Wyszukaj po identyfikatorze keyboard_arrow_down
Wyszukiwanie po identyfikatorze Zamknij close
ZAMKNIJ close
account_circle Jesteś zalogowany jako:
ZAMKNIJ close
Powiadomienia
keyboard_arrow_up keyboard_arrow_down znajdź
removeA addA insert_drive_fileWEksportuj printDrukuj assignment add Do schowka
book

Książka

Książka aktualna na dzień 19-06-2024
Książka aktualna na dzień 19-06-2024

Praca zdalna. Obowiązki i uprawnienia pracowników i pracodawców

Wstęp

Kodeks pracy pozwala świadczyć pracę nie tylko w sposób tradycyjny (w miejscu/miejscach wpisanych w umowie o pracę), ale również zdalny (w miejscu wskazanym przez pracownika i zaakceptowanym przez pracodawcę).

Przepisy o pracy zdalnej zostały wprowadzone do Kodeksu pracy od 7 kwietnia 2023 r. Wcześniej ta forma wykonywania pracy była uregulowana w przepisach specustawy uchwalonej w związku z epidemią COVID-19. W Kodeksie pracy natomiast funkcjonowały przez wiele lat przepisy o telepracy, które również pozwalały na pracę z domu.

Ponadroczny okres funkcjonowania przepisów o pracy zdalnej w Kodeksie pracy to dobry czas, żeby przypomnieć obowiązujące regulacje oraz zwrócić uwagę na pojawiające się w praktyce problemy związane z ich funkcjonowaniem.

Przypominamy, że praca zdalna to praca wykonywana całkowicie lub częściowo w miejscu wskazanym przez pracownika i każdorazowo uzgodnionym z pracodawcą (w tym pod adresem zamieszkania pracownika). Powinna być świadczona przy użyciu środków bezpośredniego porozumiewania się na odległość. Pracodawca może ją wprowadzić na cztery sposoby. Dwa pierwsze to akty prawa zakładowego, czyli porozumienie ze stroną związkową lub regulamin. Gdy te dokumenty nie zostaną przyjęte, wówczas możliwe są dwie pozostałe formy, tj. jednostronne polecenie pracodawcy i porozumienie z pracownikiem.

Należy zwrócić uwagę, że zupełnie odmienne regulacje w zakresie pracy zdalnej mają funkcjonariusze służb mundurowych. Wynikają one głównie ze specyfiki wykonywanego przez te osoby zawodu.

1. Elementy definicji pracy zdalnej

Praca zdalna to praca wykonywana całkowicie lub częściowo w miejscu wskazanym przez pracownika i każdorazowo uzgodnionym z pracodawcą, w tym pod adresem zamieszkania pracownika, w szczególności z wykorzystaniem środków bezpośredniego porozumiewania się na odległość (art. 6718 Kodeksu pracy).

Kodeksowa definicja pracy zdalnej tworzy możliwość wyboru całkowitego lub częściowego świadczenia pracy w tej formie. Opcja częściowa to tzw. praca hybrydowa, która łączy pracę tradycyjną i zdalną, np. 4 dni w miejscu pracy zdalnej i 1 dzień w siedzibie pracodawcy albo w innym miejscu przez niego wskazanym i zapisanym w umowie o pracę.

1.1. Wymiar pracy zdalnej

Wymiar całkowity lub częściowy świadczenia pracy zdalnie powinien być wskazany w dokumencie wprowadzającym pracę zdalną. Nie dotyczy to jedynie pracy zdalnej wykonywanej okazjonalnie ze względu na jej limit 24 dni w roku kalendarzowym.

1.2. Miejsce pracy zdalnej

Definicja pracy zdalnej nie pozostawia wątpliwości, że miejsce (miejsca) wykonywania pracy zdalnej (dalej: miejsce pracy zdalnej) nie może być swobodnie wybrane lub narzucone przez żadną ze stron stosunku pracy, lecz ma być wspólnie ustalone. Miejsce pracy zdalnej (w tym własny adres zamieszkania) wskazuje wprawdzie pracownik, lecz pracodawca musi się na nie zgodzić. Co więcej, tę procedurę trzeba powtarzać przy każdej zmianie lokalizacji pracy zdalnej.

W opublikowanych na stronie internetowej Ministerstwa Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej wyjaśnieniach (dalej: wyjaśnienia MRPiPS) resort podkreśla, że miejsc pracy zdalnej może być kilka (por. https://www.gov.pl/web/rodzina/praca-zdalna---pytania-i-odpowiedzi).

1.3. Metody przekazywania wyników pracy zdalnej

Kodeksowa praca zdalna może być realizowana z wykorzystaniem środków bezpośredniego porozumiewania się na odległość. Pojęcie tych środków obejmuje każdy sposób umożliwiający bezpośredni kontakt między pracodawcą a pracownikiem (w tym połączenia tekstowe, głosowe i wideo czy przekazywanie wyników pracy elektronicznie), m.in.:

● telefon,

● tablet,

● komunikator internetowy,

● rozwiązania techniczne, w tym urządzenia teleinformatyczne i współpracujące z nimi narzędzia programowe, umożliwiające indywidualne porozumiewanie się na odległość przy wykorzystaniu transmisji danych między systemami teleinformatycznymi, a w szczególności pocztę elektroniczną (środki komunikacji elektronicznej w rozumieniu art. 2 pkt 5 ustawy z 18 lipca 2002 r. o świadczeniu usług drogą elektroniczną).

Użyty w art. 6718 Kodeksu pracy zwrot „w szczególności” wyraźnie dopuszcza możliwość stosowania odmiennych metod przekazywania efektów pracy niż za pomocą środków bezpośredniego porozumiewania się na odległość, co potwierdza art. 6727 Kodeksu pracy. W uzasadnieniu do ustawy z 1 grudnia 2022 r. o zmianie ustawy – Kodeks pracy oraz niektórych innych ustaw (Dz.U. z 2023 r. poz. 240; dalej: ustawa zmieniająca) jako przykład podano „analizę dokumentów”, natomiast w literaturze prawa pracy wskazuje się na listy przesyłane tradycyjną pocztą czy użycie radia.

WAŻNE!

Do przesyłania informacji podczas pracy zdalnej mogą być używane środki bezpośredniego porozumiewania się na odległość lub inny sposób komunikacji uzgodniony między pracodawcą i pracownikiem.

2. Zakres pracy zdalnej

2.1. Zakres podmiotowy

Wprowadzenie pracy zdalnej do Kodeksu pracy, w tym jego art. 6734, przesądza, że może być ona stosowana do pracowników w rozumieniu art. 2 Kodeksu pracy, czyli osób pozostających w stosunku pracy zawartym na podstawie każdej umowy o pracę (na okres próbny, na czas określony i nieokreślony), mianowania, wyboru, powołania i spółdzielczej umowy o pracę. Nie odnosi się natomiast do osób zatrudnionych na umowach cywilnoprawnych, ale ich strony mogą przewidzieć odpowiednie stosowanie przepisów o pracy zdalnej na mocy zasady swobody umów (art. 3531 Kodeksu cywilnego).

Rozwiązań kodeksowych o pracy zdalnej nie stosuje się do funkcjonariuszy:

● Policji,

● Straży Granicznej,

● Państwowej Straży Pożarnej,

● Agencji Bezpieczeństwa Wewnętrznego,

● Agencji Wywiadu,

● Centralnego Biura Antykorupcyjnego,

● Służby Więziennej,

● Krajowej Administracji Skarbowej,

● Służby Ochrony Państwa.

Ustawa wprowadzająca pracę zdalną wdrożyła do aktów prawnych regulujących te poszczególne formacje możliwość pełnienia przez funkcjonariuszy służby w formie zdalnej. Zastrzegła przy tym, że może mieć to miejsce wyłącznie w szczególnych przypadkach. Narzuciła także konkretne warunki (m.in. lokalowe i techniczne) dla służby w formie zdalnej.

Zatem urzędnicy państwowi oraz samorządowi mogą świadczyć pracę zdalną na ogólnych zasadach uregulowanych w Kodeksie pracy. Natomiast praca zdalna funkcjonariuszy służb mundurowych może odbywać się wyłącznie na polecenie przełożonego wydane w nadzwyczajnych okolicznościach związanych z zagrożeniem chorobami zakaźnymi.

Przepisy ustaw regulujących zasady zatrudniania:

● pracowników samorządowych,

● członków korpusu służby cywilnej,

● pracowników urzędów państwowych

nie zawierają bowiem regulacji dotyczących świadczenia pracy w formie zdalnej.

W zakresie nieuregulowanym w pragmatykach pracowniczych do ww. grup pracowników zastosowanie znajdują przepisy Kodeksu pracy. W związku z tym do pracowników samorządowych, członków korpusu służby cywilnej oraz pracowników urzędów państwowych, bez względu na podstawę nawiązania stosunku pracy – umowa o pracę, powołanie, mianowanie, wybór (art. 6734 Kodeksu pracy), zastosowanie znajdują regulacje Kodeksu pracy dotyczące pracy zdalnej.

WAŻNE!

Pracownicy samorządowi, członkowie korpusu służby cywilnej oraz pracownicy urzędów państwowych, bez względu na podstawę nawiązania stosunku pracy, mogą świadczyć pracę całkowicie lub częściowo w formie zdalnej oraz mogą wnioskować do pracodawcy o okazjonalną pracę zdalną.

2.2. Służba pełniona w formie zdalnej

Na mocy nowelizacji Kodeksu pracy regulacje w zakresie pracy zdalnej zostały dodane w ustawach regulujących pragmatyki służbowe funkcjonariuszy Policji, Agencji Bezpieczeństwa Wewnętrznego, Centralnego Biura Antykorupcyjnego, Straży Granicznej, Służby Ochrony Państwa, Państwowej Straży Pożarnej, Służby Celno­-Skarbowej i Służby Więziennej.

Regulacje te wprowadzają jednak znacznie bardziej ograniczoną, niż przewidziana w Kodeksie pracy, możliwość pracy zdalnej funkcjonariuszy. Funkcjonariusze ww. służb mogą wykonywać pracę zdalną wyłącznie w okresie obowiązywania stanu zagrożenia epidemicznego, stanu epidemii lub stanu klęski żywiołowej związanej z występowaniem chorób zakaźnych u ludzi, w celu przeciwdziałania chorobom zakaźnym, jeżeli przełożony lub osoba przez niego upoważniona poleci funkcjonariuszowi pełnienie służby zdalnie.

Przepisy nie przewidują w stosunku do funkcjonariuszy możliwości całkowitej lub częściowej pracy zdalnej na wniosek funkcjonariusza. Funkcjonariusz nie ma też prawa do okazjonalnej pracy zdalnej.

2.2.1. Polecenie służby zdalnej

W okresie obowiązywania stanu zagrożenia epidemicznego, stanu epidemii lub stanu klęski żywiołowej związanej z występowaniem chorób zakaźnych u ludzi przełożony funkcjonariusza lub osoba przez niego upoważniona mogą w celu przeciwdziałania chorobom zakaźnym polecić funkcjonariuszowi pełnienie służby poza miejscem jej stałego wykonywania, w szczególności z wykorzystaniem środków bezpośredniego porozumiewania się na odległość.

WAŻNE!

Możliwość polecenia służby zdalnej funkcjonariuszowi nie wymaga uprzedniego zawarcia porozumienia lub wprowadzenia regulaminu pracy zdalnej.

Tabela 1. Podmioty uprawnione do wydania polecenia służby zdalnej funkcjonariuszowi

Rodzaj służby

Podmiot uprawniony

PolicjaKomendant Główny Policji, Komendant Centralnego Biura Śledczego Policji, Komendant Biura Spraw Wewnętrznych Policji, Komendant Centralnego Biura Zwalczania Cyberprzestępczości, Dyrektor Centralnego Laboratorium Kryminalistycznego Policji, komendanci wojewódzcy albo Komendant Stołeczny Policji i komendanci powiatowi (miejscy, rejonowi) policji oraz Komendant-Rektor Wyższej Szkoły Policji w Szczytnie i komendanci szkół policyjnych
Agencja Bezpieczeństwa WewnętrznegoSzef ABW
Centralne Biuro AntykorupcyjneSzef CBA
Straż GranicznaKomendant Główny Straży Granicznej, Komendant Biura Spraw Wewnętrznych Straży Granicznej, komendanci oddziałów Straży Granicznej, komendanci ośrodków szkolenia Straży Granicznej oraz komendanci ośrodków Straży Granicznej
Służba Ochrony PaństwaKierownik komórki organizacyjnej
Państwowa Straż Pożarna● Komendant Główny, komendant wojewódzki, komendant powiatowy (miejski), komendant szkoły;

● w instytucie badawczym – dyrektor jednostki;

● w Centralnym Muzeum Pożarnictwa – dyrektor muzeum
Służba

Celno-Skarbowa
Kierownik jednostki organizacyjnej
Służba WięziennaKierownicy jednostek organizacyjnych: Dyrektor Generalny, Szef Inspektoratu Wewnętrznego Służby Więziennej, dyrektorzy okręgowi, Rektor, Komendant Centralnego Ośrodka Szkolenia Służby Więziennej, dyrektorzy zakładów karnych i aresztów śledczych, komendanci ośrodków szkolenia Służby Więziennej i ośrodków doskonalenia kadr Służby Więziennej

Przełożony lub osoba przez niego upoważniona w poleceniu pełnienia służby w formie zdalnej określają czas i miejsce jej pełnienia oraz sposób porozumiewania się funkcjonariusza z bezpośrednim przełożonym.

Przełożony lub osoba przez niego upoważniona przed rozpoczęciem przez funkcjonariusza służby pełnionej w formie zdalnej przekazują mu informacje dotyczące:

● zasad oraz sposobu właściwej organizacji stanowiska służby pełnionej w formie zdalnej, z uwzględnieniem wymagań ergonomii,

● zasad bezpiecznego i higienicznego wykonywania służby pełnionej w formie zdalnej,

● zasad postępowania w sytuacjach awaryjnych stwarzających zagrożenie dla życia lub zdrowia,

● czynności do wykonania po zakończeniu wykonywania służby pełnionej w formie zdalnej.

Przed dopuszczeniem do wykonywania służby pełnionej w formie zdalnej funkcjonariusz w oświadczeniu składanym w postaci papierowej lub elektronicznej:

1) potwierdza:

a) zapoznanie się z informacjami dotyczącymi:

● zasad oraz sposobu właściwej organizacji stanowiska służby pełnionej w formie zdalnej, z uwzględnieniem wymagań ergonomii,

● zasad bezpiecznego i higienicznego wykonywania służby pełnionej w formie zdalnej,

● zasad postępowania w sytuacjach awaryjnych stwarzających zagrożenie dla życia lub zdrowia,

● czynności do wykonania po zakończeniu wykonywania służby pełnionej w formie zdalnej,

b) że na stanowisku służby pełnionej w formie zdalnej w miejscu wskazanym w poleceniu są zapewnione bezpieczne i higieniczne warunki tej służby;

2) zobowiązuje się do przestrzegania powyższych zasad oraz do wykonywania ww. czynności.

Przełożony lub osoba przez niego upoważniona mogą w każdym czasie cofnąć polecenie pełnienia służby w formie zdalnej. Skrócenie wskazanego w poleceniu okresu wykonywania służby zdalnej nie wymaga żadnego uprzedzenia ani wskazania przyczyny. Odbywa się ono w formie polecenia służbowego. Funkcjonariusz może więc być z dnia na dzień wezwany do służby w siedzibie jednostki bez żadnego uzasadnienia. Jednocześnie funkcjonariusz nie może odmówić wykonania takiego polecenia, chyba że jest ono sprzeczne z prawem.

WAŻNE!

Wydanie i cofnięcie przez przełożonego lub upoważnioną przez niego osobę polecenia pełnienia służby w formie zdalnej może nastąpić w postaci papierowej lub elektronicznej (np. e-mailem).

W czasie pełnienia służby zdalnej funkcjonariusz ma obowiązek na polecenie bezpośredniego przełożonego stawić się w miejscu stałego wykonywania służby. Przepisy nie określają, z jakim wyprzedzeniem funkcjonariusz powinien być wezwany do stawienia się w miejscu służby. Należy przyjąć, że czas ten powinien być tak określony, aby umożliwiał dojazd z określonego w poleceniu miejsca świadczenia służby zdalnej.

2.2.2. Organizacja stanowiska służby zdalnej

Funkcjonariusz może pełnić służbę w formie zdalnej, jeżeli ma możliwości techniczne oraz lokalowe do jej pełnienia i pozwala na to charakter wykonywanych przez niego zadań.

Funkcjonariusz organizuje stanowisko służby pełnionej w formie zdalnej, uwzględniając wymagania ergonomii. Do funkcjonariusza należy więc obowiązek wyposażenia stanowiska w ergonomiczne biurko, krzesło, a także zapewnienie właściwego oświetlenia w miejscu wykonywania zadań.

