Wersja obowiązująca od 2025.05.21

§ 16. 1. Dyrektor biura KGP właściwego w sprawach kadrowych:

1) [14] z własnej inicjatywy lub na wniosek dyrektorów biur KGP, kierownika komórki organizacyjnej KGP i komendantów jednostek organizacyjnych Policji, o których mowa w § 10 ust. 2 pkt 2–7 oraz ust. 3 i 4, może wyznaczyć osoby odpowiedzialne za realizację poszczególnych zadań w zakresie objętym niniejszym zarządzeniem;

2) [15] sprawuje nadzór nad jakością i aktualnością danych osobowych przetwarzanych w zbiorach danych SWOP KADRA oraz nad jakością i aktualnością informacji przetwarzanych w zbiorze danych SWOP KADRA KGP;

3) [16] sprawuje nadzór nad zgodnością uprawnień do przetwarzania informacji w SWOP w zbiorach danych SWOP KADRA i Centralnej Bazie Kadrowej SWOP z zadaniami służbowymi oraz z procedurami nadawania i odbierania tych uprawnień;

4) sprawuje nadzór nad terminowością wykonywania operacji przetwarzania w podległych mu komórkach organizacyjnych Policji;

5) [17] w razie potrzeby określa wzory formularzy wykorzystywanych do przetwarzania danych osobowych w zbiorach danych SWOP KADRA;

6) [18] ustala i aktualizuje wartości katalogowe i słownikowe w zbiorach danych SWOP KADRA, w tym w uzgodnieniu z kierownikiem komórki organizacyjnej KGP, o którym mowa w § 10 ust. 2 pkt 6, w zakresie zbiorów danych SWOP KADRA „Medycyna Pracy”, „BHP” oraz „SZKOLENIA BHP/PPOMOC/PPOŻ”;

7) [19] ustala i aktualizuje wykaz uprawnień oraz ról centralnych i lokalnych obowiązujących przy przetwarzaniu informacji, w tym danych osobowych, w zbiorach danych SWOP KADRA i w Centralnej Bazie Kadrowej SWOP, a także akceptuje wykaz uprawnień oraz ról centralnych i lokalnych obowiązujących przy przetwarzaniu informacji, w tym danych osobowych, w zbiorach danych SWOP, o których mowa w § 3 pkt 2–7 i 9;

8) [20] akceptuje zmiany w zakresie nowych rozwiązań, funkcjonalności oraz innych modyfikacji w SWOP w zakresie dotyczącym przetwarzania informacji, w tym danych osobowych, w zbiorach danych SWOP KADRA i Centralnej Bazie Kadrowej SWOP;

9) jest upoważniony do wykonywania kontroli i nadzoru nad przetwarzaniem informacji, w tym danych osobowych, w SWOP;

10) [21] jest upoważniony do wydawania instrukcji lub wytycznych w sprawie szczegółowego sposobu wykonywania przez policjantów i pracowników Policji czynności służbowych związanych z przetwarzaniem danych osobowych w zbiorach danych SWOP KADRA i Centralnej Bazie Kadrowej SWOP wynikających z niniejszego zarządzenia;

11) określa zasady i sposób wykonania obowiązku informacyjnego, o którym mowa w art. 13 i 14 rozporządzenia PE i Rady (UE) 2016/679 wobec policjantów i pracowników Policji w związku z przetwarzaniem ich danych osobowych w SWOP, a także zapewnia jego wykonanie poprzez polecenie kierownikom jednostek i komórek organizacyjnych Policji wykonania tego obowiązku wobec podległych im policjantów i pracowników Policji;

12) jest uprawniony do realizacji oraz załatwiania spraw związanych z wykonywaniem praw podmiotowych, o których mowa w art. 15–21 rozporządzenia PE i Rady (UE) 2016/679, przez:

a) policjantów i pracowników Policji oraz byłych policjantów i pracowników Policji, których dane osobowe są przetwarzane w SWOP, w związku i w zakresie przetwarzania ich danych osobowych przez Komendanta Głównego Policji w SWOP,

b) [22] (uchylona)

13) udziela informacji o podstawach, zasadach, zakresie i warunkach przetwarzania informacji, w tym danych osobowych, w SWOP organom, podmiotom lub instytucjom uprawnionym do przetwarzania danych osobowych w SWOP;

