Wersja obowiązująca od 2026.05.05

§ 2. 1. [2]  Proces oceny i weryfikacji oraz zatwierdzania sprawozdań organizuje komórka organizacyjna Naczelnej Dyrekcji Archiwów Państwowych właściwa do spraw organizacji i koordynacji zlecania zadań w zakresie ewidencjonowania, przechowywania, opracowania, udostępniania lub zabezpieczania materiałów archiwalnych tworzących ewidencjonowany niepaństwowy zasób archiwalny, w szczególności udzielania dotacji, zwana dalej „komórką zarządzającą.

2. Komórka zarządzająca [3] dokonuje oceny sprawozdań, w tym ich zgodności z przepisami ustawy z dnia 24 kwietnia 2003 r. o działalności pożytku publicznego i o wolontariacie, umową o wsparcie realizacji zadania publicznego oraz regulaminem danego konkursu, w szczególności biorąc pod uwagę terminowość oraz zgodność ponoszonych wydatków z ofertą zleceniobiorcy.

3. Ocenę sprawozdań pod względem rachunkowym przeprowadza Wydział Finansowo–Księgowy, który dokonuje ich weryfikacji w zakresie ewentualnych zwrotów dotacji niewykorzystanych, odsetek za opóźnienie lub odsetek bankowych. Na wniosek komórki zarządzającej [4] , Wydział Finansowo-Księgowy weryfikuje faktury oraz inne dokumenty finansowe, w przypadku gdy zleceniobiorca takie dokumenty dostarczył.

4. [5]  Ocenę merytoryczną sprawozdań przeprowadza komórka zarządzająca, która ocenia realizację zleconego zadania, w tym jej zgodność z opisem w ofercie zleceniobiorcy i przepisami prawa oraz sposób postępowania z materiałami archiwalnymi.

5. [6]  Członków komisji konkursowej odpowiedzialnych za wykonanie czynności, o których mowa w ust. 2-4, wyznacza kierownik komórki zarządzającej.

5a. [7] W przypadku nieobecności członka komisji konkursowej wyznaczonego zgodnie z ust. 5, trwającej nieprzerwanie powyżej 10 dni kalendarzowych, kierownik komórki zarządzającej do wykonania czynności, o których mowa w ust. 2-4, może wyznaczyć innego pracownika komórki organizacyjnej Naczelnej Dyrekcji Archiwów Państwowych lub wystąpić do dyrektora jednego z archiwów państwowych o wyznaczenie do komisji pracownika tego archiwum.

5b. [8] Czynności, o którym mowa w ust. 2-4, wykonuje się w terminie 14 dni od otrzymania kompletnego sprawozdania.

6. [9] Wynik oceny lub weryfikacji, o których mowa w ust. 2 i 4, jest zatwierdzany przed kierownika komórki zarządzającej.

6a. [10] Wynik oceny lub weryfikacji, o których mowa w ust. 3, jest zatwierdzany przez osobę kierującą Wydziałem Finansowo-Księgowym.

6b. [11] Naczelny Dyrektor Archiwów Państwowych, z własnej inicjatywy lub na wniosek kierownika komórki zarządzającej, może polecić Zastępcy Naczelnego Dyrektora Archiwów Państwowych lub kierownikowi innej komórki organizacyjnej dokonanie zatwierdzenia, o którym mowa w ust. 6.

7. Przeprowadzenie ostatecznej oceny i weryfikacji sprawozdań po ponownej ocenie, o której mowa w ust. 11, oraz zatwierdzenie wyników tej weryfikacji i oceny przez osoby, o których mowa w ust. 5 – 6b [12] , jest dokumentowane w formie karty obiegowej, zwanej dalej „kartą obiegową”, której wzór stanowi załącznik do zarządzenia.

8. Karta obiegowa, po zatwierdzeniu lub odrzuceniu sprawozdania, jest przekazywana do Wydziału Finansowo-Księgowego wraz z informacją, o której mowa w § 4, celem ujęcia w ewidencji księgowej.

