§ 5. [Ewidencja] 1. Druki świadectw, certyfikatów, dyplomów, dyplomów potwierdzających kwalifikacje zawodowe [4] , aneksów, zaświadczeń, zaświadczeń o spełnianiu obowiązku rocznego przygotowania przedszkolnego, indeksów, legitymacji szkolnych, e-legitymacji szkolnych, legitymacji przedszkolnych dla dzieci niepełnosprawnych i e-legitymacji przedszkolnych dla dzieci niepełnosprawnych, oraz ich duplikatów są drukami ścisłego zarachowania.

2. Szkoła prowadzi imienną ewidencję wydanych świadectw ukończenia szkoły, indeksów, legitymacji szkolnych, e-legitymacji szkolnych, mLegitymacji szkolnych oraz zaświadczeń o zawodzie, a także świadectw dojrzałości, aneksów do świadectw dojrzałości, certyfikatów, dyplomów, dyplomów potwierdzających kwalifikacje zawodowe [5], zaświadczeń o szczegółowych wynikach egzaminu ósmoklasisty i zaświadczeń o wynikach egzaminu maturalnego, przekazywanych szkole przez okręgową komisję egzaminacyjną, oraz duplikatów świadectw ukończenia szkoły, indeksów, legitymacji szkolnych i e-legitymacji szkolnych. Ewidencja zawiera: imię (imiona) i nazwisko, numer PESEL ucznia albo absolwenta, numer wydanego dokumentu, datę odbioru dokumentu oraz podpis ucznia albo absolwenta lub rodziców niepełnoletniego ucznia albo rodziców niepełnoletniego absolwenta, którzy odebrali dokument.

3. Placówka kształcenia ustawicznego, centrum kształcenia zawodowego, w których przeprowadzono egzamin zawodowy lub egzamin potwierdzający kwalifikacje w zawodzie, lub pracodawca, u którego przeprowadzono egzamin zawodowy lub egzamin potwierdzający kwalifikacje w zawodzie, prowadzi imienną ewidencję wydanych odpowiednio certyfikatów, dyplomów i dyplomów potwierdzających kwalifikacje zawodowe, przekazywanych przez okręgową komisję egzaminacyjną. [6] Ewidencja zawiera: imię (imiona) i nazwisko, numer PESEL ucznia albo absolwenta, numer wydanego dokumentu, datę odbioru dokumentu oraz podpis ucznia albo absolwenta lub rodziców niepełnoletniego ucznia albo rodziców niepełnoletniego absolwenta, którzy odebrali dokument.

4. Okręgowa komisja egzaminacyjna prowadzi imienną ewidencję wydanych świadectw ukończenia szkoły podstawowej i liceum ogólnokształcącego na podstawie egzaminów eksternistycznych, świadectw dojrzałości, aneksów do świadectw dojrzałości, certyfikatów, dyplomów, dyplomów potwierdzających kwalifikacje zawodowe [7] i zaświadczeń, a także duplikatów tych dokumentów. Ewidencja zawiera: imię (imiona) i nazwisko, datę urodzenia oraz numer PESEL osoby, której wystawiono dokument, numer wydanego dokumentu, a także:

1) w przypadku świadectwa dojrzałości, aneksu do świadectwa dojrzałości, zaświadczenia o szczegółowych wynikach egzaminu ósmoklasisty i zaświadczenia o wynikach egzaminu maturalnego – nazwę i adres szkoły, do której przekazano dokument;

2) w przypadku certyfikatu, dyplomu i dyplomu potwierdzającego kwalifikacje zawodowe [8] , przekazywanych do szkoły, placówki kształcenia ustawicznego, centrum kształcenia zawodowego lub pracodawcy, o których mowa w ust. 3 – nazwę i adres odpowiednio szkoły, placówki lub centrum, do którego przekazano dokument, albo nazwę i adres pracodawcy, do którego przekazano dokument;