14) jest upoważniony do reprezentowania Komendanta Głównego Policji oraz występowania przed Prezesem Urzędu Ochrony Danych Osobowych oraz innymi organami, instytucjami i podmiotami w sprawach związanych z przetwarzaniem przez Komendanta Głównego Policji w SWOP informacji, w tym danych osobowych, dotyczących:

a) policjantów i pracowników Policji, członków ich rodzin oraz byłych policjantów i pracowników Policji w zakresie zbioru danych SWOP KADRA, SWOP OBSŁUGA STRZELAŃ i Centralnej Bazy Kadrowej SWOP oraz w zakresie danych osobowych dotyczących tych osób pobieranych ze zbioru danych SWOP KADRA do pozostałych zbiorów danych SWOP,

b) [23] (uchylona)

2. Nadzór nad jakością i aktualnością oraz nad terminowością, o którym mowa w ust. 1 pkt 2 i 4, sprawuje się w szczególności poprzez:

1) [24] analizowanie operacji przetwarzania informacji w SWOP w zbiorze danych SWOP KADRA wykonywanych w jednostkach i komórkach organizacyjnych Policji oraz wyjaśnianie stwierdzonych rozbieżności lub wątpliwości w tym zakresie;

2) [25] szkolenie użytkowników SWOP w zakresie:

a) znajomości zasad przetwarzania informacji, w tym danych osobowych, w zbiorze danych SWOP KADRA oraz zasad wykonywania operacji przetwarzania informacji w tych zbiorach,

b) obowiązujących przepisów dotyczących gromadzenia, przetwarzania i udostępniania informacji, w tym danych osobowych, przetwarzanych w zbiorze danych SWOP KADRA,

c) obsługi systemu teleinformatycznego SWOP w związku z przetwarzaniem w tym systemie informacji, w tym danych osobowych, w zbiorze danych SWOP KADRA we współpracy z dyrektorem biura KGP właściwego w sprawach łączności i informatyki;

3) kontrolę dostępu do zbiorów danych SWOP oraz kontrolę przetwarzania informacji w SWOP.

3. [26] Upoważnienie, o którym mowa w ust. 1 pkt 14, jest niezależne i autonomiczne wobec uprawnień wynikających z przepisów § 12 ust. 1 pkt 6–8 i ust. 2 pkt 5–7, § 14 ust. 1 pkt 7–9, a także wobec upoważnień, o których mowa w § 17 ust. 1 pkt 11 i ust. 1a pkt 3, § 18 ust. 1 pkt 9 i ust. 2, oraz nie narusza uprawnień określonych w § 15 ust. 1 pkt 1 i 2.

4. [27] Kierownicy jednostek lub komórek organizacyjnych Policji, do których wpłynęły wnioski, wystąpienia, zapytania lub skargi dotyczące przetwarzania przez Komendanta Głównego Policji w SWOP danych osobowych policjantów, pracowników Policji, członków ich rodzin, byłych policjantów lub byłych pracowników Policji niezwłocznie przekazują te wnioski, wystąpienia, zapytania lub skargi do dyrektora biura KGP właściwego w sprawach kadrowych.

[14] § 16 ust. 1 pkt 1 w brzmieniu ustalonym przez § 1 pkt 6 lit. a) zarządzenia nr 17 Komendanta Głównego Policji z dnia 30 kwietnia 2025 r. zmieniającego zarządzenie w sprawie Systemu Wspomagania Obsługi Policji (Dz.Urz.KGP. poz. 32). Zmiana weszła w życie 21 maja 2025 r.

[15] § 16 ust. 1 pkt 2 w brzmieniu ustalonym przez § 1 pkt 6 lit. a) zarządzenia nr 17 Komendanta Głównego Policji z dnia 30 kwietnia 2025 r. zmieniającego zarządzenie w sprawie Systemu Wspomagania Obsługi Policji (Dz.Urz.KGP. poz. 32). Zmiana weszła w życie 21 maja 2025 r.

[16] § 16 ust. 1 pkt 3 w brzmieniu ustalonym przez § 1 pkt 6 lit. a) zarządzenia nr 17 Komendanta Głównego Policji z dnia 30 kwietnia 2025 r. zmieniającego zarządzenie w sprawie Systemu Wspomagania Obsługi Policji (Dz.Urz.KGP. poz. 32). Zmiana weszła w życie 21 maja 2025 r.