9. Jeżeli w wyniku oceny lub weryfikacji sprawozdań, odpowiednio pod względem formalnym, merytorycznym oraz rachunkowym, zachodzi konieczność wezwania zleceniobiorcy do uzupełnienia braków lub złożenia wyjaśnień w zakresie złożonego sprawozdania, pracownik dokonujący oceny lub weryfikacji zgłasza ten fakt do komórki zarządzającej [13] , przekazując jednocześnie informację dotyczącą zastrzeżeń wraz z podaniem ich treści, wskazaniem miejsca w sprawozdaniu, którego zastrzeżenie dotyczy oraz nazwy zleceniobiorcy i numeru zawartej umowy.

10. [14] Na podstawie zgłoszonych zastrzeżeń, o których mowa w ust. 9, komórka zarządzająca przygotowuje wezwanie do zleceniobiorcy do uzupełnienia braków lub złożenia wyjaśnień. W razie potrzeby komórka zarządzająca przedstawia zgłoszone zastrzeżenia do konsultacji prawnej.

11. Wyjaśnienia i uzupełnienia zleceniobiorców dotyczące sprawozdań podlegają ponownej ocenie i weryfikacji przez komórki organizacyjne zgłaszające zastrzeżenia.

[2] § 2 ust. 1 w brzmieniu ustalonym przez § 1 pkt 2 lit. a) zarządzenia nr 9 Naczelnego Dyrektora Archiwów Państwowych z dnia 5 maja 2026 r. zmieniającego zarządzenie w sprawie organizacji oceniania i zatwierdzania sprawozdań z realizacji zadania publicznego (Dz.Urz.NDAP. poz. 9). Zmiana weszła w życie 5 maja 2026 r.

[3] § 2 ust. 2 w brzmieniu ustalonym przez § 1 pkt 2 lit. b) zarządzenia nr 9 Naczelnego Dyrektora Archiwów Państwowych z dnia 5 maja 2026 r. zmieniającego zarządzenie w sprawie organizacji oceniania i zatwierdzania sprawozdań z realizacji zadania publicznego (Dz.Urz.NDAP. poz. 9). Zmiana weszła w życie 5 maja 2026 r.

[4] § 2 ust. 3 w brzmieniu ustalonym przez § 1 pkt 2 lit. b) zarządzenia nr 9 Naczelnego Dyrektora Archiwów Państwowych z dnia 5 maja 2026 r. zmieniającego zarządzenie w sprawie organizacji oceniania i zatwierdzania sprawozdań z realizacji zadania publicznego (Dz.Urz.NDAP. poz. 9). Zmiana weszła w życie 5 maja 2026 r.

[5] § 2 ust. 4 w brzmieniu ustalonym przez § 1 pkt 2 lit. b) i c) zarządzenia nr 9 Naczelnego Dyrektora Archiwów Państwowych z dnia 5 maja 2026 r. zmieniającego zarządzenie w sprawie organizacji oceniania i zatwierdzania sprawozdań z realizacji zadania publicznego (Dz.Urz.NDAP. poz. 9). Zmiana weszła w życie 5 maja 2026 r.

[6] § 2 ust. 5 w brzmieniu ustalonym przez § 1 pkt 2 lit. d) zarządzenia nr 9 Naczelnego Dyrektora Archiwów Państwowych z dnia 5 maja 2026 r. zmieniającego zarządzenie w sprawie organizacji oceniania i zatwierdzania sprawozdań z realizacji zadania publicznego (Dz.Urz.NDAP. poz. 9). Zmiana weszła w życie 5 maja 2026 r.

