Wersja obowiązująca od 2018.08.07     (Dz.U.2018.1500 tekst jednolity)

§ 13. [Forma prowadzenia ewidencji dokumentów] Ewidencje, o których mowa w § 12, prowadzi się w postaci kartoteki albo w systemie elektronicznym. Ewidencje te obejmują:

1) nazwę i cechy identyfikacyjne dokumentu;

2) imię i nazwisko użytkownika;

3) fikcyjne dane osobowe użytkownika, w szczególności:

a) imię i nazwisko,

b) datę i miejsce urodzenia,

c) miejsce zamieszkania lub zameldowania;

4) dane identyfikujące środek transportu;

5) nazwę jednostki lub komórki, przez którą dokument jest wykorzystywany;

6) datę i numer rejestracyjny wniosku o wydanie dokumentu oraz informacje o korespondencji związanej z przekazaniem, przedłużaniem oraz ze zwrotem dokumentu;

7) informację o skreśleniu dokumentu z ewidencji w przypadku jego utraty lub zniszczenia.

Wersja archiwalna obowiązująca od 2014.04.14 do 2018.08.06     (Dz.U.2014.484 tekst jednolity)

§ 13. [Forma prowadzenia ewidencji dokumentów] Ewidencje, o których mowa w § 12, prowadzi się w postaci kartoteki albo w systemie elektronicznym. Ewidencje te obejmują:

1) nazwę i cechy identyfikacyjne dokumentu;

2) imię i nazwisko użytkownika;

3) fikcyjne dane osobowe użytkownika, w szczególności:

a) imię i nazwisko,

b) datę i miejsce urodzenia,

c) miejsce zamieszkania lub zameldowania;

4) dane identyfikujące środek transportu;

5) nazwę jednostki lub komórki, przez którą dokument jest wykorzystywany;

6) datę i numer rejestracyjny wniosku o wydanie dokumentu oraz informacje o korespondencji związanej z przekazaniem, przedłużaniem oraz ze zwrotem dokumentu;

7) informację o skreśleniu dokumentu z ewidencji w przypadku jego utraty lub zniszczenia.

Wersja archiwalna obowiązująca od 2012.09.29 do 2014.04.13

§ 13. [Forma prowadzenia ewidencji dokumentów] [12] 1. Ewidencje, o których mowa w § 12, prowadzi się w postaci kartoteki albo w systemie elektronicznym. Ewidencje te obejmują:

1) nazwę i cechy identyfikacyjne dokumentu,

2) imię i nazwisko użytkownika,

3) fikcyjne dane osobowe użytkownika, w szczególności:

a) imię i nazwisko,

b) datę i miejsce urodzenia,

c) miejsce zamieszkania lub zameldowania,

4) dane identyfikujące środek transportu,

5) nazwę jednostki lub komórki, przez którą dokument jest wykorzystywany,

6) datę i numer rejestracyjny wniosku o wydanie dokumentu oraz informacje o korespondencji związanej z przekazaniem, przedłużaniem oraz ze zwrotem dokumentu,

7) informację o skreśleniu dokumentu z ewidencji w przypadku jego utraty lub zniszczenia.

[12] § 13 w brzmieniu ustalonym przez § 1 pkt 5 rozporządzenia Ministra Spraw Wewnętrznych z dnia 23 sierpnia 2012 r. zmieniającego rozporządzenie w sprawie dokumentów, które uniemożliwiają ustalenie danych identyfikujących funkcjonariusza Straży Granicznej (Dz.U. poz. 1020). Zmiana weszła w życie 29 września 2012 r.

Wersja archiwalna obowiązująca od 2002.07.13 do 2012.09.28

§ 13. [Forma prowadzenia ewidencji dokumentów] 1. Ewidencja dokumentów jest prowadzona w formie kartoteki albo systemu elektronicznego i obejmuje:

1) nazwę i cechy identyfikacyjne dokumentu,

2) rzeczywiste i fikcyjne dane funkcjonariusza posługującego się dokumentem,

3) jednostkę organizacyjną, w której pełni służbę funkcjonariusz posługujący się dokumentem,

4) datę i numer rejestracyjny pisma o przestaniu dokumentu do wnioskodawcy,

5) wykreślenie dokumentu z ewidencji w przypadku jego zwrotu, utraty lub zniszczenia.

2. Ewidencję dokumentów, wnioski o wydanie dokumentów oraz dokumenty przeznaczone do wydania przechowuje się w pomieszczeniach służbowych w sposób właściwy dla dokumentów oznaczonych klauzulą „ściśle tajne”.