[17] § 16 ust. 1 pkt 5 w brzmieniu ustalonym przez § 1 pkt 6 lit. a) zarządzenia nr 17 Komendanta Głównego Policji z dnia 30 kwietnia 2025 r. zmieniającego zarządzenie w sprawie Systemu Wspomagania Obsługi Policji (Dz.Urz.KGP. poz. 32). Zmiana weszła w życie 21 maja 2025 r.

[18] § 16 ust. 1 pkt 6 w brzmieniu ustalonym przez § 1 pkt 6 lit. a) zarządzenia nr 17 Komendanta Głównego Policji z dnia 30 kwietnia 2025 r. zmieniającego zarządzenie w sprawie Systemu Wspomagania Obsługi Policji (Dz.Urz.KGP. poz. 32). Zmiana weszła w życie 21 maja 2025 r.

[19] § 16 ust. 1 pkt 7 w brzmieniu ustalonym przez § 1 pkt 6 lit. a) zarządzenia nr 17 Komendanta Głównego Policji z dnia 30 kwietnia 2025 r. zmieniającego zarządzenie w sprawie Systemu Wspomagania Obsługi Policji (Dz.Urz.KGP. poz. 32). Zmiana weszła w życie 21 maja 2025 r.

[20] § 16 ust. 1 pkt 8 w brzmieniu ustalonym przez § 1 pkt 6 lit. a) zarządzenia nr 17 Komendanta Głównego Policji z dnia 30 kwietnia 2025 r. zmieniającego zarządzenie w sprawie Systemu Wspomagania Obsługi Policji (Dz.Urz.KGP. poz. 32). Zmiana weszła w życie 21 maja 2025 r.

[21] § 16 ust. 1 pkt 10 w brzmieniu ustalonym przez § 1 pkt 6 lit. a) zarządzenia nr 17 Komendanta Głównego Policji z dnia 30 kwietnia 2025 r. zmieniającego zarządzenie w sprawie Systemu Wspomagania Obsługi Policji (Dz.Urz.KGP. poz. 32). Zmiana weszła w życie 21 maja 2025 r.

[22] § 16 ust. 1 pkt 12 lit. b) uchylona przez § 1 pkt 6 lit. a) zarządzenia nr 17 Komendanta Głównego Policji z dnia 30 kwietnia 2025 r. zmieniającego zarządzenie w sprawie Systemu Wspomagania Obsługi Policji (Dz.Urz.KGP. poz. 32). Zmiana weszła w życie 21 maja 2025 r.

[23] § 16 ust. 1 pkt 14 lit. b) uchylona przez § 1 pkt 6 lit. a) zarządzenia nr 17 Komendanta Głównego Policji z dnia 30 kwietnia 2025 r. zmieniającego zarządzenie w sprawie Systemu Wspomagania Obsługi Policji (Dz.Urz.KGP. poz. 32). Zmiana weszła w życie 21 maja 2025 r.

[24] § 16 ust. 2 pkt 1 w brzmieniu ustalonym przez § 1 pkt 6 lit. b) zarządzenia nr 17 Komendanta Głównego Policji z dnia 30 kwietnia 2025 r. zmieniającego zarządzenie w sprawie Systemu Wspomagania Obsługi Policji (Dz.Urz.KGP. poz. 32). Zmiana weszła w życie 21 maja 2025 r.

[25] § 16 ust. 2 pkt 2 w brzmieniu ustalonym przez § 1 pkt 6 lit. b) zarządzenia nr 17 Komendanta Głównego Policji z dnia 30 kwietnia 2025 r. zmieniającego zarządzenie w sprawie Systemu Wspomagania Obsługi Policji (Dz.Urz.KGP. poz. 32). Zmiana weszła w życie 21 maja 2025 r.

[26] § 16 ust. 3 w brzmieniu ustalonym przez § 1 pkt 6 lit. c) zarządzenia nr 17 Komendanta Głównego Policji z dnia 30 kwietnia 2025 r. zmieniającego zarządzenie w sprawie Systemu Wspomagania Obsługi Policji (Dz.Urz.KGP. poz. 32). Zmiana weszła w życie 21 maja 2025 r.

[27] § 16 ust. 4 w brzmieniu ustalonym przez § 1 pkt 6 lit. c) zarządzenia nr 17 Komendanta Głównego Policji z dnia 30 kwietnia 2025 r. zmieniającego zarządzenie w sprawie Systemu Wspomagania Obsługi Policji (Dz.Urz.KGP. poz. 32). Zmiana weszła w życie 21 maja 2025 r.