[7] § 2 ust. 5a dodany przez § 1 pkt 2 lit. e) zarządzenia nr 9 Naczelnego Dyrektora Archiwów Państwowych z dnia 5 maja 2026 r. zmieniającego zarządzenie w sprawie organizacji oceniania i zatwierdzania sprawozdań z realizacji zadania publicznego (Dz.Urz.NDAP. poz. 9). Zmiana weszła w życie 5 maja 2026 r.

[8] § 2 ust. 5b dodany przez § 1 pkt 2 lit. e) zarządzenia nr 9 Naczelnego Dyrektora Archiwów Państwowych z dnia 5 maja 2026 r. zmieniającego zarządzenie w sprawie organizacji oceniania i zatwierdzania sprawozdań z realizacji zadania publicznego (Dz.Urz.NDAP. poz. 9). Zmiana weszła w życie 5 maja 2026 r.

[9] § 2 ust. 6 w brzmieniu ustalonym przez § 1 pkt 2 lit. f) zarządzenia nr 9 Naczelnego Dyrektora Archiwów Państwowych z dnia 5 maja 2026 r. zmieniającego zarządzenie w sprawie organizacji oceniania i zatwierdzania sprawozdań z realizacji zadania publicznego (Dz.Urz.NDAP. poz. 9). Zmiana weszła w życie 5 maja 2026 r.

[10] § 2 ust. 6a w brzmieniu ustalonym przez § 1 pkt 2 lit. f) zarządzenia nr 9 Naczelnego Dyrektora Archiwów Państwowych z dnia 5 maja 2026 r. zmieniającego zarządzenie w sprawie organizacji oceniania i zatwierdzania sprawozdań z realizacji zadania publicznego (Dz.Urz.NDAP. poz. 9). Zmiana weszła w życie 5 maja 2026 r.

[11] § 2 ust. 6b dodany przez § 1 pkt 2 lit. g) zarządzenia nr 9 Naczelnego Dyrektora Archiwów Państwowych z dnia 5 maja 2026 r. zmieniającego zarządzenie w sprawie organizacji oceniania i zatwierdzania sprawozdań z realizacji zadania publicznego (Dz.Urz.NDAP. poz. 9). Zmiana weszła w życie 5 maja 2026 r.

[12] § 2 ust. 7 w brzmieniu ustalonym przez § 1 pkt 2 lit. h) zarządzenia nr 9 Naczelnego Dyrektora Archiwów Państwowych z dnia 5 maja 2026 r. zmieniającego zarządzenie w sprawie organizacji oceniania i zatwierdzania sprawozdań z realizacji zadania publicznego (Dz.Urz.NDAP. poz. 9). Zmiana weszła w życie 5 maja 2026 r.

[13] § 2 ust. 9 w brzmieniu ustalonym przez § 1 pkt 2 lit. b) zarządzenia nr 9 Naczelnego Dyrektora Archiwów Państwowych z dnia 5 maja 2026 r. zmieniającego zarządzenie w sprawie organizacji oceniania i zatwierdzania sprawozdań z realizacji zadania publicznego (Dz.Urz.NDAP. poz. 9). Zmiana weszła w życie 5 maja 2026 r.

[14] § 2 ust. 10 w brzmieniu ustalonym przez § 1 pkt 2 lit. b) zarządzenia nr 9 Naczelnego Dyrektora Archiwów Państwowych z dnia 5 maja 2026 r. zmieniającego zarządzenie w sprawie organizacji oceniania i zatwierdzania sprawozdań z realizacji zadania publicznego (Dz.Urz.NDAP. poz. 9). Zmiana weszła w życie 5 maja 2026 r.

Wersja obowiązująca od 2026.05.05

§ 2. 1. [2]  Proces oceny i weryfikacji oraz zatwierdzania sprawozdań organizuje komórka organizacyjna Naczelnej Dyrekcji Archiwów Państwowych właściwa do spraw organizacji i koordynacji zlecania zadań w zakresie ewidencjonowania, przechowywania, opracowania, udostępniania lub zabezpieczania materiałów archiwalnych tworzących ewidencjonowany niepaństwowy zasób archiwalny, w szczególności udzielania dotacji, zwana dalej „komórką zarządzającą.

