§ 4. 1. Przesyłki adresowane do Komendy podlegają rejestracji w EZD zgodnie z zasadami określonymi w § 18-25 Instrukcji kancelaryjnej.

2. Przesyłki na nośniku papierowym po zarejestrowaniu w systemie EZD są skanowane w całości, z zastrzeżeniem ust. 3-5.

3. Nie wykonuje się odwzorowania cyfrowego przesyłek papierowych ze względu na:

1) rozmiar strony większy niż A4;

2) liczbę stron większą niż 50;

3) nieczytelną treść;

4) postać inną niż papierowa;

5) postać lub formę niemożliwą do skanowania, np. dokument zbindowany, klejony, książeczka lub legitymacja uprawniająca do wykonywania czynności, nośnik danych.

4. Kancelaria Ogólna Komendy oraz wyznaczone punkty kancelaryjne nie odwzorowują także w systemie EZD niżej wymienionych przesyłek wpływających do Komendy:

1) akt spraw sądowych i korespondencji z sądami;

2) akt spraw dyscyplinarnych;

3) akt osobowych strażaków i pracowników;

4) raportów o zwolnienie ze służby;

5) dokumentów dotyczących przeniesienia, oddelegowania lub wyznaczenia funkcjonariuszy;

6) wniosków o emeryturę;

7) wniosków weryfikacyjnych;

8) wniosków dotyczących stopni służbowych i awansów;

9) wniosków o nadanie orderów, odznaczeń, wyróżnień i dyplomów;

10) wniosków o przyznanie dopłaty do wypoczynku;

11) wniosków socjalnych, w tym wniosków emerytów i rencistów Państwowej Straży Pożarnej;

12) wniosków o wypłacenie równoważnika pieniężnego za niewykorzystany przejazd;

13) oświadczeń mieszkaniowych;

14) oświadczeń majątkowych;

15) dokumentacji finansowo-księgowej, w szczególności faktur, rachunków, not księgowych, potwierdzeń sald i sprawozdań finansowych;

16) [1] (uchylony)

17) akt prawnych i projektów aktów prawnych, opini prawnych, porad prawnych oraz korespondencji z organami administracji oraz związkami zawodowymi w tym zakresie;

18) dokumentów dotyczących audytu oraz spełniających funkcje kontroli, lustracji, wizytacji, inspekcji lub urzędowego badania, przeprowadzonych przez organy uprawnione do tych kontroli oraz organy Państwowej Straży Pożarnej;

19) ofert związanych z postępowaniem w sprawie o udzielenie zamówienia publicznego;

20) przesyłanych do opiniowania planów obrony cywilnej, planów reagowania kryzysowego i planów ochrony zabytków;

21) planów zabezpieczeń operacyjnych oraz dyspozycji użycia sił i środków krajowego systemu ratowniczo-gaśniczego;

22) załączników bez pisma przewodniego;

23) potwierdzeń odbioru, które dołącza się do akt właściwej sprawy;

24) umów cywilnoprawnych;

25) innych dokumentów, które nie mogą być przetwarzane na postać elektroniczną z uwagi na odrębne przepisy.

5. Kancelaria Ogólna Komendy oraz wyznaczone punkty kancelaryjne nie rejestrują (nie nadają numeru RPW) i nie odwzorowują w EZD niżej wymienionych przesyłek wpływających do Komendy:

1) korespondencji wpływającej w postaci papierowej niemającej charakteru dokumentu, w szczególności: książki, czasopisma, gazety, broszury informacyjne, materiały reklamowe, katalogi, afisze i ogłoszenia;

2) niezamawianych przez podmiot reklam, ofert i ulotek informacyjnych;

3) zaproszeń, życzeń, podziękowań i kondolencji.

6. W uzasadnionym przypadku, o indywidualnym odwzorowaniu lub zarejestrowaniu w systemie EZD dokumentów wymienionych w ust. 4 i 5 decyduje Komendant lub jego zastępcy oraz kierownik komórki organizacyjnej lub jego zastępca realizujący daną sprawę.

7. W odniesieniu do dokumentów wymienionych w ust. 4, do systemu EZD wprowadza się koszulkę ze zwięzłym opisem dokumentów na podstawie danych zawartych na kopercie lub piśmie przewodnim wraz z ewentualnym pismem przewodnim, jeśli jest załączone.

8. Rejestracja przesyłek wpływających polega na nadaniu przesyłce unikatowego numeru z RPW wygenerowanego automatycznie w systemie EZD oraz uzupełnieniu podstawowych metadanych opisujących tę przesyłkę.

9. Wszystkich użytkowników systemu obowiązuje zachowanie tajemnicy informacji określonej w odrębnych przepisach, w tym danych i informacji wynikających z dokumentacji zamieszczonej w EZD.

10. Wprowadza się do stosowania w Komendzie Zalecenia do obsługi elektronicznego obiegu dokumentów w Komendzie Głównej Państwowej Straży Pożarnej, które stanowią załącznik nr 2 do niniejszej decyzji.