Wersja obowiązująca od 2025.05.21

§ 16. 1. Dyrektor biura KGP właściwego w sprawach kadrowych:

1) [14] z własnej inicjatywy lub na wniosek dyrektorów biur KGP, kierownika komórki organizacyjnej KGP i komendantów jednostek organizacyjnych Policji, o których mowa w § 10 ust. 2 pkt 2–7 oraz ust. 3 i 4, może wyznaczyć osoby odpowiedzialne za realizację poszczególnych zadań w zakresie objętym niniejszym zarządzeniem;

2) [15] sprawuje nadzór nad jakością i aktualnością danych osobowych przetwarzanych w zbiorach danych SWOP KADRA oraz nad jakością i aktualnością informacji przetwarzanych w zbiorze danych SWOP KADRA KGP;

3) [16] sprawuje nadzór nad zgodnością uprawnień do przetwarzania informacji w SWOP w zbiorach danych SWOP KADRA i Centralnej Bazie Kadrowej SWOP z zadaniami służbowymi oraz z procedurami nadawania i odbierania tych uprawnień;

4) sprawuje nadzór nad terminowością wykonywania operacji przetwarzania w podległych mu komórkach organizacyjnych Policji;

5) [17] w razie potrzeby określa wzory formularzy wykorzystywanych do przetwarzania danych osobowych w zbiorach danych SWOP KADRA;

6) [18] ustala i aktualizuje wartości katalogowe i słownikowe w zbiorach danych SWOP KADRA, w tym w uzgodnieniu z kierownikiem komórki organizacyjnej KGP, o którym mowa w § 10 ust. 2 pkt 6, w zakresie zbiorów danych SWOP KADRA „Medycyna Pracy”, „BHP” oraz „SZKOLENIA BHP/PPOMOC/PPOŻ”;

7) [19] ustala i aktualizuje wykaz uprawnień oraz ról centralnych i lokalnych obowiązujących przy przetwarzaniu informacji, w tym danych osobowych, w zbiorach danych SWOP KADRA i w Centralnej Bazie Kadrowej SWOP, a także akceptuje wykaz uprawnień oraz ról centralnych i lokalnych obowiązujących przy przetwarzaniu informacji, w tym danych osobowych, w zbiorach danych SWOP, o których mowa w § 3 pkt 2–7 i 9;

8) [20] akceptuje zmiany w zakresie nowych rozwiązań, funkcjonalności oraz innych modyfikacji w SWOP w zakresie dotyczącym przetwarzania informacji, w tym danych osobowych, w zbiorach danych SWOP KADRA i Centralnej Bazie Kadrowej SWOP;

9) jest upoważniony do wykonywania kontroli i nadzoru nad przetwarzaniem informacji, w tym danych osobowych, w SWOP;

10) [21] jest upoważniony do wydawania instrukcji lub wytycznych w sprawie szczegółowego sposobu wykonywania przez policjantów i pracowników Policji czynności służbowych związanych z przetwarzaniem danych osobowych w zbiorach danych SWOP KADRA i Centralnej Bazie Kadrowej SWOP wynikających z niniejszego zarządzenia;

11) określa zasady i sposób wykonania obowiązku informacyjnego, o którym mowa w art. 13 i 14 rozporządzenia PE i Rady (UE) 2016/679 wobec policjantów i pracowników Policji w związku z przetwarzaniem ich danych osobowych w SWOP, a także zapewnia jego wykonanie poprzez polecenie kierownikom jednostek i komórek organizacyjnych Policji wykonania tego obowiązku wobec podległych im policjantów i pracowników Policji;

12) jest uprawniony do realizacji oraz załatwiania spraw związanych z wykonywaniem praw podmiotowych, o których mowa w art. 15–21 rozporządzenia PE i Rady (UE) 2016/679, przez:

a) policjantów i pracowników Policji oraz byłych policjantów i pracowników Policji, których dane osobowe są przetwarzane w SWOP, w związku i w zakresie przetwarzania ich danych osobowych przez Komendanta Głównego Policji w SWOP,

b) [22] (uchylona)

13) udziela informacji o podstawach, zasadach, zakresie i warunkach przetwarzania informacji, w tym danych osobowych, w SWOP organom, podmiotom lub instytucjom uprawnionym do przetwarzania danych osobowych w SWOP;

