Czy KSeF zmienia zasady wystawiania faktur dla konsumentów

Wejście w życie przepisów o obligatoryjnym Krajowym Systemie e-Faktur nie zmieniło fundamentalnych zasad dokumentowania sprzedaży konsumenckiej. Obowiązek wystawienia faktury nadal powstaje wyłącznie na żądanie nabywcy, a decyzja o zastosowaniu faktury ustrukturyzowanej pozostaje po stronie sprzedawcy. Poniżej omawiamy trzy kluczowe obszary, które wymagają uwagi w praktyce.

Faktury dla konsumentów po wdrożeniu obligatoryjnego KSeF – wpływ zmian na dokumentowanie sprzedaży

Faktura na żądanie nabywcy - zasada i wyjątki

Obowiązek wystawiania faktur ustrukturyzowanych przy użyciu KSeF nie zmienił podstawowej reguły wynikającej z art. 106b ust. 2 ustawy o VAT - sprzedaż na rzecz konsumentów dokumentuje się fakturą wyłącznie wtedy, gdy nabywca wyraźnie tego zażąda. Żądanie wystawienia faktury musi zostać zgłoszone w terminie 3 miesięcy, licząc od końca miesiąca, w którym dostarczono towar, wykonano usługę lub otrzymano całość albo część zapłaty. W przypadku braku takiego żądania (w tym w przypadku braku żądania wystawienia faktury we wskazanym terminie) sprzedaż konsumencka nie musi zatem być dokumentowana fakturami.

Od powyższej zasady ustawodawca przewidział dwa wyjątki. Pierwszy dotyczy wewnątrzwspólnotowej sprzedaży towarów na odległość (WSTO), jeżeli podatnik nie korzysta z unijnej procedury OSS — taka sprzedaż musi być dokumentowana fakturą bez względu na wolę nabywcy (art. 106b ust. 1 pkt 2 ustawy o VAT). Drugi wyjątek ma charakter odwrotny: określone kategorie czynności — wymienione w art. 19a ust. 5 pkt 4 oraz art. 106a pkt 3 i 4 ustawy o VAT — w ogóle nie muszą być fakturowane, nawet jeśli konsument wyraźnie tego zażąda.

Forma faktury — swoboda wyboru po stronie sprzedawcy

Art. 106ga ust. 2 pkt 4 ustawy o VAT wyraźnie wyłącza z obowiązku wystawiania faktur ustrukturyzowanych dokumenty kierowane do osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej. Oznacza to, że faktury konsumenckie mogą być nadal wystawiane jako faktury elektroniczne w dowolnym formacie (np. PDF) lub w postaci papierowej (art. 106ga ust. 3 ustawy o VAT). Wybór należy wyłącznie do sprzedawcy.

Jeżeli sprzedawca zdecyduje się na wystawienie faktury ustrukturyzowanej, ma obowiązek udostępnić ją konsumentowi w sposób z nim uzgodniony (art. 106gb ust. 4 pkt 6 ustawy o VAT). Przepisy VAT nie narzucają konkretnej formy tego udostępnienia — dopuszczalna jest zarówno postać elektroniczna, jak i papierowa.

Każda wizualizacja faktury ustrukturyzowanej przekazywana poza systemem KSeF musi być opatrzona kodem QR umożliwiającym weryfikację dokumentu (art. 106gb ust. 5 ustawy o VAT). Wyjątkiem jest tryb offline — wówczas faktura oznaczana jest dwoma kodami QR: OFFLINE i CERTYFIKAT. Jeżeli natomiast faktura udostępniana jest konsumentowi bezpośrednio przez KSeF, sprzedawca zapewnia dostęp przez podanie kodu QR oraz danych identyfikujących dokument w systemie, bez konieczności logowania się przez nabywcę (art. 106gb ust. 6 ustawy o VAT).

Terminy wystawiania faktur na żądanie konsumentów

Wdrożenie obligatoryjnego KSeF nie zmieniło terminów wystawiania faktur na żądanie konsumenta. Zgodnie z art. 106i ust. 6 ustawy o VAT wystawia się je:

• do 15. dnia miesiąca następującego po miesiącu dokonania dostawy, wykonania usługi albo otrzymania całości lub części zapłaty – jeżeli żądanie wystawienia faktury zostało zgłoszone do końca miesiąca, w którym dostarczono towar lub wykonano usługę bądź otrzymano całość lub część zapłaty,

• nie później niż 15. dnia od dnia zgłoszenia żądania – jeżeli żądanie wystawienia faktury zostało zgłoszone po upływie miesiąca, o którym mowa w punkcie 1.

Oprac. Katarzyna Bogucka

REDAKCJA INFORLEX