§ 4. 1. Przesyłki adresowane do Komendy podlegają rejestracji w EZD zgodnie z zasadami określonymi w § 18-25 Instrukcji kancelaryjnej.

2. Przesyłki na nośniku papierowym po zarejestrowaniu w systemie EZD są skanowane w całości, z zastrzeżeniem ust. 3-5.

3. Nie wykonuje się odwzorowania cyfrowego przesyłek papierowych ze względu na:

1) rozmiar strony większy niż A4;

2) liczbę stron większą niż 50;

3) nieczytelną treść;

4) postać inną niż papierowa;

5) postać lub formę niemożliwą do skanowania, np. dokument zbindowany, klejony, książeczka lub legitymacja uprawniająca do wykonywania czynności, nośnik danych.

4. Kancelaria Ogólna Komendy oraz wyznaczone punkty kancelaryjne nie odwzorowują także w systemie EZD niżej wymienionych przesyłek wpływających do Komendy:

1) akt spraw sądowych i korespondencji z sądami;

2) akt spraw dyscyplinarnych;

3) akt osobowych strażaków i pracowników;

4) raportów o zwolnienie ze służby;

5) dokumentów dotyczących przeniesienia, oddelegowania lub wyznaczenia funkcjonariuszy;

6) wniosków o emeryturę;

7) wniosków weryfikacyjnych;

8) wniosków dotyczących stopni służbowych i awansów;

9) wniosków o nadanie orderów, odznaczeń, wyróżnień i dyplomów;

10) wniosków o przyznanie dopłaty do wypoczynku;

11) wniosków socjalnych, w tym wniosków emerytów i rencistów Państwowej Straży Pożarnej;

12) wniosków o wypłacenie równoważnika pieniężnego za niewykorzystany przejazd;

13) oświadczeń mieszkaniowych;

14) oświadczeń majątkowych;

15) dokumentacji finansowo-księgowej, w szczególności faktur, rachunków, not księgowych, potwierdzeń sald i sprawozdań finansowych;

16) dokumentacji dotyczącej skarg i wniosków;

17) akt prawnych i projektów aktów prawnych, opini prawnych, porad prawnych oraz korespondencji z organami administracji oraz związkami zawodowymi w tym zakresie;

18) dokumentów dotyczących audytu oraz spełniających funkcje kontroli, lustracji, wizytacji, inspekcji lub urzędowego badania, przeprowadzonych przez organy uprawnione do tych kontroli oraz organy Państwowej Straży Pożarnej;

19) ofert związanych z postępowaniem w sprawie o udzielenie zamówienia publicznego;

20) przesyłanych do opiniowania planów obrony cywilnej, planów reagowania kryzysowego i planów ochrony zabytków;

21) planów zabezpieczeń operacyjnych oraz dyspozycji użycia sił i środków krajowego systemu ratowniczo-gaśniczego;

22) załączników bez pisma przewodniego;

23) potwierdzeń odbioru, które dołącza się do akt właściwej sprawy;

24) umów cywilnoprawnych;

25) innych dokumentów, które nie mogą być przetwarzane na postać elektroniczną z uwagi na odrębne przepisy.

5. Kancelaria Ogólna Komendy oraz wyznaczone punkty kancelaryjne nie rejestrują (nie nadają numeru RPW) i nie odwzorowują w EZD niżej wymienionych przesyłek wpływających do Komendy:

1) korespondencji wpływającej w postaci papierowej niemającej charakteru dokumentu, w szczególności: książki, czasopisma, gazety, broszury informacyjne, materiały reklamowe, katalogi, afisze i ogłoszenia;

2) niezamawianych przez podmiot reklam, ofert i ulotek informacyjnych;

3) zaproszeń, życzeń, podziękowań i kondolencji.

6. W uzasadnionym przypadku, o indywidualnym odwzorowaniu lub zarejestrowaniu w systemie EZD dokumentów wymienionych w ust. 4 i 5 decyduje Komendant lub jego zastępcy oraz kierownik komórki organizacyjnej lub jego zastępca realizujący daną sprawę.

7. W odniesieniu do dokumentów wymienionych w ust. 4, do systemu EZD wprowadza się koszulkę ze zwięzłym opisem dokumentów na podstawie danych zawartych na kopercie lub piśmie przewodnim wraz z ewentualnym pismem przewodnim, jeśli jest załączone.

8. Rejestracja przesyłek wpływających polega na nadaniu przesyłce unikatowego numeru z RPW wygenerowanego automatycznie w systemie EZD oraz uzupełnieniu podstawowych metadanych opisujących tę przesyłkę.

9. Wszystkich użytkowników systemu obowiązuje zachowanie tajemnicy informacji określonej w odrębnych przepisach, w tym danych i informacji wynikających z dokumentacji zamieszczonej w EZD.

10. Wprowadza się do stosowania w Komendzie Zalecenia do obsługi elektronicznego obiegu dokumentów w Komendzie Głównej Państwowej Straży Pożarnej, które stanowią załącznik nr 2 do niniejszej decyzji.