14) jest upoważniony do reprezentowania Komendanta Głównego Policji oraz występowania przed Prezesem Urzędu Ochrony Danych Osobowych oraz innymi organami, instytucjami i podmiotami w sprawach związanych z przetwarzaniem przez Komendanta Głównego Policji w SWOP informacji, w tym danych osobowych, dotyczących:

a) policjantów i pracowników Policji, członków ich rodzin oraz byłych policjantów i pracowników Policji w zakresie zbioru danych SWOP KADRA, SWOP OBSŁUGA STRZELAŃ i Centralnej Bazy Kadrowej SWOP oraz w zakresie danych osobowych dotyczących tych osób pobieranych ze zbioru danych SWOP KADRA do pozostałych zbiorów danych SWOP,

b) [23] (uchylona)

2. Nadzór nad jakością i aktualnością oraz nad terminowością, o którym mowa w ust. 1 pkt 2 i 4, sprawuje się w szczególności poprzez:

1) [24] analizowanie operacji przetwarzania informacji w SWOP w zbiorze danych SWOP KADRA wykonywanych w jednostkach i komórkach organizacyjnych Policji oraz wyjaśnianie stwierdzonych rozbieżności lub wątpliwości w tym zakresie;

2) [25] szkolenie użytkowników SWOP w zakresie:

a) znajomości zasad przetwarzania informacji, w tym danych osobowych, w zbiorze danych SWOP KADRA oraz zasad wykonywania operacji przetwarzania informacji w tych zbiorach,

b) obowiązujących przepisów dotyczących gromadzenia, przetwarzania i udostępniania informacji, w tym danych osobowych, przetwarzanych w zbiorze danych SWOP KADRA,

c) obsługi systemu teleinformatycznego SWOP w związku z przetwarzaniem w tym systemie informacji, w tym danych osobowych, w zbiorze danych SWOP KADRA we współpracy z dyrektorem biura KGP właściwego w sprawach łączności i informatyki;

3) kontrolę dostępu do zbiorów danych SWOP oraz kontrolę przetwarzania informacji w SWOP.

3. [26] Upoważnienie, o którym mowa w ust. 1 pkt 14, jest niezależne i autonomiczne wobec uprawnień wynikających z przepisów § 12 ust. 1 pkt 6–8 i ust. 2 pkt 5–7, § 14 ust. 1 pkt 7–9, a także wobec upoważnień, o których mowa w § 17 ust. 1 pkt 11 i ust. 1a pkt 3, § 18 ust. 1 pkt 9 i ust. 2, oraz nie narusza uprawnień określonych w § 15 ust. 1 pkt 1 i 2.

4. [27] Kierownicy jednostek lub komórek organizacyjnych Policji, do których wpłynęły wnioski, wystąpienia, zapytania lub skargi dotyczące przetwarzania przez Komendanta Głównego Policji w SWOP danych osobowych policjantów, pracowników Policji, członków ich rodzin, byłych policjantów lub byłych pracowników Policji niezwłocznie przekazują te wnioski, wystąpienia, zapytania lub skargi do dyrektora biura KGP właściwego w sprawach kadrowych.

[14] § 16 ust. 1 pkt 1 w brzmieniu ustalonym przez § 1 pkt 6 lit. a) zarządzenia nr 17 Komendanta Głównego Policji z dnia 30 kwietnia 2025 r. zmieniającego zarządzenie w sprawie Systemu Wspomagania Obsługi Policji (Dz.Urz.KGP. poz. 32). Zmiana weszła w życie 21 maja 2025 r.

[15] § 16 ust. 1 pkt 2 w brzmieniu ustalonym przez § 1 pkt 6 lit. a) zarządzenia nr 17 Komendanta Głównego Policji z dnia 30 kwietnia 2025 r. zmieniającego zarządzenie w sprawie Systemu Wspomagania Obsługi Policji (Dz.Urz.KGP. poz. 32). Zmiana weszła w życie 21 maja 2025 r.

[16] § 16 ust. 1 pkt 3 w brzmieniu ustalonym przez § 1 pkt 6 lit. a) zarządzenia nr 17 Komendanta Głównego Policji z dnia 30 kwietnia 2025 r. zmieniającego zarządzenie w sprawie Systemu Wspomagania Obsługi Policji (Dz.Urz.KGP. poz. 32). Zmiana weszła w życie 21 maja 2025 r.