Przełożony zapewnia natomiast funkcjonariuszowi narzędzia i materiały niezbędne do pełnienia służby w formie zdalnej oraz obsługę logistyczną. Co do zasady przełożony powinien więc zapewnić funkcjonariuszowi komputer, telefon, materiały piśmiennicze oraz inne narzędzia potrzebne do wykonywania zadań służbowych.

W trakcie pełnienia służby w formie zdalnej funkcjonariusz może używać narzędzi lub materiałów niezapewnionych przez przełożonego, jeżeli:

● narzędzia i materiały spełniają wymagania w zakresie zapewnienia ochrony tajemnic związanych ze służbą oraz danych osobowych (są właściwie zabezpieczone),

● narzędzia spełniają wymagania określone w rozdziale IV działu dziesiątego Kodeksu pracy.

WAŻNE!

Przepisy nie przewidują rekompensaty z tytułu używania przez funkcjonariusza do służby zdalnej własnych narzędzi i materiałów.

Na polecenie przełożonego lub osoby przez niego upoważnionej funkcjonariusz pełniący służbę w formie zdalnej ma obowiązek prowadzić ewidencję wykonanych czynności, uwzględniającą w szczególności opis tych czynności, a także datę ich wykonania. Ewidencję wykonanych czynności funkcjonariusz sporządza w formie i z częstotliwością określonymi w poleceniu.

W trakcie służby pełnionej w formie zdalnej funkcjonariusz jest zobowiązany zapewnić ochronę tajemnic związanych ze służbą oraz danych osobowych.

2.2.3. Obowiązki w zakresie bhp

Przełożony realizuje w stosunku do funkcjonariusza pełniącego służbę w formie zdalnej obowiązki w zakresie zapewnienia bezpiecznych i higienicznych warunków pracy, badań profilaktycznych, szkolenia w zakresie bhp, z wyłączeniem obowiązków określonych w:

● art. 208 § 1 Kodeksu pracy – organizacja pracy w przypadku, gdy jednocześnie w tym samym miejscu wykonują pracę pracownicy zatrudnieni przez różnych pracodawców,

● art. 2091–2093 Kodeksu pracy – pierwsza pomoc w nagłych przypadkach, postępowanie w przypadku możliwości wystąpienia zagrożenia dla zdrowia lub życia, działania pracownika w przypadku wystąpienia bezpośredniego zagrożenia dla ich zdrowia lub życia albo dla zdrowia lub życia innych osób,

● art. 210 § 1–5 Kodeksu pracy – prawo powstrzymywania się od wykonywania pracy, gdy warunki pracy nie odpowiadają przepisom bezpieczeństwa i higieny pracy i stwarzają bezpośrednie zagrożenie dla zdrowia lub życia pracownika albo gdy wykonywana przez niego praca grozi takim niebezpieczeństwem innym osobom,

● przepisach wykonawczych wydanych na podstawie art. 210 § 6 Kodeksu pracy (prace wymagające szczególnej sprawności psychofizycznej),

● art. 212 pkt 1 i 4 Kodeksu pracy – obowiązek pracodawcy organizowania stanowiska pracy zgodnie z przepisami i zasadami bezpieczeństwa i higieny pracy oraz dbania o bezpieczny i higieniczny stan pomieszczeń pracy i wyposażenia technicznego, a także o sprawność środków ochrony zbiorowej i ich stosowanie zgodnie z przeznaczeniem,

● art. 213 Kodeksu pracy – obowiązki pracodawcy związane z budową i przebudową zakładu,

● art. 214 i art. 233 Kodeksu pracy – obowiązek pracodawcy zapewnienia pomieszczeń pracy odpowiednich do rodzaju wykonywanych prac i liczby zatrudnionych pracowników oraz obowiązek utrzymywania obiektów budowlanych i znajdujących się w nich pomieszczeń pracy, a także terenów i urządzeń z nimi związanych w stanie zapewniającym bezpieczne i higieniczne warunki pracy.

Przełożony lub osoba przez niego upoważniona mają prawo przeprowadzać kontrolę warunków bezpieczeństwa i higieny służby pełnionej w formie zdalnej przez funkcjonariusza w miejscu i w godzinach pełnienia tej służby. Przełożony jest zobowiązany dostosować sposób przeprowadzania kontroli do miejsca wykonywania i charakteru służby pełnionej w formie zdalnej. Wykonywanie czynności kontrolnych nie może naruszać prywatności funkcjonariusza pełniącego służbę w formie zdalnej i innych osób ani utrudniać korzystania z pomieszczeń domowych w sposób zgodny z ich przeznaczeniem.

Zgłoszenie bezpośredniemu przełożonemu wypadku pozostającego w związku z pełnieniem służby w formie zdalnej jest równoznaczne z wyrażeniem przez funkcjonariusza zgody na przeprowadzenie oględzin miejsca wypadku, narzędzi, oceny ich stanu technicznego oraz zbadania warunków pełnienia tej służby i innych okoliczności, które mogły mieć wpływ na powstanie wypadku lub mają z nim związek. Oględzin dokonuje się niezwłocznie po zgłoszeniu wypadku pozostającego w związku z pełnieniem służby w formie zdalnej, w terminie uzgodnionym przez funkcjonariusza albo jego domownika, w przypadku gdy funkcjonariusz ze względu na stan zdrowia nie jest w stanie uzgodnić tego terminu, i przewodniczącego komisji powypadkowej. Komisja powypadkowa może odstąpić od dokonywania oględzin, jeżeli uzna, że okoliczności i przyczyny wypadku nie budzą jej wątpliwości. W razie zaistnienia wypadku pozostającego w związku z pełnieniem służby w formie zdalnej stosuje się przepisy ustawy z 4 kwietnia 2014 r. o świadczeniach odszkodowawczych przysługujących w razie wypadku lub choroby pozostających w związku ze służbą.

2.3. Zakres przedmiotowy

To pracodawcy decydują, które prace mogą być wykonywane zdalnie. Ustawodawca pozostawił im zupełną swobodę w tym zakresie. W art. 6731 § 4 Kodeksu pracy wskazał jednak wykaz prac, które nie mogą być świadczone w tym trybie.

Zakazem pracy zdalnej objęte są prace:

● szczególnie niebezpieczne,

● w wyniku których następuje przekroczenie dopuszczalnych norm czynników fizycznych określonych dla pomieszczeń mieszkalnych,

● z czynnikami chemicznymi stwarzającymi zagrożenie, o których mowa w przepisach w sprawie bezpieczeństwa i higieny pracy związanej z występowaniem czynników chemicznych w miejscu pracy,

● związanych ze stosowaniem lub wydzielaniem się szkodliwych czynników biologicznych, substancji radioaktywnych oraz innych substancji lub mieszanin wydzielających uciążliwe zapachy,

● powodujących intensywne brudzenie.

3. Rodzaje pracy zdalnej

3.1. Kryteria podziału

Kodeksowa praca zdalna skupia w sobie doświadczenia tzw. home office (praca z domu pracownika o charakterze incydentalnym), pracy zdalnej na mocy ustawy o COVID-19, telepracy oraz wnioski związków zawodowych i pracodawców. Stąd można ją dzielić według następujących kryteriów: częstotliwości wykonywania, charakteru i formy wprowadzenia.

Tabela 2. Podział pracy zdalnej

Podział pracy zdalnej według kryterium:

częstotliwości

wykonywania

formy wprowadzenia

charakteru

Całkowita praca zdalna, czyli wykonywana w pełnym wymiarze czasu pracy i zadań w miejscu dla niej określonym

(art. 6718 Kodeksu pracy)

Całkowita praca zdalna i praca hybrydowa ustalona w:

● porozumieniu ze stroną związkową (art. 6720 § 1–2 Kodeksu pracy) lub

● regulaminie wydanym przez pracodawcę (art. 6720 § 3–4 Kodeksu pracy), lub

● porozumieniu indywidualnym z pracownikiem (art. 6720 § 5 Kodeksu pracy)

Dobrowolna całkowita praca zdalna i praca hybrydowa, uzgodniona między stronami stosunku pracy (art. 6719 § 1–2 Kodeksu pracy)

Praca hybrydowa, czyli praca częściowo wykonywana zdalnie, a częściowo tradycyjnie

(art. 6718 Kodeksu pracy)

Całkowita praca zdalna i praca hybrydowa realizowana na polecenie pracodawcy (art. 6719 § 3 Kodeksu pracy)Przymusowa całkowita praca zdalna i praca hybrydowa, wykonywana na polecenie pracodawcy wydane w warunkach wskazanych w art. 6719 § 3 Kodeksu pracy

Okazjonalna praca zdalna (tzw. praca ad hoc), czyli wykonywana maksymalnie przez 24 dni w roku kalendarzowym

(art. 6733 Kodeksu pracy)

Okazjonalna praca zdalna świadczona na wniosek pracownika (art. 6733 Kodeksu pracy)Dobrowolna okazjonalna praca zdalna, bo świadczona na wniosek pracownika (art. 6733 Kodeksu pracy)

3.2. Dobrowolna praca zdalna

Podstawową cechą pracy zdalnej jest dobrowolność. Dlatego art. 6719 § 1 Kodeksu pracy przewiduje procedurę uzgodnieniową w zakresie jej wprowadzenia. Zgodnie z tą regulacją pracodawca i pracownik mogą wspólnie ustalić świadczenie pracy zdalnie:

● przy zawieraniu umowy o pracę (innego dokumentu będącego podstawą nawiązania stosunku pracy – art. 6734 Kodeksu pracy) albo

● w trakcie zatrudnienia – z inicjatywy pracodawcy albo na wniosek pracownika, złożony w postaci papierowej lub elektronicznej.

W obydwu przypadkach chodzi o wyrażenie zgody przez każdą ze stron na samą formę pracy zdalnej, a także na jej wymiar (całkowity lub częściowy), miejsce (miejsca) wykonywania, termin rozpoczęcia i okres trwania. Zasady i warunki pracy zdalnej mają być natomiast ustalone odpowiednio w regulacjach wewnętrznych o charakterze zbiorowym (porozumienie ze stroną związkową bądź regulamin albo porozumienie indywidualne z pracownikiem).

Przykład 1

Pracownik wysłał do bezpośredniego przełożonego SMS-a z pytaniem o możliwość przejścia z pracy tradycyjnej na hybrydową od 1 marca 2024 r. na okres roku. Otrzymał zwrotną wiadomość z pozytywną odpowiedzią oraz z informacją o konieczności zawarcia porozumienia indywidualnego w zakresie warunków świadczenia pracy zdalnie, ponieważ pracodawca, u którego nie ma związków zawodowych, nie wprowadził dotychczas i w najbliższym czasie nie planuje wprowadzenia regulaminu pracy zdalnej. Wymianę SMS-ów należy uznać za uzgodnienie pracy zdalnej częściowej w rozumieniu art. 6719 § 1 pkt 2 Kodeksu pracy.

Przepisy Kodeksu pracy nie wskazują żadnej formy dla takich uzgodnień. Ze względów dowodowych najlepiej zastosować:

● formę elektroniczną wymagającą złożenia oświadczeń pracodawcy i pracownika w postaci elektronicznej i opatrzenia ich kwalifikowanymi podpisami elektronicznymi – ma taką samą moc jak forma pisemna przy zachowaniu tych warunków (art. 781 Kodeksu cywilnego),

● formę dokumentową, w której oświadczenia składa się w postaci dokumentu (dowolny nośnik pozwalający zapoznać się z jego treścią, np. SMS, e-mail, wiadomość głosowa czy wideo) w taki sposób, że możliwe jest ustalenie osób składających, czyli pracownika i pracodawcy (art. 772 Kodeksu cywilnego).

Wymienionych form nie należy mylić z postaciami papierową i elektroniczną, które są sposobami komunikacji (w tym w zakresie składania wniosków) między pracodawcą a pracownikiem.

3.3. Przymusowa praca zdalna

Na mocy art. 6719 § 3 Kodeksu pracy pracodawca ma prawo do wydania polecenia wykonywania pracy zdalnej. Decyduje w tej sprawie samodzielnie w ramach uprawnień kierowniczych (por. art. 22 § 1 Kodeksu pracy definiujący stosunek pracy). Pracownik musi się podporządkować jego decyzji (art. 100 § 1 Kodeksu pracy zobowiązujący do wykonywania pracy sumiennie i starannie oraz stosowania się do poleceń dotyczących pracy, zgodnych z prawem i umową o pracę). Stąd przymusowy charakter pracy zdalnej świadczonej wskutek polecenia.

Polecenie jako wyjątek od zasady dobrowolności świadczenia pracy zdalnej zostało jednak obwarowane warunkami. Pierwszy z nich to złożenie przez pracownika oświadczenia w postaci papierowej lub elektronicznej, że posiada warunki lokalowe i techniczne do wykonywania pracy zdalnej. Powinien je dostarczyć bezpośrednio przed wydaniem polecenia, czyli pracodawca musi je otrzymać najpóźniej przed ogłoszeniem swojego polecenia. Brak tego oświadczenia uniemożliwia wydanie polecenia pracy zdalnej, a pracodawca nie będzie mógł weryfikować ani podważać oceny pracownika w zakresie niespełniania kryteriów lokalowo-technicznych.

Co istotne, oświadczenie o posiadaniu warunków lokalowych i technicznych do wykonywania pracy zdalnej jest wymagane wyłącznie przy jej stosowaniu na polecenie pracodawcy. Pracownik nie składa go w procedurze uzgodnieniowej ani wnioskowej dotyczącej okazjonalnej pracy zdalnej.

Drugi warunek to konkretne okoliczności, w których polecenie pracy zdalnej może być wydane. Pracodawca może to uczynić wyłącznie w okresie:

● obowiązywania stanu nadzwyczajnego, stanu zagrożenia epidemicznego albo stanu epidemii oraz w okresie 3 miesięcy po ich odwołaniu lub

● w którym zapewnienie przez niego bezpiecznych i higienicznych warunków pracy w dotychczasowym miejscu pracy pracownika jest czasowo niemożliwe z powodu działania siły wyższej; siła wyższa to zdarzenie charakteryzujące się zewnętrznością oraz niemożliwością jego przewidzenia i zapobieżenia jego skutkom, tj. klęski żywiołowe (typu powodzie, huragany, trzęsienia ziemi, pożary lasów), akty władzy i działania zbrojne.

Trzeci warunek sprowadza się do wskazania minimalnego zakresu treści polecenia. Polecenie stanowi bowiem formę wprowadzenia pracy zdalnej w przypadku braku regulacji wewnętrznych u pracodawcy (art. 6720 § 5 i § 7 Kodeksu pracy).

3.4. Okazjonalna praca zdalna

Okazjonalna praca zdalna jest szczególnym przypadkiem świadczenia jej dobrowolnie (art. 6733 Kodeksu pracy). Nie stosuje się do niej procedury uzgodnieniowej, lecz wnioskową, którą zawsze uruchamia pracownik. To właśnie on musi złożyć wniosek o okazjonalną pracę zdalną, w postaci papierowej lub elektronicznej, a pracodawca może go uwzględnić lub odrzucić (bez konieczności podawania powodu odmowy).

Odmowa nie może mieć jednak charakteru dyskryminacyjnego (por. odpowiedź Ministerstwa Rodziny i Polityki Społecznej z 23 lutego 2023 r. na interpelację poselską nr 38835 w sprawie zmian w przepisach w kontekście pracy zdalnej – dostępna na stronie www.sejm.gov.pl; dalej: odpowiedź MRiPS na interpelację poselską). W tym przypadku nie ma żadnych wyjątków, w których istnieje obowiązek akceptacji wniosku. To skutek wyłączenia w stosunku do okazjonalnej pracy zdalnej art. 6719–6724 oraz art. 6731 § 3 Kodeksu pracy, który nadaje temu rodzajowi pracy zdalnej charakter odformalizowany. Do przyjęcia wniosku może skłonić pracodawcę powód ubiegania się o pracę okazjonalną, lecz pracownik nie musi go podawać.

Przykład 2

Pracownica w ciąży, zatrudniona na samodzielnym stanowisku analitycznym, wysłała do bezpośredniego przełożonego e-mail o następującej treści:

Na podstawie art. 6733 Kodeksu pracy wnoszę o wykonywanie pracy zdalnej w dniach 15–16 kwietnia 2024 r. z własnego domu z powodu słabszej kondycji fizycznej. Analizy, które jestem zobowiązana przedłożyć do godz. 16.00 w każdym z tych dni, prześlę w formie zaszyfrowanych plików PDF drogą mailową. Będę dostępna telefonicznie i e-mailowo w zwykłych godzinach pracy od 8.00 do 16.00 w każdym z wymienionych dni. Moja aktywność na służbowym laptopie będzie monitorowana na zasadach określonych w regulaminie pracy.

Pracodawca zgodził się na pracę okazjonalną, mimo że nie był do tego zobligowany.

