Praktyczny komentarz z przykładami do Kodeksu Pracy wyd. II - Dział II. Stosunek pracy

Zagadnienia ogólne

Przepisy prawa pracy dają pracodawcom i pracownikom dosyć ograniczoną swobodę w zakresie kształtowania treści stosunku pracy. W znacznym stopniu regulują bowiem aspekty zawierania umów o pracę, ich treści oraz możliwości ich rozwiązania.

Stosunek pracy

Stosunek pracy nawiązuje się na podstawie umowy o pracę, powołania, mianowania, wyboru lub spółdzielczej umowy o pracę. O tym, czy strony danej umowy łączy stosunek pracy, decydują charakter i sposób wykonywania pracy oraz treść zawartej umowy, a nie sama jej nazwa.

TABELA 2. WARUNKI PRZESĄDZAJĄCE O TYM, ŻE ZAWARTA UMOWA JEST UMOWĄ O PRACĘ (MUSZĄ WYSTĄPIĆ ŁĄCZNIE)

Zatrudnienie pracownika we wskazanych warunkach przesądza o istnieniu między stronami stosunku pracy (art. 22 Kodeksu pracy). W takim przypadku wola stron jest bez znaczenia. Spełniając bowiem powyższe warunki wykonywania pracy, strony są zobowiązane do zawarcia umowy o pracę, a nie np. umowy o dzieło czy zlecenia. Często zdarza się, że pracodawcy w celu zmniejszenia tzw. kosztów pracy (pozbawiając pracownika płatnych urlopów wypoczynkowych, wynagrodzenia za czas choroby itd.) zawierają umowy cywilnoprawne w sytuacji, gdy warunki i charakter świadczonej pracy wskazują na konieczność zawarcia umowy o pracę. Takie postępowanie pracodawcy jest niedopuszczalne, stanowi obejście prawa i tym samym wykroczenie przeciwko prawom pracownika zagrożone grzywną w wysokości od 1000 zł do 30 000 zł.

Udostępnianie danych osobowych

Dane wymagane od kandydata do pracy

Pracodawca może żądać od osoby ubiegającej się o zatrudnienie podania danych osobowych obejmujących (art. 22¹ § 1 Kodeksu pracy):

1) imię (imiona) i nazwisko,

2) datę urodzenia,

3) dane kontaktowe wskazane przez taką osobę,

4) wykształcenie,

5) kwalifikacje zawodowe,

6) przebieg dotychczasowego zatrudnienia.

W obecnym stanie prawnym pracodawca nie może jednak żądać od kandydata na pracownika danych dotyczących jego wykształcenia, kwalifikacji zawodowych oraz przebiegu dotychczasowego zatrudnienia, jeśli nie będą one niezbędne do wykonywania pracy, o którą się ubiega. Takich danych pracodawca będzie mógł żądać dopiero od pracownika.

Przepisy nałożyły zatem na pracodawców konieczność oceny, jakie dane z tych, których można wymagać od kandydata do pracy, są potrzebne do zatrudnienia określonej osoby. Nie każdy stosunek pracy uzasadnia bowiem gromadzenie informacji o wykształceniu, kwalifikacjach zawodowych lub przebiegu dotychczasowego zatrudnienia osoby ubiegającej się o zatrudnienie.

Dane wymagane od pracownika

Zgodnie z obecnymi przepisami pracodawca żąda od pracownika podania dodatkowo danych osobowych obejmujących (art. 22¹ § 3 Kodeksu pracy):

1) adres zamieszkania,

2) numer PESEL, a w przypadku jego braku – rodzaj i numer dokumentu potwierdzającego tożsamość,

3) inne dane osobowe pracownika, a także dane osobowe dzieci pracownika i innych członków jego najbliższej rodziny, jeżeli podanie takich danych jest konieczne ze względu na korzystanie przez pracownika ze szczególnych uprawnień przewidzianych w prawie pracy,

4) wykształcenie i przebieg dotychczasowego zatrudnienia, jeżeli nie istniała podstawa do ich żądania od osoby ubiegającej się o zatrudnienie,

5) numer rachunku płatniczego, jeżeli pracownik nie złożył wniosku o wypłatę wynagrodzenia do rąk własnych.

Pracodawca żąda podania innych danych osobowych niż wprost określone w katalogu wskazanym w przepisach Kodeksu pracy, gdy jest to niezbędne do zrealizowania uprawnienia lub spełnienia obowiązku wynikającego z przepisu prawa. Obowiązek taki może wynikać zarówno z przepisów Kodeksu pracy, jak i z odrębnych przepisów prawnych. Przykładem takiej regulacji może być art. 4 ustawy o służbie cywilnej, zgodnie z którym w służbie cywilnej może być zatrudniona osoba, która nie była skazana prawomocnym wyrokiem za umyślne przestępstwo lub umyślne przestępstwo skarbowe.

Dane przetwarzane za zgodą kandydata i pracownika

Obecne przepisy regulują zasady przetwarzania danych osobowych za zgodą osoby ubiegającej się o zatrudnienie lub pracownika. Do tej pory nie było szczególnych regulacji w tym zakresie. Zgoda kandydata do pracy lub pracownika pozwala na przetwarzanie innych niż wymienione w przepisach Kodeksu pracy danych, z wyłączeniem danych osobowych dotyczących wyroków skazujących oraz czynów zabronionych (art. 10 rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE, dalej: RODO).

Oznacza to, że tego rodzaju dane osobowe mogą być przetwarzane wyłącznie w przypadku, kiedy przepis prawa będzie przewidywał obowiązek ich żądania przez pracodawcę lub obowiązek ich udostępnienia przez osobę ubiegającą się o zatrudnienie lub pracownika (art. 10 RODO).

Zgoda musi odpowiadać wszystkim wymaganiom przewidzianym zarówno w RODO, jak i w przepisach Kodeksu pracy. W szczególności w przypadku danych szczególnie chronionych dane osobowe będą mogły być przetwarzane wyłącznie wtedy, gdy przekazanie tych danych osobowych następuje z inicjatywy osoby ubiegającej się o zatrudnienie lub pracownika (w przeciwieństwie do przetwarzania danych zwykłych, które mogą być pozyskiwane z inicjatywy pracodawcy, pracownika lub osoby ubiegającej się o zatrudnienie).

Aby zgoda kandydata/pracownika była wiążąca, musi mieć następujące cechy:

● powinna być dobrowolna,

● musi być konkretna,

● powinna być złożona świadomie,

● powinna być wyrażona swobodnie,

● musi być wyraźna,

● musi istnieć możliwość jej wycofania,

● administrator danych musi umieć wykazać, że uzyskał zgodę na przetwarzanie danych osobowych,

● forma jej wyrażenia może być dowolna: oświadczenie lub wyraźne działanie potwierdzające.

Jednocześnie ustawodawca zastrzegł, że brak zgody lub jej wycofanie nie mogą być podstawą niekorzystnego traktowania osoby ubiegającej się o zatrudnienie lub pracownika, a także nie mogą powodować wobec nich jakichkolwiek negatywnych konsekwencji. Przede wszystkim nie mogą stanowić przyczyny uzasadniającej odmowę zatrudnienia, wypowiedzenie umowy o pracę lub jej rozwiązanie bez wypowiedzenia przez pracodawcę.

Przetwarzanie danych wrażliwych

Obecne przepisy regulują także przetwarzanie w stosunkach pracowniczych tzw. danych wrażliwych. Zgodnie z nimi zgoda osoby ubiegającej się o zatrudnienie lub pracownika może stanowić podstawę przetwarzania przez pracodawcę danych osobowych wrażliwych, o których mowa w art. 9 ust. 1 RODO, wyłącznie w przypadku, gdy przekazanie tych danych osobowych następuje z inicjatywy osoby ubiegającej się o zatrudnienie lub pracownika. Również w tym przypadku brak zgody, lub jej wycofanie, nie może być podstawą niekorzystnego traktowania osoby ubiegającej się o zatrudnienie lub pracownika, a także nie może powodować wobec nich jakichkolwiek negatywnych konsekwencji. Przede wszystkim nie może stanowić przyczyny uzasadniającej odmowę zatrudnienia, wypowiedzenie umowy o pracę lub jej rozwiązanie bez wypowiedzenia przez pracodawcę.

Przetwarzanie danych biometrycznych pracownika jest dopuszczalne także wtedy, gdy podanie takich danych jest niezbędne ze względu na kontrolę dostępu do szczególnie ważnych informacji, których ujawnienie może narazić pracodawcę na szkodę, lub dostępu do pomieszczeń wymagających szczególnej ochrony.

Do przetwarzania tzw. wrażliwych danych osobowych mogą być dopuszczone wyłącznie osoby posiadające pisemne upoważnienie do przetwarzania takich danych wydane przez pracodawcę. Osoby dopuszczone do przetwarzania takich danych są zobowiązane do zachowania ich w tajemnicy.

TABELA 3. WYKAZ INFORMACJI, KTÓRE MAJĄ BYĆ PRZEKAZANE PRZEZ PRACODAWCĘ KANDYDATOWI DO PRACY I PRACOWNIKOWI W ZWIĄZKU Z PRZETWARZANIEM ICH DANYCH NA PODSTAWIE RODO

Monitoring w pracy

Pracodawcy, którzy monitorują teren zakładu pracy albo planują takie działanie, muszą postępować zgodnie z ogólnymi zasadami RODO oraz art. 22² i art. 22³ Kodeksu pracy, które uregulowały prowadzenie monitoringu w zakładzie pracy.

Obecnie Kodeks pracy reguluje warunki prowadzenia przez pracodawców monitoringu wizyjnego, monitoringu poczty elektronicznej, a także innych form monitoringu (sprawdzanie połączeń telefonicznych, nadzór aktywności internetowej).

Monitoring wizyjny może zostać wprowadzony w ściśle określonych przypadkach. Może być stosowany tylko wtedy, gdy jest to niezbędne do zapewnienia bezpieczeństwa pracowników, ochrony mienia, kontroli produkcji albo zachowania w tajemnicy informacji, których ujawnienie mogłoby narazić pracodawcę na szkodę.