[17] § 16 ust. 1 pkt 5 w brzmieniu ustalonym przez § 1 pkt 6 lit. a) zarządzenia nr 17 Komendanta Głównego Policji z dnia 30 kwietnia 2025 r. zmieniającego zarządzenie w sprawie Systemu Wspomagania Obsługi Policji (Dz.Urz.KGP. poz. 32). Zmiana weszła w życie 21 maja 2025 r.

[18] § 16 ust. 1 pkt 6 w brzmieniu ustalonym przez § 1 pkt 6 lit. a) zarządzenia nr 17 Komendanta Głównego Policji z dnia 30 kwietnia 2025 r. zmieniającego zarządzenie w sprawie Systemu Wspomagania Obsługi Policji (Dz.Urz.KGP. poz. 32). Zmiana weszła w życie 21 maja 2025 r.

[19] § 16 ust. 1 pkt 7 w brzmieniu ustalonym przez § 1 pkt 6 lit. a) zarządzenia nr 17 Komendanta Głównego Policji z dnia 30 kwietnia 2025 r. zmieniającego zarządzenie w sprawie Systemu Wspomagania Obsługi Policji (Dz.Urz.KGP. poz. 32). Zmiana weszła w życie 21 maja 2025 r.

[20] § 16 ust. 1 pkt 8 w brzmieniu ustalonym przez § 1 pkt 6 lit. a) zarządzenia nr 17 Komendanta Głównego Policji z dnia 30 kwietnia 2025 r. zmieniającego zarządzenie w sprawie Systemu Wspomagania Obsługi Policji (Dz.Urz.KGP. poz. 32). Zmiana weszła w życie 21 maja 2025 r.

[21] § 16 ust. 1 pkt 10 w brzmieniu ustalonym przez § 1 pkt 6 lit. a) zarządzenia nr 17 Komendanta Głównego Policji z dnia 30 kwietnia 2025 r. zmieniającego zarządzenie w sprawie Systemu Wspomagania Obsługi Policji (Dz.Urz.KGP. poz. 32). Zmiana weszła w życie 21 maja 2025 r.

[22] § 16 ust. 1 pkt 12 lit. b) uchylona przez § 1 pkt 6 lit. a) zarządzenia nr 17 Komendanta Głównego Policji z dnia 30 kwietnia 2025 r. zmieniającego zarządzenie w sprawie Systemu Wspomagania Obsługi Policji (Dz.Urz.KGP. poz. 32). Zmiana weszła w życie 21 maja 2025 r.

[23] § 16 ust. 1 pkt 14 lit. b) uchylona przez § 1 pkt 6 lit. a) zarządzenia nr 17 Komendanta Głównego Policji z dnia 30 kwietnia 2025 r. zmieniającego zarządzenie w sprawie Systemu Wspomagania Obsługi Policji (Dz.Urz.KGP. poz. 32). Zmiana weszła w życie 21 maja 2025 r.

[24] § 16 ust. 2 pkt 1 w brzmieniu ustalonym przez § 1 pkt 6 lit. b) zarządzenia nr 17 Komendanta Głównego Policji z dnia 30 kwietnia 2025 r. zmieniającego zarządzenie w sprawie Systemu Wspomagania Obsługi Policji (Dz.Urz.KGP. poz. 32). Zmiana weszła w życie 21 maja 2025 r.

[25] § 16 ust. 2 pkt 2 w brzmieniu ustalonym przez § 1 pkt 6 lit. b) zarządzenia nr 17 Komendanta Głównego Policji z dnia 30 kwietnia 2025 r. zmieniającego zarządzenie w sprawie Systemu Wspomagania Obsługi Policji (Dz.Urz.KGP. poz. 32). Zmiana weszła w życie 21 maja 2025 r.

[26] § 16 ust. 3 w brzmieniu ustalonym przez § 1 pkt 6 lit. c) zarządzenia nr 17 Komendanta Głównego Policji z dnia 30 kwietnia 2025 r. zmieniającego zarządzenie w sprawie Systemu Wspomagania Obsługi Policji (Dz.Urz.KGP. poz. 32). Zmiana weszła w życie 21 maja 2025 r.