Nie ma kodeksowego terminu, w którym wniosek o okazjonalną pracę zdalną powinien być złożony. Przyjmuje się – na zasadzie analogii do urlopu na żądanie – że najpóźniej powinno to nastąpić przed rozpoczęciem pracy w dniu korzystania z tej formy świadczenia pracy. Wybierając termin złożenia wniosku, pracownik powinien wziąć pod uwagę swobodę decyzyjną pracodawcy, który może docenić wcześniejsze otrzymanie dokumentu.

O okazjonalną pracę zdalną pracownik wykonujący pracę hybrydowo może wystąpić na dni, w których pracuje w siedzibie pracodawcy lub innym miejscu przez niego wskazanym.

Maksymalny wymiar okazjonalnej pracy zdalnej to 24 dni w roku kalendarzowym (od 1 stycznia do 31 grudnia). W wyjaśnieniach MRPiPS resort pracy zauważył, że ta pula przysługuje każdemu pracownikowi bez względu na wymiar jego czasu pracy (cały etat lub jego część) i liczbę rozkładowych godzin pracy w dniu wykonywania okazjonalnej pracy zdalnej. Ze względu na brak uszczegółowienia pracownik może występować o pojedyncze dni, o dni po kilka łącznie lub o całość jednocześnie. Pracodawca może zaś przystać na jego propozycję lub uzgodnić z nim inny okres.

W razie zmiany pracodawców w roku kalendarzowym nowy pracodawca powinien odpowiednio zmniejszyć wymiar okazjonalnej pracy zdalnej należnej pracownikowi o dni wykorzystane u wcześniejszego pracodawcy. Taki sposób postępowania wskazuje resort pracy, podkreślając jednocześnie, że w razie nieskorzystania z pracy zdalnej okazjonalnej u poprzedniego pracodawcy lub podjęcia pracy w trakcie roku kalendarzowego pracownikowi przysługuje pełny wymiar okazjonalnej pracy zdalnej. Niewykorzystana liczba dni nie przechodzi natomiast na rok kolejny.

W przypadku zakończenia stosunku pracy pracodawca podaje w świadectwie pracy informację o wykonywaniu przez pracownika okazjonalnej pracy zdalnej przewidzianej w art. 6733 § 1 Kodeksu pracy. W ust. 6 pkt 10 świadectwa pracy należy podać liczbę dni wykonywania okazjonalnej pracy zdalnej w roku kalendarzowym, w którym ustał stosunek pracy.

WAŻNE!

Informacja o wykonywaniu przez pracownika okazjonalnej pracy zdalnej powinna zostać zamieszczona w ust. 6 pkt 10 świadectwa pracy.

Pracodawca ustala z pracownikiem:

● zasady kontroli w zakresie: wykonywania okazjonalnej pracy zdalnej, bhp i przestrzegania wymogów w obszarze bezpieczeństwa i ochrony informacji oraz procedur ochrony danych osobowych,

● inne zagadnienia związane ze świadczeniem okazjonalnej pracy zdalnej (m.in. sposoby porozumiewania się czy ochrona danych osobowych).

Mimo wyłączenia art. 6720 Kodeksu pracy można przyjąć, że pracodawcy wolno nadać procesowi ubiegania się o okazjonalną pracę zdalną oraz warunkom jej wykonywania sformalizowaną formę poprzez uregulowanie w porozumieniu ze stroną związkową lub w regulaminie, jeżeli wprowadza jeden z tych dokumentów.

Tabela 3. Regulacje niestosowane i stosowane do okazjonalnej pracy zdalnej

Zakres wyłączonych przepisów

Zakres obowiązujących przepisów

Procedura uzgodnieniowa w zakresie wykonywania pracy zdalnej, w tym zasady uwzględniania wniosku pracownika (art. 6719 § 1, § 6–7 Kodeksu pracy)Wyłączenie z przychodów pracownika (w rozumieniu ustawy o pdof) takich świadczeń jak: zapewnienie mu przez pracodawcę narzędzi pracy zdalnej, pokrycie kosztów związanych ze świadczeniem pracy w tej formie, wypłata ekwiwalentu pieniężnego lub ryczałtu (art. 6725 Kodeksu pracy)
Polecenie pracodawcy dotyczące świadczenia pracy zdalnie i jego cofanie (art. 6719 § 3–5 Kodeksu pracy)Procedura ochrony danych osobowych (art. 6726 Kodeksu pracy)
Tryb zawierania porozumienia ze stroną związkową oraz porozumienia indywidualnego z pracownikiem, wydawania przez pracodawcę regulaminu i polecenia (art. 6720 Kodeksu pracy)Sposoby przekazywania informacji za pomocą środków bezpośredniego porozumiewania się na odległość lub w inny sposób uzgodniony między pracodawcą i pracownikiem (art. 6727 Kodeksu pracy)
Zasady dotyczące informacji o warunkach zatrudnienia (art. 6721 Kodeksu pracy)Podstawowe reguły kontroli wskazane w art. 6728 Kodeksu pracy
Reguły w zakresie zaprzestania wykonywania pracy zdalnie i powrotu do pracy na poprzednich warunkach (art. 6722 Kodeksu pracy)Zasady równego traktowania i niedyskryminacji (art. 6729 Kodeksu pracy)
Zakaz wypowiadania umowy o pracę przez pracodawcę (art. 6723 Kodeksu pracy)Przebywanie na terenie zakładu pracy, korzystanie z pomieszczeń i urządzeń pracodawcy (art. 6730 Kodeksu pracy)
Obowiązki pracodawcy w zakresie zapewnienia materiałów i narzędzi pracy, pokrywania kosztów związanych z pracą zdalną oraz zagwarantowania szkoleń i pomocy technicznej (art. 6724 Kodeksu pracy)Zasady bhp, w tym ocena ryzyka zawodowego i wyłączenie określonych prac z możliwości wykonywania ich zdalnie (art. 6731 Kodeksu pracy)
Przeprowadzanie szkolenia okresowego w zakresie bhp na stanowisko administracyjno-biurowe (art. 6731 § 3 Kodeksu pracy)Zmiana formy pisemnej wniosków składanych przez pracownika, określających prawa i obowiązki z zakresu prawa pracy, na postać papierową lub elektroniczną (art. 6732 Kodeksu pracy)

4. Wnioski dotyczące pracy zdalnej

Przepisy Kodeksu pracy nie określają treści wniosków, jakie mogą być składane w związku z pracą zdalną. Oznacza to, że pracodawca może przygotować własne wzory (opcja rekomendowana przy większej liczbie pracowników) albo pozostawić ustalenie ich brzmienia pracownikom lub sobie, gdy sam zajmuje pozycję wnioskodawcy. Inaczej jest w przypadku wniosku o pracę zdalną jako formę elastycznej organizacji pracy, którego minimalny zakres został określony ustawowo.

Wszystkie wnioski związane z pracą zdalną (w tym jako formą elastycznej organizacji pracy) mogą być składane w postaci papierowej (tradycyjne pismo podpisane własnoręcznie albo do niego zbliżone, np. dokument przesłany faksem) lub elektronicznej (treść przesłana np. e-mailem, SMS-em czy druk wypełniony w wewnętrznym programie pracodawcy).

4.1. Wniosek o zastosowanie pracy zdalnej

Pracodawca samodzielnie decyduje o przyjęciu lub odrzuceniu pracowniczego wniosku o pracę zdalną. Musi natomiast go uwzględnić, gdy składającym jest pracownik wymieniony w art. 6719 § 6 i § 7 Kodeksu pracy. Prawo odmowy przysługuje pracodawcy wyłącznie wtedy, gdy praca zdalna jest niemożliwa ze względu na organizację pracy lub rodzaj pracy wykonywanej przez pracownika. O przyczynie odmowy musi poinformować pracownika, w postaci papierowej lub elektronicznej, w ciągu 7 dni roboczych od dnia złożenia przez niego wniosku.

Przykład 3

Pracownik jest rodzicem dziecka niepełnosprawnego w stopniu znacznym. Pracuje na stanowisku listonosza. Złożył wniosek o pracę zdalną o poniższej treści (zgodny ze wzorem przygotowanym przez pracodawcę), lecz pracodawca nie uwzględnił go, uzasadniając to rodzajem pracy, który wyklucza jej zdalne wykonywanie. Takie postępowanie pracodawcy jest prawidłowe.

infoRgrafika

Tabela 4. Lista pracowników, których wnioski o pracę zdalną są dla pracodawcy wiążące

Lp.

Kategorie pracowników

1

Pracownik-rodzic dziecka (w tym po ukończeniu 18 roku życia) posiadającego zaświadczenie, że ciężkie i nieodwracalne upośledzenie albo nieuleczalna choroba zagrażająca życiu powstały w prenatalnym okresie jego rozwoju lub w czasie porodu (art. 4 ust. 3 ustawy z 4 listopada 2016 r. o wsparciu kobiet w ciąży i rodzin „Za życiem”; j.t. Dz.U. z 2023 r. poz. 1923)

2

Pracownik-rodzic dziecka (w tym po ukończeniu 18 roku życia) dysponującego orzeczeniem o niepełnosprawności albo orzeczeniem o umiarkowanym lub znacznym stopniu niepełnosprawności, o jakich mowa w przepisach o rehabilitacji zawodowej i społecznej oraz zatrudnianiu osób niepełnosprawnych

3

Pracownik-rodzic dziecka (w tym po ukończeniu 18 roku życia) mającego odpowiednio opinię o potrzebie wczesnego wspomagania rozwoju, orzeczenie o potrzebie kształcenia specjalnego lub orzeczenie o potrzebie zajęć rewalidacyjno-wychowawczych, o których mowa w ustawie z 14 grudnia 2016 r. – Prawo oświatowe (j.t. Dz.U. z 2023 r. poz. 900 ze zm.)

4

Pracownica w ciąży

5

Pracownik wychowujący dziecko do ukończenia przez nie 4 roku życia

6

Pracownik sprawujący opiekę nad innym członkiem najbliższej rodziny lub inną osobą pozostającą we wspólnym gospodarstwie domowym, posiadającymi orzeczenie o niepełnosprawności albo orzeczenie o znacznym stopniu niepełnosprawności

4.2. Wniosek o pracę zdalną jako elastyczną organizację pracy

Nowelizacja Kodeksu pracy wprowadzona od 26 kwietnia 2023 r. wdrożyła dyrektywę Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2019/1158 z 20 czerwca 2019 r. w sprawie równowagi między życiem zawodowym a prywatnym rodziców i opiekunów oraz uchylającą dyrektywę Rady 2010/18/UE (Dz. Urz. UE L Nr 188, str. 79), tj. tzw. dyrektywę work-life balance. Stąd w nowym art. 1881 Kodeksu pracy została określona elastyczna organizacja pracy (pojęcie zdefiniowane w art. 3 lit. f dyrektywy), do której zalicza się pracę zdalną. Na podstawie tego przepisu pracownik wychowujący dziecko, do ukończenia przez nie 8 roku życia, może zawnioskować o pracę zdalną. Wniosek trzeba złożyć co najmniej 21 dni przed planowanym rozpoczęciem korzystania z tej formy elastycznej organizacji pracy, wskazując w nim:

● pracę zdalną jako rodzaj elastycznej organizacji pracy,

● imię i nazwisko oraz datę urodzenia dziecka,

● przyczynę konieczności skorzystania z elastycznej organizacji pracy w formie pracy zdalnej,

● termin rozpoczęcia i zakończenia korzystania z elastycznej organizacji pracy.

Przykład 4

Pracownik jest zatrudniony jako grafik w podstawowym systemie czasu pracy (od 9.00 do 17.00 od poniedziałku do piątku). Wychowuje samotnie dziecko, które w 2024 r. ukończy 5 lat. Praca zdalna pozwoli mu uniknąć dojazdów uniemożliwiających odbieranie dziecka na czas z przedszkola. Stąd planuje złożenie wniosku (pracodawca nie przygotował oficjalnego wzoru) o taki sposób pracy na podstawie art. 1881 Kodeksu pracy o następującej treści:

infoRgrafika

Pracodawca rozpatruje taki wniosek, uwzględniając potrzeby pracownika (w tym termin i przyczynę konieczności korzystania z pracy zdalnej jako elastycznej organizacji pracy) oraz własne potrzeby i możliwości (w tym konieczność zapewnienia normalnego toku pracy, organizację pracy lub rodzaj pracy wykonywanej przez pracownika). Może go zaakceptować, odmówić przyjęcia albo wyznaczyć inny termin zastosowania elastycznej organizacji pracy niż wskazany we wniosku. Informację o swojej decyzji (musi zawierać przyczynę, jeśli jest odmowna) przekazuje, w postaci papierowej lub elektronicznej, pracownikowi w ciągu 7 dni od dnia otrzymania wniosku.

4.3. Wnioski o powrót do pracy tradycyjnej

Pracodawca i pracownik mają prawo zawnioskować o zaprzestanie wykonywania pracy zdalnej, wprowadzonej w trakcie zatrudnienia, i przywrócenie poprzednich warunków wykonywania pracy w terminie przez nich ustalonym, lecz nie dłuższym niż 30 dni od otrzymania wniosku. Wniosek każdej ze stron jest wiążący, tj. musi być zrealizowany (art. 6722 § 1 zd. 1 Kodeksu pracy). Taki charakter ma również wniosek pracodawcy o zaprzestanie wykonywania pracy zdalnej i przywrócenie poprzednich warunków wykonywania pracy przez pracownika, którego wniosek został uwzględniony na mocy art. 6719 § 6 i § 7 Kodeksu pracy (por. tabela 3). Pracodawca może go jednak złożyć tylko wtedy, gdy dalsze wykonywanie pracy zdalnej nie jest możliwe ze względu na organizację pracy lub rodzaj pracy wykonywanej przez pracownika (art. 6722 § 2 Kodeksu pracy).

Przykład 5

Załóżmy, że pracownica przeszła z pracy tradycyjnej na zdalną 1 maja 2024 r. na mocy porozumienia indywidualnego. Po 3 miesiącach stwierdziła, że nie jest w stanie pracować w tym systemie ze względu na zdecydowanie mniejszą efektywność. W konsekwencji złożyła wniosek o poniższej treści:

infoRgrafika

O zaprzestanie pracy zdalnej i powrót do pracy stacjonarnej nie może wystąpić pracownik, który uzgodnił tę formę świadczenia pracy przy nawiązywaniu stosunku pracy (patrz pkt 7) lub realizuje ją okazjonalnie (art. 6722 § 1 zd. 1 Kodeksu pracy). Takie prawo ma natomiast pracownik korzystający z elastycznej organizacji pracy (art. 1881 § 6–7 Kodeksu pracy).

4.4. Wnioski o wymaganej formie pisemnej

Pracownicy świadczący pracę zdalnie zyskali prawo składania wniosków, dla których przepisy Kodeksu pracy i jego aktów wykonawczych przewidują formę pisemną, w postaci papierowej lub elektronicznej (art. 6732 Kodeksu pracy). Dotyczy to m.in. wniosków o indywidualny rozkład czasu pracy (art. 142 Kodeksu pracy), o urlop bezpłatny (art. 174 § 1 Kodeksu pracy) czy o urlop wychowawczy (art. 186 § 7 Kodeksu pracy).

5. Zakres obowiązków związanych z pracą zdalną

5.1. Obowiązki organizacyjne pracodawcy

Cztery obowiązki pracodawcy wymienione w art. 6724 § 1 Kodeksu pracy mają charakter bezwzględny (nie dotyczą okazjonalnej pracy zdalnej). Nie mogą być zatem wykonane w sposób mniej korzystny dla pracownika, niż gwarantuje ten przepis. Mianowicie w obszarze organizacji pracy zdalnej pracodawca musi na własny koszt zapewnić pracownikowi:

● materiały i narzędzia pracy, w tym urządzenia techniczne (dalej: narzędzia pracy zdalnej), w których nie mieści się krzesło i biurko,

● instalację, serwis i konserwację narzędzi pracy zdalnej,

● szkolenia i pomoc techniczną, polegającą przede wszystkim na dostarczeniu usług serwisowych w razie awarii sprzętu; pracownik nie powinien sam zajmować się poszukiwaniem pomocy technicznej, lecz ograniczać się do zgłoszenia problemów technicznych pracodawcy lub osobie przez niego wyznaczonej.

Pracodawca ma też obowiązek pokryć inne koszty niż koszty określone powyżej, bezpośrednio związane z wykonywaniem pracy zdalnej, jeżeli zwrot takich kosztów został określony w porozumieniu, regulaminie lub poleceniu pracy zdalnej.

Pracodawca ma jednak prawo uzgodnić z pracownikiem zasady wykorzystywania jego narzędzi pracy zdalnej (własnych lub posiadanych bez prawa własności), spełniających kodeksowe wymagania bhp (art. 6724 § 2 Kodeksu pracy). Wiąże się to z obowiązkami finansowymi.