3) [9] w przypadku świadectw ukończenia szkoły podstawowej i liceum ogólnokształcącego na podstawie egzaminów eksternistycznych, a także certyfikatów, dyplomów, dyplomów potwierdzających kwalifikacje zawodowe i zaświadczeń o zdaniu egzaminów eksternistycznych z zakresu wymagań określonych w podstawie programowej kształcenia ogólnego dla branżowej szkoły I stopnia lub branżowej szkoły II stopnia, wydawanych osobom przystępującym do egzaminów zgodnie z przepisami w sprawie egzaminów eksternistycznych oraz osobom przystępującym do egzaminów zawodowych po ukończeniu kwalifikacyjnych kursów zawodowych, oraz duplikatów tych dokumentów – datę odbioru dokumentu oraz podpis osoby, która otrzymała dokument, albo zwrotne potwierdzenie odbioru przesyłki poleconej, jeżeli dokument przesłano za pośrednictwem operatora pocztowego.

5. Ewidencja, o której mowa w ust. 4 pkt 1 i 2, jest prowadzona w postaci elektronicznej bazy danych.

6. Przedszkole, szkoła podstawowa, w której zorganizowano oddział przedszkolny, oraz inna forma wychowania przedszkolnego, prowadzą imienną ewidencję wydanych zaświadczeń o spełnianiu obowiązku rocznego przygotowania przedszkolnego, legitymacji przedszkolnych dla dzieci niepełnosprawnych, e-legitymacji przedszkolnych dla dzieci niepełnosprawnych oraz duplikatów tych dokumentów. Ewidencja zawiera: imię (imiona) i nazwisko dziecka, numer wydanej legitymacji lub zaświadczenia o spełnianiu obowiązku rocznego przygotowania przedszkolnego, datę odbioru legitymacji lub zaświadczenia o spełnianiu obowiązku rocznego przygotowania przedszkolnego oraz podpis rodzica odbierającego legitymację, zaświadczenie o spełnianiu obowiązku rocznego przygotowania przedszkolnego lub duplikat.

7. W przypadkach, o których mowa w § 17 ust. 8, § 22 ust. 4, § 23 ust. 1 i § 26 ust. 6 i 7, w ewidencjach, o których mowa odpowiednio w ust. 2–4 i 6:

1) wpisuje się adnotację o zniszczeniu dokumentu, który podlegał zwrotowi;

2) nadaje się nowy numer wydanego dokumentu lub jego duplikatu oraz wpisuje się datę odbioru dokumentu lub jego duplikatu; ewidencja zawiera:

a) w przypadku ewidencji, o której mowa w ust. 2 i 3 – podpis ucznia albo absolwenta lub rodziców niepełnoletniego ucznia albo rodziców niepełnoletniego absolwenta, którzy odebrali dokument lub jego duplikat,

b) w przypadku ewidencji, o której mowa w ust. 4 pkt 3 – podpis osoby, która otrzymała dokument lub jego duplikat, albo zwrotne potwierdzenie odbioru przesyłki poleconej, jeżeli dokument lub jego duplikat przesłano za pośrednictwem operatora pocztowego [10] ,

c) w przypadku ewidencji, o której mowa w ust. 6 – podpis rodzica dziecka, który odebrał dokument lub jego duplikat.

8. (uchylony)

§ 5. [Ewidencja] 1. Druki świadectw, certyfikatów, dyplomów, aneksów, zaświadczeń, zaświadczeń o spełnianiu obowiązku rocznego przygotowania przedszkolnego, indeksów, legitymacji szkolnych, e-legitymacji szkolnych, legitymacji przedszkolnych dla dzieci niepełnosprawnych i e-legitymacji przedszkolnych dla dzieci niepełnosprawnych, oraz ich duplikatów są drukami ścisłego zarachowania.