[27] § 16 ust. 4 w brzmieniu ustalonym przez § 1 pkt 6 lit. c) zarządzenia nr 17 Komendanta Głównego Policji z dnia 30 kwietnia 2025 r. zmieniającego zarządzenie w sprawie Systemu Wspomagania Obsługi Policji (Dz.Urz.KGP. poz. 32). Zmiana weszła w życie 21 maja 2025 r.

Wersja archiwalna obowiązująca od 2023.12.20 do 2025.05.20

§ 16. 1. Dyrektor biura KGP właściwego w sprawach kadrowych:

1) z własnej inicjatywy lub na wniosek dyrektorów biur KGP, kierownika komórki organizacyjnej KGP i komendantów jednostek organizacyjnych Policji, o których mowa w § 10 ust. 2 pkt 2–6 oraz ust. 3 i 4, może wyznaczyć osoby odpowiedzialne za realizację poszczególnych zadań w zakresie objętym niniejszym zarządzeniem;

2) sprawuje nadzór nad jakością i aktualnością danych osobowych przetwarzanych w zbiorach danych SWOP KADRA, SWOP OBSŁUGA STRZELAŃ i SWOP CRDK II oraz nad jakością i aktualnością informacji przetwarzanych w zbiorze danych SWOP KADRA KGP i SWOP OBSŁUGA STRZELAŃ;

3) sprawuje nadzór nad zgodnością uprawnień do przetwarzania informacji w SWOP w zbiorach danych SWOP KADRA, SWOP OBSŁUGA STRZELAŃ, SWOP CRDK II i Centralnej Bazie Kadrowej SWOP z zadaniami służbowymi oraz z procedurami nadawania i odbierania tych uprawnień;

4) sprawuje nadzór nad terminowością wykonywania operacji przetwarzania w podległych mu komórkach organizacyjnych Policji;

5) w razie potrzeby określa wzory formularzy wykorzystywanych do przetwarzania danych osobowych w zbiorach danych SWOP KADRA, SWOP OBSŁUGA STRZELAŃ i SWOP CRDK II;

6) ustala i aktualizuje wartości katalogowe i słownikowe w zbiorach danych SWOP KADRA, SWOP OBSŁUGA STRZELAŃ i SWOP CRDK II, w tym w uzgodnieniu z kierownikiem komórki organizacyjnej KGP, o którym mowa w § 10 ust. 2 pkt 6, w zakresie zbiorów danych SWOP KADRA „Medycyna Pracy”, „BHP” oraz „SZKOLENIA BHP/PPOMOC/PPOŻ”;

7) ustala i aktualizuje wykaz uprawnień oraz ról centralnych i lokalnych obowiązujących przy przetwarzaniu informacji, w tym danych osobowych, w zbiorach danych SWOP KADRA, SWOP OBSŁUGA STRZELAŃ, SWOP CRDK II i w Centralnej Bazie Kadrowej SWOP, a także akceptuje wykaz uprawnień oraz ról centralnych i lokalnych obowiązujących przy przetwarzaniu informacji, w tym danych osobowych, w zbiorach danych SWOP, o których mowa w § 3 pkt 2–7;

8) akceptuje zmiany w zakresie nowych rozwiązań, funkcjonalności oraz innych modyfikacji w SWOP w zakresie dotyczącym przetwarzania informacji, w tym danych osobowych, w zbiorach danych SWOP KADRA, SWOP OBSŁUGA STRZELAŃ, SWOP CRDK II i Centralnej Bazie Kadrowej SWOP;

9) jest upoważniony do wykonywania kontroli i nadzoru nad przetwarzaniem informacji, w tym danych osobowych, w SWOP;

10) jest upoważniony do wydawania instrukcji lub wytycznych w sprawie szczegółowego sposobu wykonywania przez policjantów i pracowników Policji czynności służbowych związanych z przetwarzaniem danych osobowych w zbiorach danych SWOP KADRA, SWOP OBSŁUGA STRZELAŃ, SWOP CRDK II i Centralnej Bazie Kadrowej SWOP wynikających z niniejszego zarządzenia;

11) określa zasady i sposób wykonania obowiązku informacyjnego, o którym mowa w art. 13 i 14 rozporządzenia PE i Rady (UE) 2016/679 wobec policjantów i pracowników Policji w związku z przetwarzaniem ich danych osobowych w SWOP, a także zapewnia jego wykonanie poprzez polecenie kierownikom jednostek i komórek organizacyjnych Policji wykonania tego obowiązku wobec podległych im policjantów i pracowników Policji;