W kwestii narzędzi pracy zdalnej należy zwrócić uwagę na stanowisko z 9 lutego 2023 r. (GIP- GBI.0701.24.2023.4), w którym Główny Inspektorat Pracy stwierdził, że:

GIP

Zgodnie z § 2 pkt 2 lit. c rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z 1 grudnia 1998 r. w sprawie bezpieczeństwa i higieny pracy na stanowiskach wyposażonych w monitory ekranowe (Dz.U. nr 148, poz. 973) przez stanowisko pracy należy rozumieć przestrzeń pracy, wraz z wyposażeniem w środki i przedmioty pracy, obejmującym m.in. wyposażenie pomocnicze, w tym stół, krzesło, uchwyt na dokument, podnóżek. Zatem wydaje się, że jeżeli praca jest wykonywana na stanowisku pracy z monitorem ekranowym, to biurko i fotel biurowy stanowią jego wyposażenie, a nie narzędzia pracy.

Do organizacyjnych obowiązków pracodawcy należy zaliczyć umożliwienie pracownikom świadczącym pracę zdalnie – na zasadach przyjętych dla ogółu pracowników – przebywania na terenie zakładu pracy, kontaktowania się z innymi pracownikami oraz korzystania z pomieszczeń i urządzeń pracodawcy, zakładowych obiektów socjalnych i prowadzonej działalności socjalnej (art. 6730 Kodeksu pracy).

5.2. Obowiązki finansowe pracodawcy

Pracodawca ma obowiązek finansowania wydatków związanych z organizacją i wykonywaniem pracy zdalnej. Nie wolno mu umówić się z pracownikiem, że nie będzie ich ponosił. Pracownik nie może też z nich zrezygnować. Obydwie czynności byłyby sprzeczne z art. 6724 Kodeksu pracy.

Przykład 6

Pracodawca nie zgodził się na pracę zdalną pracownika, który złożył wniosek w tej sprawie. Nie chce bowiem w ogóle stosować tej formy świadczenia pracy ze względu na rodzaj prowadzonej działalności (zakład stolarski), jej organizację (zatrudnia sześciu pracowników produkcyjnych, z których każdy ma przydzielone zadania w procesie wytwarzania poszczególnych mebli) oraz wykorzystywanie do zadań kadrowo-księgowych biura rachunkowego. Pracownik próbował go przekonać do zmiany decyzji, oferując wykorzystywanie własnego sprzętu i pokrywanie wszystkich związanych z tym trybem pracy kosztów. Pracodawca postąpił słusznie, odmawiając przyjęcia tej oferty.

W wyjaśnieniach z kwietnia 2023 r. resort pracy wyraźnie zaznaczył, że:

MRPiPS

Obowiązkowe pokrycie kosztów w zakresie kosztów zużycia mediów dotyczy wyłącznie kosztów energii elektrycznej oraz usług telekomunikacyjnych niezbędnych do wykonywania pracy zdalnej.

Zatem nie obejmuje ono kosztów zużycia wody lub użytkowania powierzchni w domu, o ile regulacje dotyczące obowiązku zwrotu takich kosztów nie zostały wprowadzone do wewnątrzzakładowych aktów prawnych (porozumienia lub regulaminu).

Zapewnienie przez pracodawcę narzędzi pracy zdalnej, pokrycie kosztów związanych ze świadczeniem pracy w tej formie, wypłata ekwiwalentu pieniężnego lub ryczałtu nie stanowią przychodów pracownika w rozumieniu ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych (art. 6725 Kodeksu pracy). Pracodawca musi jednak uważać przy ryczałcie i ekwiwalencie, by ich nie zawyżać. Organy podatkowe mogą bowiem zakwestionować wysokość tych świadczeń jako nieadekwatną do kryteriów ustawowych i potraktować je jako ukryty przychód pracownika. W konsekwencji zostanie on opodatkowany i oskładkowany.

Tabela 5. Zakres kosztów związanych z pracą zdalną i formy ich pokrywania

Lp.

Rodzaj kosztu

Forma pokrywania

Uwagi

1

Zakup przez pracodawcę narzędzi pracy zdalnej oraz ich instalacja, serwis i konserwacja

(art. 6724 § 1 pkt 1–2 i pkt 4 Kodeksu pracy)

Opłacanie faktur (rachunków) zakupu oraz pokrywanie kosztów instalacji, serwisu i konserwacji narzędzi pracy zdalnejPracodawca samodzielnie decyduje o wyborze narzędzi pracy zdalnej oraz dostawcy usług serwisowych

2

Niezbędne koszty instalacji, serwisu i konserwacji narzędzi należących do pracownika

(art. 6724 § 1 pkt 2 Kodeksu pracy)

Forma określona w dokumencie wprowadzającym pracę zdalną, np.:

● zwrot kwot uregulowanych przez pracownika lub

● ponoszenie kosztów zatrudniania pracowników wykonujących prace instalacyjne, konserwacyjne i serwisowe

Pracodawca może narzucić pracownikowi korzystanie z konkretnych usług serwisowych (np. własnych), skoro je finansuje

3

Koszty energii elektrycznej

(art. 6724 § 1 pkt 2 Kodeksu pracy)

Forma określona w dokumencie wprowadzającym pracę zdalną, którą może być np.:

● zwrot kwoty zawartej w fakturze (rachunku) wystawionej na pracownika zgodnie ze wskazaniem specjalnie zainstalowanego w miejscu pracy zdalnej urządzenia do pomiaru energii elektrycznej (np. podlicznika) lub

● kwota obliczona jako iloczyn średniej ceny rynkowej 1 kWh i wskaźnika pracy zdalnej (liczba dni lub godzin pracy zdalnej w danym miesiącu kalendarzowym)

Pracodawca może narzucić pracownikowi wykonującemu pracę zdalną z domu korzystanie z usług konkretnego dostawcy energii elektrycznej, jeśli je finansuje w całości, ale pod warunkiem pokrycia kosztów rozwiązania umowy z dotychczasowym dostawcą

4

Koszty usług telekomunikacyjnych

(art. 6724 § 1 pkt 2 Kodeksu pracy)

Forma określona w dokumencie wprowadzającym pracę zdalną, którą może być np.:

● zwrot całej lub części kwoty zawartej w fakturze (rachunku) wystawionej na pracownika przez dostawcę usług telekomunikacyjnych lub

● kwota obliczona jako iloczyn średniej ceny rynkowej usług telekomunikacyjnej i wskaźnika pracy zdalnej (liczba dni lub godzin pracy zdalnej w miesiącu kalendarzowym)

Pracodawca może narzucić pracownikowi wykonującemu pracę zdalną z domu korzystanie z usług telekomunikacyjnych konkretnego operatora, jeśli je finansuje w całości, ale pod warunkiem pokrycia kosztów rozwiązania umowy z dotychczasowym operatorem

5

Inne, niż wymienione w pkt 1–4 tabeli, koszty bezpośrednio związane z pracą zdalną, zapisane w dokumencie wprowadzającym pracę zdalną

(art. 6724 § 1 pkt 3 Kodeksu pracy)

Forma określona w dokumencie wprowadzającym pracę zdalną, np.:

● zakup lub zwrot kosztów zakupu (zgodnie z fakturą/rachunkiem) wyposażenia biurowego (biurko, krzesło, oświetlenie) oraz niezbędnych urządzeń ergonomicznych,

● zwrot części czynszu (koszty eksploatacji, wody, odprowadzania ścieków, ogrzewania i odbioru odpadów) regulowanego przez pracownika, dla którego miejscem pracy jest jego dom,

● zwrot kosztu ubezpieczenia narzędzi pracy zdalnej należących do pracownika

GIP w stanowisku z 9 lutego 2023 r. (GIP- GBI.0701.24.2023.4) zaliczył biurko i krzesło do wyposażenia stanowiska pracy, a nie narzędzi pracy, natomiast resort pracy wskazał konieczność pokrycia kosztów ich zakupu jedynie w przypadku takiego zapisu w dokumencie wprowadzającym pracę zdalną (por. wyjaśnienia MRPiPS)

6

Koszty używania narzędzi pracy zdalnej należących do pracownika

(art. 6724 § 3 Kodeksu pracy)

Ekwiwalent pieniężny ustalany na zasadach określonych w dokumencie wprowadzającym pracę zdalną, powinien uwzględniać co najmniej: normy zużycia narzędzi pracy zdalnej, ich udokumentowane ceny rynkowe, ceny rynkowe i ilości materiału wykorzystanego na potrzeby pracodawcy, normy zużycia energii elektrycznej, koszt usług telekomunikacyjnych (art. 6724 § 5 Kodeksu pracy)Ekwiwalent i ryczałt mogą być ustalone za dowolne okresy pracy zdalnej (dziennie, tygodniowo lub miesięcznie). Wybór właściwej opcji może być uzależniony od wymiaru pracy zdalnej. Ich wypłata musi następować regularnie

7

Przewidywane koszty pracy zdalnej ponoszone przez pracownika

(art. 6724 § 4 Kodeksu pracy)

Ryczałt* zastępujący pokrywanie kosztów wymienionych w pkt 2–5 tabeli lub wypłatę ekwiwalentu pieniężnego wskazanego w pkt 6 tabeli, ustalany na zasadach określonych w dokumencie wprowadzającym pracę zdalną, uwzględniający co najmniej: normy zużycia narzędzi pracy zdalnej, ich udokumentowane ceny rynkowe, ceny rynkowe i ilości materiału wykorzystanego na potrzeby pracodawcy, normy zużycia energii elektrycznej, koszt usług telekomunikacyjnych (art. 6724 § 5 Kodeksu pracy)

* Na rynku są dostępne oprogramowania i aplikacje do ustalania ryczałtu jako najprostszego sposobu rozliczeń pracy zdalnej.

5.3. Obowiązki dotyczące kontroli podczas pracy zdalnej

Pracodawca musi określić w dokumentach wprowadzających pracę zdalną zasady kontroli w zakresie:

● wykonywania przez pracownika pracy zdalnej, czyli tzw. kontroli bieżącej w zakresie merytorycznym i wykorzystania czasu pracy, np. w formie regularnych kontaktów służbowych telefonicznych (audio lub wideo) bądź elektronicznych (korespondencja e-mailowa albo w komunikatorach wewnątrzfirmowych),

● bezpieczeństwa i higieny pracy,

● przestrzegania wymogów w obszarze bezpieczeństwa i ochrony informacji, w tym procedur ochrony danych osobowych (art. 6728 § 1 zd. 1 Kodeksu pracy).

Musi przy tym uwzględnić trzy kodeksowe reguły.

Pierwszą z nich jest konieczność kontrolowania w porozumieniu z pracownikiem w miejscu i w godzinach wykonywania pracy zdalnie (art. 6728 § 1 zd. 2 Kodeksu pracy). Oznacza to, że w trybie i z wyprzedzeniem ustalonym w dokumencie wprowadzającym pracę zdalną pracownik musi poznać datę i godzinę kontroli i się na nią zgodzić (preferowana metoda przekazania zgody: postać papierowa lub elektroniczna).

Druga reguła kodeksowa to sposób kontroli dostosowany do miejsca wykonywania pracy zdalnie i jej rodzaju (art. 6728 § 2 zd. 1 Kodeksu pracy). Wybór metody kontrol­nej (w miejscu pracy zdalnej albo przy użyciu środków porozumiewania się na odległość) należy do pracodawcy adekwatnie do rodzaju pracy, jaką pracownik świadczy zdalnie.

Trzecia reguła kodeksowa polega na przeprowadzaniu kontroli w sposób, który nie narusza prywatności pracownika wykonującego pracę zdalnie i innych osób (np. domowników) ani nie utrudnia korzystania z pomieszczeń domowych w sposób zgodny z ich przeznaczeniem (art. 6728 § 2 zd. 2 Kodeksu pracy).

Pracodawca, który podczas kontroli pracy zdalnej wprowadzonej w trakcie zatrudnienia stwierdzi uchybienia w przestrzeganiu przepisów i zasad bhp określonych w informacji sporządzonej po dokonaniu oceny ryzyka lub wymogów w zakresie bezpieczeństwa i ochrony informacji (w tym procedur ochrony danych osobowych), ma prawo:

● zobowiązać pracownika do usunięcia stwierdzonych uchybień we wskazanym terminie,

● cofnąć zgodę na wykonywanie pracy zdalnej

– art. 6728 § 3 zd. 1 Kodeksu pracy.

W przywoływanym stanowisku z 9 lutego 2023 r. (GIP-GBI.0701.24.2023.4) GIP uznał, że:

GIP

Jakkolwiek miejscem wykonywania pracy zdalnie może być np. mieszkanie pracownika, to jednak inspektorzy pracy nie są uprawnieni do prowadzenia czynności kontrolnych w miejscu zamieszkania pracowników.

Co do zasady praca zdalna z powodu sposobu jej wykonywania nie niesie za sobą wysokiego ryzyka dla zdrowia, życia czy mienia. W rezultacie pracownicy świadczący pracę na odległość nie mogą być obejmowani postanowieniami regulaminu pracy o kontroli trzeźwości, chyba że spełniają wskazane przesłanki. Określając zasady kontroli, pracodawca powinien jednak uwzględnić kontrolę trzeźwości i obecności środków działających podobnie do alkoholu w razie uzasadnionego podejrzenia, że pracownik pracujący zdalnie jest pod wpływem alkoholu lub takich środków (art. 221d i art. 221f Kodeksu pracy).

Gdy rodzaj pracy wymaga stosowania urządzeń technicznych (np. komputerów czy laptopów), pracodawca może zdecydować o wprowadzeniu monitoringu służbowej poczty elektronicznej oraz aktywności na tych urządzeniach, nie naruszając tajemnicy korespondencji i dóbr osobistych pracownika (art. 223 Kodeksu pracy). Ma do tego prawo, jeżeli jest to niezbędne do zapewnienia organizacji pracy umożliwiającej pełne wykorzystanie czasu pracy oraz właściwego użytkowania udostępnionych pracownikowi narzędzi pracy. Postanowienia dotyczące monitoringu muszą być zawarte odpowiednio w układzie zbiorowym pracy, regulaminie pracy albo obwieszczeniu.

5.4. Obowiązki w zakresie bhp

5.4.1. Procedury dostosowane do specyfiki pracy zdalnej

Wykonywanie pracy zdalnej zmienia zakres obowiązków pracodawcy w obszarze bezpiecznych i higienicznych warunków pracy, określonych w dziale dziesiątym Kodeksu pracy. Na podstawie art. 6731 Kodeksu pracy w przypadku pracowników pracujących zdalnie pracodawca:

● nie wykonuje obowiązków wskazanych w tabeli 6,

● może przeprowadzić całe szkolenie wstępne bhp dla osoby przyjmowanej do pracy na stanowisko administracyjno-biurowe za pośrednictwem środków komunikacji elektronicznej, natomiast pracownik powinien potwierdzić jego ukończenie w postaci papierowej lub elektronicznej,

● uwzględnia przy ocenie ryzyka zawodowego (również w wersji uniwersalnej dla poszczególnych grup stanowisk pracy zdalnej) wpływ pracy zdalnej na wzrok i układ mięśniowo-szkieletowy oraz uwarunkowania psychospołeczne tej pracy (warunki minimalne),

● opracowuje na podstawie oceny ryzyka zawodowego informację o: zasadach i sposobach właściwej organizacji stanowiska pracy zdalnej (z uwzględnieniem wymagań ergonomii), zasadach bhp przy pracy zdalnej, czynnościach do wykonania po zakończeniu świadczenia pracy zdalnej oraz regułach postępowania w sytuacjach awaryjnych stwarzających zagrożenie dla życia lub zdrowia ludzkiego,

● stosuje odpowiednio art. 234 Kodeksu pracy (dotyczy obowiązków pracodawcy w razie wypadku) i przepisy wydane na podstawie art. 237 § 1 pkt 1 i 2 Kodeksu pracy (rozporządzenia wykonawcze dotyczące procedury powypadkowej), z tym że oględziny miejsca wypadku powinny się odbyć w terminie uzgodnionym przez członków zespołu powypadkowego i pracownika albo jego domownika (ze względu na stan zdrowia pracownika), jeśli zespół powypadkowy nie odstąpi od tej czynności, do czego ma prawo w razie braku wątpliwości co do okoliczności i przyczyn wypadku,

● musi otrzymać od pracownika w postaci papierowej lub elektronicznej – przed dopuszczeniem go do pracy – dwa oświadczenia: pierwsze o zapoznaniu się z oceną ryzyka zawodowego oraz informacją zawierającą zasady bhp wykonywania pracy zdalnej, a także o zobowiązaniu się do ich przestrzegania, natomiast drugie z potwierdzeniem, że na stanowisku pracy zdalnej są zapewnione warunki bhp.

Do obowiązków pracownika, oprócz złożenia oświadczeń wskazanych w ostatnim punkcie, należy zorganizowanie stanowiska pracy zdalnej zgodnie z wymaganiami ergonomii.