Należy zwrócić uwagę, że w innych celach niż monitoring wizyjny może być prowadzony monitoring poczty elektronicznej oraz pozostałe formy monitoringu pracowników. Monitoring poczty elektronicznej można wprowadzić, jeżeli jest to niezbędne do zapewnienia organizacji pracy umożliwiającej pełne wykorzystanie czasu pracy oraz właściwego użytkowania udostępnionych pracownikowi narzędzi pracy. Monitoring poczty elektronicznej nie może naruszać tajemnicy korespondencji ani innych dóbr osobistych pracownika (art. 22³ § 2 Kodeksu pracy).

Monitoring wizyjny nie może obejmować pomieszczeń sanitarnych, szatni, stołówek, palarni. Wyjątkowo dopuszcza się stosowanie monitoringu w tych pomieszczeniach, gdy jest to niezbędne do realizacji celu, jakiemu służy prowadzenie monitoringu wizyjnego, i nie naruszy to godności oraz innych dóbr osobistych pracownika, w szczególności poprzez zastosowanie technik uniemożliwiających rozpoznanie przebywających w tych pomieszczeniach osób (art. 22² § 2 Kodeksu pracy).

Ponadto instalacja monitoringu wizyjnego w pomieszczeniach sanitarnych wymaga dodatkowo uzyskania przez pracodawcę uprzedniej zgody zakładowej organizacji związkowej (a jeżeli u pracodawcy nie działa zakładowa organizacja związkowa – uprzedniej zgody przedstawicieli pracowników wybranych w trybie przyjętym u danego pracodawcy).

Kodeks pracy zawiera również regulację wyłączającą możliwość monitorowania pomieszczeń zakładowej organizacji związkowej.

Przepisy prawa pracy pozwalają pracodawcom na rejestrowanie jedynie obrazu w ramach prowadzonego monitoringu wizyjnego. Nie można natomiast rejestrować dźwięku towarzyszącego zdarzeniom, które zostaną nagrane. Takie uprawnienia posiadają jedynie służby porządkowe i specjalne, na podstawie ustaw regulujących ich działalność. Stosowanie rejestracji dźwięku może zostać uznane za niedozwoloną formę przetwarzania danych osobowych pracowników.

Cele, zakres oraz sposób zastosowania monitoringu ustala się w układzie zbiorowym pracy lub w regulaminie pracy albo w obwieszczeniu, jeżeli pracodawca nie jest objęty układem zbiorowym pracy lub nie jest zobowiązany do ustalenia regulaminu pracy. Bez względu na rodzaj stosowanych przepisów wewnątrzfirmowych pracodawca ma obowiązek poinformować pracowników o wprowadzeniu monitoringu co najmniej na 2 tygodnie przed jego uruchomieniem (art. 22² § 7 Kodeksu pracy). Obowiązkiem pracodawcy jest też poinformowanie pracowników na piśmie, przed dopuszczeniem ich do pracy, o celach, zakresie i sposobie monitoringu (art. 22² § 8 Kodeksu pracy).

Pracodawcy mają obowiązek oznaczyć monitorowane pomieszczenia oraz teren w sposób widoczny i czytelny, za pomocą odpowiednich znaków lub ogłoszeń dźwiękowych, nie później niż jeden dzień przed uruchomieniem monitoringu. Oznaczenie monitoringu powinno być skierowane nie tylko do pracowników, ale również do osób trzecich, które wchodzą na teren zakładu pracy. Pracodawca jako administrator danych osobowych powinien także poinformować wszystkie monitorowane osoby, czyli zarówno pracowników, jak i inne osoby, które obejmuje monitoring, m.in. o:

● tożsamości i danych kontaktowych administratora,

● celu przetwarzania danych rejestrowanych w wyniku monitoringu,

● prawach przysługujących monitorowanej osobie,

● podstawie prawnej i okresie przetwarzania danych rejestrowanych w ramach monitoringu.

Nie oznacza to jednak konieczności umieszczania obok np. piktogramu sygnalizującego monitoring wszystkich powyżej wskazanych informacji. W takiej sytuacji jest możliwe, zdaniem Urzędu Ochrony Danych Osobowych, zastosowanie warstwowych not informacyjnych. Oznacza to, że pełna informacja o monitoringu powinna być dostępna w monitorowanym miejscu, np. w formie dokumentu złożonego w recepcji.

Kontrola trzeźwości pracownika

Od 21 lutego 2023 r. do Kodeksu pracy zostały wprowadzone nowe przepisy dotyczące możliwości kontroli trzeźwości pracowników przez pracodawców. Zgodnie z nowymi regulacjami, jeżeli będzie to niezbędne do zapewnienia ochrony życia i zdrowia pracowników lub innych osób albo ochrony mienia, pracodawca może wprowadzić w zakładzie pracy kontrolę trzeźwości pracowników. Należy jednak zauważyć, że wprowadzenie takiej kontroli nie jest obowiązkowe. Jedynie pracodawcy, którzy we własnym zakresie zechcą przeprowadzać takie kontrole, muszą dokonać w związku z tym zmiany układu zbiorowego pracy, regulaminu pracy lub obwieszczenia (w przypadku pracodawców, u których nie funkcjonuje regulamin pracy lub układ zbiorowy pracy). Pracodawcy, którzy nie zdecydują się na wprowadzenie takiej kontroli, będą mogli nadal korzystać w tym zakresie z możliwości zawiadomienia organów policji, które dokonają takiej kontroli u pracodawcy. W tym przypadku nie jest konieczna zmiana regulaminu pracy ani nawet potrzeba poinformowania pracowników o takiej możliwości.

Jednak najważniejsza zmiana, jaka nastąpiła w związku z tą nowelizacją, to przyznanie pracodawcom prawa do przetwarzania danych osobowych pracowników o stanie trzeźwości. Zdarzało się bowiem, że organy policji po przebadaniu pracownika na terenie zakładu pracy nie chciały ujawnić pracodawcy wyniku tego badania, powołując się na przepisy o ochronie danych osobowych (RODO). Po zmianie przepisów takie sytuacje nie powinny mieć miejsca. Wezwane organy policji po przebadaniu pracownika w zakładzie pracy będą bowiem zobowiązane do przekazania zarówno pracodawcy, jak i osobie zbadanej pisemnej informacji zawierającej następujące dane: imię i nazwisko pracownika poddanego kontroli, jego numer PESEL, datę, godzinę i minutę przeprowadzonego badania oraz jego wynik. W przypadku przeprowadzenia kilku pomiarów organ wykonujący badanie przekazuje informację o czasie przeprowadzenia pomiarów i wyniku każdego z nich.

Warunki przeprowadzania kontroli

Zgodnie z nowymi przepisami kontrola trzeźwości nie może naruszać godności oraz innych dóbr osobistych pracownika. To bardzo ważna regulacja, z której należy wyprowadzić wnioski w zakresie warunków, w jakich może się odbywać taka kontrola. Przede wszystkim należy zwrócić uwagę, że to pracodawca zyskał uprawnienie do przetwarzania danych osobowych pracowników o stanie ich trzeźwości. Jednak nie oznacza to, że będzie mógł ujawniać te dane innym pracownikom. Zatem kontrola trzeźwości powinna być zorganizowana w taki sposób, aby jedynie osoba uprawniona przez pracodawcę do dokonywania tych pomiarów oraz badany pracownik znali wynik tego pomiaru. Nie można wykonywać tych czynności w sposób, który powodowałby ujawnianie danych o wyniku kontroli trzeźwości innym, nieuprawnionym pracownikom, np. badać pracowników grupowo, w halach produkcyjnych, w wieloosobowych pomieszczeniach pracowniczych itp. Taki sposób przeprowadzania kontroli powodowałby ujawnianie osobom nieuprawnionym danych osobowych o stanie trzeźwości, które są zakwalifikowane w RODO do danych o stanie zdrowia i tym samym – do danych wrażliwych.

Sprzęt do badania trzeźwości

Kontrola trzeźwości obejmuje badanie przy użyciu metod niewymagających badania laboratoryjnego, za pomocą urządzenia z ważnym dokumentem potwierdzającym jego kalibrację lub wzorcowanie. Taka regulacja oznacza, że legalna kontrola trzeźwości pracowników może się odbywać jedynie przy użyciu alkomatu, dla którego pracodawca będzie mógł okazać aktualny certyfikat potwierdzający właściwe działanie tego urządzenia. Niedopuszczalne są praktyki w przeszłości stosowane przez pracodawców, którzy dokonywali pomiarów niecertyfikowanymi alkomatami, a w przypadku wykazania zbyt dużego stężenia alkoholu w wydychanym przez pracownika powietrzu wzywali organy policji w celu uwiarygodnienia tych pomiarów. Szczegółowe warunki i metody przeprowadzania kontroli określa rozporządzenie w sprawie badań na obecność alkoholu lub środków działających podobnie do alkoholu w organizmie pracownika (Dz.U. z 2023 r. poz. 317), które obowiązuje od 21 lutego 2023 r. Zgodnie z nim badanie na obecność alkoholu przeprowadzane przez pracodawcę obejmuje badanie powietrza wydychanego przez pracownika. Rozporządzenie wskazuje, że badanie należy przeprowadzać przy użyciu analizatora wydechu, tj. urządzenia elektronicznego dokonującego pomiaru stężenia alkoholu w wydychanym powietrzu metodą spektrometrii w podczerwieni lub utleniania elektrochemicznego.

Wynik pomiarów i postępowanie pracodawcy

Badanie trzeźwości polega na stwierdzeniu w organizmie pracownika:

● braku obecności alkoholu albo

● obecności alkoholu wskazującej na stan po użyciu alkoholu albo stan nietrzeźwości, w rozumieniu odpowiednio art. 46 ust. 2 lub ust. 3 ustawy z 26 października 1982 r. o wychowaniu w trzeźwości i przeciwdziałaniu alkoholizmowi.

Stan po użyciu alkoholu zachodzi, gdy zawartość alkoholu w organizmie wynosi lub prowadzi do stężenia we krwi od 0,2‰ do 0,5‰ alkoholu albo obecności w wydychanym powietrzu od 0,1 mg do 0,25 mg alkoholu w 1 dm³.

Stan nietrzeźwości występuje, gdy zawartość alkoholu w organizmie wynosi lub prowadzi do stężenia we krwi powyżej 0,5‰ alkoholu albo obecności w wydychanym powietrzu powyżej 0,25 mg alkoholu w 1 dm³.