12) jest uprawniony do realizacji oraz załatwiania spraw związanych z wykonywaniem praw podmiotowych, o których mowa w art. 15–21 rozporządzenia PE i Rady (UE) 2016/679, przez:

a) policjantów i pracowników Policji oraz byłych policjantów i pracowników Policji, których dane osobowe są przetwarzane w SWOP, w związku i w zakresie przetwarzania ich danych osobowych przez Komendanta Głównego Policji w SWOP,

b) kandydatów do służby w Policji, których dane osobowe są przetwarzane w zbiorze danych SWOP CRDK II, w związku i w zakresie przetwarzania ich danych osobowych przez Komendanta Głównego Policji w tym zbiorze;

13) udziela informacji o podstawach, zasadach, zakresie i warunkach przetwarzania informacji, w tym danych osobowych, w SWOP organom, podmiotom lub instytucjom uprawnionym do przetwarzania danych osobowych w SWOP;

14) jest upoważniony do reprezentowania Komendanta Głównego Policji oraz występowania przed Prezesem Urzędu Ochrony Danych Osobowych oraz innymi organami, instytucjami i podmiotami w sprawach związanych z przetwarzaniem przez Komendanta Głównego Policji w SWOP informacji, w tym danych osobowych, dotyczących:

a) policjantów i pracowników Policji, członków ich rodzin oraz byłych policjantów i pracowników Policji w zakresie zbioru danych SWOP KADRA, SWOP OBSŁUGA STRZELAŃ i Centralnej Bazy Kadrowej SWOP oraz w zakresie danych osobowych dotyczących tych osób pobieranych ze zbioru danych SWOP KADRA do pozostałych zbiorów danych SWOP,

b) kandydatów do służby w Policji w zakresie zbioru danych SWOP CRDK II.

2. Nadzór nad jakością i aktualnością oraz nad terminowością, o którym mowa w ust. 1 pkt 2 i 4, sprawuje się w szczególności poprzez:

1) analizowanie operacji przetwarzania informacji w SWOP w zbiorach danych SWOP KADRA, SWOP OBSŁUGA STRZELAŃ i SWOP CRDK II wykonywanych w jednostkach i komórkach organizacyjnych Policji oraz wyjaśnianie stwierdzonych rozbieżności lub wątpliwości w tym zakresie;

2) szkolenie użytkowników SWOP w zakresie:

a) znajomości zasad przetwarzania informacji, w tym danych osobowych, w zbiorach danych SWOP KADRA, SWOP OBSŁUGA STRZELAŃ i SWOP CRDK II oraz zasad wykonywania operacji przetwarzania informacji w tych zbiorach,

b) obowiązujących przepisów dotyczących gromadzenia, przetwarzania i udostępniania informacji, w tym danych osobowych, przetwarzanych w zbiorach danych SWOP KADRA, SWOP OBSŁUGA STRZELAŃ i SWOP CRDK II,

c) obsługi systemu teleinformatycznego SWOP w związku z przetwarzaniem w tym systemie informacji, w tym danych osobowych, w zbiorach danych SWOP KADRA, SWOP OBSŁUGA STRZELAŃ i SWOP CRDK II we współpracy z dyrektorem biura KGP właściwego w sprawach łączności i informatyki;

3) kontrolę dostępu do zbiorów danych SWOP oraz kontrolę przetwarzania informacji w SWOP.

3. Upoważnienie, o którym mowa w ust. 1 pkt 14 jest niezależne i autonomiczne wobec uprawnień wynikających z przepisów § 12 ust. 1 pkt 6–8 i ust. 2 pkt 5–7, § 14 ust. 1 pkt 7–9, a także wobec upoważnień, o których mowa w § 17 ust. 1 pkt 11, § 18 ust. 1 pkt 9 i ust. 2, oraz nie narusza uprawnień określonych w § 15 ust. 1 pkt 1 i 2.

4. Kierownicy jednostek lub komórek organizacyjnych Policji, do których wpłynęły wnioski, wystąpienia, zapytania lub skargi dotyczące przetwarzania przez Komendanta Głównego Policji w SWOP danych osobowych policjantów, pracowników Policji, członków ich rodzin, byłych policjantów, byłych pracowników Policji oraz kandydatów do służby w Policji niezwłocznie przekazują te wnioski, wystąpienia, zapytania lub skargi do dyrektora biura KGP właściwego w sprawach kadrowych.