2. Szkoła prowadzi imienną ewidencję wydanych świadectw ukończenia szkoły, indeksów, legitymacji szkolnych, e-legitymacji szkolnych, mLegitymacji szkolnych oraz zaświadczeń o zawodzie, a także świadectw dojrzałości, aneksów do świadectw dojrzałości, certyfikatów, dyplomów, zaświadczeń o szczegółowych wynikach egzaminu ósmoklasisty i zaświadczeń o wynikach egzaminu maturalnego, przekazywanych szkole przez okręgową komisję egzaminacyjną, oraz duplikatów świadectw ukończenia szkoły, indeksów, legitymacji szkolnych i e-legitymacji szkolnych. Ewidencja zawiera: imię (imiona) i nazwisko, numer PESEL ucznia albo absolwenta, numer wydanego dokumentu, datę odbioru dokumentu oraz podpis ucznia albo absolwenta lub rodziców niepełnoletniego ucznia albo rodziców niepełnoletniego absolwenta, którzy odebrali dokument [2].

3. Placówka kształcenia ustawicznego, centrum kształcenia zawodowego, w których przeprowadzono egzamin zawodowy, lub pracodawca, u którego przeprowadzono egzamin zawodowy, prowadzi imienną ewidencję wydanych certyfikatów i dyplomów, przekazywanych przez okręgową komisję egzaminacyjną. Ewidencja zawiera: imię (imiona) i nazwisko, numer PESEL ucznia albo absolwenta, numer wydanego dokumentu, datę odbioru dokumentu oraz podpis ucznia albo absolwenta lub rodziców niepełnoletniego ucznia albo rodziców niepełnoletniego absolwenta, którzy odebrali dokument [3].

4. Okręgowa komisja egzaminacyjna prowadzi imienną ewidencję wydanych świadectw ukończenia szkoły podstawowej i liceum ogólnokształcącego na podstawie egzaminów eksternistycznych, świadectw dojrzałości, aneksów do świadectw dojrzałości, certyfikatów, dyplomów i zaświadczeń, a także duplikatów tych dokumentów. Ewidencja zawiera: imię (imiona) i nazwisko, datę urodzenia oraz numer PESEL osoby, której wystawiono dokument, numer wydanego dokumentu, a także:

1) w przypadku świadectwa dojrzałości, aneksu do świadectwa dojrzałości, zaświadczenia o szczegółowych wynikach egzaminu ósmoklasisty i zaświadczenia o wynikach egzaminu maturalnego – nazwę i adres szkoły, do której przekazano dokument;

2) w przypadku certyfikatu i dyplomu, przekazywanych do szkoły, placówki kształcenia ustawicznego, centrum kształcenia zawodowego lub pracodawcy, o których mowa w ust. 3 – nazwę i adres odpowiednio szkoły, placówki lub centrum, do którego przekazano dokument, albo nazwę i adres pracodawcy, do którego przekazano dokument;

3) w przypadku świadectw ukończenia szkoły podstawowej i liceum ogólnokształcącego na podstawie egzaminów eksternistycznych, a także certyfikatów, dyplomów i zaświadczeń o zdaniu egzaminów eksternistycznych z zakresu wymagań określonych w podstawie programowej kształcenia ogólnego dla branżowej szkoły I stopnia lub branżowej szkoły II stopnia, wydawanych osobom przystępującym do egzaminów zgodnie z przepisami w sprawie egzaminów eksternistycznych oraz osobom przystępującym do egzaminów zawodowych po ukończeniu kwalifikacyjnych kursów zawodowych, oraz duplikatów tych dokumentów – datę odbioru dokumentu oraz podpis osoby, która otrzymała dokument, albo zwrotne potwierdzenie odbioru listu poleconego, jeżeli dokument przesłano pocztą.