Za równoznaczne ze stwierdzeniem braku obecności alkoholu w organizmie pracownika uznaje się przypadki, w których zawartość alkoholu nie osiąga lub nie prowadzi do osiągnięcia wartości właściwych dla stanu po użyciu alkoholu. Nie można również w tym zakresie wprowadzać do regulacji wewnątrzzakładowych zapisów mniej korzystnych dla pracowników, które wymagałyby np. każdorazowo wyniku 0,00 mg alkoholu w 1 dm³ wydychanego powietrza.

Regulacja wewnątrzzakładowa

Pracodawca, który zdecyduje się na wprowadzenie wewnątrzzakładowej kontroli trzeźwości pracowników, będzie musiał wdrożyć w tym zakresie zapisy w układzie zbiorowym pracy lub w regulaminie pracy albo w obwieszczeniu (dotyczy to pracodawców, którzy nie zostali objęci układem zbiorowym pracy lub nie są zobowiązani do ustalenia regulaminu pracy). Taka regulacja musi obejmować m.in. określenie grupy lub grup pracowników objętych kontrolą trzeźwości oraz sposobu przeprowadzania tej kontroli, w tym rodzaju wykorzystywanego urządzenia, czasu i częstotliwości jej przeprowadzania. W tym zakresie ustawodawca pozostawił całkowitą swobodę pracodawcom, którzy zadecydują w akcie wewnątrzzakładowym, czy taka kontrola może być przeprowadzana jednokrotnie czy wielokrotnie w ciągu zmiany roboczej, przed pracą, po pracy czy w jej trakcie itp.

Przykładowe przepisy wewnątrzzakładowe obejmujące postanowienia w zakresie kontroli trzeźwości pracowników

Dodatkowo należy pamiętać, że o wprowadzeniu kontroli trzeźwości pracodawca informuje pracowników w sposób przyjęty u danego pracodawcy nie później niż na 2 tygodnie przed rozpoczęciem jej przeprowadzania. Ponadto każdy nowo zatrudniony pracownik przed dopuszczeniem go do pracy powinien otrzymać, w formie papierowej lub elektronicznej, informacje w zakresie kontroli trzeźwości zawarte w akcie wewnątrzzakładowym. W praktyce oznacza to, że pracodawca powinien dać do podpisania każdemu pracownikowi objętemu wewnątrzzakładową kontrolą trzeźwości odrębne oświadczenie zawierające zasady kontroli trzeźwości przedrukowane z aktów wewnątrzzakładowych. Następnie, po podpisaniu go przez pracownika, powinien umieścić je w części B akt osobowych. Nie wystarczy w tym przypadku zamieszczone w aktach osobowych potwierdzenie zapoznania pracownika z regulaminem pracy.

Efekt kontroli trzeźwości

Jeżeli kontrola trzeźwości pracownika nie stwierdzi stanu po użyciu alkoholu, z badania nie będzie sporządzany jakikolwiek protokół. Dopiero gdy wynik kontroli wskaże na stan po użyciu alkoholu albo stan nietrzeźwości, pracodawca lub osoba upoważniona sporządzi protokół obejmujący dane pracownika (np. imię i nazwisko oraz PESEL), a ponadto datę, godzinę i minutę badania oraz jego wynik. Taki protokół pracodawca będzie przechowywał w aktach osobowych pracownika.

Dokumenty dotyczące kontroli trzeźwości należy przechowywać w nowej części E akt osobowych. Pracodawca powinien w niej umieścić:

a) informacje dotyczące kontroli trzeźwości pracownika przeprowadzonej przez pracodawcę,

b) informację dotyczącą badania stanu trzeźwości pracownika przeprowadzonego przez uprawniony organ powołany do ochrony porządku publicznego,

c) informacje dotyczące przeprowadzonej przez pracodawcę kontroli pracownika na obecność w jego organizmie środków działających podobnie do alkoholu,

d) informację dotyczącą badania pracownika na obecność w jego organizmie środków działających podobnie do alkoholu przeprowadzonego przez uprawniony organ powołany do ochrony porządku publicznego.

Protokół kontroli trzeźwości musi zostać usunięty z akt osobowych w okresie nieprzekraczającym roku. Wyjątkiem jest sytuacja, gdy stanowi on podstawę zastosowania kary porządkowej – wówczas należy go usunąć po roku nienagannej pracy pracownika wraz z innymi dokumentami zgromadzonymi w związku z tą karą. Jedynie w przypadku, w którym protokół może stanowić lub stanowi dowód w postępowaniu prowadzonym na podstawie prawa, a pracodawca jest stroną tego postępowania lub powziął wiadomość o wytoczeniu powództwa lub wszczęciu postępowania, roczny okres przechowywania tego dokumentu ulega przedłużeniu do czasu prawomocnego zakończenia postępowania.

Kontrola przez organy policji

Zarówno pracodawcy, którzy wprowadzili wewnątrzzakładową kontrolę trzeźwości, jak i pozostali pracodawcy nadal mogą wzywać organy policji w celu dokonania kontroli trzeźwości. Pracodawca, który nie wprowadzi w tym zakresie regulacji wewnętrznych, może zwrócić się do organów policji, gdy stwierdzi, że zachodzi uzasadnione podejrzenie, iż pracownik stawił się do pracy w stanie po użyciu alkoholu albo w stanie nietrzeźwości lub spożywał alkohol w czasie pracy. Policja po przybyciu do zakładu pracy przeprowadzi kontrolę wydychanego przez pracownika powietrza alkomatem. Będzie jednak zobowiązana do zlecenia badania krwi pracownika, jeśli:

● nie będzie możliwości przeprowadzenia badania za pomocą alkomatu,

● pracownik niedopuszczony do wykonywania pracy odmówi poddania się badaniu przeprowadzanemu alkomatem,

● pracownik niedopuszczony do wykonywania pracy, pomimo przeprowadzenia badania alkomatem, zażąda badania krwi lub moczu,

● stan pracownika niedopuszczonego do wykonywania pracy uniemożliwi przeprowadzenie badania alkomatem,

● nie będzie możliwości wskazania stężenia alkoholu z powodu przekroczenia zakresu pomiarowego urządzenia wykorzystywanego do pomiaru.

Uprawnienia kontrolowanego pracownika

W przypadku gdy wynik badania pracownika nie wskazuje na stan po użyciu alkoholu albo stan nietrzeźwości pracownika, okres niedopuszczenia pracownika do wykonywania pracy jest okresem usprawiedliwionej nieobecności w pracy, za który pracownik zachowuje prawo do wynagrodzenia. Będzie to miało miejsce w sytuacji długiego oczekiwania na przyjazd do zakładu pracy organów policji, co zdarza się niestety dosyć często. Mogą również wystąpić przypadki, gdy organy policji nie dotrą do zakładu pracy do czasu zakończenia godzin pracy pracownika, odsuniętego od pracy i oczekującego na taki przyjazd. Wówczas pracodawca nie będzie miał podstaw do odliczenia pracownikowi z wynagrodzenia za pracę czasu niewykonywania pracy związanego z oczekiwaniem na przeprowadzenie badania. W praktyce może to spowodować większe zainteresowanie pracodawców wprowadzaniem procedur samodzielnej kontroli trzeźwości zatrudnionych pracowników.

Kontrola na obecność substancji innych niż alkohol

Jeżeli jest to niezbędne do zapewnienia ochrony życia i zdrowia pracowników lub innych osób bądź ochrony mienia pracodawcy, zgodnie z nowymi przepisami może on również wprowadzić kontrolę pracowników na obecność w ich organizmach środków działających podobnie jak alkohol. Za takie środki uznano: opioidy, amfetaminę i jej analogi, kokainę, kannabinoidy, benzodiazepiny. Jeżeli pracodawca zdecyduje się na wprowadzenie również tej metody kontroli pracowników, będzie postępował analogicznie jak w przypadku kontroli trzeźwości. Zatem podstawą takiego badania pracownika będą zapisy aktów wewnątrzzakładowych regulujące te kwestie, na tych samych zasadach co w przypadku zapisów o kontroli trzeźwości. Należy zauważyć, że pracodawca może wprowadzić w swoim zakładzie pracy tylko jedną z tych kontroli lub obie równocześnie.

Kontrola trzeźwości oraz kontrola na obecność substancji innych niż alkohol dotyczy nie tylko pracowników, ale również osób zatrudnionych na innej podstawie niż umowa o pracę, np. umowa cywilnoprawna.

Umowa o pracę

Umowa o pracę jest najpopularniejszym sposobem zawierania stosunku pracy. Wyróżniamy umowę o pracę na czas nieokreślony oraz umowy terminowe, takie jak: na czas określony i na okres próbny (art. 25 Kodeksu pracy).

Zarówno zawarcie umowy, jak i każda jej zmiana muszą mieć formę pisemną.

Obecnie istnieje obowiązek potwierdzenia przez pracodawcę pracownikowi na piśmie ustaleń co do stron umowy, rodzaju umowy oraz jej warunków przed dopuszczeniem pracownika do pracy – w sytuacji gdy umowa o pracę nie została zawarta w formie pisemnej. Naruszeniem przepisów jest każdy przypadek, gdy w razie kontroli okaże się, że praca w ramach stosunku pracy jest wykonywana przez osoby, z którymi wcześniej nie zawarto pisemnych umów o pracę lub którym nie wydano pisemnego potwierdzenia co do stron umowy, rodzaju umowy oraz jej warunków.

Przepisy Kodeksu pracy nakładają na pracodawcę także sankcję za niepotwierdzenie na piśmie zawartej z pracownikiem umowy o pracę przed dopuszczeniem go do pracy w postaci grzywny w wysokości od 1000 zł do 30 000 zł (art. 281 pkt 2 Kodeksu pracy).

