Komentarz do KPA 2019 - Art. 14

1

Zasada pisemności została wyrażona w art. 14 k.p.a. Zgodnie z nią co do zasady sprawy należy załatwiać w formie pisemnej (lub w formie dokumentu elektronicznego doręczanego środkami komunikacji elektronicznej). W formie ustnej sprawy mogą zostać załatwione, gdy przemawia za tym interes strony, a przepis prawny nie stoi temu na przeszkodzie. W takim przypadku zarówno treść, jak i istotne motywy takiego załatwienia powinny zostać utrwalone w aktach w formie protokołu lub podpisanej przez stronę adnotacji. Sprawy mogą być również załatwiane w formie dokumentu elektronicznego (w rozumieniu przepisów ustawy z 17 lutego 2005 r. o informatyzacji działalności podmiotów realizujących zadania publiczne (j.t.  Dz.U. z 2017 r. poz. 570). Pojęcie "załatwiania spraw", którego dotyczy przedmiotowy przepis, jest rozumiane bardzo szeroko. Odnosi się do niego nie tylko samo wydanie decyzji w sprawie, lecz obejmuje także w odpowiednim zakresie również wszystkie inne czynności podejmowane w toku postępowania. Czyli zasadą jest pisemne działanie organu administracji publicznej na każdym istotnym etapie postępowania. Nie może to oczywiście prowadzić do nadmiaru rozwiązań biurokratycznych i dokumentacji każdego najmniejszego szczegółu. Ale względem kluczowych i istotnych dla stron kwestii zasada ta znajduje w pełni zastosowanie.