2. Komórka zarządzająca [3] dokonuje oceny sprawozdań, w tym ich zgodności z przepisami ustawy z dnia 24 kwietnia 2003 r. o działalności pożytku publicznego i o wolontariacie, umową o wsparcie realizacji zadania publicznego oraz regulaminem danego konkursu, w szczególności biorąc pod uwagę terminowość oraz zgodność ponoszonych wydatków z ofertą zleceniobiorcy.

3. Ocenę sprawozdań pod względem rachunkowym przeprowadza Wydział Finansowo–Księgowy, który dokonuje ich weryfikacji w zakresie ewentualnych zwrotów dotacji niewykorzystanych, odsetek za opóźnienie lub odsetek bankowych. Na wniosek komórki zarządzającej [4] , Wydział Finansowo-Księgowy weryfikuje faktury oraz inne dokumenty finansowe, w przypadku gdy zleceniobiorca takie dokumenty dostarczył.

4. [5]  Ocenę merytoryczną sprawozdań przeprowadza komórka zarządzająca, która ocenia realizację zleconego zadania, w tym jej zgodność z opisem w ofercie zleceniobiorcy i przepisami prawa oraz sposób postępowania z materiałami archiwalnymi.

5. [6]  Członków komisji konkursowej odpowiedzialnych za wykonanie czynności, o których mowa w ust. 2-4, wyznacza kierownik komórki zarządzającej.

5a. [7] W przypadku nieobecności członka komisji konkursowej wyznaczonego zgodnie z ust. 5, trwającej nieprzerwanie powyżej 10 dni kalendarzowych, kierownik komórki zarządzającej do wykonania czynności, o których mowa w ust. 2-4, może wyznaczyć innego pracownika komórki organizacyjnej Naczelnej Dyrekcji Archiwów Państwowych lub wystąpić do dyrektora jednego z archiwów państwowych o wyznaczenie do komisji pracownika tego archiwum.

5b. [8] Czynności, o którym mowa w ust. 2-4, wykonuje się w terminie 14 dni od otrzymania kompletnego sprawozdania.

6. [9] Wynik oceny lub weryfikacji, o których mowa w ust. 2 i 4, jest zatwierdzany przed kierownika komórki zarządzającej.

6a. [10] Wynik oceny lub weryfikacji, o których mowa w ust. 3, jest zatwierdzany przez osobę kierującą Wydziałem Finansowo-Księgowym.

6b. [11] Naczelny Dyrektor Archiwów Państwowych, z własnej inicjatywy lub na wniosek kierownika komórki zarządzającej, może polecić Zastępcy Naczelnego Dyrektora Archiwów Państwowych lub kierownikowi innej komórki organizacyjnej dokonanie zatwierdzenia, o którym mowa w ust. 6.

7. Przeprowadzenie ostatecznej oceny i weryfikacji sprawozdań po ponownej ocenie, o której mowa w ust. 11, oraz zatwierdzenie wyników tej weryfikacji i oceny przez osoby, o których mowa w ust. 5 – 6b [12] , jest dokumentowane w formie karty obiegowej, zwanej dalej „kartą obiegową”, której wzór stanowi załącznik do zarządzenia.

8. Karta obiegowa, po zatwierdzeniu lub odrzuceniu sprawozdania, jest przekazywana do Wydziału Finansowo-Księgowego wraz z informacją, o której mowa w § 4, celem ujęcia w ewidencji księgowej.