W związku z taką regulacją powstaje wątpliwość, czy w razie niezawarcia umowy o pracę w formie pisemnej potwierdzenie pracownikowi na piśmie ustaleń co do stron umowy, rodzaju umowy oraz jej warunków powinno nastąpić bezwzględnie przed dopuszczeniem pracownika do wstępnego szkolenia z zakresu bhp, czy też może nastąpić dopiero po ukończeniu przez pracownika takiego szkolenia. Wątpliwości te wynikają z faktu, że zarówno pisemne potwierdzenie warunków zatrudnienia pracownika, jak i przeszkolenie pracownika w zakresie bhp zgodnie z obecnie obowiązującymi przepisami (art. 29 § 2 i art. 237³ § 2 Kodeksu pracy) ma nastąpić przed dopuszczeniem pracownika do pracy. Jednocześnie takie szkolenia odbywają się w czasie pracy (art. 237³ § 3 Kodeksu pracy). Z przepisów rozporządzenia w sprawie szkolenia w dziedzinie bezpieczeństwa i higieny pracy wynika natomiast, że instruktaż ogólny i stanowiskowy przeprowadza się przed dopuszczeniem do wykonywania pracy na określonym stanowisku. Łączny czas instruktażu może przy tym wykraczać poza dobową normę czasu pracy – 8 godzin. Przy założeniu, że pracownik zakończy szkolenia dopiero w następnym dniu od ich rozpoczęcia i że pisemne potwierdzenie warunków zatrudnienia może nastąpić dopiero po odbyciu pełnego szkolenia z zakresu bhp, oznaczałoby to, że może on nie otrzymać pisemnego potwierdzenia warunków zatrudnienia w pierwszym dniu obecności w pracy.

W związku z tymi wątpliwościami należałoby jednak uznać, że pisemne potwierdzenie pracownikowi warunków umowy o pracę powinno nastąpić przed dopuszczeniem go do wstępnego szkolenia z zakresu bhp, ponieważ celem nowelizacji przepisów Kodeksu pracy, która wprowadziła taką regulację, było przeciwdziałanie sytuacjom, w których pracownicy świadczą pracę bez pisemnego potwierdzenia warunków umowy o pracę.

Elementy umowy o pracę

Każda umowa o pracę powinna zawierać niezbędne, wymagane przepisami prawa elementy.

TABELA 4. ELEMENTY UMOWY O PRACĘ

Brak wskazania niektórych obowiązkowych elementów powoduje nieważność umowy. Umowa o pracę jest bowiem nieważna, jeżeli nie zawarto w niej stron umowy i rodzaju pracy. Brak pozostałych elementów powoduje ich domniemanie na podstawie ogólnych przepisów prawa pracy. Umowa o pracę powinna być podpisana przez obie strony własnoręcznie.

Określenie stron umowy o pracę

Umowę o pracę zawierają pracodawca i pracownik. Pracodawcą może być jednostka organizacyjna, choćby nie posiadała osobowości prawnej, a także osoba fizyczna, jeżeli zatrudniają one pracowników (art. 3 Kodeksu pracy). Określenie pracodawcy w umowie o pracę będzie więc polegało na wskazaniu nazwy i adresu firmy lub na podaniu imienia i nazwiska oraz adresu pracodawcy. Po zmianie przepisów w umowie o pracę należy obowiązkowo wskazać adres siedziby firmy, a w przypadku pracodawcy będącego osobą fizyczną – adres jego zamieszkania. Umowę o pracę może zawrzeć w imieniu pracodawcy osoba uprawniona do jego reprezentacji wobec pracowników w zakresie dokonywania czynności z prawa pracy. Zatem umowa o pracę powinna być podpisana przez organ lub osobę uprawnioną do składania oświadczeń woli i podpisywania dokumentów w imieniu pracodawcy. Informację, kto jest takim organem lub osobą, zawiera akt o utworzeniu pracodawcy lub pełnomocnictwo.

Pracownikiem jest osoba zatrudniona na podstawie umowy o pracę, powołania, wyboru, mianowania lub spółdzielczej umowy o pracę (art. 2 Kodeksu pracy). W umowie o pracę, określając pracownika jako jej stronę, należy podać jego imię i nazwisko oraz miejsce zamieszkania, jeśli kandydat do pracy udostępnił te dane.

Data zawarcia umowy o pracę

Jeżeli strony umowy o pracę nie określiły terminu rozpoczęcia pracy, stosunek pracy nawiązuje się w dniu zawarcia umowy o pracę (art. 26 Kodeksu pracy). Data zawarcia umowy o pracę może być określona bezpośrednio w treści umowy o pracę lub może ją określać jedynie data podana w nagłówku umowy o pracę albo data wskazana na końcu umowy odręcznie przez strony, które ją podpisały.

Rodzaj pracy

Rodzaj pracy określa przedmiot świadczenia pracownika na rzecz pracodawcy. W praktyce rodzaj pracy określa się m.in. przez określenie zawodu (np. stolarz, nauczyciel) lub specjalności, stanowiska pracy, funkcji, tytułu (np. kierownik działu, specjalista ds. marketingu). Ten punkt umowy o pracę może być rozszerzony np. o wskazanie zakresu uprawnień pracownika lub określenie, komu podlega w strukturze organizacyjnej firmy.

Miejsce lub miejsca wykonywania pracy

Najczęściej miejscem pracy pracownika jest siedziba pracodawcy. Miejscem pracy może być także dany obszar, na terenie którego pracownik wykonuje pracę, np. miasto, powiat, województwo, region. Jeżeli takiego obszaru pracodawca nie jest w stanie wyodrębnić, miejscem pracy jest obszar, na terenie którego praca jest wykonywana najczęściej lub gdzie znajduje się siedziba pracodawcy.

Więcej na ten temat piszemy w komentarzu do działu III na str. 233–236.

Wynagrodzenie za pracę

Określając w umowie o pracę wynagrodzenie i jego składniki, należy podać wysokość wynagrodzenia zasadniczego oraz wymienić wszystkie pozostałe składniki wynagrodzenia, które przysługują pracownikowi, np. premia regulaminowa, dodatek funkcyjny, prowizja.

W umowie o pracę można wskazać wprost wysokość dodatkowych składników. Jeżeli jest to niemożliwe, np. ze względu na rozbudowany system wynagradzania, w kwestii wysokości i zasad wypłacania dodatkowych składników wynagrodzenia dopuszczalne jest odesłanie do przepisów wewnątrzzakładowych, np. regulaminu wynagradzania lub układu zbiorowego pracy.

Składników wynagrodzenia, które przysługują pracownikowi na podstawie ogólnie obowiązujących przepisów, np. dodatki za pracę w nocy, dodatki za godziny nadliczbowe, nie trzeba zamieszczać w umowie o pracę. Przysługują one pracownikowi nawet wówczas, gdy nie zostaną przyznane. Jeżeli wynagrodzenie nie zostało określone w umowie o pracę, to pracownikowi przysługuje wynagrodzenie odpowiednie do rodzaju, ilości i jakości wykonywanej pracy, nie niższe jednak niż wynagrodzenie minimalne (od 1 stycznia 2023 r. dla pełnego etatu wynosi ono 3490 zł, a od 1 lipca 2023 r. wyniesie 3600 zł).

Czasami zdarza się, że przez pomyłkę pracodawca poda w umowie o pracę inną kwotę wynagrodzenia słownie, a inną liczbowo. W takim przypadku przyjmuje się, że pracownikowi przysługuje wynagrodzenie określone słownie.

Pracownik może być wynagradzany również prowizyjnie (otrzymuje np. prowizje od wypracowanego zysku netto firmy) lub akordowo (otrzymuje stawkę wynagrodzenia za wykonaną rzecz, np. 5 zł za złożenie jednego długopisu).

Wymiar czasu pracy

Pracownik może być zatrudniony w pełnym wymiarze czasu pracy lub na niepełny etat. W zależności od tego w umowie o pracę należy mu wpisać, że jest zatrudniony na pełny etat lub niepełny, tj. na 1/2 etatu, 1/3 etatu itp. Określenie wymiaru czasu pracy decyduje o tym, ile godzin pracy musi zapewnić pracodawca danemu pracownikowi. Nawet jeżeli pracownik nie wypracuje obowiązującego go wymiaru czasu pracy ze względu na organizację pracy u pracodawcy, musi otrzymać wynagrodzenie, które wynika z jego umowy o pracę. Praca wykonywana przez pracownika zatrudnionego na niepełny etat powyżej obowiązującego go wymiaru czasu pracy nie jest pracą w godzinach nadliczbowych. Dla takiego pracownika pracą nadliczbową będzie praca powyżej pełnego etatu. Praca przekraczająca jego etat będzie pracą ponadwymiarową.

Dzień rozpoczęcia pracy

Dzień zawarcia umowy nie zawsze musi pokrywać się z dniem rozpoczęcia pracy. Stosunek pracy nawiązuje się w terminie określonym w umowie o pracę jako dzień rozpoczęcia pracy (art. 26 Kodeksu pracy). W razie nieokreślenia w umowie daty rozpoczęcia pracy przyjmuje się, że tym dniem jest dzień zawarcia umowy o pracę. Najczęściej stosowanym i jednocześnie najbardziej precyzyjnym sposobem określenia terminu rozpoczęcia pracy jest podanie daty kalendarzowej.

Limit godzin ponadwymiarowych

Jeżeli pracownik jest zatrudniony w niepełnym wymiarze czasu pracy, to w umowie o pracę trzeba ustalić limit godzin, którego przekroczenie upoważnia pracownika do wynagrodzenia takiego jak za godziny nadliczbowe (art. 151 § 5 Kodeksu pracy). Przekroczenie tego limitu nie powoduje jednak pracy w godzinach nadliczbowych, tylko w godzinach ponadwymiarowych. Przyjmuje się, że limit ten nie może być ustalony na takim samym poziomie, jak norma czasu pracy, której przekroczenie powoduje pracę w godzinach nadliczbowych, czyli 8 godzin na dobę i przeciętnie 40 godzin na tydzień. Ustalenie limitu na takim poziomie nie zmieni bowiem sytuacji pracownika. Po przekroczeniu norm czasu pracy i tak będą mu przysługiwały świadczenia za godziny nadliczbowe. Zatem nawet gdyby w umowie o pracę nie ustalono żadnego limitu, to pracownik miałby do nich prawo. Limit godzin ponadwymiarowych należy ustalić między wymiarem czasu pracy pracownika a normami czasu pracy. Takie stanowisko prezentuje również Państwowa Inspekcja Pracy. Limit godzin uprawniający pracownika do świadczeń takich jak za godziny nadliczbowe może być ustalony w odniesieniu do wymiaru godzin w danym dniu, tygodniu lub miesiącu. Może też być określony w odniesieniu do wyższego wymiaru etatu niż wskazany w umowie o pracę pracownika.

Przepisy nie przewidują, co się dzieje w sytuacji, gdy pracodawca i pracownik nie ustalą w umowie o pracę limitu godzin ponadwymiarowych.