W cytowanym stanowisku z 9 lutego 2023 r. (GIP-GBI.0701.24.2023.4) Główny Inspektorat Pracy w następujący sposób odniósł się do sporządzania oceny ryzyka zawodowego:

GIP

Decyzja, czy w procesie analizy ryzyka zawodowego pracodawca skorzysta z prawa do przeprowadzenia kontroli w zakresie bhp w miejscu wykonywania pracy zdalnej przez pracownika (art. 6728 § 1 pkt 1 Kodeksu pracy), czy też przygotuje inne narzędzia wspomagające ocenę ryzyka zawodowego związanego z wykonywaną pracą w sposób zdalny, np. listy kontrolne, fotografie, filmy z miejsca wykonywania pracy zdalnej itp., należy wyłącznie do pracodawcy.

Tabela 6. Zasady bhp, których pracodawca nie stosuje do pracy zdalnej

Lp.

Rodzaj zasady

Podstawa prawna

1

Współpraca pracodawców, których pracownicy świadczą pracę w tym samym miejscuart. 208 § 1 Kodeksu pracy

2

Czynności związane z nagłymi wypadkamiart. 2091 Kodeksu pracy

3

Organizowanie stanowiska pracy według zasad bhpart. 212 pkt 1 Kodeksu pracy

4

Dbanie o bhp stanu pomieszczeń pracy, wyposażenia technicznego i sprawność środków ochrony zbiorowejart. 212 pkt 4 Kodeksu pracy

5

Obowiązki przy budowie lub przebudowie obiektu budowlanego z pomieszczeniami pracyart. 213 Kodeksu pracy

6

Zapewnianie, żeby pomieszczenia pracy, obiekty budowlane z takimi pomieszczeniami oraz tereny i urządzenia z nimi związane były odpowiednie do wykonywanych prac i liczby zatrudnionych pracownikówart. 214 Kodeksu pracy

7

Zapewnianie napojów i posiłków profilaktycznychart. 232 Kodeksu pracy

8

Zapewnianie urządzeń higieniczno-sanitarnych i niezbędnych środków higieny osobistejart. 233 Kodeksu pracy

5.4.2. Wymagania bhp dla stanowisk pracy wyposażonych w monitory ekranowe

17 listopada 2023 r. weszła w życie nowelizacja rozporządzenia w sprawie bezpieczeństwa i higieny pracy na stanowiskach wyposażonych w monitory ekranowe. Znowelizowane przepisy mają zastosowanie do nowych stanowisk, tworzonych od 17 listopada 2023 r. Natomiast w przypadku stanowisk istniejących przed tą datą, pracodawcy do 17 maja 2024 r. muszą je dostosować do minimalnych wymagań bezpieczeństwa i higieny pracy oraz ergonomii określonych nowymi przepisami. W wyniku tych zmian obowiązują również nowe wymogi bhp dla stanowisk pracy zdalnej.

Dokonano bowiem zmiany definicji „stanowiska pracy” poprzez jej uaktualnienie i uporządkowanie. Obecnie pod pojęciem stanowiska pracy należy rozumieć przestrzeń pracy wraz z:

● wyposażeniem podstawowym, w tym monitorem ekranowym, klawiaturą, myszą lub innymi urządzeniami wejściowymi, oprogramowaniem z interfejsem dla użytkownika,

● krzesłem i stołem,

● opcjonalnym wyposażeniem dodatkowym, w tym stacją dysków, drukarką, skanerem, uchwytem na dokumenty, podnóżkiem.

Przepisów rozporządzenia nie stosuje się do systemów przenośnych nieprzeznaczonych do użytkowania na danym stanowisku pracy co najmniej przez połowę dobowego wymiaru czasu pracy.

Pracodawca jest zobowiązany chronić zdrowie i życie pracowników, zapewniając im bezpieczne i higieniczne warunki pracy, również pracowników pracujących w systemie pracy zdalnej. Stąd niezbędne stało się uregulowanie kwestii dotyczącej pracy w przypadku stosowania przez zdalnych pracowników laptopów, przeznaczonych do użytkowania na danym stanowisku pracy przez co najmniej połowę dobowego wymiaru czasu pracy. Znowelizowane rozporządzenie określa sposób, w jaki należy organizować stanowiska pracowników pracujących zdalnie.

W przypadku stosowania tych systemów stanowisko pracy musi być wyposażone w monitor stacjonarny lub podstawkę zapewniającą ustawienie ekranu tak, aby jego górna krawędź znajdowała się na wysokości oczu, oraz w dodatkową klawiaturę i mysz.

Od 17 listopada 2023 r. zachodzi konieczność wyposażenia stanowisk pracy (również tych w formie pracy zdalnej) w stacjonarny monitor ekranowy lub podstawkę oraz dodatkową klawiaturę i mysz w przypadku, gdy pracownik zdalny korzysta z przenośnego systemu komputerowego (np. laptopa) przez co najmniej połowę dobowego wymiaru czasu pracy.

Zgodnie z nowymi przepisami ustawienie monitora ekranowego oraz innych elementów wyposażenia nie powinno wymuszać u pracownika niewygodnych ruchów głowy i szyi. Górna krawędź monitora ekranowego powinna znajdować się na wysokości oczu pracownika.

Zrezygnowano też z konieczności używania przez pracownika oddzielnej podstawy monitora lub regulowanego stołu, ograniczono wymagania w zakresie regulacji ustawienia monitora do możliwości jego pochylenia, bez wskazywania jego zakresu oraz możliwości obracania wokół własnej osi.

Współczesne, lekkie monitory LCD dają użytkownikom możliwość samodzielnego, dowolnego pochylenia płaszczyzny ekranu tak, aby umożliwić obserwację obrazu pod kątem prostym. Pozostałych regulacji można dokonać samemu poprzez zmianę położenia całego monitora wraz z podstawą. W związku z powyższym wprowadzono ogólny wymóg, by ustawienie monitora oraz innych elementów wyposażenia nie wymuszało niewygodnych ruchów głowy i szyi.

Rozporządzenie w nowym brzmieniu nie zawiera wymogu, by ekran monitora musiał być pokryty warstwą antyodbiciową lub posiadać odpowiedni filtr. Współczesne monitory są już wyposażone w odpowiednie warstwy antyodbiciowe przez producentów. Natomiast w przypadku błyszczących monitorów dotykowych takie wymaganie byłoby niecelowe ze względu na utratę możliwości dotykowej obsługi monitora. Producenci z pewnością sami będą również w przyszłości oferować odpowiednie warstwy i filtry – np. chroniące przed nadmiarem światła niebieskiego.

Zgodnie z nowymi przepisami konstrukcja stołu i powierzchnia robocza powinny umożliwiać ergonomiczne ustawienie elementów wyposażenia stanowiska pracy, w tym zróżnicowaną wysokość ustawienia monitora ekranowego i klawiatury, a w szczególności powinny zapewniać:

● wystarczającą powierzchnię, gwarantującą łatwe posługiwanie się elementami wyposażenia stanowiska i wykonywanie czynności związanych z pracą,

● ustawienie klawiatury z zachowaniem takiej odległości od przedniej krawędzi stołu, która umożliwia podparcie dla rąk i przedramion z zachowaniem co najmniej kąta prostego między ramieniem i przedramieniem,

● ustawienie elementów wyposażenia w odpowiedniej odległości od pracownika, bez konieczności przyjmowania wymuszonych pozycji.

Zachowano wymóg ustawienia klawiatury z zachowaniem takiej odległości od przedniej krawędzi stołu, która umożliwia podparcie dla rąk i przedramion z zachowaniem co najmniej kąta prostego między ramieniem i przedramieniem – ma to na celu odciążenie mięśni pracownika.

Utrzymany został wymóg dotyczący uchwytu na dokumenty. Zgodnie z przepisami, jeżeli przy pracy istnieje konieczność korzystania z dokumentów, na życzenie pracownika stanowisko pracy należy wyposażyć w uchwyt na dokumenty, posiadający regulację ustawienia wysokości, pochylenia oraz odległości od pracownika.

W nowym załączniku do rozporządzenia pozostawiono również konieczność wyposażenia stanowiska pracy w podnóżek na życzenie pracownika – zgodnie z dyrektywą 90/270/EWG. Zrezygnowano natomiast z określania wytycznych w zakresie kąta nachylenia oraz powierzchni podnóżka, z uwagi na ich zbytnią szczegółowość.

Stanowisko pracy wyposażone w monitor ekranowy powinno być tak zaprojektowane, aby pracownik miał zapewnioną dostateczną przestrzeń pracy, umożliwiającą umieszczenie wszystkich elementów obsługiwanych ręcznie w zasięgu kończyn górnych. Stanowisko powinno być tak usytuowane w pomieszczeniu, aby dostęp do niego był swobodny. Dotychczasowe wymagania rozporządzenia z 1998 r. w zakresie odległości, jakie należy zachować pomiędzy sąsiednimi monitorami oraz między pracownikiem i tyłem sąsiedniego monitora, a także odległości oczu pracownika od ekranu były zbyt restrykcyjne, zwłaszcza że obecnie ekrany LCD są płaskie, zajmują o wiele mniej miejsca niż ekrany starego typu.

Oświetlenie na stanowisku pracy powinno zapewniać komfort pracy wzrokowej, a szczególnie:

● oświetlenie dzienne na poszczególnych stanowiskach pracy powinno być dostosowane do rodzaju wykonywanych prac,

● należy ograniczyć olśnienie bezpośrednie od opraw, okien, przezroczystych lub półprzezroczystych ścian albo jasnych płaszczyzn pomieszczenia oraz olśnienie odbiciowe od ekranu monitora, w szczególności przez stosowanie odpowiednich opraw oświetleniowych, instalowanie urządzeń eliminujących nadmierne operowanie promieni słonecznych padających na stanowiska pracy,

● dopuszcza się stosowanie opraw oświetlenia miejscowego, pod warunkiem że będą to oprawy niepowodujące olśnienia.

W związku z nową regulacją pojawiały się wątpliwości dotyczące pokrywania kosztów dodatkowych monitorów oraz podstawek pod laptopy pracowników zdalnych. Stanowisko w tej sprawie zajęła Państwa Inspekcja Pracy. Zdaniem PIP:

PIP

W sytuacji gdy to pracodawca zapewnia pracownikowi do pracy laptop, tablet itp. – to także pracodawca powinien zapewnić urządzenia dostosowujące ten sprzęt do wymagań ergonomii. Natomiast w sytuacji, gdy pracownik wykorzystuje do pracy swój sprzęt prywatny (laptop, tablet), to sprzęt ten powinien uwzględniać wymagania określone w rozdziale IV działu dziesiątego Kodeksu pracy, w tym zasady ergonomii, a zatem w tej sytuacji to pracownik powinien dostosować sprzęt prywatny do obowiązujących wymagań.

(...) Jednocześnie do obowiązków pracodawcy związanych z organizacją pracy zdalnej należy:

– zapewnienie pracownikowi wykonującemu pracę zdalną materiałów i narzędzi pracy, w tym urządzeń technicznych, niezbędnych do wykonywania pracy zdalnej;

– zapewnienie pracownikowi wykonującemu pracę zdalną instalacji, serwisu, konserwacji narzędzi pracy, w tym urządzeń technicznych, niezbędnych do wykonywania pracy zdalnej lub pokrycie niezbędnych kosztów związanych z instalacją, serwisem, eksploatacją i konserwacją narzędzi pracy, w tym urządzeń technicznych, niezbędnych do wykonywania pracy zdalnej, a także pokrycie kosztów energii elektrycznej oraz usług telekomunikacyjnych niezbędnych do wykonywania pracy zdalnej;

– pokrycie innych kosztów niż ww. koszty bezpośrednio związanych z wykonywaniem pracy zdalnej, jeżeli zwrot takich kosztów został określony w porozumieniu, o którym mowa w art. 6720 § 1 i 2 Kodeksu pracy, regulaminie, o którym mowa w art. 6720 § 3 i 4 Kodeksu pracy, poleceniu, o którym mowa w art. 6719 § 3 Kodeksu pracy, albo porozumieniu, o którym mowa w art. 6720 § 5 zdanie drugie Kodeksu pracy;

– zapewnienie pracownikowi wykonującemu pracę zdalną szkoleń i pomocy technicznej niezbędnych do wykonywania tej pracy.

Należy pamiętać, że zgodnie z art. 215 Kodeksu pracy zapewnione pracownikowi narzędzia pracy muszą uwzględniać zasady ergonomii – laptop lub tablet wykorzystywany do pracy przy wprowadzaniu danych, sporządzaniu dokumentów, faktur, itp. bez zastosowania dodatkowej podstawy lub dodatkowego monitora oraz dodatkowej klawiatury zasad tych nie uwzględnia.

Ponadto strony (pracownik i pracodawca) mogą także ustalić zasady wykorzystywania przez pracownika wykonującego pracę zdalną materiałów i narzędzi pracy, w tym urządzeń technicznych, niezbędnych do wykonywania pracy zdalnej, niezapewnionych przez pracodawcę, spełniających wymagania określone w rozdziale IV działu dziesiątego Kodeksu pracy (m.in. uwzględniających zasady ergonomii). W takim przypadku pracownikowi wykonującemu pracę zdalną przysługuje ekwiwalent pieniężny w wysokości ustalonej z pracodawcą.

5.5. Obowiązki w zakresie ochrony danych osobowych

Wykonywanie pracy zdalnej może prowadzić do naruszania danych osobowych, do których pracownik ma dostęp, bo cały ten proces pozostaje poza bezpośrednią kontrolą pracodawcy. W celu ich zabezpieczenia art. 6726 Kodeksu pracy zobowiązuje:

● pracodawcę do przygotowania procedur ochrony danych osobowych oraz przeprowadzenia, w miarę potrzeby, instruktażu i szkolenia w tym zakresie,

● pracownika do potwierdzenia, w postaci papierowej lub elektronicznej, że zapoznał się z powyższymi procedurami oraz że będzie ich przestrzegał.

Procedury mają dotyczyć wykonywania pracy przy użyciu narzędzi pracy zdalnej zapewnionych przez pracodawcę, jak i należących do pracownika. Mogą być częścią dotychczas obowiązujących u pracodawcy procedur ochrony danych osobowych albo stanowić osobne dokumenty.

5.6. Zakazy obowiązujące pracodawcę

Mimo że pracownicy wykonujący pracę zdalną są objęci zasadami równego traktowania i niedyskryminacji na mocy art. 112 i art. 113 Kodeksu pracy, ustawodawca zdecydował o dodatkowym wzmocnieniu ich pozycji (art. 6729 Kodeksu pracy). Omawiana kodeksowa regulacja zakazuje pracodawcy:

● traktowania pracujących zdalnie mniej korzystnie w zakresie nawiązania i rozwiązania stosunku pracy, warunków zatrudnienia, awansowania oraz dostępu do szkolenia w celu podnoszenia kwalifikacji zawodowych niż innych pracowników zatrudnionych przy takiej samej lub podobnej pracy, z uwzględnieniem odrębności związanych z warunkami wykonywania pracy zdalnej,

● dyskryminowania w jakikolwiek sposób z powodu wykonywania pracy zdalnej i odmowy jej świadczenia.

Z kolei art. 6723 Kodeksu pracy wprowadza zakaz używania przez pracodawcę jako przyczyny uzasadniającej wypowiedzenie umowy o pracę:

● odmowy wyrażenia zgody w trakcie zatrudnienia na przejście z pracy tradycyjnej na zdalną,

● złożenia wniosku o wykonywanie pracy zdalnie przez pracownika, którego wniosek musi być uwzględniony (por. tabela 3),

● zaprzestania wykonywania pracy zdalnie na skutek wniosku o powrót do poprzednich warunków pracy złożonego w trybie art. 6722 Kodeksu pracy.

5.7. Obowiązki dokumentacyjne pracodawcy

5.7.1. Umowa o pracę

W razie uzgodnienia wykonywania pracy zdalnej przy zawieraniu umowy o pracę (innego dokumentu stanowiącego podstawę nawiązania stosunku pracy) lub w trakcie zatrudnienia jej treść musi to odzwierciedlać. W tym drugim przypadku zmiana umowy o pracę nie musi mieć formy pisemnej, ponieważ art. 6719 § 2 zd. 2 Kodeksu pracy wyłącza stosowanie art. 29 § 4 Kodeksu pracy, który stawia taki wymóg. Aneks do umowy może więc mieć dowolną formę, lecz dla celów dowodowych rekomendowana jest co najmniej dokumentowa. Nie musi być sporządzany w razie korzystania przez pracownika z okazjonalnej pracy zdalnej. Nie jest też konieczny, gdy pracodawca wydaje polecenie pracy zdalnej, gdyż ma ono z założenia (ze względu na okoliczności stosowania) działanie krótkookresowe.

