§ 4. [Rozliczanie składek przez ZUS, postępowanie wyjaśniające] 1. Płatnik składek oznacza:

1) deklaracje rozliczeniowe i imienne raporty miesięczne,

2) deklaracje rozliczeniowe korygujące i imienne raporty miesięczne korygujące,

3) dokumenty płatnicze

odpowiednimi numerami według zasad określonych przez Zakład.

2. Zakład dokonuje rozliczenia dokonanej przez płatnika składek wpłaty na koncie płatnika i zaewidencjonowania danych na koncie ubezpieczonego za dany miesiąc kalendarzowy na podstawie deklaracji rozliczeniowej oraz imiennych raportów miesięcznych lub deklaracji rozliczeniowej korygującej i imiennych raportów miesięcznych korygujących, zgodnie z oznaczeniem dokonanym przez płatnika składek na dokumencie płatniczym, o którym mowa w ust. 1 pkt 3, z uwzględnieniem ust. 3, 3c, 11b, 12b i § 5 ust. 7a.

3. W razie jednoczesnego wpływu za dany miesiąc kalendarzowy deklaracji rozliczeniowej i imiennych raportów miesięcznych oznaczonych tym samym numerem, Zakład dokonuje rozliczenia na koncie płatnika składek i zaewidencjonowania danych na koncie ubezpieczonego na podstawie dokumentów wypełnionych jako ostatnie.

3a. O podjętym rozstrzygnięciu, o którym mowa w ust. 3, Zakład zawiadamia płatnika składek, przesyłając odpis uznanych dokumentów.

3b. Jeżeli płatnik składek nie zgadza się z rozstrzygnięciem, o którym mowa w ust. 3, w ciągu 7 dni od otrzymania zawiadomienia powinien złożyć deklarację rozliczeniową i imienne raporty miesięczne korygujące dokumenty przesłane przez Zakład.

3c. W przypadku jednoczesnego wpływu za dany miesiąc dokumentu płatniczego oznaczonego tym samym numerem i na tę samą kwotę, Zakład rozlicza na koncie płatnika składek i ewidencjonuje na koncie ubezpieczonego wpłatę wynikającą z dokumentu, który wpłynął jako pierwszy.

3d. W odniesieniu do pozostałych dokumentów płatniczych, o których mowa w ust. 3c, Zakład przeprowadza postępowanie wyjaśniające.

4. [6] (skreślony).

5. [7] (skreślony).

6. W razie wpływu na rachunek bankowy Zakładu wpłaty, z której oznaczenia wynika, że powinny wpłynąć również deklaracja rozliczeniowa korygująca i imienne raporty miesięczne korygujące, lecz mimo upływu 14 dni roboczych od dnia wpływu wpłaty dokumenty te nie wpłynęły, Zakład przeprowadza postępowanie wyjaśniające, o którym mowa w ust. 12.

7. Wymiaru składek z urzędu, o którym mowa w art. 48 ust. 1 ustawy, za poprzedni miesiąc dokonuje się po 25 dniu danego miesiąca kalendarzowego.

7a. [8] Składki wymierzone z urzędu rozlicza się na koncie płatnika składek.

7b. [9] Składek wymierzonych z urzędu nie ewidencjonuje się na kontach ubezpieczonych.

8. (skreślony).

9. (skreślony).

10. [10] W przypadku złożenia za dany miesiąc dokumentów korygujących dokumenty, o których mowa w ust. 1, z których wynika, że za niektórych ubezpieczonych składki nie zostały opłacone lub zostały opłacone w zaniżonej wysokości, płatnik składek jest zobowiązany dopłacić należne składki, wraz z odsetkami za zwłokę. W przypadku gdy ustał stosunek prawny łączący ubezpieczonego z płatnikiem składek uzasadniający objęcie go ubezpieczeniami społecznymi lub ubezpieczeniem zdrowotnym, płatnik składek z własnych środków dokonuje dopłaty także części składek finansowanych przez ubezpieczonego.