Zdaniem części ekspertów w takim przypadku pracownikowi należą się dodatki takie jak za godziny nadliczbowe po przekroczeniu norm czasu pracy, tj. 8 godzin na dobę i przeciętnie 40 godzin na tydzień. Jednak część specjalistów prawa pracy uważa, że w takiej sytuacji dodatki powinny przysługiwać niepełnoetatowcom po przekroczeniu ich wymiaru czasu pracy.

Kwestię tę rozstrzygnął Sąd Najwyższy w wyroku z 9 lipca 2008 r. (I PK 315/07, OSNP 2009/23–24/310), który uznał, że w takim przypadku pracownik ma prawo do dodatku dopiero po przekroczeniu powszechnych norm czasu pracy, czyli 8 godzin, a za pracę między indywidualnym wymiarem czasu pracy a normami czasu pracy przysługuje mu wyłącznie normalne wynagrodzenie. Sąd, argumentując swoje stanowisko, podkreślił, że brak limitu godzin w umowie nie może powodować, iż za każdą godzinę pracy ponad indywidualny wymiar pracownik niepełnoetatowy otrzymywałby dodatek jak za godziny nadliczbowe. Artykuł 151 § 5 Kodeksu pracy nie stanowi bowiem samoistnej podstawy prawnej zatrudnionego do wspomnianego dodatku, który w opisanych okolicznościach przysługuje tylko pod warunkiem porozumienia się stron w przedmiocie omawianego limitu. Takie stanowisko Sąd Najwyższy wyraził też w wyroku z 4 kwietnia 2014 r. (I PK 249/13, OSNP 2015/9/121).

Ponieważ wskazane orzecznictwo rozstrzyga w konkretnej sprawie i nie jest źródłem powszechnie obowiązującego prawa, najbezpieczniej dla pracodawcy będzie ustalić w umowie o pracę limit godzin ponadwymiarowych, po przekroczeniu którego należy wypłacić pracownikowi dodatki jak za godziny nadliczbowe. Poprawność stosowania przepisów prawa pracy przez pracodawców weryfikuje bowiem Państwowa Inspekcja Pracy, która może zakwestionować wykładnię przepisów prezentowaną przez Sąd Najwyższy.

Systemy czasu pracy w umowie o pracę

Systemy czasu pracy należy ustalać w układzie zbiorowym pracy, regulaminie pracy lub – gdy pracodawca nie posiada przepisów wewnątrzzakładowych – w obwieszczeniu (art. 150 § 1 Kodeksu pracy). Wyjątek w tym zakresie dotyczy jednak dwóch systemów czasu pracy, tj. systemu skróconego tygodnia pracy i systemu weekendowego czasu pracy. Systemy te należy zamieścić w umowie o pracę (art. 150 § 6 Kodeksu pracy).

Zarówno system weekendowy czasu pracy, jak i system skróconego tygodnia pracy są stosowane na wniosek pracownika. Pracodawca nie może zatem narzucić pracownikowi tych systemów czasu pracy. Należy zwrócić uwagę, że tych systemów czasu pracy nie można stosować na wniosek kandydata do pracy, lecz pracownika. Oznacza to, że system weekendowy czasu pracy oraz system skróconego tygodnia pracy mogą być zastosowane po zatrudnieniu pracownika. Nie można ich ustalić od razu w umowie o pracę, lecz dopiero po zatrudnieniu.

Wskazanie okoliczności zawarcia umowy terminowej powyżej limitów

W sytuacji gdy zostanie zawarta umowa na czas określony w celu:

● zastępstwa pracownika w czasie jego usprawiedliwionej nieobecności w pracy,

● wykonywania pracy o charakterze dorywczym lub sezonowym,

● wykonywania pracy przez okres kadencji,

lub gdy pracodawca wskaże obiektywne przyczyny leżące po jego stronie, wówczas niezbędnym elementem umowy o pracę powinien być zapis określający cel zawarcia umowy lub wskazanie tych przyczyn obiektywnych.

Przepis nakazuje zamieszczenie w umowie o pracę informacji o tych przyczynach. Zatem za niewystarczającą należy uznać ogólną, przykładową wzmiankę „umowa zawarta na czas określony w związku z przyczynami obiektywnymi leżącymi po stronie pracodawcy”. Należy przyjąć, że taki zapis w żadnym razie nie spełnia wymogu zamieszczenia informacji o przyczynach obiektywnych. Przepisy nie precyzują warunków i okoliczności pozwalających na nawiązanie takiej wyjątkowej umowy na czas określony. Nie wskazują, co znaczy pojęcie „obiektywne przyczyny leżące po stronie pracodawcy”. Określono jedynie, że „zawarcie takiej umowy ma służyć zaspokojeniu rzeczywistego zapotrzebowania i pozostawać niezbędne w tym zakresie w świetle wszystkich okoliczności zawarcia umowy”. Jednak taka ogólna klauzula niewiele wyjaśnia. Dodatkowo pojawiły się błędne opinie, że do obiektywnych przyczyn leżących po stronie pracodawcy należą, przykładowo, przejściowe trudności finansowe zakładu pracy czy zwiększona absencja chorobowa pracowników w firmie. Tymczasem nie są to przyczyny obiektywne, lecz subiektywne, wynikające ze specyfiki działalności pracodawcy. Wszystko to powoduje, że pracodawcy nie wiedzą, jakie przyczyny pozwalają na zawieranie umów na czas określony bez limitów. Należy uznać, że umowy na czas określony, do których nie stosujemy limitów, zawierane z przyczyn obiektywnych leżących po stronie pracodawcy, mogą być podpisywane tylko wyjątkowo, np. gdy pracodawca działa na podstawie koncesji, umów z NFZ czy podpisuje z klientami kilkuletnie kontrakty, do których obsługi angażuje odrębną obsadę kadrową.

Absolutnie nie wolno ich nawiązywać z powodu przejściowych trudności ekonomicznych firmy, kłopotów z płynnością finansową czy z powodu zwiększonej zachorowalności personelu.

WZÓR 1. UMOWA NA CZAS OKREŚLONY ZAWARTA NA OKRES POWYŻEJ 33 MIESIĘCY

Nieobowiązkowe elementy umowy o pracę

Strony umowy o pracę mogą zawrzeć w niej postanowienia, które nie są koniecznym elementem takiej umowy. Pracodawca powinien się jednak zastanowić, czy chce zawierać takie elementy w umowie o pracę. Ich ewentualna zmiana lub usunięcie wymagają bowiem zmiany umowy o pracę, na którą potrzebna jest zgoda pracownika, a w przypadku jej braku – wypowiedzenie zmieniające.

Dodatkowe elementy zamieszczane w umowie o pracę mogą zawierać:

● przyznanie dodatkowych świadczeń pracowniczych, np. dodatkowego urlopu wypoczynkowego, dłuższego okresu wypowiedzenia, prawa do samochodu służbowego, telefonu komórkowego,

● regulacje, na których zależy pracodawcy, np. informacje dotyczące tajemnicy przedsiębiorstwa, ochrony własności intelektualnej,

● informacje formalne, np. wskazanie adresów do korespondencji stron umowy o pracę czy podanie słowniczka pojęć.

Rodzaje umów

Umowa na okres próbny

Umowa na okres próbny może poprzedzać każdą inną umowę o pracę. Przyjmuje się, że jej zawarcie ma na celu poznanie przez pracodawcę predyspozycji pracownika do wykonywania określonej pracy, weryfikację umiejętności pod kątem jego przydatności zawodowej i ewentualnego przedłużenia współpracy, jak również zapoznanie się przez pracownika z warunkami pracy.

Przepisy nie regulują, co należy rozumieć przez „kwalifikacje pracownika” i co się na nie składa – pomimo faktu, że Kodeks pracy posługuje się tym pojęciem w całkiem sporej grupie przepisów. Zwykle pojęcie kwalifikacji utożsamiane jest z konkretnym wykształceniem oraz zawodowym stażem pracy. Należy jednak przyjąć, że takie rozumienie kwalifikacji nie jest kompletne, ponieważ istotnym elementem zaliczanym do szeroko rozumianych kwalifikacji pracownika są również jego umiejętności. Nie można bowiem wykluczyć sytuacji, w której pracownik legitymuje się danym poziomem wykształcenia, odpowiednim i oczekiwanym przez pracodawcę stażem zawodowym, ale przy braku należytego poziomu umiejętności do świadczenia umówionej pracy nie będzie przedstawiał odpowiedniego poziomu przydatności zawodowej z punktu widzenia potrzeb danego pracodawcy. Warto ponadto zwrócić uwagę, że przepisy prawa pracy posługują się dwoma pojęciami – „kwalifikacje” oraz „kwalifikacje zawodowe”.

Według definicji zawartej w słowniku języka polskiego (PWN, sjp.pwn.pl) kwalifikacje oznaczają wykształcenie i uzdolnienia potrzebne do pełnienia jakiejś funkcji lub wykonywania jakiegoś zawodu. Przymiotnik „zawodowe” odnosi się natomiast do przygotowania do wykonywania konkretnego zawodu. Należy zatem uznać, że sprawdzenie pracownika może dotyczyć kwalifikacji w szerokim rozumieniu – głównie jednak chodzi o praktyczną przydatność posiadanego wykształcenia (potwierdzonego stosownymi dokumentami) i deklarowanych umiejętności oraz doświadczenia. Mówiąc o kwalifikacjach pracownika do wykonywania pracy danego rodzaju, należy mieć również na względzie tzw. kwalifikacje zawodowe pracownika. Kwalifikacje zawodowe powinny pozostawać w ścisłym związku z rodzajem pracy (stanowiskiem pracy).

Zgodnie z regulacją zawartą w Kodeksie pracy sprawdzenie kwalifikacji pracownika ma na celu możliwość zatrudnienia go do wykonywania określonego rodzaju pracy. Wynika z tego, że okres próbny służy do sprawdzenia pracownika na konkretnym stanowisku pracy (zespole czynności przewidzianych do wykonywania na tym stanowisku), a nie w pracy jako takiej w rozumieniu ogólnym. Ponieważ przepis dotyczący celu zawarcia umowy na okres próbny zakłada sprawdzenie kwalifikacji i możliwości zatrudnienia pracownika do wykonywania określonej pracy, może powstać wątpliwość, czy w takim razie przez okres próbny pracownik będzie zwolniony z obowiązku świadczenia pracy i nie będzie pozostawał w zatrudnieniu – skoro dopiero w trakcie okresu próbnego okaże się, czy można go zatrudnić na określonym stanowisku. Należy uznać, że umowa na okres próbny będzie miała na celu zweryfikowanie przydatności pracownika do kontynuowania zatrudnienia na konkretnym stanowisku pracy wynikającym z umowy zawartej na okres próbny. W jej trakcie pracownik pozostaje oczywiście w zatrudnieniu w ramach umówionej pracy, będzie ją świadczył, ale stanowi ona w tym okresie swoisty test przydatności zawodowej, odpowiadający na pytanie, czy warto zatrudniać pracownika dłużej po okresie próbnym.