Wzór 1. Umowa o pracę zdalną

infoRgrafika

infoRgrafika

5.7.2. Informacja o warunkach zatrudnienia

Wykonywanie pracy zdalnej uzgodnionej przy zawieraniu umowy o pracę wymusza na pracodawcy uzupełnienie tzw. informacji o warunkach zatrudnienia o:

● jednostkę organizacyjną pracodawcy, w której strukturze znajduje się stanowisko pracy pracownika wykonującego pracę zdalną,

● osobę lub organ pełniący czynności w sprawach z zakresu prawa pracy za pracodawcę (art. 31 Kodeksu pracy), odpowiedzialny za współpracę z pracownikiem wykonującym pracę zdalną oraz upoważniony do przeprowadzania kontroli w miejscu jej świadczenia (art. 6721 § 1 Kodeksu pracy).

Pracodawca powinien ją przekazać pracownikowi w ciągu 7 dni od dnia dopuszczenia pracownika do pracy. Przepis ten pozwala na użycie postaci papierowej lub elektronicznej oraz znacznie poszerza zakres informacji. Szczególnie ważną nowością jest możliwość określenia w niej zasad przemieszczania się między miejscami pracy zdalnej, jeśli jest ich kilka.

Przekazanie poszerzonej o powyższe dane informacji o warunkach zatrudnienia pracownikowi, który uzgodnił pracę zdalną w trakcie zatrudnienia lub otrzymał polecenie jej wykonywania od pracodawcy, następuje:

● w postaci papierowej lub elektronicznej,

● najpóźniej w dniu rozpoczęcia wykonywania pracy zdalnej

– art. 6721 § 2 Kodeksu pracy.

5.7.3. Dokumentacja pracownicza

Pracodawca przechowuje dokumenty związane z wykonywaniem pracy zdalnej (m.in. wnioski i wymagane oświadczenia) w części B akt osobowych pracownika. Tak nakazuje § 3 pkt 2 lit. w rozporządzenia Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej z 10 grudnia 2018 r. w sprawie dokumentacji pracowniczej.

6. Zasady regulowania warunków wykonywania pracy zdalnej

6.1. Reguły wspólne w zakresie treści poszczególnych dokumentów

Pracodawca może uregulować reguły świadczenia pracy zdalnej w porozumieniu ze stroną związkową, regulaminie pracy zdalnej, porozumieniu z pracownikiem oraz poleceniu. Minimalny zakres treści każdego z tych dokumentów określa art. 6720 § 6–7 Kodeksu pracy, przy czym w regulacjach wewnętrznych dodatkowo ma być określona grupa (mogą ją tworzyć wszyscy pracownicy) lub grupy pracowników, którzy mogą być objęci pracą zdalną.

Podczas formułowania postanowień poszczególnych dokumentów trzeba zwrócić uwagę, żeby były zgodne z przepisami kodeksowymi w poszczególnych obszarach, lecz ich nie powtarzały.

Tabela 7. Lista obowiązkowych zagadnień w każdym dokumencie o pracy zdalnej

Lp.

Ustalenie zasad dotyczących:

1

pokrywania przez pracodawcę kosztów:

● instalacji, serwisu, eksploatacji, konserwacji narzędzi pracy (w tym urządzeń technicznych), a także energii elektrycznej i usług telekomunikacyjnych niezbędnych do pracy zdalnej, lub

● innych niż wymienione w poprzednim punkcie, bezpośrednio związanych z wykonywaniem pracy zdalnej (np. zakup biurka i krzesła przez pracownika lub pokrywanie całości bądź części kosztów użytkowania miejsca pracy zdalnej)

2

wypłaty ekwiwalentu pieniężnego lub ryczałtu (kwestie techniczne związane z ustalaniem wysokości świadczeń należą do decyzji stron oraz regulacji na poziomie zakładowym – por. wyjaśnienia MRPiPS)

3

porozumiewania się pracodawcy i pracownika, w tym sposób potwierdzania obecności na stanowisku pracy przez pracownika

4

kontroli: wykonywania pracy przez pracownika pracującego zdalnie, w zakresie bhp oraz przestrzegania wymogów w obszarze bezpieczeństwa i ochrony informacji, w tym procedur ochrony danych osobowych

5

instalacji, inwentaryzacji, konserwacji, aktualizacji oprogramowania i serwisu powierzonych pracownikowi narzędzi pracy, w tym urządzeń technicznych

6.2. Konsultacje z radą pracowników

Jeżeli u pracodawcy funkcjonuje rada pracowników, pracodawca musi przedłożyć jej projekt regulacji wewnętrznych. Spełni w ten sposób obowiązek informacyjny, o którym mowa w art. 13 ust. 1 pkt 3 ustawy z 7 kwietnia 2006 r. o informowaniu pracowników i przeprowadzaniu z nimi konsultacji (Dz.U. Nr 79, poz. 550 ze zm.).

Obowiązki pracodawcy nie kończą się na przekazaniu projektu radzie pracowników. Pracodawca musi ponadto wysłuchać jej uwag, przedyskutować kwestie sporne i rozważyć argumenty rady. Nie jest natomiast zobligowany do uzyskania zgody rady pracowników.

6.3. Porozumienie ze stroną związkową

Dla wszystkich pracodawców, u których działają związki zawodowe, podstawowym dokumentem ustalającym warunki wykonywania pracy zdalnej jest zawarte ze związkami porozumienie. Ma ono status źródła prawa w rozumieniu art. 9 Kodeksu pracy, ponieważ spełnia kodeksowe kryteria: oparcia w ustawie oraz określania praw i obowiązków stron stosunku pracy (por. uzasadnienie wyroku SN z 5 maja 2009 r., I PK 6/09, OSNP 2011/1–2/2).

W art. 6720 § 1–3 Kodeksu pracy zostały uregulowane jedynie ramy dla procesu zawierania porozumienia, pozostawiając pracodawcy i stronie związkowej swobodę w kwestii prowadzenia negocjacji. Procedura ta obejmuje:

Krok 1. Przedstawienie propozycji zawarcia porozumienia o pracy zdalnej

Propozycję porozumienia przygotowuje pracodawca, ujmując w niej minimalny zakres zagadnień albo poszerzony (np. o okazjonalną pracę zdalną). Przedkłada ją odpowiednio:

● jednej zakładowej organizacji związkowej, jeśli tylko jedna u niego funkcjonuje,

● wszystkim działającym u niego zakładowym organizacjom związkowym.

W razie braku możliwości uzgodnienia treści porozumienia z wszystkimi zakładowymi organizacjami związkowymi pracodawca będzie musiał ją przedłożyć organizacjom związkowym reprezentatywnym w rozumieniu art. 253 ust. 1 lub ust. 2 ustawy z 23 maja 1991 r. o związkach zawodowych (j.t. Dz.U. z 2022 r. poz. 854), z których każda zrzesza co najmniej 5% pracowników zatrudnionych u pracodawcy.

Krok 2. Ustalenie trybu uzgodnień

Ze względu na brak kodeksowych wytycznych co do sposobu prac nad propozycją porozumienia pracodawca i strona związkowa ustalają własny plan działań, uwzględniający metody wymiany uwag, wnoszenia poprawek i nowych ustaleń do projektu (np. przesyłanie w postaci papierowej lub elektronicznej), liczbę posiedzeń uzgodnieniowych, ostateczną formę wyrażania zgody przez każdą ze stron. Mogą też zastosować reguły wypracowane przy okazji innych spraw.

Pracodawca i strona związkowa mają na zawarcie porozumienia 30 dni od przedłożenia jego projektu. Niedotrzymanie tego terminu uprawnia pracodawcę do wydania regulaminu.

Krok 3. Uzgodnienie terminu wejścia w życie porozumienia

Regulacje kodeksowe nie wskazują ani terminu wejścia w życie porozumienia, ani trybu podania jego treści do wiadomości pracowników. Pracodawca i strona związkowa muszą je ustalić.

6.4. Regulamin pracy zdalnej

Pracodawca wydaje regulamin pracy zdalnej, gdy:

● nie uda mu się zawrzeć porozumienia ze stroną związkową w ciągu 30 dni od przedłożenia jego projektu, przy czym musi włączyć do postanowień regulaminowych kwestie z nią uzgodnione,

● nie działają u niego związki zawodowe.

W obydwu przypadkach regulamin będzie źródłem prawa (art. 9 § 1 Kodeksu pracy). Jego przyjęcie w sytuacji braku związków zawodowych wymaga od pracodawcy wykonania następujących działań:

Krok 1. Przygotowanie projektu regulaminu

Pracodawca opracowuje projekt regulaminu. Musi go przedłożyć przedstawicielom pracowników, których wybiera się w trybie u niego przyjętym (strona pracownicza). Może w nim dodatkowo wskazać np., że wykluczone jest wykonywanie pracy zdalnej poza granicami Polski. Zdanie strony pracowniczej co do proponowanych postanowień może uwzględnić albo odrzucić.

Krok 2. Konsultacje ze stroną pracowniczą

Procedury konsultacyjnej nie należy mylić z procedurą uzgodnieniową. W jej przypadku pracodawca musi jedynie uzyskać opinię strony pracowniczej w sprawie projektu regulaminu, a nie jej zgodę. Musi jednak odnieść się do wnoszonych uwag i propozycji.

Z powodu braku kodeksowych instrukcji określenie sposobu prowadzenia konsultacji oraz terminu ich zakończenia należy do pracodawcy i strony związkowej.

Krok 3. Określenie terminu wejścia w życie regulaminu

Regulacje kodeksowe nie wskazują terminu wejścia w życie regulaminu i sposobu poinformowania pracowników o jego treści. Pracodawca może więc sam o tym zdecydować, konsultując swoje rozwiązanie ze stroną pracowniczą.

Wzór 2. Regulamin pracy zdalnej

infoRgrafika

infoRgrafika

infoRgrafika

infoRgrafika

6.5. Porozumienie indywidualne z pracownikiem

Porozumienie indywidualne z pracownikiem o wykonywaniu pracy zdalnej może być zawarte w razie braku porozumienia pracodawcy ze stroną związkową lub regulaminu (art. 6720 § 5 Kodeksu pracy). To jedyna przesłanka jego przyjęcia. Poza wskazaniem minimalnego katalogu zagadnień do uregulowania w tym dokumencie nie ma żadnych kodeksowych instrukcji.

Pracodawca może zawrzeć dowolną liczbę porozumień indywidualnych, ponieważ nie ma ich ustawowego limitu. Musi jednak zwrócić uwagę, żeby warunki w nich określone nie naruszały zasad równości w zatrudnieniu i niedyskryminacji.

Wzór 3. Porozumienie o pracy zdalnej

infoRgrafika

infoRgrafika

infoRgrafika

6.6. Polecenie pracodawcy

Przepisy nie określają formy polecenia, co pozwala pracodawcy wydać je w dowolny sposób, lecz ze względów dowodowych rekomendowana jest przynajmniej forma dokumentowa. Nie przewidują również procedury uzgodnieniowej ani konsultacyjnej, czyli pracodawca samodzielnie przygotowuje jego treść, pamiętając o minimalnym zakresie zagadnień do uwzględnienia (patrz tabela 6) oraz o wskazaniu przyczyny jego wydania.

7. Zakończenie pracy zdalnej

Wszystkie sposoby zakończenia pracy zdalnej wymienione w Kodeksie pracy mają charakter jednostronny. Pracodawca i pracownik mogą jednak zgodnie zdecydować o rezygnacji z tego trybu świadczenia pracy. Porozumienie w tej sprawie wolno im zawrzeć w dowolnym czasie. Ta forma ma szczególne znaczenie dla pracowników, którzy od chwili podjęcia zatrudnienia pracują zdalnie. Nie przysługuje im bowiem prawo zawnioskowania o przejście z pracy zdalnej na tradycyjną na mocy art. 6722 § 1 Kodeksu pracy.

Tabela 8. Jednostronne sposoby przejścia z pracy zdalnej na tradycyjną

Lp.

Forma zakończenia

pracy zdalnej

Cechy charakterystyczne

formy zakończenia pracy zdalnej

Termin zakończenia

pracy zdalnej

1

Wniosek pracownika lub pracodawcy o zaprzestanie wykonywania pracy zdalnej i przywrócenie● Wniosek może być złożony wyłącznie w razie uzgodnienia pracy zdalnej w trakcie zatrudnienia● Termin ustalony przez pracodawcę i pracownika, lecz nie dłuższy niż 30 dni od otrzymania wniosku
 

poprzednich warunków wykonywania pracy

(art. 6722 § 1 Kodeksu pracy)

● Wniosek ma charakter wiążący, czyli pracodawca i pracownik nie mogą odmówić jego realizacji● Dzień następujący po upływie 30 dni od dnia otrzymania wniosku w razie nieosiągnięcia porozumienia w sprawie terminu przywrócenia poprzednich warunków wykonywania pracy

2

Wniosek pracodawcy o zaprzestanie wykonywania pracy zdalnej i przywrócenie poprzednich warunków wykonywania pracy przez osoby korzystające z prawa uwzględnienia wniosku o pracę zdalną, wymienione w tabeli 4

(art. 6722 § 2 Kodeksu pracy)

Wniosek może być złożony wyłącznie wtedy, gdy dalsze wykonywanie pracy zdalnej nie jest możliwe ze względu na organizację pracy lub rodzaj pracy wykonywanej przez pracownika

3

Cofnięcie polecenia wykonywania pracy zdalnej (art. 6719 § 4 i § 5 Kodeksu pracy)Pracodawca może cofnąć polecenie w każdym czasie z co najmniej dwudniowym uprzedzeniemTermin wskazany w decyzji o cofnięciu polecenia pracy zdalnej, przypadający nie wcześniej niż po upływie 2 dni od ogłoszenia decyzji przez pracodawcę
Pracodawca musi cofnąć polecenie pracy zdalnej niezwłocznie po otrzymaniu informacji od pracownika o zmianie warunków lokalowych i technicznych uniemożliwiającej wykonywanie pracy zdalnejNiezwłocznie (termin określony bez zbędnej zwłoki) po otrzymaniu informacji od pracownika o zmianie warunków lokalowych i technicznych uniemożliwiającej wykonywanie pracy zdalnej

4

Wycofanie przez pracodawcę zgody na pracę zdalną (art. 6728 § 3 Kodeksu pracy)● Pracodawca może cofnąć zgodę wyłącznie wobec pracownika, z którym uzgodnił pracę zdalną w trakcie zatrudnienia

● Pracodawca może cof­nąć zgodę, jeśli w trakcie kontroli pracy zdalnej stwierdzi uchybienia w zakresie bhp lub w przestrzeganiu wymogów w zakresie bezpieczeństwa i ochrony informacji (w tym procedur ochrony danych osobowych) i nie zdecyduje o nałożeniu na pracownika obowiązku usunięcia tych uchybień
Termin rozpoczęcia pracy tradycyjnej określa pracodawca

8. Praca zdalna z zagranicy

Praca zdalna może być wykonywana z obszaru znajdującego się poza Polską. Ustalenia w tym zakresie mogą nastąpić zarówno przy zawieraniu umowy o pracę, jak i w trakcie zatrudnienia. Jednak świadczenie pracy zdalnej spoza Polski może powodować komplikacje w obszarze prawa imigracyjnego, ubezpieczeń społecznych, rozliczeń podatkowych, a także RODO. Ponadto transgraniczna praca zdalna pozbawia pracodawcę możliwości jej efektywnej kontroli, jak również może narażać go na wyższe koszty związane z zatrudnieniem.

8.1. Praca zdalna pracowników delegowanych przez pracodawcę

Przy delegowaniu pracownika uprzednio wykonującego pracę na terytorium Polski do wykonywania pracy zdalnej na terytorium innego państwa (np. w ramach polecenia służbowego) strony zachowują dotychczasowy stosunek pracy wynikający z przepisów Kodeksu pracy. Oznacza to również konieczność posiadania przez pracownika delegowanego aktualnych badań lekarskich i przeszkolenia w zakresie bhp na zajmowanym stanowisku, a także wiedzy o ryzyku zawodowym związanym z wykonywaniem pracy zdalnej. Nie zwalnia z tych obowiązków zmiana formy pracy ze stacjonarnej na wyłącznie zdalną czy hybrydową.

Za pracownika delegowanego do innego kraju UE/EOG uznaje się pracownika, który przez ograniczony okres wykonuje swoją pracę na terytorium innego państwa niż to, w którym zwyczajowo pracuje (art. 2 dyrektywy 96/71/WE).