5. Ewidencja, o której mowa w ust. 4 pkt 1 i 2, jest prowadzona w postaci elektronicznej bazy danych.

6. Przedszkole, szkoła podstawowa, w której zorganizowano oddział przedszkolny, oraz inna forma wychowania przedszkolnego, prowadzą imienną ewidencję wydanych zaświadczeń o spełnianiu obowiązku rocznego przygotowania przedszkolnego, legitymacji przedszkolnych dla dzieci niepełnosprawnych, e-legitymacji przedszkolnych dla dzieci niepełnosprawnych oraz duplikatów tych dokumentów. Ewidencja zawiera: imię (imiona) i nazwisko dziecka, numer wydanej legitymacji lub zaświadczenia o spełnianiu obowiązku rocznego przygotowania przedszkolnego, datę odbioru legitymacji lub zaświadczenia o spełnianiu obowiązku rocznego przygotowania przedszkolnego oraz podpis rodzica odbierającego legitymację, zaświadczenie o spełnianiu obowiązku rocznego przygotowania przedszkolnego lub duplikat.

7. W przypadkach, o których mowa w § 17 ust. 8, § 22 ust. 4, § 23 ust. 1 i § 26 ust. 6 i 7, w ewidencjach, o których mowa odpowiednio w ust. 2–4 i 6:

1) wpisuje się adnotację o zniszczeniu dokumentu, który podlegał zwrotowi;

2) [4] nadaje się nowy numer wydanego dokumentu lub jego duplikatu oraz wpisuje się datę odbioru dokumentu lub jego duplikatu; ewidencja zawiera:

a) w przypadku ewidencji, o której mowa w ust. 2 i 3 – podpis ucznia albo absolwenta lub rodziców niepełnoletniego ucznia albo rodziców niepełnoletniego absolwenta, którzy odebrali dokument lub jego duplikat,

b) w przypadku ewidencji, o której mowa w ust. 4 pkt 3 – podpis osoby, która otrzymała dokument lub jego duplikat, albo zwrotne potwierdzenie odbioru listu poleconego, jeżeli dokument lub jego duplikat przesłano pocztą,

c) w przypadku ewidencji, o której mowa w ust. 6 – podpis rodzica dziecka, który odebrał dokument lub jego duplikat.

8. [5] (uchylony)

§ 5. [Ewidencja] 1. Druki świadectw, certyfikatów, dyplomów, aneksów, zaświadczeń, zaświadczeń o spełnianiu obowiązku rocznego przygotowania przedszkolnego, indeksów, legitymacji szkolnych, e-legitymacji szkolnych, legitymacji przedszkolnych dla dzieci niepełnosprawnych i e-legitymacji przedszkolnych dla dzieci niepełnosprawnych, oraz ich duplikatów są drukami ścisłego zarachowania.

2. Szkoła prowadzi imienną ewidencję wydanych świadectw ukończenia szkoły, indeksów, legitymacji szkolnych, e-legitymacji szkolnych, mLegitymacji szkolnych oraz zaświadczeń o zawodzie, a także świadectw dojrzałości, aneksów do świadectw dojrzałości, certyfikatów, dyplomów, zaświadczeń o szczegółowych wynikach egzaminu ósmoklasisty i zaświadczeń o wynikach egzaminu maturalnego, przekazywanych szkole przez okręgową komisję egzaminacyjną, oraz duplikatów świadectw ukończenia szkoły, indeksów, legitymacji szkolnych i e-legitymacji szkolnych. Ewidencja zawiera: imię (imiona) i nazwisko, numer PESEL ucznia albo absolwenta, numer wydanego dokumentu, datę odbioru dokumentu oraz podpis pełnoletniego ucznia lub rodziców niepełnoletniego ucznia albo absolwenta.

3. Placówka kształcenia ustawicznego, centrum kształcenia zawodowego, w których przeprowadzono egzamin zawodowy, lub pracodawca, u którego przeprowadzono egzamin zawodowy, prowadzi imienną ewidencję wydanych certyfikatów i dyplomów, przekazywanych przez okręgową komisję egzaminacyjną. Ewidencja zawiera: imię (imiona) i nazwisko, numer PESEL ucznia albo absolwenta, numer wydanego dokumentu, datę odbioru dokumentu oraz podpis pełnoletniego ucznia lub rodziców niepełnoletniego ucznia albo absolwenta.