Nowelizacja przepisów Kodeksu pracy z 9 marca 2023 r., która ma na celu wdrożenie m.in. postanowień dyrektywy Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2019/1152 z 20 czerwca 2019 r. w sprawie przejrzystych i przewidywalnych warunków pracy w Unii Europejskiej, wprowadza zmiany w umowach na okres próbny. Umowy te nadal co do zasady będą zawierane na 3 miesiące.

Nowe przepisy przewidują jednak wyjątek od 3-miesięcznego okresu umowy na okres próbny. Polega on na tym, że strony będą mogły uzgodnić w umowie o pracę, iż umowa na okres próbny przedłuża się o czas urlopu, a także o czas innej usprawiedliwionej nieobecności pracownika w pracy, jeżeli wystąpią takie nieobecności.

Ponadto zgodnie z nowymi propozycjami zmieniającymi Kodeks pracy umowę o pracę na okres próbny można zawierać na okres nieprzekraczający:

● 1 miesiąca – w przypadku zamiaru zawarcia umowy o pracę na czas określony krótszy niż 6 miesięcy,

● 2 miesięcy – w przypadku zamiaru zawarcia umowy o pracę na czas określony wynoszący co najmniej 6 miesięcy i krótszy niż 12 miesięcy.

Dodatkowo strony będą mogły jednokrotnie wydłużyć w umowie wskazane powyżej okresy, nie dłużej jednak niż o 1 miesiąc, jeżeli będzie to uzasadnione rodzajem pracy. Przepisy nie doprecyzowują, jakie rodzaje prac uzasadniają takie wydłużenie okresu próbnego, a zatem decydująca będzie w tym zakresie przede wszystkim wola stron.

Obecne brzmienie przepisów określa, że „umowę o pracę na okres próbny, nieprzekraczający 3 miesięcy, zawiera się”. Jest zatem bardziej kategoryczne niż poprzednia regulacja. Może to w pierwszym odruchu sugerować, że ustawodawca wprowadził przymus zawierania umowy na okres próbny jako formy sprawdzenia pracownika. Należy jednak uznać, że obecnie obowiązujący przepis, mimo bardziej zdecydowanego charakteru, nie przewiduje obowiązku zawierania umowy na okres próbny. Jest to więc w dalszym ciągu opcja, z której można, ale nie trzeba korzystać.

Ponowne zawieranie umowy na okres próbny

Zmienione od 26 kwietnia 2023 r. przepisy Kodeksu pracy regulują sytuację, kiedy dopuszczalne jest zawarcie ponownej próbnej umowy z tym samym pracownikiem. Najnowsza nowelizacja Kodeksu pracy przewiduje, że ponowne zawarcie umowy o pracę na okres próbny z tym samym pracownikiem będzie możliwe tylko wtedy, gdy pracownik będzie miał być zatrudniony w celu wykonywania innego rodzaju pracy.

Nie będzie zatem możliwe ponowne zawarcie umowy na okres próbny, co było dopuszczalne przed nowelizacją przepisów, po upływie co najmniej 3 lat od dnia rozwiązania lub wygaśnięcia poprzedniej umowy o pracę, jeżeli pracownik ma być zatrudniony w celu wykonywania tego samego rodzaju pracy.

Zatrudniając ponownie pracownika na podstawie umowy na okres próbny, należy pamiętać, że praca wykonywana w ramach ponownego okresu próbnego nie może być tożsama z pracą, jaka była wykonywana w ramach pierwszej próbnej umowy. Liczy się tu nie tylko formalne określenie stanowiska pracy czy jej rodzaju w umowie o pracę, ale przede wszystkim faktyczny rodzaj świadczonej pracy.

Z przepisu dopuszczającego ponowne zawarcie umowy na okres próbny, który mówi o innym rodzaju pracy, wynika w sposób niebudzący wątpliwości zakaz łączenia poprzednich obowiązków z nowymi obowiązkami, wynikającymi z drugiej umowy na okres próbny. Jej przedmiotem powinno być więc sprawdzenie pracownika przy zupełnie nowych zadaniach.

Warto zwrócić uwagę, że przepis regulujący ponowne zatrudnienie na umowę na okres próbny nie odnosi się np. do kwestii zmian w zakresie procesu produkcji w kontekście ponownego sprawdzenia pracownika w nowych warunkach pracy. Nie można bowiem wykluczyć sytuacji, w której na danym stanowisku pracy dojdzie na skutek zakupu nowoczesnego sprzętu do dużych zmian w zakresie świadczenia pracy – mimo że formalnie stanowisko pracy i produkty finalne są takie same. Biorąc pod uwagę, że pewne kategorie prac można wykonywać zarówno ręcznie, jak i przy użyciu maszyn, można skłonić się do poglądu, że znaczne zmiany organizacyjne w zakresie techniki pracy, sposobu jej wykonywania mogą w pewnych sytuacjach uzasadniać zawarcie ponownej umowy na okres próbny – mimo że formalnie stanowisko pracy będzie takie samo jak w przypadku pierwszej umowy.

Skutki zawarcia umowy na okres próbny dłuższy niż 3 miesiące

Umowa na okres próbny nie może być zawarta zasadniczo, poza wskazanymi powyżej wyjątkami, na okres dłuższy niż 3 miesiące.

W praktyce pewne problemy pojawiają się odnośnie do samego zapisu czasu trwania umowy na okres próbny.

W literaturze prawa pracy można spotkać dwa odmienne poglądy dotyczące skutków zawarcia umowy na okres próbny powyżej 3 miesięcy. Zgodnie z pierwszym z nich w takim przypadku umowa na okres próbny powinna trwać maksymalnie 3 miesiące, a po zakończeniu tego okresu jest nieważna. Wynika to z art. 18 Kodeksu pracy, zgodnie z którym postanowienia umowy niezgodne z Kodeksem pracy są nieważne, a w ich miejsce stosujemy odpowiednie przepisy Kodeksu pracy. Część ekspertów prawa pracy uważa natomiast, że jeżeli umowa o pracę została zawarta na okres powyżej 3 miesięcy, to trzeba ją traktować jak umowę na czas określony. Większość specjalistów prezentuje jednak pierwszy pogląd, który należy uznać za prawidłowy.

Umowa na okres próbny rozwiązuje się w ostatnim dniu okresu, na jaki została zawarta. Nie trzeba w takim przypadku składać pracownikowi żadnych oświadczeń dotyczących rozwiązania tej umowy. Umowa na okres próbny może być również rozwiązana za porozumieniem stron, za wypowiedzeniem przez pracownika lub pracodawcę oraz bez wypowiedzenia z winy pracownika (art. 52 Kodeksu pracy) albo z winy pracodawcy (art. 55 Kodeksu pracy).

Gdyby umowa na okres próbny została zawarta z pracownicą w ciąży na okres próbny dłuższy niż 1 miesiąc i uległa rozwiązaniu po upływie 3 miesiąca ciąży, powinna zostać przedłużona do dnia porodu (art. 177 § 3 Kodeksu pracy). Zgodnie ze zmienionymi w wyniku nowelizacji Kodeksu pracy z 9 marca 2023 r. przepisami pracownicy, z którą zawarto umowę na okres próbny nieprzekraczający 1 miesiąca, nie można wypowiedzieć umowy o pracę. Takiej pracownicy przyznano bowiem ochronę przed wypowiedzeniem umowy o pracę.

Zgodnie z ogólnymi regułami tygodniowy i dwutygodniowy okres wypowiedzenia musi zakończyć się w sobotę (art. 30 § 2¹ Kodeksu pracy). Wypowiadając umowę na okres próbny, nie trzeba podawać przyczyny wypowiedzenia.

TABELA 5. OKRESY WYPOWIEDZENIA UMOWY O PRACĘ ZAWARTEJ NA OKRES PRÓBNY

Umowa o pracę na czas określony

Umowa na czas określony jest najczęściej stosowaną formą zatrudniania pracowników. Na jej podstawie pracodawca uzgadnia z pracownikiem początkową i końcową datę trwania stosunku pracy.

Zgodnie z obecnie obowiązującymi zasadami okres zatrudnienia na podstawie umowy o pracę na czas określony, jak również łączny okres zatrudnienia na podstawie umów o pracę na czas określony zawieranych między tymi samymi stronami stosunku pracy nie może przekroczyć 33 miesięcy (art. 25¹ § 1 Kodeksu pracy). Obecnie obowiązujące przepisy regulują również maksymalny limit w zakresie liczby umów na czas określony – te same strony mogą zawrzeć maksymalnie 3 takie umowy.

Uwzględniając dopuszczalny okres trwania umowy na okres próbny oraz umów na czas określony, należy wskazać, że pracownik u tego samego pracodawcy może być zatrudniony co do zasady na podstawie umów terminowych nawet przez 36 miesięcy (3 miesiące okresu próbnego + 33 miesiące zatrudnienia w ramach maksymalnie 3 umów na czas określony). Umowy na okres próbny, mimo że formalnie jest umową terminową, nie wlicza się do limitu umów na czas określony pod względem liczby umów i czasu ich trwania.

W praktyce może się zdarzyć, że strony uzgodnią w trakcie trwania umowy o pracę na czas określony, że okres wykonywania pracy będzie dłuższy od pierwotnie umówionego okresu wykonywania pracy. W takim przypadku, zgodnie z obecnie obowiązującymi zasadami, takie uzgodnienie będzie uważane za zawarcie – od dnia następującego po dniu, w którym miało dojść do rozwiązania poprzedniej umowy – nowej umowy o pracę na czas określony.