11. [11] (skreślony).

11a. Zakład może korygować błędy w deklaracji rozliczeniowej i imiennych raportach miesięcznych, które uzna za możliwe do poprawienia we własnym zakresie, przy czym, w razie stwierdzenia rozbieżności między kwotą podstawy wymiaru składek i kwotą składek, za prawidłową przyjmuje się kwotę podstawy wymiaru składek.

11b. W przypadku, o którym mowa w ust. 11 a, Zakład dokonuje zaewidencjonowania danych na koncie ubezpieczonego i rozliczenia na koncie płatnika składek na podstawie skorygowanych przez siebie deklaracji rozliczeniowej i imiennych raportów miesięcznych.

11c. O dokonanej korekcie, o której mowa w ust. 11a, Zakład zawiadamia płatnika składek, przesyłając wypis z poprawionej deklaracji rozliczeniowej i poprawionych imiennych raportów miesięcznych.

11d. Jeżeli płatnik składek nie zgadza się z korektą, o której mowa w ust. 11a, w ciągu 7 dni od otrzymania zawiadomienia powinien złożyć deklarację rozliczeniową i imienne raporty miesięczne korygujące dokumenty przesłane przez Zakład.

12. W przypadku stwierdzenia w dokumentach, o których mowa w ust. 1, nieprawidłowości uniemożliwiających dokonanie prawidłowego rozliczenia na koncie płatnika składek i zaewidencjonowania danych na koncie ubezpieczonego, Zakład przeprowadza postępowanie wyjaśniające mające na celu wyeliminowanie tych nieprawidłowości, z zastrzeżeniem ust. 3, 11a, 12a i § 5 ust. 7.

12a W przypadku stwierdzenia nieprawidłowości w części imiennych raportów miesięcznych, na podstawie danych z raportów uznanych za prawidłowe Zakład sporządza wewnętrzny dokument rozliczeniowy.

12b W przypadku, o którym mowa w ust. 12a, Zakład na podstawie prawidłowych imiennych raportów miesięcznych dokonuje zaewidencjonowania danych na koncie ubezpieczonego, a na podstawie wewnętrznego dokumentu rozliczeniowego –wstępnego rozliczenia na koncie płatnika składek.

12c. W przypadku, o którym mowa w ust. 12a, Zakład przeprowadza postępowanie wyjaśniające w odniesieniu do imiennych raportów miesięcznych uznanych za nieprawidłowe.

12d. Po zakończeniu postępowania wyjaśniającego, o którym mowa w ust. 12c, Zakład dokonuje ostatecznego rozliczenia na koncie płatnika składek.

12e. [12] W przypadku określonym w ust. 12a, dokonaną wypłatę składek na ubezpieczenia społeczne i na ubezpieczenie zdrowotne ewidencjonuje się na kontach ubezpieczonych, za których zostały złożone imienne raporty miesięczne uznane za prawidłowe.

13. Postępowanie wyjaśniające, o którym mowa w ust. 12, kończy odpowiednio uzyskanie oświadczenia płatnika składek na piśmie w sprawie stwierdzonych błędów, dokonanie przez Zakład ustaleń w drodze kontroli lub przesłanie przez płatnika składek prawidłowo sporządzonych dokumentów, które były przedmiotem postępowania.

13a. W przypadku gdy nieprawidłowość, o której mowa w ust. 3c i 12, jest spowodowana błędem instytucji obsługującej wpłaty składek, postępowanie wyjaśniające kończy oświadczenie woli tej instytucji, do której powinna być załączona poświadczona kserokopia oryginalnego dokumentu płatniczego.