9. Jeżeli w wyniku oceny lub weryfikacji sprawozdań, odpowiednio pod względem formalnym, merytorycznym oraz rachunkowym, zachodzi konieczność wezwania zleceniobiorcy do uzupełnienia braków lub złożenia wyjaśnień w zakresie złożonego sprawozdania, pracownik dokonujący oceny lub weryfikacji zgłasza ten fakt do komórki zarządzającej [13] , przekazując jednocześnie informację dotyczącą zastrzeżeń wraz z podaniem ich treści, wskazaniem miejsca w sprawozdaniu, którego zastrzeżenie dotyczy oraz nazwy zleceniobiorcy i numeru zawartej umowy.

10. [14] Na podstawie zgłoszonych zastrzeżeń, o których mowa w ust. 9, komórka zarządzająca przygotowuje wezwanie do zleceniobiorcy do uzupełnienia braków lub złożenia wyjaśnień. W razie potrzeby komórka zarządzająca przedstawia zgłoszone zastrzeżenia do konsultacji prawnej.

11. Wyjaśnienia i uzupełnienia zleceniobiorców dotyczące sprawozdań podlegają ponownej ocenie i weryfikacji przez komórki organizacyjne zgłaszające zastrzeżenia.

[2] § 2 ust. 1 w brzmieniu ustalonym przez § 1 pkt 2 lit. a) zarządzenia nr 9 Naczelnego Dyrektora Archiwów Państwowych z dnia 5 maja 2026 r. zmieniającego zarządzenie w sprawie organizacji oceniania i zatwierdzania sprawozdań z realizacji zadania publicznego (Dz.Urz.NDAP. poz. 9). Zmiana weszła w życie 5 maja 2026 r.

[3] § 2 ust. 2 w brzmieniu ustalonym przez § 1 pkt 2 lit. b) zarządzenia nr 9 Naczelnego Dyrektora Archiwów Państwowych z dnia 5 maja 2026 r. zmieniającego zarządzenie w sprawie organizacji oceniania i zatwierdzania sprawozdań z realizacji zadania publicznego (Dz.Urz.NDAP. poz. 9). Zmiana weszła w życie 5 maja 2026 r.

[4] § 2 ust. 3 w brzmieniu ustalonym przez § 1 pkt 2 lit. b) zarządzenia nr 9 Naczelnego Dyrektora Archiwów Państwowych z dnia 5 maja 2026 r. zmieniającego zarządzenie w sprawie organizacji oceniania i zatwierdzania sprawozdań z realizacji zadania publicznego (Dz.Urz.NDAP. poz. 9). Zmiana weszła w życie 5 maja 2026 r.

[5] § 2 ust. 4 w brzmieniu ustalonym przez § 1 pkt 2 lit. b) i c) zarządzenia nr 9 Naczelnego Dyrektora Archiwów Państwowych z dnia 5 maja 2026 r. zmieniającego zarządzenie w sprawie organizacji oceniania i zatwierdzania sprawozdań z realizacji zadania publicznego (Dz.Urz.NDAP. poz. 9). Zmiana weszła w życie 5 maja 2026 r.

[6] § 2 ust. 5 w brzmieniu ustalonym przez § 1 pkt 2 lit. d) zarządzenia nr 9 Naczelnego Dyrektora Archiwów Państwowych z dnia 5 maja 2026 r. zmieniającego zarządzenie w sprawie organizacji oceniania i zatwierdzania sprawozdań z realizacji zadania publicznego (Dz.Urz.NDAP. poz. 9). Zmiana weszła w życie 5 maja 2026 r.

[7] § 2 ust. 5a dodany przez § 1 pkt 2 lit. e) zarządzenia nr 9 Naczelnego Dyrektora Archiwów Państwowych z dnia 5 maja 2026 r. zmieniającego zarządzenie w sprawie organizacji oceniania i zatwierdzania sprawozdań z realizacji zadania publicznego (Dz.Urz.NDAP. poz. 9). Zmiana weszła w życie 5 maja 2026 r.