4. Okręgowa komisja egzaminacyjna prowadzi imienną ewidencję wydanych świadectw ukończenia szkoły podstawowej i liceum ogólnokształcącego na podstawie egzaminów eksternistycznych, świadectw dojrzałości, aneksów do świadectw dojrzałości, certyfikatów, dyplomów i zaświadczeń, a także duplikatów tych dokumentów. Ewidencja zawiera: imię (imiona) i nazwisko, datę urodzenia oraz numer PESEL osoby, której wystawiono dokument, numer wydanego dokumentu, a także:

1) w przypadku świadectwa dojrzałości, aneksu do świadectwa dojrzałości, zaświadczenia o szczegółowych wynikach egzaminu ósmoklasisty i zaświadczenia o wynikach egzaminu maturalnego – nazwę i adres szkoły, do której przekazano dokument;

2) w przypadku certyfikatu i dyplomu, przekazywanych do szkoły, placówki kształcenia ustawicznego, centrum kształcenia zawodowego lub pracodawcy, o których mowa w ust. 3 – nazwę i adres odpowiednio szkoły, placówki lub centrum, do którego przekazano dokument, albo nazwę i adres pracodawcy, do którego przekazano dokument;

3) w przypadku świadectw ukończenia szkoły podstawowej i liceum ogólnokształcącego na podstawie egzaminów eksternistycznych, a także certyfikatów, dyplomów i zaświadczeń o zdaniu egzaminów eksternistycznych z zakresu wymagań określonych w podstawie programowej kształcenia ogólnego dla branżowej szkoły I stopnia lub branżowej szkoły II stopnia, wydawanych osobom przystępującym do egzaminów zgodnie z przepisami w sprawie egzaminów eksternistycznych oraz osobom przystępującym do egzaminów zawodowych po ukończeniu kwalifikacyjnych kursów zawodowych, oraz duplikatów tych dokumentów – datę odbioru dokumentu oraz podpis osoby, która otrzymała dokument, albo zwrotne potwierdzenie odbioru listu poleconego, jeżeli dokument przesłano pocztą.

5. Ewidencja, o której mowa w ust. 4 pkt 1 i 2, jest prowadzona w postaci elektronicznej bazy danych.

6. Przedszkole, szkoła podstawowa, w której zorganizowano oddział przedszkolny, oraz inna forma wychowania przedszkolnego, prowadzą imienną ewidencję wydanych zaświadczeń o spełnianiu obowiązku rocznego przygotowania przedszkolnego, legitymacji przedszkolnych dla dzieci niepełnosprawnych, e-legitymacji przedszkolnych dla dzieci niepełnosprawnych oraz duplikatów tych dokumentów. Ewidencja zawiera: imię (imiona) i nazwisko dziecka, numer wydanej legitymacji lub zaświadczenia o spełnianiu obowiązku rocznego przygotowania przedszkolnego, datę odbioru legitymacji lub zaświadczenia o spełnianiu obowiązku rocznego przygotowania przedszkolnego oraz podpis rodzica odbierającego legitymację, zaświadczenie o spełnianiu obowiązku rocznego przygotowania przedszkolnego lub duplikat.

7. W przypadkach, o których mowa w § 17 ust. 8, § 22 ust. 4, § 23 ust. 1 i § 26 ust. 6 i 7, w ewidencjach, o których mowa odpowiednio w ust. 2–4 i 6:

1) wpisuje się adnotację o zniszczeniu dokumentu, który podlegał zwrotowi;

2) nadaje się nowy numer wydanego dokumentu lub jego duplikatu oraz wpisuje się datę odbioru dokumentu lub jego duplikatu; ewidencja zawiera podpis pełnoletniego ucznia lub rodziców niepełnoletniego ucznia albo absolwenta, którzy odebrali dokument lub jego duplikat.

8. Przepisu ust. 7 pkt 2 w zakresie podpisu pełnoletniego ucznia lub rodziców niepełnoletniego ucznia albo absolwenta nie stosuje się do ewidencji, o której mowa w ust. 4 pkt 1 i 2.