Wersja obowiązująca od 2025.10.15

§ 17. 1. W BBKN [24] prowadzony jest:

1) rejestr zgłoszeń wewnętrznych, którego wzór określa załącznik nr 5 do zarządzenia;

2) rejestr zgłoszeń zewnętrznych, którego wzór określa załącznik nr 6 do zarządzenia;

3) rejestr zgłoszeń dotyczących podejrzenia nieprawidłowości lub działań niepożądanych przy wdrażaniu KPO w Ministerstwie, którego wzór określa załącznik nr 7 do zarządzenia.

2. Rejestry, o których mowa w ust. 1, są prowadzone poza systemem EZD.

3. Wpisu do rejestrów, o których mowa w ust. 1, dokonuje się na podstawie zgłoszenia.

4. W rejestrze, o którym mowa w ust. 1 pkt 1, gromadzi się następujące dane:

1) numer zgłoszenia;

2) datę dokonania zgłoszenia;

3) przedmiot naruszenia prawa;

4) dane osobowe sygnalisty;

5) dane kontaktowe sygnalisty;

6) dane osobowe osoby, której dotyczy zgłoszenie;

7) informację o podjętych działaniach następczych;

8) datę zakończenia sprawy.

5. W rejestrze, o którym mowa w ust. 1 pkt 2, gromadzi się następujące dane:

1) numer zgłoszenia;

2) datę dokonania zgłoszenia;

3) przedmiot naruszenia prawa;

4) dane osobowe sygnalisty;

5) dane kontaktowe sygnalisty;

6) dane osobowe osoby, której dotyczy zgłoszenie;

7) informację o podjętych działaniach następczych;

8) informację o wydaniu zaświadczenia, o którym mowa w art. 38 ustawy;

9) informacje o niepodejmowaniu dalszych działań w przypadku, o którym mowa w art. 40 ust. 1 i 2 ustawy;

10) szacunkową szkodę majątkową, jeżeli została stwierdzona, oraz kwoty odzyskane w wyniku postępowań dotyczących naruszeń prawa będących przedmiotem zgłoszenia – o ile Ministerstwo posiada te dane;

11) datę zakończenia sprawy.

6. W rejestrze, o którym mowa w ust. 1 pkt 3, gromadzi się następujące dane:

1) numer zgłoszenia;

2) datę dokonania zgłoszenia;

3) określenie typu zgłoszenia (W – wewnętrzne, Z – zewnętrzne);

4) przedmiot zgłoszenia;

5) dane osobowe sygnalisty;

6) dane osobowe osoby lub określenie komórki organizacyjnej, której dotyczy zgłoszenie;

7) informację o podjętych działaniach następczych;

8) datę przekazania potwierdzenia otrzymania zgłoszenia;

9) datę przekazania informacji zwrotnej;

10) datę zakończenia sprawy.

7. Rejestry, o których mowa w ust. 1, prowadzone są w postaci elektronicznej.

8. Dokumentacja wytworzona w związku z rozpatrzeniem zgłoszenia, która zawiera dane osobowe, w tym rejestry, o których mowa w ust. 1, są przechowywane przez okres 3 lat po zakończeniu roku kalendarzowego, w którym zakończono działania następcze lub zakończono postępowania zainicjowane tymi działaniami.

9. [25] Dostęp do rejestrów, o których mowa w ust. 1, mają upoważnieni przez Dyrektora BBKN pracownicy BBKN.

[24] § 17 ust. 1 w brzmieniu ustalonym przez § 1 pkt 2 zarządzenia nr 34 Ministra Cyfryzacji z dnia 10 października 2025 r. zmieniającego zarządzenie w sprawie procedury zgłoszeń naruszeń prawa i podejmowania działań następczych w Ministerstwie Cyfryzacji (Dz.Urz.MC poz. 41). Zmiana weszła w życie 15 października 2025 r.

[25] § 17 ust. 9 w brzmieniu ustalonym przez § 1 pkt 2 zarządzenia nr 34 Ministra Cyfryzacji z dnia 10 października 2025 r. zmieniającego zarządzenie w sprawie procedury zgłoszeń naruszeń prawa i podejmowania działań następczych w Ministerstwie Cyfryzacji (Dz.Urz.MC poz. 41). Zmiana weszła w życie 15 października 2025 r.

Wersja archiwalna obowiązująca od 2024.10.31 do 2025.10.14

§ 17. 1. W BM prowadzony jest:

1) rejestr zgłoszeń wewnętrznych, którego wzór określa załącznik nr 5 do zarządzenia;

2) rejestr zgłoszeń zewnętrznych, którego wzór określa załącznik nr 6 do zarządzenia;

3) rejestr zgłoszeń dotyczących podejrzenia nieprawidłowości lub działań niepożądanych przy wdrażaniu KPO w Ministerstwie, którego wzór określa załącznik nr 7 do zarządzenia.

2. Rejestry, o których mowa w ust. 1, są prowadzone poza systemem EZD.

3. Wpisu do rejestrów, o których mowa w ust. 1, dokonuje się na podstawie zgłoszenia.

4. W rejestrze, o którym mowa w ust. 1 pkt 1, gromadzi się następujące dane:

1) numer zgłoszenia;

2) datę dokonania zgłoszenia;

3) przedmiot naruszenia prawa;

4) dane osobowe sygnalisty;

5) dane kontaktowe sygnalisty;

6) dane osobowe osoby, której dotyczy zgłoszenie;

7) informację o podjętych działaniach następczych;

8) datę zakończenia sprawy.

5. W rejestrze, o którym mowa w ust. 1 pkt 2, gromadzi się następujące dane:

1) numer zgłoszenia;

2) datę dokonania zgłoszenia;

3) przedmiot naruszenia prawa;

4) dane osobowe sygnalisty;

5) dane kontaktowe sygnalisty;

6) dane osobowe osoby, której dotyczy zgłoszenie;

7) informację o podjętych działaniach następczych;

8) informację o wydaniu zaświadczenia, o którym mowa w art. 38 ustawy;

9) informacje o niepodejmowaniu dalszych działań w przypadku, o którym mowa w art. 40 ust. 1 i 2 ustawy;

10) szacunkową szkodę majątkową, jeżeli została stwierdzona, oraz kwoty odzyskane w wyniku postępowań dotyczących naruszeń prawa będących przedmiotem zgłoszenia – o ile Ministerstwo posiada te dane;

11) datę zakończenia sprawy.

6. W rejestrze, o którym mowa w ust. 1 pkt 3, gromadzi się następujące dane:

1) numer zgłoszenia;

2) datę dokonania zgłoszenia;

3) określenie typu zgłoszenia (W – wewnętrzne, Z – zewnętrzne);

4) przedmiot zgłoszenia;

5) dane osobowe sygnalisty;

6) dane osobowe osoby lub określenie komórki organizacyjnej, której dotyczy zgłoszenie;

7) informację o podjętych działaniach następczych;

8) datę przekazania potwierdzenia otrzymania zgłoszenia;

9) datę przekazania informacji zwrotnej;

10) datę zakończenia sprawy.

7. Rejestry, o których mowa w ust. 1, prowadzone są w postaci elektronicznej.

8. Dokumentacja wytworzona w związku z rozpatrzeniem zgłoszenia, która zawiera dane osobowe, w tym rejestry, o których mowa w ust. 1, są przechowywane przez okres 3 lat po zakończeniu roku kalendarzowego, w którym zakończono działania następcze lub zakończono postępowania zainicjowane tymi działaniami.

9. Dostęp do rejestrów, o których mowa w ust. 1, mają upoważnieni przez Dyrektora BM pracownicy BM.