Zakres kontroli listy wypłat jako księgowego dokumentu zbiorczego

Opis nieprawidłowości: W państwowej jednostce budżetowej listy wypłat należności z tytułu umów zlecenia, umów o dzieło i ryczałtów za korzystanie z pojazdów prywatnych do celów służbowych nie były podpisywane na dowód ich skontrolowania i zatwierdzenia do wypłaty przez upoważnione do tego osoby. Stosowne podpisy były składane jedynie na dokumentach źródłowych, będących podstawą do sporządzenia list wypłat. Przepisy wewnętrzne jednostki nie przewidywały oddzielnych procedur kontroli dla dokumentów źródłowych i sporządzanych na ich podstawie dowodów zbiorczych, wynikało z nich jedynie, że każdy dowód księgowy przed zleceniem do realizacji powinien zostać skontrolowany pod względem merytorycznym i formalno-rachunkowym oraz zatwierdzony do wypłaty, co powinno być potwierdzone przez złożenie podpisu przez osoby odpowiedzialne za wykonanie poszczególnych czynności sprawdzających. Z wyjaśnień złożonych przez kierownika jednostki i głównego księgowego wynikało, że nie uznają oni za konieczne powtórnego sprawdzania list wypłat jako dokumentów zbiorczych, ponieważ dokładnie kontrolowane zarówno pod względem merytorycznym, jak i formalno-rachunkowym oraz osobno zatwierdzane do wypłaty są poszczególne dokumenty źródłowe - takie jak rachunki za wykonanie zlecenia czy dzieła oraz oświadczenia o korzystaniu z pojazdów prywatnych do celów służbowych, które zgodnie z przepisami wewnętrznymi mogą stanowić podstawę wypłat z kasy i z rachunków bankowych jednostki.