14. Zakład nie ponosi odpowiedzialności za wszelkie opóźnienia w przekazaniu składek do otwartych funduszy emerytalnych, Kas Chorych, Funduszu Pracy i Funduszu Gwarantowanych Świadczeń Pracowniczych, które nastąpiły w wyniku konieczności przeprowadzenia postępowania wyjaśniającego, o którym mowa w ust. 12, oraz za opóźnienia niezależne od Zakładu i płatnika składek.

15. Nie przekazuje się należności z tytułu składek do otwartych funduszy emerytalnych i Kas Chorych do czasu zakończenia postępowania wyjaśniającego, o którym mowa w ust. 12.

16. W przypadku gdy płatnik przesłał deklarację rozliczeniową i imienne raporty miesięczne w terminie określonym przepisami ustawy, a brak możliwości dokonania rozliczenia był spowodowany nieprzekazaniem przez Pocztę Polską dokumentów, o których mowa w ust. 1 pkt 1 i 2, w terminie określonym rozporządzeniem Ministra Łączności z dnia 15 marca 1996 r. w sprawie warunków korzystania z usług pocztowych o charakterze powszechnym (Dz. U. Nr 40, poz. 173), Poczta Polska ponosi odpowiedzialność wynikającą z odrębnych przepisów.

§ 4. [Rozliczanie składek przez ZUS, postępowanie wyjaśniające] 1. Płatnik składek oznacza:

1) deklaracje rozliczeniowe i imienne raporty miesięczne,

2) deklaracje rozliczeniowe korygujące i imienne raporty miesięczne korygujące,

3) dokumenty płatnicze

odpowiednimi numerami według zasad określonych przez Zakład.

2. Zakład dokonuje rozliczenia dokonanej przez płatnika składek wpłaty na koncie płatnika i zaewidencjonowania danych na koncie ubezpieczonego za dany miesiąc kalendarzowy na podstawie deklaracji rozliczeniowej oraz imiennych raportów miesięcznych lub deklaracji rozliczeniowej korygującej i imiennych raportów miesięcznych korygujących, zgodnie z oznaczeniem dokonanym przez płatnika składek na dokumencie płatniczym, o którym mowa w ust. 1 pkt 3, z uwzględnieniem ust. 3, 3c, 11b, 12b i § 5 ust. 7a.

3. W razie jednoczesnego wpływu za dany miesiąc kalendarzowy deklaracji rozliczeniowej i imiennych raportów miesięcznych oznaczonych tym samym numerem, Zakład dokonuje rozliczenia na koncie płatnika składek i zaewidencjonowania danych na koncie ubezpieczonego na podstawie dokumentów wypełnionych jako ostatnie.

3a. O podjętym rozstrzygnięciu, o którym mowa w ust. 3, Zakład zawiadamia płatnika składek, przesyłając odpis uznanych dokumentów.

3b. Jeżeli płatnik składek nie zgadza się z rozstrzygnięciem, o którym mowa w ust. 3, w ciągu 7 dni od otrzymania zawiadomienia powinien złożyć deklarację rozliczeniową i imienne raporty miesięczne korygujące dokumenty przesłane przez Zakład.

3c. W przypadku jednoczesnego wpływu za dany miesiąc dokumentu płatniczego oznaczonego tym samym numerem i na tę samą kwotę, Zakład rozlicza na koncie płatnika składek i ewidencjonuje na koncie ubezpieczonego wpłatę wynikającą z dokumentu, który wpłynął jako pierwszy.

3d. W odniesieniu do pozostałych dokumentów płatniczych, o których mowa w ust. 3c, Zakład przeprowadza postępowanie wyjaśniające.

4. Jeżeli z oznaczenia dokonanego przez płatnika składek na dokumencie wpłaty wynika, że płatnik, zgodnie z art. 47 ust. 11 ustawy, jest zwolniony z obowiązku składania deklaracji rozliczeniowej za dany miesiąc kalendarzowy i do 25 dnia następnego miesiąca brak jest wpływu deklaracji rozliczeniowej i imiennych raportów miesięcznych za poprzedni miesiąc kalendarzowy, dokonaną przez płatnika składek wpłatę Zakład rozlicza na podstawie ostatniej przekazanej deklaracji rozliczeniowej oraz imiennych raportów miesięcznych.

