Odliczenie VAT z faktury wystawionej poza KSeF – przegląd interpretacji podatkowych

W związku z wprowadzeniem od 1 lutego 2026 r. obowiązkowego Krajowego Systemu e-Faktur podatnicy coraz częściej mają wątpliwości co do statusu faktur wystawionych poza systemem przez sprzedawców, którzy powinni dokumentować transakcje fakturami ustrukturyzowanymi. Czy na podstawie takich dokumentów można odliczyć VAT? W najnowszych interpretacjach podatkowych Dyrektor KIS wskazuje jak w praktyce stosować nowe regulacje.

ksef jdg faktury ksef jdg faktury

Czy można odliczyć VAT z faktury wystawionej poza KSeF

Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej potwierdził, że podatnik VAT czynny zachowuje prawo do odliczenia VAT naliczonego, nawet jeżeli otrzyma fakturę zakupową wystawioną z naruszeniem obowiązku, tj. bez użycia Krajowego Systemu e-Faktur, mimo że sprzedawca był zobowiązany do jej wystawienia w KSeF.

Wystawienie przez sprzedawcę faktury poza KSeF nie pozbawia nabywcy prawa do odliczenia, o ile zostaną spełnione kluczowe przesłanki materialne wynikające z art. 86 ustawy o VAT, czyli:

nabywca jest czynnym podatnikiem VAT,
zakup jest związany z czynnościami opodatkowanymi,
transakcja rzeczywiście miała miejsce i została prawidłowo udokumentowana.

Jednocześnie ustawa o VAT w art. 88 zawiera zamknięty katalog przesłanek negatywnych, które wyłączają prawo do odliczenia. Brak wystawienia faktury w KSeF nie został w tym katalogu wskazany, a zatem samo naruszenie obowiązku fakturowania w KSeF nie pozbawia nabywcy prawa do odliczenia VAT, o ile faktura odzwierciedla rzeczywiste zdarzenie gospodarcze.

Ważne

Prawidłowe wystawienie faktury papierowej, elektronicznej czy ustrukturyzowanej pod kątem formalnym i materialnym stanowi spełnienie jednej z przesłanek skorzystania z prawa do odliczenia. Jej wystawienie bez użycia KSeF nie powoduje jednak tego, że wadliwie wystawiony dokument nie stanowi dowodu istnienia prawa do odliczenia podatku naliczonego.

Kiedy odliczyć VAT z faktury wystawionej poza KSeF

Dla powstania prawa do odliczenia VAT kluczowe znaczenie mają przepisy art. 86 ust. 1, ust. 10 oraz ust. 10b pkt 1 ustawy o VAT. Prawo to powstaje w rozliczeniu za okres, w którym powstał obowiązek podatkowy z tytułu danej czynności, nie wcześniej jednak niż w okresie, w którym podatnik faktycznie otrzymał fakturę.

W przypadku faktury wystawionej poza KSeF moment ten należy utożsamiać z datą jej faktycznego otrzymania przez nabywcę, niezależnie od tego, czy dokument ten zostanie później wprowadzony do KSeF i otrzyma numer KSeF, czy też nigdy do systemu nie trafi.

Potwierdzenie transakcji nie zastąpi faktury

Odrębną kwestią jest status dokumentu jakim jest „potwierdzenie transakcji". Jest to dokument handlowy o charakterze informacyjnym. Jego głównym celem jest zabezpieczenie interesu nabywcy w sytuacjach, gdy faktura wystawiona w trybie online lub offline nie posiada jeszcze numeru KSeF.

Dyrektor KIS jednoznacznie stwierdził, że dokument ten nie jest fakturą w rozumieniu ustawy o VAT – i w konsekwencji nie daje prawa do odliczenia VAT naliczonego.

Potwierdzenie może zawierać dane stron, kwotę należności, a nawet kody QR umożliwiające weryfikację faktury w KSeF. Mimo to nie spełnia wymogów określonych w art. 106e ustawy o VAT, które musi spełniać faktura. Podatkiem naliczonym jest wyłącznie kwota podatku wynikająca z faktury – a potwierdzenie transakcji fakturą nie jest.

W praktyce oznacza to, że podatnicy, którzy zamiast faktury otrzymali od kontrahenta jedynie potwierdzenie transakcji, nie mogą na tej podstawie dokonać odliczenia – nawet jeśli dokument zawiera wszystkie kluczowe dane handlowe i umożliwia identyfikację transakcji w systemie.

Źródło:

pisma Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej z 16 stycznia 2026 r. (sygn. 0114-KDIP1-3.4012.891.2025.1.KP, sygn. 0114-KDIP1-1.4012.979.2025.1.MŻ, sygn. 0114-KDIP1-1.4012.977.2025.1.ESZ, sygn. 0114-KDIP1-1.4012.1053.2025.1.KOM)
pismo Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej z 26 stycznia 2026 r. (sygn. 0111-KDIB3-1.4012.930.2025.2.KO)
pismo Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej z 13 stycznia 2026 r. (sygn. 0114-KDIP1-3.4012.804.2025.1.JG)

Oprac. Katarzyna Bogucka

REDAKCJA INFORLEX