Wskazaną dyrektywę 96/71/WE stosuje się wówczas, gdy przedsiębiorstwa prowadzące działalność w państwie członkowskim, w ramach świadczenia usług poza jego granicami:

● delegują pracowników na własny rachunek i pod swoim kierownictwem na terytorium państwa członkowskiego, w ramach umowy zawartej między przedsiębiorstwem delegującym a odbiorcą usług, działającym w danym państwie członkowskim, o ile istnieje stosunek pracy pomiędzy przedsiębiorstwem delegującym a pracownikiem w ciągu okresu delegowania, lub

● delegują pracowników do zakładu albo przedsiębiorstwa należącego do grupy przedsiębiorców na terytorium państwa członkowskiego, o ile istnieje stosunek pracy między przedsiębiorstwem delegującym a pracownikiem w ciągu okresu delegowania, albo

● jako przedsiębiorstwa pracy tymczasowej lub agencje pośrednictwa pracy wynajmują pracownika przedsiębiorstwu użytkownikowi, prowadzącemu działalność gospodarczą lub działającemu na terytorium państwa członkowskiego, o ile przez cały okres delegowania istnieje stosunek pracy pomiędzy przedsiębiorstwem pracy tymczasowej lub agencją pośrednictwa pracy a pracownikiem (art. 1 ust. 3 dyrektywy 96/71/WE).

Jeżeli praca zdalna będzie wykonywana w ww. okolicznościach (np. pracodawca wskaże miejsce pracy zdalnej w poleceniu służbowym), do pracownika należy stosować warunki zatrudnienia określone w kraju przyjmującym, jeżeli są korzystniejsze niż krajowe.

W przypadku delegowania pracowników do pracy zdalnej w innym kraju członkowskim UE/EOG umowa o pracę będzie podlegała prawu wybranemu przez strony umowy. Wybór prawa może być wyraźnie dokonany przez strony lub jednoznacznie wynikać z postanowień umowy lub okoliczności. Ponadto prawo właściwe może dotyczyć całej umowy lub jej części. W każdym czasie strony mogą umówić się, że umowa podlega prawu innemu niż to, które dla tej umowy było właściwe poprzednio, na podstawie wcześniejszego wyboru. Zmiana prawa właściwego dokonana przez strony po zawarciu umowy nie narusza ważności umowy ze względu na formę ani praw osób trzecich (art. 3 ust. 1–2 rozporządzenia 593/2008). W sytuacji gdy nie dokonano wyboru prawa, które ma zastosowanie w zatrudnieniu, umowa podlega prawu państwa, w którym pracownik zazwyczaj świadczy pracę. Jeżeli nie można tego ustalić, zastosowanie ma prawo państwa, gdzie znajduje się przedsiębiorstwo, za pośrednictwem którego zatrudniono pracownika. W przypadku gdy ze wszystkich okoliczności wynika, że umowa wykazuje ściślejszy związek z państwem innym niż ww., należy stosować prawo tego innego państwa (art. 8 rozporządzenia 593/2008).

Przykład 7

Pracownik zatrudniony na stanowisku menedżerskim został oddelegowany z polskiego oddziału spółki do jej zagranicznego przedstawicielstwa w Niemczech na okres 3 miesięcy. Pracownik ma zapewniony bezpłatny pobyt i pełne wyżywienie. Wyjazd ma charakter szkoleniowy i poznawczy, przy czym zajmuje tylko niewielką część czasu pracy. Pracownik przez ww. okres będzie świadczył pracę zdalnie na rzecz spółki w Polsce. Strony ustaliły, że w całym okresie pobytu w Niemczech zastosowanie ma polskie prawo pracy – korzystniejsze dla pracownika. Jest to prawidłowe działanie.

Bez względu na to, którego państwa normy prawa pracy strony umowy wybiorą jako obowiązujące, będzie obowiązywała też zasada, zgodnie z którą zawsze będą miały zastosowanie korzystniejsze regulacje obowiązujące w państwie wykonywania pracy, określone przez:

1) przepisy ustawowe, wykonawcze lub administracyjne lub

2) umowy zbiorowe lub orzeczenia arbitrażowe uznane za powszechnie stosowane lub które w innym przypadku mają zastosowanie, obejmujące:

● maksymalne okresy pracy i minimalne okresy wypoczynku,

● minimalny wymiar płatnego corocznego urlopu wypoczynkowego,

● wynagrodzenie wraz ze stawką za godziny nadliczbowe (z wyłączeniem programów emerytalnych),

● warunki wynajmu pracowników, w szczególności przez przedsiębiorstwa pracy tymczasowej,

● kwestie zdrowia, bezpieczeństwa i higieny w miejscu pracy,

● środki ochronne w zakresie warunków zatrudnienia kobiet ciężarnych lub kobiet bezpośrednio po urodzeniu dziecka, dzieci i młodzieży,

● równe traktowanie kobiet i mężczyzn, a także inne przepisy w zakresie niedyskryminacji,

● warunki zakwaterowania pracowników, w przypadku gdy jest ono zapewniane przez pracodawcę pracownikom znajdującym się daleko od ich normalnego miejsca pracy,

● stawki dodatków lub zwrot wydatków na pokrycie kosztów podróży, wyżywienia i zakwaterowania dla pracowników znajdujących się daleko od domu z powodów zawodowych (art. 3 ust. 1 dyrektywy 96/71/WE).

W sytuacji gdy rzeczywisty okres delegowania pracownika zdalnego przekroczy 12 miesięcy, pracodawca delegujący, bez względu na prawo, jakie ma zastosowanie do danego stosunku pracy, będzie stosował wszystkie regulacje w tym zakresie, jakie obowiązują na obszarze kraju, w którym praca jest wykonywana. Może przy tym powstać konieczność złożenia przez pracodawcę umotywowanego powiadomienia o przedłużeniu do 18 miesięcy okresu wykonywania pracy zdalnej (art. 3 ust. 1a dyrektywy 96/71/WE).

W przypadku wykonywania przez pracowników pracy zdalnej w ramach delegowania do kraju niebędącego członkiem UE/EOG należy stosować przepisy kraju przyjmującego, o ile będą one korzystniejsze od polskiego prawa pracy. Należy przy tym zwrócić uwagę na uregulowanie kwestii dodatkowych, odpowiednich zabezpieczeń (procedury, wytyczne) przy przetwarzaniu danych osobowych przekazywanych do państw trzecich, jeżeli pracownik jest upoważniony do przetwarzania takich danych.

8.2. Praca zdalna przy zawieraniu umowy o pracę

Strony już przy zawieraniu umowy o pracę mogą wskazać miejsce pracy zdalnej w zagranicznej lokalizacji. Najczęściej to rozwiązanie będzie dotyczyło cudzoziemców, choć nie można wykluczyć, że zainteresowanie tą formą wykonywania pracy mogą wykazywać też obywatele Polski przebywający za granicą.

Do pracownika, którego miejscem pracy zdalnej jest od początku zatrudnienia obszar innego kraju, należy stosować prawo kraju wybranego przez strony. W przypadku gdy takiego wyboru nie dokonano, umowa będzie podlegała ustawodawstwu państwa, w którym pracownik zazwyczaj świadczy pracę. Natomiast w sytuacji, gdy nie można tego ustalić, zastosowanie ma prawo państwa, w którym znajduje się przedsiębiorstwo pracodawcy, za pośrednictwem którego zatrudniono pracownika. Jeśli ze wszystkich okoliczności wynika, że umowa wykazuje ściślejszy związek z państwem innym niż ww., należy stosować prawo tego innego państwa. Należy wziąć pod uwagę, że bez względu na wybór prawa, jakie będzie miało zastosowanie w stosunku pracy, pierwszeństwo będą miały przepisy korzystniejsze dla pracownika. Zatrudnienie cudzoziemca, który będzie świadczył pracę zdalnie poza granicami Polski, nie wymaga pozwoleń określonych przepisami polskiego prawa.

Cudzoziemiec zatrudniony na podstawie umowy o pracę zgodnie z przepisami Kodeksu pracy i świadczący pracę zdalnie poza Polską powinien odbyć badania lekarskie, szkolenia bhp (jeżeli pracownik został zatrudniony na stanowisku administracyjno­-biurowym, szkolenie bhp może być przeprowadzone w całości za pośrednictwem środków komunikacji elektronicznej; pracownik potwierdza w postaci papierowej lub elektronicznej ukończenie szkolenia) i zapoznać się z ryzykiem zawodowym na stanowisku pracy zdalnej. Do obowiązków takiego pracownika należy również organizacja tego stanowiska. Informacje w tym zakresie cudzoziemiec powinien otrzymać w języku dla niego zrozumiałym.

8.3. Praca zdalna z zagranicy na wniosek pracownika

Istnieją poważne wątpliwości co do uznania za delegowanego pracownika, o którym mowa w dyrektywie 96/71/WE, wykonującego pracą zdalną pod adresem zamieszkania w innym państwie na rzecz pracodawcy w Polsce, jeżeli nie zostały spełnione warunki określone w powołanym art. 1 ust. 3 dyrektywy 96/71/WE. Dotyczy to również pracowników – cudzoziemców, z którymi przy zawieraniu umowy o pracę uzgodniono pracę zdalną wykonywaną spoza obszaru Polski. Zagraniczna lokalizacja miejsca wykonywania pracy zdalnej, będąca najczęściej adresem zamieszkania pracownika, co do zasady nie przesądza również o tym, że mają do niego automatycznie zastosowanie korzystniejsze przepisy prawa pracy państwa przyjmującego. Oczywiście nic nie stoi na przeszkodzie, aby strony zawarły porozumienie w tym zakresie i przyznały pracownikowi takie uprawnienia, przy czym nie jest to utrwalona praktyka.

W większości przypadków o wykonywanie pracy zdalnej z zagranicy wnioskuje pracownik (np. na podstawie regulaminu czy wniosku o okazjonalną pracę zdalną) i zazwyczaj ma to charakter incydentalny. Przepisy prawa pracy kraju, w którym praca zdalna będzie wykonywana, mogą nie odróżniać sytuacji, w której pracownik jest delegowany przez pracodawcę za granicę, skąd będzie wykonywał pracę w tej formie, od wyrażenia przez pracodawcę zgody na pracę zdalną świadczoną np. z zagranicznego adresu zamieszkania pracownika. Dlatego istotna jest znajomość regulacji prawnych przed wyrażeniem przez pracodawcę zgody na wykonywanie pracy z zagranicy (konieczne może być uzyskanie odpowiedniego zezwolenia czy wizy, np. dla tzw. cyfrowych nomadów). Tak jak w przypadku delegowania za granicę i wykonywania z danego kraju pracy zdalnej, pracownik musi posiadać aktualne badania lekarskie, szkolenia bhp i wiedzę o ryzyku zawodowym związanym z wykonywaniem pracy zdalnej, wynikające z przepisów Kodeksu pracy. W tej sytuacji za zapewnienie bezpiecznych i higienicznych warunków pracy zdalnej, a także stanowisko pracy zdalnej uwzględniające wymagania ergonomii, odpowiada pracownik. Nie ma przy tym znaczenia, że miejsce pracy zdalnej jest zlokalizowane poza obszarem Polski.

8.4. Zasada jednego ustawodawstwa w zakresie zabezpieczenia społecznego

Wykonywanie pracy zdalnej z zagranicy może powodować konieczność objęcia pracownika ubezpieczeniami społecznymi w kraju, z którego świadczy on pracę zdalną. Mimo że praca zdalna została zlecona przez polskiego pracodawcę, lub wyraził on zgodę na świadczenie pracy w tej formie, to osoby, które wykonują ją z innego państwa, nie zawsze będą podlegały ubezpieczeniom społecznym w Polsce.

Zgodnie z przepisami o koordynacji systemów zabezpieczenia społecznego właściwe może być ustawodawstwo tylko jednego państwa członkowskiego. Co do zasady pracownik podlega ubezpieczeniom w kraju wykonywania pracy (dotyczy to UE/EOG/Szwajcarii) – art. 11 ust. 1 rozporządzenia nr 883/2004. Istnieją w tym zakresie dwa wyjątki:

1) pracownik, który jest delegowany przez pracodawcę do wykonywania pracy w innym państwie członkowskim, nadal podlega ustawodawstwu polskiemu w zakresie ubezpieczeń, pod warunkiem że zostały spełnione warunki delegowania, tj. m.in. przewidywany czas takiej pracy nie przekracza 24 miesięcy i osoba ta nie jest wysłana, by zastąpić inną delegowaną osobę;

2) pracownik normalnie wykonuje pracę w dwóch lub więcej państwach członkowskich. W takim przypadku w zakresie ubezpieczeń społecznych podlega:

a) ustawodawstwu państwa członkowskiego, w którym ma miejsce zamieszkania, jeżeli wykonuje znaczną część pracy (co najmniej przez 25% czasu lub osiąga co najmniej 25% wynagrodzenia za tę pracę) w tym państwie członkowskim, lub

b) w sytuacji niewykonywania znacznej części pracy w państwie członkowskim, w którym ma miejsce zamieszkania – ustawodawstwu:

● państwa członkowskiego, w którym znajduje się siedziba lub miejsce wykonywania działalności przedsiębiorstwa lub pracodawcy, jeżeli jest zatrudniony przez jedno przedsiębiorstwo lub jednego pracodawcę, albo

● państwa członkowskiego, w którym znajduje się siedziba lub miejsce wykonywania działalności przedsiębiorstw bądź pracodawców, jeżeli jest zatrudniony przez co najmniej dwa przedsiębiorstwa lub co najmniej dwóch pracodawców, których siedziba bądź miejsce wykonywania działalności znajduje się tylko w jednym państwie członkowskim, lub

● państwa członkowskiego, w którym znajduje się siedziba lub miejsce wykonywania działalności przedsiębiorstwa lub pracodawcy, innego niż państwo członkowskie jego zamieszkania, jeżeli jest zatrudniony przez dwa bądź więcej przedsiębiorstw lub dwóch lub więcej pracodawców, których siedziba lub miejsce wykonywania działalności znajduje się w dwóch państwach członkowskich, z których jedno jest państwem członkowskim jego zamieszkania, bądź

● państwa członkowskiego, w którym ma miejsce zamieszkania, jeżeli jest zatrudniony przez dwa lub więcej przedsiębiorstw bądź dwóch lub więcej pracodawców, a co najmniej dwa z tych przedsiębiorstw lub dwóch z tych pracodawców mają siedzibę bądź miejsce wykonywania działalności w różnych państwach członkowskich innych niż państwo członkowskie jego miejsca zamieszkania (art. 13 ust. 1 rozporządzenia nr 883/2004).

W sytuacji gdy pracownik wykonujący pracę zdalną podlega ubezpieczeniom w Polsce, pracodawca powinien wystąpić o zaświadczenie A1 potwierdzające zastosowanie polskiego ustawodawstwa.

Przykład 8

Wariant I

Pracodawca zatrudnił obywatela Francji, który świadczy pracę z tego kraju wyłącznie zdalnie. Mimo że strony podpisały umowę o pracę w Polsce, osoba ta jest objęta ubezpieczeniem społecznym tylko we Francji.

Wariant II

Pracodawca zatrudnił obywatela Francji, który mieszka na stałe w Polsce i świadczy pracę z Polski wyłącznie zdalnie. Osoba ta jest objęta ubezpieczeniem społecznym tylko w Polsce.

W przypadku pracowników, którzy stale wykonują pracę zdalną spoza Polski, ale na obszarze państwa członkowskiego, obowiązek ubezpieczeń powstanie w kraju wykonywania pracy. W takiej sytuacji polski pracodawca jest zobowiązany do wypełniania wszystkich obowiązków wynikających z przepisów ustawodawstwa mającego zastosowanie do jego pracowników, tj. obowiązujących w państwie wykonywania pracy. W szczególności dotyczy to obowiązku zgłoszenia do ubezpieczeń i opłacenia składek przewidzianych w tym ustawodawstwie, tak jakby siedziba lub miejsce prowadzenia działalności pracodawcy znajdowały się w tym państwie członkowskim.

Pracodawca niemający miejsca prowadzenia działalności w państwie członkowskim, którego ustawodawstwo ma zastosowanie, może po uzgodnieniu zawrzeć z pracownikiem umowę, na podstawie której przejmie on obowiązki płatnika składek. Wówczas to pracownik będzie zobowiązany do zapłaty należnych składek. O dokonanych uzgodnieniach pracodawca powiadamia instytucję właściwą państwa członkowskiego (art. 21 rozporządzenia 987/2009).

Jeżeli praca zdalna jest świadczona w innych krajach niż państwo członkowskie, zastosowanie mają dwustronne umowy międzynarodowe o zabezpieczeniu społecznym stosowane z państwami spoza UE/EOG/Szwajcarii. Natomiast w przypadku ich braku należy zweryfikować przepisy obowiązujące w kraju, z którego jest wykonywana praca zdalna.

8.5. Porozumienie ramowe dotyczące telepracy transgranicznej

1 lipca 2023 r. ZUS przystąpił do Porozumienia ramowego w sprawie stosowania art. 16 ust. 1 rozporządzenia nr 883/2004 w przypadkach zwyczajowej telepracy transgranicznej (dalej: porozumienie). Dla celów stosowania porozumienia przyjęto definicję takiej pracy.

Telepraca transgraniczna – praca wykonywana z państwa zamieszkania przy zachowaniu połączenia cyfrowego ze środowiskiem pracy pracodawcy, którego siedziba znajduje się w państwie innym niż państwo zamieszkania.