5. Jeżeli z oznaczenia dokonanego przez płatnika składek na dokumencie wpłaty wynika, że płatnik nie jest zwolniony z obowiązku składania deklaracji rozliczeniowej za dany miesiąc kalendarzowy i do 25 dnia następnego miesiąca brak jest wpływu deklaracji rozliczeniowej i imiennych raportów miesięcznych za poprzedni miesiąc kalendarzowy, dokonaną przez płatnika składek wpłatę Zakład rozlicza na podstawie ostatniej przekazanej deklaracji rozliczeniowej oraz imiennych raportów miesięcznych, bez uwzględnienia kwot uznań, o których mowa w § 5 ust. 10.

6. W razie wpływu na rachunek bankowy Zakładu wpłaty, z której oznaczenia wynika, że powinny wpłynąć również deklaracja rozliczeniowa korygująca i imienne raporty miesięczne korygujące, lecz mimo upływu 14 dni roboczych od dnia wpływu wpłaty dokumenty te nie wpłynęły, Zakład przeprowadza postępowanie wyjaśniające, o którym mowa w ust. 12.

7. Wymiaru składek z urzędu, o którym mowa w art. 48 ust. 1 ustawy, za poprzedni miesiąc dokonuje się po 25 dniu danego miesiąca kalendarzowego.

8. (skreślony).

9. (skreślony).

10. W przypadku gdy na podstawie złożonych przez płatnika składek dokumentów, o których mowa w ust. 1, Zakład dokonał przekazania składek do otwartych funduszy emerytalnych lub do Kas Chorych, złożenie dokumentów korygujących za dany miesiąc kalendarzowy, z których wynika, że za niektórych ubezpieczonych składka ta nie została przekazana lub została przekazana w zaniżonej wysokości, Zakład informuje płatnika składek o konieczności dopłaty należnej kwoty składek, wraz z odsetkami za zwłokę. Płatnik ma obowiązek naliczyć je od następnego dnia po upływie terminu zapłaty składek za dany miesiąc kalendarzowy, o którym mowa w ustawie, do dnia dokonywania dopłaty składek włącznie. Dopłaty składek oraz zapłaty odsetek za zwłokę płatnik dokonuje z własnych środków finansowych.

11. Nienależnie opłacone składki przekazane przez Zakład do otwartych funduszy emerytalnych nie podlegają zwrotowi, także w przypadku gdy w stosunku do danej osoby ustały ubezpieczenia emerytalne i rentowe.

11a. Zakład może korygować błędy w deklaracji rozliczeniowej i imiennych raportach miesięcznych, które uzna za możliwe do poprawienia we własnym zakresie, przy czym, w razie stwierdzenia rozbieżności między kwotą podstawy wymiaru składek i kwotą składek, za prawidłową przyjmuje się kwotę podstawy wymiaru składek.

11b. W przypadku, o którym mowa w ust. 11 a, Zakład dokonuje zaewidencjonowania danych na koncie ubezpieczonego i rozliczenia na koncie płatnika składek na podstawie skorygowanych przez siebie deklaracji rozliczeniowej i imiennych raportów miesięcznych.

11c. O dokonanej korekcie, o której mowa w ust. 11a, Zakład zawiadamia płatnika składek, przesyłając wypis z poprawionej deklaracji rozliczeniowej i poprawionych imiennych raportów miesięcznych.

11d. Jeżeli płatnik składek nie zgadza się z korektą, o której mowa w ust. 11a, w ciągu 7 dni od otrzymania zawiadomienia powinien złożyć deklarację rozliczeniową i imienne raporty miesięczne korygujące dokumenty przesłane przez Zakład.