Przepisy regulują również sytuację, w ramach której umówiony okres zatrudnienia na podstawie umowy na czas określony przekracza dopuszczalny czas trwania takiej umowy (umów) wynoszący 33 miesiące. Wówczas należy przyjąć, że pracownik od dnia następnego po upływie 33 miesięcy terminowego zatrudnienia będzie zatrudniony z mocy prawa na podstawie umowy na czas nieokreślony. Ta sama zasada – automatycznego przekształcania umowy terminowej w bezterminową – będzie miała zastosowanie w przypadku, gdy strony przekroczą dopuszczalny limit 3 umów na czas określony (art. 25¹ § 3 Kodeksu pracy).

Warto zauważyć, że obecnie istnieje zasada automatycznej zmiany czwartej umowy na czas określony w umowę bezterminową niezależnie od tego, czy strony wykorzystały w tym czasie limit 33 miesięcy dopuszczalnego łącznego czasu trwania umów terminowych (na czas określony).

Kwestią nieuregulowaną w przepisach jest to, po jakim czasie od momentu rozwiązania stosunku pracy między tymi samymi stronami ponownie powstanie możliwość wykorzystania 3 umów na czas określony w łącznym wymiarze 33 miesięcy. Należy zatem uznać, że jest to w ogóle niedopuszczalne.

Brak limitów w zawieraniu umów na czas określony

Zgodnie z obowiązującymi zasadami dopuszczalny 33-miesięczny okres zatrudnienia pracownika na podstawie umów na czas określony oraz dopuszczalna liczba 3 takich umów nie dotyczą umów na czas określony zawieranych:

● w celu zastępstwa pracownika w czasie jego usprawiedliwionej nieobecności w pracy,

● w celu wykonywania pracy o charakterze dorywczym lub sezonowym,

● w celu wykonywania pracy przez okres kadencji,

● w przypadku gdy pracodawca wskaże obiektywne przyczyny leżące po jego stronie.

Wyłączenie zastosowania wskazanych limitów trwania umów na czas określony oraz ich liczby w stosunku do wyżej wymienionych umów jest możliwe, gdy ich zawarcie w danym przypadku służy zaspokojeniu rzeczywistego zapotrzebowania o charakterze okresowym i jest niezbędne w tym zakresie w świetle wszystkich okoliczności zawarcia umowy (art. 25¹ § 4 Kodeksu pracy).

Potrzeba zastępstwa pracownika w trakcie jego usprawiedliwionej nieobecności wiąże się z koniecznością zatrudnienia zastępcy na czas określony. Tego rodzaju umowy nie podlegają ograniczeniom jak w przypadku typowych umów na czas określony.

Umowa na zastępstwo jest rodzajem umowy na czas określony. Zawiera się ją na czas usprawiedliwionej nieobecności pracownika w pracy i z reguły nie wiadomo, jak długo będzie trwała. Zawierając umowę na zastępstwo, trzeba zaznaczyć okres jej obowiązywania przez odniesienie do nieobecności zastępowanego pracownika, np. „umowa będzie zawarta na okres choroby pracownika działu księgowości”. Zdaniem UODO w umowie o pracę nie należy wpisywać natomiast imienia i nazwiska zastępowanego pracownika. Wpisywanie takich danych nie jest bowiem wymagane przez przepisy prawa pracy, a tym samym jest niezgodne z przepisami o ochronie danych osobowych. W umowie na zastępstwo bezpieczniej jest nie podawać daty, do kiedy będzie trwała taka umowa. Wpisanie daty może spowodować, że umowa na zastępstwo zostanie uznana za zwykłą umowę na czas określony, której będą dotyczyły ograniczenia w liczbie i długości czasu trwania umowy.

Dopuszczalne jest zawieranie z tym samym pracownikiem kilku umów na zastępstwo. Można także zawrzeć umowę na zastępstwo za pracownika, który również był zatrudniony na zastępstwo i z usprawiedliwionych przyczyn jest nieobecny w pracy.

Umowa o pracę na zastępstwo rozwiązuje się w dniu powrotu zastępowanego pracownika do pracy.

Kodeks pracy nie zawiera definicji pracy dorywczej. Powszechnie przyjmuje się, że taka praca jest pracą każdego rodzaju, która trwa krótki czas i nie ma powtarzalnego charakteru. Z punktu widzenia pracodawcy praca dorywcza daje możliwość elastycznego zwiększania lub zmniejszania zatrudnienia w zależności od dynamicznie zmieniających się potrzeb.

Przepisy nie definiują również pojęcia „praca sezonowa”, mimo że funkcjonuje ono w powszechnym użytku podobnie jak „pracownicy sezonowi”. Należy zatem odwołać się do dosłownego, powszechnego znaczenia słowa „sezonowy”, które jest elementem kluczowym, decydującym w praktyce o możliwości zaliczenia danej pracy do prac o charakterze sezonowym. Właśnie sezon, a ściślej mówiąc czas jego trwania, wyznacza maksymalną długość umowy terminowej z pracownikiem. Umowa, której przedmiotem ma być świadczenie omawianego rodzaju pracy, jest więc zawierana maksymalnie na czas trwania sezonu, a zakresem jej pracy powinny być czynności związane z tzw. sezonowością.

Możliwość zatrudnienia pracowników bez limitu na okres kadencji nie dotyczy pracy działaczy związkowych, gdyż są oni zwalniani od wykonywania pracy zawodowej na okres kadencji do pełnienia funkcji związkowych. Regulacja ta dotyczy okresu wykonywania u pracodawcy kadencyjnej terminowej pracy. Takie sytuacje są najczęściej związane z pracą w spółce prawa handlowego. Wówczas kadencja jest ściśle powiązana z wykonywaniem pracy na rzecz pracodawcy dokładnie w tym okresie.

Nadal budzącą najwięcej kontrowersji przesłanką dopuszczającą stosowanie nieograniczonych w liczbie i czasie umów na czas określony jest wykazanie przez pracodawcę obiektywnych przyczyn leżących po jego stronie, które uzasadniają zawieranie takich umów. Brak definicji czy choćby kryteriów pozwalających na zaliczenie takiego lub innego stanu faktycznego do tego typu sytuacji powoduje, że trudno będzie w praktyce zarówno uznać, jak i zakwestionować konkretne powody wskazane przez pracodawcę.

Nie zawsze będzie możliwe i usprawiedliwione odejście od przepisu limitującego liczbę umów na czas określony i czas ich trwania.

Jeżeli z powodu przedłużenia umowy na czas określony do dnia porodu nastąpi przekroczenie 33 miesięcy zatrudniania na podstawie takiej umowy lub pracodawca zawrze więcej niż 3 takie umowy, to nie dojdzie do przekształcenia umowy na czas określony w umowę bezterminową.

Zgodnie z obowiązującymi zasadami obowiązkiem pracodawcy jest zawiadomienie właściwego okręgowego inspektora pracy, w formie pisemnej lub elektronicznej, o zawarciu umowy o pracę na czas określony podyktowanej obiektywnymi przyczynami leżącymi po stronie pracodawcy, wraz ze wskazaniem przyczyn zawarcia właśnie takiej umowy. Obowiązek informacyjny względem PIP powinien zostać wykonany w terminie 5 dni roboczych od dnia jej zawarcia.

Należy zwrócić uwagę, że żaden przepis nie zobowiązuje PIP do dokonywania analiz i kwestionowania w ich wyniku zasadności nadsyłanych, umotywowanych informacji. Trzeba zatem uznać, że obowiązek nadsyłania zawiadomień w sprawie zawartych umów na czas określony wraz z uzasadnieniem jest kwestią formalną – zarówno po stronie pracodawcy, jak i PIP. Trzeba jednocześnie zwrócić uwagę, że przepis zobowiązuje pracodawcę do nadesłania zawiadomienia o zawarciu umowy wraz ze wskazaniem przyczyn jej zawarcia. Uwzględniając fakt, że ustawodawca działał racjonalnie, i opierając się na dosłownym brzmieniu omawianej regulacji, należy uznać, że wskazany przepis w żadnym razie nie nakłada na pracodawcę obowiązku przesyłania kopii umowy. Czym innym jest bowiem umowa (lub jej kopia), a czym innym informacja o fakcie jej zawarcia.

Wypowiedzenie umowy na czas określony

Umowa o pracę na czas określony ulega rozwiązaniu z upływem terminu, na jaki ją zawarto. Wyjątek stanowi umowa na czas określony zawarta z pracownicą w ciąży na okres dłuższy niż 1 miesiąc, która uległaby rozwiązaniu po upływie 3 miesiąca ciąży. W takiej sytuacji umowa ulega przedłużeniu do dnia porodu (art. 177 § 3 Kodeksu pracy).

Strony mogą też rozwiązać umowę na czas określony przed terminem jej zakończenia także za porozumieniem stron oraz bez wypowiedzenia zarówno z winy pracownika (art. 52 Kodeksu pracy), jak i bez jego winy (art. 53 Kodeksu pracy), oraz z winy pracodawcy (art. 55 Kodeksu pracy).

Obecnie okres wypowiedzenia umowy o pracę zawartej na czas nieokreślony i umowy o pracę zawartej na czas określony jest uzależniony od okresu zatrudnienia u danego pracodawcy. Nastąpiło zatem zrównanie długości okresów wypowiedzenia niezależnie od tego, czy jest wypowiadana umowa na czas określony czy nieokreślony. W wyniku nowelizacji Kodeksu pracy z 9 marca 2023 r. w razie wypowiedzenia umowy na czas określony należy podać przyczynę wypowiedzenia, tak samo jak w przypadku umów na czas nieokreślony.

TABELA 6. OKRESY WYPOWIEDZENIA UMOWY NA CZAS OKREŚLONY

Umowa na zastępstwo

Umowa na zastępstwo jest rodzajem umowy na czas określony. Z reguły nie wskazuje się w niej konkretnej daty jej rozwiązania, lecz pewne zdarzenie, którego zaistnienie spowoduje rozwiązanie tej umowy, np. powrót pracownicy z urlopu wychowawczego.

Jest ona zawierana na czas usprawiedliwionej nieobecności pracownika w pracy (art. 25¹ § 4 pkt 1 Kodeksu pracy). Z reguły nie wiadomo, jak długo będzie trwała umowa na zastępstwo. Zawierając umowę na zastępstwo, trzeba zaznaczyć okres jej obowiązywania przez odniesienie do nieobecności zastępowanego pracownika.