[8] § 2 ust. 5b dodany przez § 1 pkt 2 lit. e) zarządzenia nr 9 Naczelnego Dyrektora Archiwów Państwowych z dnia 5 maja 2026 r. zmieniającego zarządzenie w sprawie organizacji oceniania i zatwierdzania sprawozdań z realizacji zadania publicznego (Dz.Urz.NDAP. poz. 9). Zmiana weszła w życie 5 maja 2026 r.

[9] § 2 ust. 6 w brzmieniu ustalonym przez § 1 pkt 2 lit. f) zarządzenia nr 9 Naczelnego Dyrektora Archiwów Państwowych z dnia 5 maja 2026 r. zmieniającego zarządzenie w sprawie organizacji oceniania i zatwierdzania sprawozdań z realizacji zadania publicznego (Dz.Urz.NDAP. poz. 9). Zmiana weszła w życie 5 maja 2026 r.

[10] § 2 ust. 6a w brzmieniu ustalonym przez § 1 pkt 2 lit. f) zarządzenia nr 9 Naczelnego Dyrektora Archiwów Państwowych z dnia 5 maja 2026 r. zmieniającego zarządzenie w sprawie organizacji oceniania i zatwierdzania sprawozdań z realizacji zadania publicznego (Dz.Urz.NDAP. poz. 9). Zmiana weszła w życie 5 maja 2026 r.

[11] § 2 ust. 6b dodany przez § 1 pkt 2 lit. g) zarządzenia nr 9 Naczelnego Dyrektora Archiwów Państwowych z dnia 5 maja 2026 r. zmieniającego zarządzenie w sprawie organizacji oceniania i zatwierdzania sprawozdań z realizacji zadania publicznego (Dz.Urz.NDAP. poz. 9). Zmiana weszła w życie 5 maja 2026 r.

[12] § 2 ust. 7 w brzmieniu ustalonym przez § 1 pkt 2 lit. h) zarządzenia nr 9 Naczelnego Dyrektora Archiwów Państwowych z dnia 5 maja 2026 r. zmieniającego zarządzenie w sprawie organizacji oceniania i zatwierdzania sprawozdań z realizacji zadania publicznego (Dz.Urz.NDAP. poz. 9). Zmiana weszła w życie 5 maja 2026 r.

[13] § 2 ust. 9 w brzmieniu ustalonym przez § 1 pkt 2 lit. b) zarządzenia nr 9 Naczelnego Dyrektora Archiwów Państwowych z dnia 5 maja 2026 r. zmieniającego zarządzenie w sprawie organizacji oceniania i zatwierdzania sprawozdań z realizacji zadania publicznego (Dz.Urz.NDAP. poz. 9). Zmiana weszła w życie 5 maja 2026 r.

[14] § 2 ust. 10 w brzmieniu ustalonym przez § 1 pkt 2 lit. b) zarządzenia nr 9 Naczelnego Dyrektora Archiwów Państwowych z dnia 5 maja 2026 r. zmieniającego zarządzenie w sprawie organizacji oceniania i zatwierdzania sprawozdań z realizacji zadania publicznego (Dz.Urz.NDAP. poz. 9). Zmiana weszła w życie 5 maja 2026 r.

Wersja archiwalna obowiązująca od 2025.03.06 do 2026.05.04

§ 2. 1. Proces oceny i weryfikacji oraz zatwierdzania sprawozdań organizuje Departament Archiwistyki.

2. Departament Archiwistyki dokonuje oceny sprawozdań, w tym ich zgodności z przepisami ustawy z dnia 24 kwietnia 2003 r. o działalności pożytku publicznego i o wolontariacie, umową o wsparcie realizacji zadania publicznego oraz regulaminem danego konkursu, w szczególności biorąc pod uwagę terminowość oraz zgodność ponoszonych wydatków z ofertą zleceniobiorcy.