12. W przypadku stwierdzenia w dokumentach, o których mowa w ust. 1, nieprawidłowości uniemożliwiających dokonanie prawidłowego rozliczenia na koncie płatnika składek i zaewidencjonowania danych na koncie ubezpieczonego, Zakład przeprowadza postępowanie wyjaśniające mające na celu wyeliminowanie tych nieprawidłowości, z zastrzeżeniem ust. 3, 11a, 12a i § 5 ust. 7.

12a W przypadku stwierdzenia nieprawidłowości w części imiennych raportów miesięcznych, na podstawie danych z raportów uznanych za prawidłowe Zakład sporządza wewnętrzny dokument rozliczeniowy.

12b W przypadku, o którym mowa w ust. 12a, Zakład na podstawie prawidłowych imiennych raportów miesięcznych dokonuje zaewidencjonowania danych na koncie ubezpieczonego, a na podstawie wewnętrznego dokumentu rozliczeniowego –wstępnego rozliczenia na koncie płatnika składek.

12c. W przypadku, o którym mowa w ust. 12a, Zakład przeprowadza postępowanie wyjaśniające w odniesieniu do imiennych raportów miesięcznych uznanych za nieprawidłowe.

12d. Po zakończeniu postępowania wyjaśniającego, o którym mowa w ust. 12c, Zakład dokonuje ostatecznego rozliczenia na koncie płatnika składek.

12e. W przypadku, o którym mowa w ust. 12a, jeżeli wpłata składek na ubezpieczenia społeczne i ubezpieczenie zdrowotne nie pokrywa w pełni należności z tego tytułu rozliczonej w deklaracji rozliczeniowej, przed zastosowaniem procedury przewidzianej w ust. 12b–12d, Zakład dokonuje wstępnego zaliczenia wpłaty na poszczególnych ubezpieczonych, stosując odpowiednio zasady określone w § 7, 8 i 19.

13. Postępowanie wyjaśniające, o którym mowa w ust. 12, kończy odpowiednio uzyskanie oświadczenia płatnika składek na piśmie w sprawie stwierdzonych błędów, dokonanie przez Zakład ustaleń w drodze kontroli lub przesłanie przez płatnika składek prawidłowo sporządzonych dokumentów, które były przedmiotem postępowania.

13a. W przypadku gdy nieprawidłowość, o której mowa w ust. 3c i 12, jest spowodowana błędem instytucji obsługującej wpłaty składek, postępowanie wyjaśniające kończy oświadczenie woli tej instytucji, do której powinna być załączona poświadczona kserokopia oryginalnego dokumentu płatniczego.

14. Zakład nie ponosi odpowiedzialności za wszelkie opóźnienia w przekazaniu składek do otwartych funduszy emerytalnych, Kas Chorych, Funduszu Pracy i Funduszu Gwarantowanych Świadczeń Pracowniczych, które nastąpiły w wyniku konieczności przeprowadzenia postępowania wyjaśniającego, o którym mowa w ust. 12, oraz za opóźnienia niezależne od Zakładu i płatnika składek.

15. Nie przekazuje się należności z tytułu składek do otwartych funduszy emerytalnych i Kas Chorych do czasu zakończenia postępowania wyjaśniającego, o którym mowa w ust. 12.

16. W przypadku gdy płatnik przesłał deklarację rozliczeniową i imienne raporty miesięczne w terminie określonym przepisami ustawy, a brak możliwości dokonania rozliczenia był spowodowany nieprzekazaniem przez Pocztę Polską dokumentów, o których mowa w ust. 1 pkt 1 i 2, w terminie określonym rozporządzeniem Ministra Łączności z dnia 15 marca 1996 r. w sprawie warunków korzystania z usług pocztowych o charakterze powszechnym (Dz. U. Nr 40, poz. 173), Poczta Polska ponosi odpowiedzialność wynikającą z odrębnych przepisów.