wyjaśniamy - krok po kroku - jak przebiega procedura ubiegania się o zaświadczenie.

Staż pracy 2026 - zaświadczenie z ZUS

W celu potwierdzenia dla osoby fizycznej okresu zatrudnienia ZUS wydaje zaświadczenia o:

• opłaceniu za dany okres składek na ubezpieczenia emerytalne, rentowe lub wypadkowe z danego tytułu,
• podleganiu ubezpieczeniom emerytalnemu i rentowym,
• zgłoszeniu do ubezpieczenia zdrowotnego.

Zakład Ubezpieczeń Społecznych wydaje zaświadczenia tylko za część okresów, które jako wliczane do stażu pracy wskazuje ustawa z 26 czerwca 1974 r. – Kodeks pracy. Są to okresy, kiedy wnioskodawca objęty był ubezpieczeniami emerytalnym i rentowymi bądź opłacał składki na ubezpieczenia emerytalne i rentowe lub wypadkowe, oraz okresy, kiedy był zgłoszony do ubezpieczenia zdrowotnego, ponieważ korzystał z tzw. ulgi na start.

Dla uzyskania zaświadczenia dotyczącego okresów od 1 stycznia 1999 r. właściwy wniosek oznaczony jest symbolem USP (jest dostępny na koncie w eZUS), natomiast dla okresów do 31 grudnia 1998 r. należy złożyć wniosek o symbolu US-7. W przypadku gdy wnioskodawca chciałby uzyskać zaświadczenie dotyczące okresu, który rozpoczął się przed 1 stycznia 1999 r. i trwał po tym terminie, należy złożyć dwa odrębne wnioski:

• US-7 – za okres ubezpieczenia sprzed 1 stycznia 1999 r.,

• USP – za okres ubezpieczenia od 1 stycznia 1999 r.

Procedura ubiegania się o zaświadczenie z ZUS

Aby uzyskać zaświadczenie z ZUS, składając wniosek USP, należy:

Krok 1. zalogować się na swoje konto ZUS: www.zus.pl/ezus/logowanie

Krok 2. w menu po lewej stronie wyszukać zakładkę Usługi i wybrać Katalog usług.

Krok 3. z listy usług wyszukać Złożenie wniosku USP. Wniosek o wydanie zaświadczenia o ubezpieczeniu dla celów doliczania okresów do stażu pracy. W przypadku trudności ze znalezieniem można w okienku wyszukiwania wpisać „USP”.

Krok 4. uzupełnić wniosek (będzie on już częściowo uzupełniony o dane osobowe i adresowe) poprzez wybór zakresu danych do potwierdzenia. Można zawnioskować o potwierdzenie wszystkich okresów ubezpieczenia/opłacania składek z tytułów do ubezpieczeń wymienionych w przepisach lub wskazać jeden tytuł. Do wyboru jest potwierdzenie wszystkich tytułów do ubezpieczeń lub potwierdzenie wybranego tytułu do ubezpieczeń.

Krok 5. opatrzyć wniosek podpisem przy użyciu profilu PUE lub profilu zaufanego (PZ ePUAP), podpisem osobistym (e-dowód) albo kwalifikowanym podpisem elektronicznym i go wysłać.

Termin na udokumentowanie nowych okresów do stażu pracy

Otrzymane z ZUS zaświadczenie trzeba przekazać swojemu aktualnemu pracodawcy dla uzyskania dodatkowych uprawnień zależnych od stażu pracy. Należy pamiętać, że na dostarczenie pracodawcy dokumentów potwierdzających nowe okresy wnioskodawca ma 24 miesiące od dnia:

• 1 stycznia 2026 r. – w przypadku zatrudnienia u pracodawcy będącego jednostką sektora finansów publicznych w rozumieniu ustawy z 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych,

• 1 maja 2026 r. – w przypadku zatrudnienia u pracodawcy niebędącego jednostką sektora finansów publicznych w rozumieniu ustawy o finansach publicznych.