3. Ocenę sprawozdań pod względem rachunkowym przeprowadza Wydział Finansowo–Księgowy, który dokonuje ich weryfikacji w zakresie ewentualnych zwrotów dotacji niewykorzystanych, odsetek za opóźnienie lub odsetek bankowych. Na wniosek Departamentu Archiwistyki, Wydział Finansowo-Księgowy weryfikuje faktury oraz inne dokumenty finansowe, w przypadku gdy zleceniobiorca takie dokumenty dostarczył.

4. Ocenę merytoryczną sprawozdań przeprowadza Departament Archiwistyki, który ocenia realizację zleconego zadania, w tym jej zgodność z opisem w ofercie zleceniobiorcy i przepisami prawa oraz sposób postępowania z materiałami archiwalnymi.

5. Pracownicy odpowiedzialni za wykonanie czynności, o których mowa w ust. 2-4, są wyznaczani przez kierującego właściwą komórką organizacyjną.

6. [1] Z zastrzeżeniem ust. 6a, wynik oceny lub weryfikacji jest zatwierdzany przez bezpośrednich przełożonych pracowników, o których mowa w ust. 5.

6a. [2] Naczelny Dyrektor Archiwów Państwowych, z własnej inicjatywy lub na wniosek dyrektora Departamentu Archiwistyki, może polecić Zastępcy Naczelnego Dyrektora Archiwów Państwowych lub dyrektorowi innej komórki organizacyjnej niż Departament Archiwistyki dokonanie zatwierdzenia, o którym mowa w ust. 6.

7. Przeprowadzenie ostatecznej oceny i weryfikacji sprawozdań po ponownej ocenie, o której mowa w ust. 11, oraz zatwierdzenie wyników tej weryfikacji i oceny przez osoby, o których mowa w ust. 5 i 6, jest dokumentowane w formie karty obiegowej, zwanej dalej „kartą obiegową”, której wzór stanowi załącznik do zarządzenia.

8. Karta obiegowa, po zatwierdzeniu lub odrzuceniu sprawozdania, jest przekazywana do Wydziału Finansowo-Księgowego wraz z informacją, o której mowa w § 4, celem ujęcia w ewidencji księgowej.

9. Jeżeli w wyniku oceny lub weryfikacji sprawozdań, odpowiednio pod względem formalnym, merytorycznym oraz rachunkowym, zachodzi konieczność wezwania zleceniobiorcy do uzupełnienia braków lub złożenia wyjaśnień w zakresie złożonego sprawozdania, pracownik dokonujący oceny lub weryfikacji zgłasza ten fakt do Departamentu Archiwistyki, przekazując jednocześnie informację dotyczącą zastrzeżeń wraz z podaniem ich treści, wskazaniem miejsca w sprawozdaniu, którego zastrzeżenie dotyczy oraz nazwy zleceniobiorcy i numeru zawartej umowy.

10. Na podstawie zgłoszonych zastrzeżeń, o których mowa w ust. 9, Departament Archiwistyki przygotowuje wezwanie do zleceniobiorcy do uzupełnienia braków lub złożenia wyjaśnień. W razie potrzeby Departament Archiwistyki przedstawia zgłoszone zastrzeżenia do konsultacji prawnej.

11. Wyjaśnienia i uzupełnienia zleceniobiorców dotyczące sprawozdań podlegają ponownej ocenie i weryfikacji przez komórki organizacyjne zgłaszające zastrzeżenia.

[1] § 2 ust. 6 w brzmieniu ustalonym przez § 1 pkt 1 zarządzenia nr 5 Naczelnego Dyrektora Archiwów Państwowych z dnia 6 marca 2025 r. zmieniającego zarządzenie w sprawie organizacji oceniania i zatwierdzania sprawozdań z realizacji zadania publicznego (Dz.Urz.NDAP. poz. 5). Zmiana weszła w życie 6 marca 2025 r.