Powołany wyżej przepis rozporządzenia nr 883/2004 dotyczy wyjątków od stosowania art. 11–15, czyli m.in. zasad podlegania ubezpieczeniom społecznym z tytułu pracy najemnej w państwie jej wykonywania.

Zdaniem ZUS porozumienie umożliwia ustalenie ustawodawstwa tego państwa, w którym znajduje się siedziba pracodawcy, pomimo wykonywania przez pracownika znacznej części pracy w państwie zamieszkania (co najmniej 25%). Tym samym po spełnieniu odpowiednich warunków porozumienie umożliwia zastosowanie wyjątku względem art. 13 ust. 1 lit. a rozporządzenia (WE) nr 883/2004 – komunikat ZUS z 18 lipca 2023 r.

Tabela 9. Zakres zastosowania porozumienia od 1 lipca 2023 r.

Porozumienie dotyczy pracowników:

Porozumienie nie obejmuje osób:

zwyczajowo pracujących w różnych państwach członkowskich, mających pracodawcę lub pracodawców w jednym państwie członkowskim (innym niż ich państwo zamieszkania), wykonujących część pracy w państwie zamieszkania w formie telepracy transgranicznej w wymiarze co najmniej 25%, ale przez mniej niż 50% całkowitego czasu pracy.● normalnie wykonujących w państwie zamieszkania aktywność inną niż telepraca transgraniczna (np. jednocześnie pracujących tam stacjonarnie), lub

● normalnie wykonujących aktywność w państwie innym niż państwo zamieszkania i państwo siedziby (tj. gdy zaangażowane jest jeszcze inne państwo), albo

● wykonujących działalność na własny rachunek.

Ponadto pracownik może zostać objęty porozumieniem, pod warunkiem że:

● miejsce jego zamieszkania znajduje się w państwie, które przystąpiło do porozumienia, oraz

● siedziba jego pracodawcy znajduje się w jednym z pozostałych państw, które podpisały porozumienie (należą do nich m.in.: Austria, Belgia, Chorwacja, Republika Czeska, Finlandia, Francja, Niemcy, Norwegia, Portugalia, Hiszpania) i najwcześniej od dnia jego podpisania przez to państwo.

Przykład 9

Pracownik wykonuje pracę zdalną w modelu hybrydowym, tj. przez 3 dni pracuje zdalnie z Hiszpanii w środowisku informatycznym pracodawcy (60%), a przez 2 dni (40%) w siedzibie pracodawcy w Polsce. Pracownik nie może zostać objęty porozumieniem ramowym, ponieważ wymiar czasu pracy w formie telepracy wynosi więcej niż 49% całkowitego czasu pracy.

Podstawą do skorzystania z rozwiązania przewidzianego w porozumieniu jest wystąpienie przez pracownika lub jego pracodawcę z wnioskiem do ZUS o zawarcie porozumienia wyjątkowego na podstawie art. 16 ust. 1 rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (WE) nr 883/2004. W tym celu należy wypełnić formularz US-36 (w formie papierowej lub elektronicznej, przez PUE ZUS), w którym trzeba podać m.in. okres lub okresy, na które pracownik lub pracodawca wnioskuje o porozumienie wyjątkowe.

W bloku dotyczącym powodu złożenia wniosku US-36 zainteresowany powinien zaznaczyć opcję: „inny”. Jako podstawę złożenia wniosku należy wpisać: „porozumienie ws. telepracy”. W tym samym polu trzeba wskazać wymiar telepracy świadczonej w państwie zamieszkania oraz ewentualnej innej aktywności wykonywanej w tym państwie.

Do wniosku należy dołączyć umowę, na podstawie której praca jest wykonywana za granicą, oraz ewentualnie inne dokumenty, które mogą potwierdzić świadczenie pracy w formie telepracy w wymiarze podanym przez wnioskodawcę.

Oddziałem właściwym do rozpatrzenia wniosku jest ZUS w Kielcach. Jeżeli pracownik spełni warunki określone w porozumieniu (weryfikacji podlegają okresy telepracy w państwie zamieszkania w stosunku do pracy w państwie siedziby pracodawcy w tygodniu pracy), ZUS wyda informację w tym zakresie. Wówczas pracownik lub pracodawca powinien wystąpić z wnioskiem o wydanie zaświadczenia A1 (na druku US-34), które potwierdzi stosowanie wobec pracownika polskiego ustawodawstwa w zakresie ubezpieczeń. Tak ustalony schemat pracy może zostać utrzymany przez okres nie dłuższy niż 3 lata. Należy zaznaczyć, że skorzystanie z rozwiązań zawartych w porozumieniu nie jest obowiązkowe. Wówczas będą obowiązywały ogólne zasady w tym zakresie.

8.6. Zwolnienie z oskładkowania przychodów pracowników pracujących zdalnie za granicą

W przypadku pracowników wykonujących pracę zdalnie z zagranicy i podlegających ubezpieczeniom w Polsce przychód uzyskany z tego tytułu można obniżyć o równowartość diety przysługującej z tytułu podróży służbowych poza granicami kraju, za każdy dzień pobytu na terytorium danego państwa. Przy czym dotyczy to sytuacji, w której przychód tych pracowników jest wyższy niż przeciętne wynagrodzenie. Ustalony w ten sposób miesięczny przychód tych osób, stanowiący podstawę wymiaru składek, nie może być niższy od kwoty przeciętnego wynagrodzenia (§ 2 ust. 1 pkt 16 rozporządzenia składkowego).

Jeśli natomiast przychód ww. pracowników nie przekracza przeciętnego wynagrodzenia, omawiane zwolnienie nie będzie miało zastosowania – podstawę wymiaru składek ustala się wówczas na zasadach ogólnych (m.in. interpretacja ZUS z 1 lipca 2023 r., DI/100000/43/474/2023).

8.7. Zasady opodatkowania przychodów pracowników pracujących zdalnie za granicą

Pracownicy wykonujący pracę zdalnie z zagranicy mogą opłacać podatek w Polsce lub za granicą. Jest to uzależnione zasadniczo od miejsca świadczenia przez nich pracy, a co jest z tym związane, od rozstrzygnięcia, jakim obowiązkiem podatkowym są objęci w Polsce – nieograniczonym czy ograniczonym. Ponadto świadczenie pracy zdalnej nie powoduje powstania zagranicznego zakładu – miejsca, za pomocą którego pracodawca prowadzi działalność w danym państwie, a którego istnienie powoduje obowiązek opodatkowania wynagrodzenia w tym państwie. Argumentuje się to m.in. tymczasowym charakterem miejsca, w którym pracownik wykonuje pracę zdalnie, a także brakiem możliwości dysponowania przez pracodawcę tym miejscem.

Z nieograniczonym obowiązkiem podatkowym mamy do czynienia w przypadku osób fizycznych, które mają miejsce zamieszkania na terytorium Polski i w związku z tym podlegają obowiązkowi podatkowemu od całości osiąganych dochodów z tytułu zatrudnienia, bez względu na miejsce położenia źródeł tych dochodów (art. 3 ust. 1 ustawy o pdof). Możliwe jest również posiadanie miejsca zamieszkania w dwóch państwach, o czym będzie mowa w dalszej części opracowania.

Za osobę mającą miejsce zamieszkania na terytorium Polski uważana jest osoba fizyczna, która:

1) posiada na terytorium Polski centrum interesów osobistych lub gospodarczych (ośrodek interesów życiowych); przez „centrum interesów osobistych” należy rozumieć wszelkie powiązania rodzinne, tzn. ognisko domowe, aktywność społeczną, polityczną, kulturalną, obywatelską, przynależność do organizacji lub klubów, uprawiane hobby itp. Natomiast „centrum interesów gospodarczych” to przede wszystkim miejsce prowadzenia działalności zarobkowej, źródła dochodów, posiadane inwestycje, majątek nieruchomy i ruchomy, polisy ubezpieczeniowe, zaciągnięte kredyty, konta bankowe itd. (pismo z 17 sierpnia 2023 r. Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej, 0113-KDIPT2-2.4011.456.2023.3.DA), lub

2) przebywa na terytorium Polski dłużej niż 183 dni w roku podatkowym (art. 3 ust. 1a ustawy o pdof).

Obie wymienione przesłanki są samodzielne, co oznacza, iż wystąpienie którejkolwiek z nich może spowodować, że dochody pracownika będą podlegały opodatkowaniu w Polsce. Przy dokonywaniu tej oceny należy uwzględnić umowę w sprawie unikania podwójnego opodatkowania, której stroną jest Polska, i każdy przypadek traktować indywidualnie.

Konstrukcja zawartych przez Polskę umów o unikaniu podwójnego opodatkowania zasadniczo jest taka sama. Miejsce opodatkowania dochodów z pracy (pensje, płace i podobne wynagrodzenia) zgodnie z ww. umowami jest uzależnione przede wszystkim od miejsca wykonywania pracy, a nie od miejsca, w którym znajduje się podmiot wypłacający wynagrodzenie. I ta zasada ma pierwszeństwo. Za miejsce wykonywania pracy zawsze należy uznawać to miejsce, w którym osoba fizyczna przebywa, kiedy wykonuje pracę, za którą otrzymuje wynagrodzenie. Przez pojawiające się w umowach międzynarodowych określenie „pensje, płace i inne podobne wynagrodzenia”, zgodnie z Modelową konwencją w sprawie podatku od dochodu i majątku, należy rozumieć również świadczenia w naturze pochodzące z zatrudnienia (m.in. dopłatę do ubezpieczenia na życie czy medycznego, udostępnienie mieszkania lub samochodu).

W części umowy międzynarodowej dotyczącej zasad opodatkowania dochodów, które uzyskuje pracownik mający miejsce zamieszkania w Polsce z pracy najemnej w innym państwie, określono, że dochody te mogą podlegać opodatkowaniu w Polsce, jeżeli:

● pracownik przebywa za granicą nie dłużej niż 183 dni podczas roku finansowego (ten okres nie może zostać przekroczony w każdorazowym 12-miesięcznym okresie rozpoczynającym się lub kończącym w danym roku podatkowym; przy ustalaniu tych dni należy uwzględniać wszystkie możliwe kolejne 12-miesięczne okresy, nawet te, które pokrywają się z innymi), oraz

● wynagrodzenia są wypłacane przez pracodawcę, który nie ma za granicą miejsca zamieszkania lub siedziby, albo w jego imieniu, a także

● wynagrodzenia nie są ponoszone przez zakład lub stałą placówkę, którą pracodawca posiada za granicą.

Przy obliczaniu okresu 183 dni należy brać pod uwagę dni fizycznej obecności pracownika, w tym m.in. część dnia, dzień przybycia, dzień wyjazdu, dni spędzone w danym państwie, w tym soboty, niedziele, święta i szkolenia.

Natomiast osoby fizyczne, jeżeli nie mają na terytorium Polski miejsca zamieszkania, podlegają obowiązkowi podatkowemu tylko od dochodów pochodzących z zatrudnienia osiąganych na terytorium Polski (ograniczony obowiązek podatkowy).

Możliwa jest też sytuacja, kiedy pracownik będzie posiadał miejsce zamieszkania w obu umawiających się państwach. W takim przypadku jego status podatkowy jest ustalany według następujących zasad (reguły kolizyjne określone w art. 4 Modelowej konwencji w sprawie podatku od dochodu i majątku):

● osobę uważa się za mającą miejsce zamieszkania w tym państwie, w którym ma ona stałe ognisko domowe; jeżeli ma ona stałe ognisko domowe w obu umawiających się państwach, to uważa się ją za mającą miejsce zamieszkania tylko w tym państwie, z którym ma ona ściślejsze powiązania osobiste i gospodarcze (ośrodek interesów życiowych);

● jeżeli nie można ustalić, w którym państwie osoba ma ośrodek interesów życiowych, albo jeżeli nie posiada ona stałego ogniska domowego w żadnym z tych państw, to uważa się ją za mającą miejsce zamieszkania w tym umawiającym się państwie, w którym zwykle przebywa;

● jeżeli osoba przebywa zazwyczaj w obu państwach lub nie przebywa zazwyczaj w żadnym z nich, to uważa się ją za mającą miejsce zamieszkania w tym państwie, którego jest obywatelem;

● jeżeli osoba jest obywatelem obydwu państw lub nie jest obywatelem żadnego z nich, to właściwe organy umawiających się państw rozstrzygną tę sprawę w drodze wzajemnego porozumienia.

Jeżeli nie można ustalić statusu podatkowego według pierwszej zasady, należy przeanalizować kolejne kryterium.

Przykład 10

Pracownik i jego rodzina mają stałe miejsce zamieszkania w Polsce. Osoba ta zamieszkiwała dłużej niż przez 183 dni w Austrii (z tego państwa świadczyła pracę zdalnie na rzecz polskiego pracodawcy), gdzie na podstawie prawa wewnętrznego podlega opodatkowaniu, ponieważ jest traktowana jako mająca miejsce zamieszkania w tym państwie. Oba państwa mają roszczenie o objęcie pracownika obowiązkiem podatkowym. Jednak w tym przypadku pierwszeństwo w roszczeniu ma Polska ze względu na to, że w tym kraju pracownik ma ośrodek interesów życiowych.

Zatem ustalenie na stałe z pracownikiem miejsca wykonywania pracy zdalnej jako zagraniczne (np. w przypadku cudzoziemców), jak i czasowe delegowanie pracownika za granicę czy wykonywanie pracy zdalnej z zagranicy na podstawie wniosku (w modelu hybrydowym), może powodować zmianę rezydencji podatkowej pracownika lub jej ustalenie wyłącznie w kraju jego zamieszkania. W takim przypadku pracodawca nie będzie pobierał zaliczek na podatek od dochodu pracownika.

Przykład 11

Jednostka badawcza chce zatrudnić cudzoziemca na podstawie umowy o pracę. Osoba ta będzie świadczyła pracę wyłącznie zdalnie z miejsca zamieszkania, które znajduje się w Niemczech. W tej sytuacji od pierwszego dnia zatrudnienia wynagrodzenie pracownika będzie podlegało opodatkowaniu w Niemczech.

8.8. Zwolnienie podatkowe dla pracowników pracujących za granicą

Część przychodów pracowników będących polskimi rezydentami podatkowymi przebywającymi czasowo za granicą i uzyskującymi w związku z tym pobytem przychody z tytułu tego zatrudnienia jest zwolniona z podatku. Zwolnienie przysługuje za każdy dzień pobytu za granicą, w którym podatnik pozostawał w stosunku pracy, w kwocie odpowiadającej 30% diety określonej w przepisach o podróżach służbowych (art. 21 ust. 1 pkt 20 ustawy o pdof).

Omawiane zwolnienie nie ma zastosowania do wynagrodzenia:

● pracownika odbywającego podróż służbową poza granicami Polski,

● pracownika w związku z jego pobytem poza granicami Polski w celu udziału w konflikcie zbrojnym lub dla wzmocnienia sił państwa albo państw sojuszniczych, misji pokojowej, akcji zapobieżenia aktom terroryzmu lub ich skutkom, a także w związku z pełnieniem funkcji obserwatora w misjach pokojowych organizacji międzynarodowych i sił wielonarodowych, o ile otrzymuje świadczenia zwolnione od podatku na podstawie ust. 1 pkt 83 lub pkt 83a ustawy o pdof – przyznane na podstawie odrębnych ustaw lub przepisów wykonawczych,

● uzyskiwanego przez członka służby zagranicznej,

● otrzymanego przez kierowcę z tytułu wykonywania międzynarodowych przewozów drogowych na podstawie stosunku pracy lub umowy zlecenia, o której mowa w art. 13 pkt 8 ustawy o pdof.

Zwolnienie to przysługuje również pracownikom wykonującym pracę zdalnie spoza obszaru Polski.

Materiały pochodzą z zasobów INFOR PL S.A.

9. Odpowiedzi na pytania Czytelników

Czy pracodawca może na prośbę pracownika zrezygnować z zapewnienia mu dodatkowego monitora

PROBLEM

Pracodawca rozpoczął proces dostosowywania stanowisk pracy zdalnej, gdzie pracownicy są wyposażeni w systemy przenośne (laptopy) do nowych wymagań bhp oraz ergonomii, wyposażając pracowników w zewnętrzne monitory ekranowe, niezależne klawiatury oraz myszy. Część pracowników złożyła pracodawcy oświadczenia, że są przyzwyczajeni do pracy wyłącznie z wykorzystaniem laptopa, bez dodatkowych akcesoriów, nie mają zresztą na nie miejsca w domu, w związku z tym nie chcą i nie będą ich używać. Czy w takich przypadkach pracodawca ma prawo odstąpić od zapewnienia dodatkowego wyposażenia stanowisk pracy?

close POTRZEBUJESZ POMOCY?
Konsultanci pracują od poniedziałku do piątku w godzinach 8:00 - 17:00