[2] § 2 ust. 6a dodany przez § 1 pkt 2 zarządzenia nr 5 Naczelnego Dyrektora Archiwów Państwowych z dnia 6 marca 2025 r. zmieniającego zarządzenie w sprawie organizacji oceniania i zatwierdzania sprawozdań z realizacji zadania publicznego (Dz.Urz.NDAP. poz. 5). Zmiana weszła w życie 6 marca 2025 r.

Wersja archiwalna obowiązująca od 2020.12.17 do 2025.03.05

§ 2. 1. Proces oceny i weryfikacji oraz zatwierdzania sprawozdań organizuje Departament Archiwistyki.

2. Departament Archiwistyki dokonuje oceny sprawozdań, w tym ich zgodności z przepisami ustawy z dnia 24 kwietnia 2003 r. o działalności pożytku publicznego i o wolontariacie, umową o wsparcie realizacji zadania publicznego oraz regulaminem danego konkursu, w szczególności biorąc pod uwagę terminowość oraz zgodność ponoszonych wydatków z ofertą zleceniobiorcy.

3. Ocenę sprawozdań pod względem rachunkowym przeprowadza Wydział Finansowo–Księgowy, który dokonuje ich weryfikacji w zakresie ewentualnych zwrotów dotacji niewykorzystanych, odsetek za opóźnienie lub odsetek bankowych. Na wniosek Departamentu Archiwistyki, Wydział Finansowo-Księgowy weryfikuje faktury oraz inne dokumenty finansowe, w przypadku gdy zleceniobiorca takie dokumenty dostarczył.

4. Ocenę merytoryczną sprawozdań przeprowadza Departament Archiwistyki, który ocenia realizację zleconego zadania, w tym jej zgodność z opisem w ofercie zleceniobiorcy i przepisami prawa oraz sposób postępowania z materiałami archiwalnymi.

5. Pracownicy odpowiedzialni za wykonanie czynności, o których mowa w ust. 2-4, są wyznaczani przez kierującego właściwą komórką organizacyjną.

6. Wynik oceny lub weryfikacji jest zatwierdzany przez bezpośrednich przełożonych pracowników, o których mowa w ust. 5.

7. Przeprowadzenie ostatecznej oceny i weryfikacji sprawozdań po ponownej ocenie, o której mowa w ust. 11, oraz zatwierdzenie wyników tej weryfikacji i oceny przez osoby, o których mowa w ust. 5 i 6, jest dokumentowane w formie karty obiegowej, zwanej dalej „kartą obiegową”, której wzór stanowi załącznik do zarządzenia.

8. Karta obiegowa, po zatwierdzeniu lub odrzuceniu sprawozdania, jest przekazywana do Wydziału Finansowo-Księgowego wraz z informacją, o której mowa w § 4, celem ujęcia w ewidencji księgowej.

9. Jeżeli w wyniku oceny lub weryfikacji sprawozdań, odpowiednio pod względem formalnym, merytorycznym oraz rachunkowym, zachodzi konieczność wezwania zleceniobiorcy do uzupełnienia braków lub złożenia wyjaśnień w zakresie złożonego sprawozdania, pracownik dokonujący oceny lub weryfikacji zgłasza ten fakt do Departamentu Archiwistyki, przekazując jednocześnie informację dotyczącą zastrzeżeń wraz z podaniem ich treści, wskazaniem miejsca w sprawozdaniu, którego zastrzeżenie dotyczy oraz nazwy zleceniobiorcy i numeru zawartej umowy.

10. Na podstawie zgłoszonych zastrzeżeń, o których mowa w ust. 9, Departament Archiwistyki przygotowuje wezwanie do zleceniobiorcy do uzupełnienia braków lub złożenia wyjaśnień. W razie potrzeby Departament Archiwistyki przedstawia zgłoszone zastrzeżenia do konsultacji prawnej.

11. Wyjaśnienia i uzupełnienia zleceniobiorców dotyczące sprawozdań podlegają ponownej ocenie i weryfikacji przez komórki organizacyjne zgłaszające zastrzeżenia.