Umowa na zastępstwo powinna być generalnie zawarta w wymiarze czasu pracy, w jakim pracowała zastępowana osoba. Z ostrożnością należałoby podchodzić do sytuacji, gdy zastępca pracowałby w znacznie wyższym wymiarze czasu pracy niż osoba zastępowana.

Obecnie istnieje nadal możliwość zawierania umowy na czas określony w ramach zastępstwa nieobecnego pracownika w związku z jego usprawiedliwioną nieobecnością w pracy. Jednak tego rodzaju umowy nie podlegają ograniczeniom (dotyczącym czasu trwania i liczby) jak w przypadku typowych umów na czas określony.

Umowę na zastępstwo można rozwiązać w każdej chwili za porozumieniem stron, za wypowiedzeniem oraz bez zachowania okresu wypowiedzenia.

Długość okresu wypowiedzenia takiej umowy wynosi 2 tygodnie, 1 miesiąc lub 3 miesiące, w zależności od okresu zatrudnienia u danego pracodawcy (zob. str. 134). Wypowiadając umowę na zastępstwo, też trzeba wskazać przyczynę wypowiedzenia.

Umowa na czas nieokreślony

Umowa na czas nieokreślony nie zawiera terminu jej rozwiązania. Powoduje zatem najtrwalsze związanie pracodawcy i pracownika. Wynika to z obowiązujących w Kodeksie pracy okresów jej wypowiedzenia uzależnionych od okresu zatrudnienia u tego samego pracodawcy oraz innych ograniczeń związanych z rozwiązaniem tego rodzaju umowy.

W tym przypadku okresy zatrudnienia należy traktować łącznie i zsumować je w celu ustalenia długości okresu wypowiedzenia. Przerwy między tymi okresami nie mają wówczas znaczenia i nie powodują każdorazowo liczenia okresu wypowiedzenia od nowa.

Okres wypowiedzenia liczony w miesiącach musi się zakończyć w ostatnim dniu miesiąca (po upływie jednego lub trzech pełnych miesięcy kalendarzowych), bez względu na datę wręczenia wypowiedzenia. Wypowiedzenie umowy na czas nieokreślony przez pracodawcę musi zawierać przyczynę uzasadniającą to wypowiedzenie. Powinna być ona konkretna i rzeczywista, a nie ogólnikowa.

Najczęściej występującymi w praktyce orzecznictwa sądowego przyczynami uzasadniającymi wypowiedzenie umowy o pracę są:

● nieuzasadniona odmowa wykonywania pracy w godzinach nadliczbowych czy w dniu wolnym od pracy (wyrok SN z 19 lutego 1987 r., I PR 6/87, OSNC 1988/4/52),

● częste spóźnienia do pracy, jako uchybienia obowiązkowi przestrzegania czasu pracy, a nawet jednorazowe, jeśli ze względu na specyfikę pracy powodują znaczne zakłócenie procesu pracy (uzasadnienie uchwały SN z 27 czerwca 1985 r., III PZP 10/85, OSNC 1985/11/164),

● nieuzasadniona odmowa wykonania poleceń przełożonych związanych z pracą i mieszczących się w granicach art. 100 § 2 Kodeksu pracy, w szczególności dotyczących organizacji i sposobu wykonywania pracy (wyrok SN z 10 maja 2000 r., I PKN 630/99, OSNP 2001/20/617),

● naruszanie zasad współżycia społecznego w miejscu pracy przez stwarzanie napięć, konfliktów i zagrożenia spokoju w zakładzie pracy, przy czym istotny jest skutek tych działań, a nie intencja pracownika (wyrok SN z 21 lutego 1997 r., I PKN 15/97, OSNP 1997/20/400),

● odmowa podpisania umowy o zakazie konkurencji, chyba że taka umowa zawiera postanowienia niezgodne z przepisami Kodeksu pracy (wyrok SN z 3 listopada 1997 r., I PKN 333/97, OSNP 1998/17/499),

● podjęcie przez pracownika działalności gospodarczej, która koliduje z wykonywaniem obowiązków pracowniczych (wyrok SN z 5 września 1997 r., I PKN 223/97, OSNP 1998/11/327).

Nie można w drodze wypowiedzenia zmieniającego zastąpić umowy na czas nieokreślony umową na czas określony (uchwała SN z 28 kwietnia 1994 r., I PZP 52/93, OSNP 1994/11/169). Takiej zmiany można dokonać tylko na zasadzie porozumienia stron za zgodą pracownika.

Informacja o warunkach zatrudnienia

Po zmianach przepisów Kodeksu pracy od 26 kwietnia 2023 r. pracodawca powinien poinformować pracownika, w formie papierowej lub elektronicznej, nie później niż w terminie 7 dni od dnia dopuszczenia pracownika do pracy, co najmniej o:

1) obowiązującej pracownika dobowej i tygodniowej normie czasu pracy,

2) obowiązującym pracownika dobowym i tygodniowym wymiarze czasu pracy,

3) przysługujących pracownikowi przerwach w pracy,

4) przysługującym pracownikowi dobowym i tygodniowym odpoczynku,

5) zasadach dotyczących pracy w godzinach nadliczbowych i rekompensaty za nią,

6) w przypadku pracy zmianowej – zasadach dotyczących przechodzenia ze zmiany na zmianę,

7) w przypadku kilku miejsc wykonywania pracy – zasadach dotyczących przemieszczania się między miejscami wykonywania pracy,

8) innych niż określone w umowie o pracę przysługujących pracownikowi składnikach wynagrodzenia oraz świadczeniach pieniężnych lub rzeczowych,

9) wymiarze przysługującego pracownikowi płatnego urlopu, w szczególności urlopu wypoczynkowego lub, jeżeli nie jest możliwe jego określenie w dacie przekazywania pracownikowi tej informacji, zasadach jego ustalania i przyznawania,

10) obowiązujących zasadach rozwiązania stosunku pracy, w tym wymogach formalnych, długości okresów wypowiedzenia oraz terminie odwołania się do sądu pracy lub, jeżeli nie jest możliwe określenie długości okresów wypowiedzenia w dacie przekazywania pracownikowi tej informacji, sposobie ustalania takich okresów wypowiedzenia,

11) prawie pracownika do szkoleń, jeżeli pracodawca je zapewnia, w szczególności o ogólnych zasadach polityki szkoleniowej pracodawcy,

12) układzie zbiorowym pracy lub innym porozumieniu zbiorowym, którym jest objęty pracownik, a w przypadku zawarcia porozumienia zbiorowego poza zakładem pracy przez wspólne organy lub instytucje – nazwach takich organów lub instytucji,

13) w przypadku gdy pracodawca nie ustalił regulaminu pracy – terminie, miejscu, czasie i częstotliwości wypłacania wynagrodzenia za pracę, porze nocnej, przyjętym u danego pracodawcy sposobie potwierdzania przez pracowników przybycia i obecności w pracy oraz usprawiedliwiania nieobecności w pracy.

Ponadto pracodawca ma obowiązek poinformować, w formie papierowej lub elektronicznej, pracownika, nie później niż w terminie 30 dni od dnia dopuszczenia go do pracy, o nazwie instytucji zabezpieczenia społecznego, do której wpływają składki na ubezpieczenia społeczne związane ze stosunkiem pracy, oraz ochronie związanej z zabezpieczeniem społecznym, zapewnianej przez pracodawcę (nie dotyczy to przypadku, w którym to pracownik wybiera instytucję zabezpieczenia społecznego).

Natomiast informacja o zasadach przechodzenia ze zmiany na zmianę będzie podawana tylko w razie wykonywania przez pracownika pracy zmianowej.

Informacja o składnikach wynagrodzenia będzie dotyczyła tylko tych składników, które wynikają z przepisów prawa pracy, postanowień regulaminów czy układów zbiorowych pracy.

Informacja o zasadach ustalania i przyznawania płatnego urlopu będzie odnosiła się m.in. do: ustalania długości urlopu wypoczynkowego, zasady wykorzystania urlopu wypoczynkowego w roku bieżącym i terminu wykorzystania urlopu zaległego, urlopu na żądanie.

Wymienione informacje mogą być przekazywane wcześniej, przed nawiązaniem stosunku pracy (dotyczy to w szczególności informacji w zakresie przerw w pracy, zasad przechodzenia ze zmiany na zmianę czy przyjętego sposobu potwierdzania przez pracowników przybycia i obecności w pracy oraz usprawiedliwiania nieobecności – jeśli pracodawca nie ustalił regulaminu pracy). Informacje te dotyczą czasu pracy, a zatem pracodawca, który dopuści pracownika do pracy bez poinformowania go o tych warunkach zatrudnienia, będzie musiał wziąć na siebie ryzyko jego niezastosowania się do zasad obowiązujących w zakładzie pracy, a pracownik nie poniesie z tego tytułu negatywnych konsekwencji.

Długość okresu wypowiedzenia zależy od okresu zatrudnienia u danego pracodawcy, natomiast długość urlopu wypoczynkowego – od ogólnego stażu pracy pracownika. W związku z tym jeżeli nie będzie możliwe określenie wymiaru urlopu wypoczynkowego w terminie przekazywania pracownikowi informacji, pracodawca poinformuje go o procedurach przyznawania i ustalania tego urlopu. Jeśli nie będzie możliwe określenie długości okresów wypowiedzenia w dniu przekazywania pracownikowi omawianej informacji, pracodawca poinformuje go o sposobie ustalania takich okresów wypowiedzenia.

Zgodnie z nowelizacją Kodeksu pracy pracodawca będzie przekazywał pracownikowi informacje na temat zapewnianej przez niego ochrony związanej z zabezpieczeniem społecznym. W związku z tym jeżeli pracodawca zapewni np. dodatkowe ubezpieczenie emerytalne, to taka informacja również zostanie przekazana pracownikowi.

Pracodawca informuje pracownika, w postaci papierowej lub elektronicznej, również o zmianie adresu swojej siedziby, a w przypadku pracodawcy będącego osobą fizyczną, nieposiadającego siedziby – o zmianie adresu zamieszkania, nie później niż w terminie 7 dni od dnia zmiany adresu.

Poinformowanie pracownika o warunkach zatrudnienia może nastąpić przez wskazanie, w postaci papierowej lub elektronicznej, odpowiednich przepisów prawa pracy oraz prawa ubezpieczeń społecznych, jeżeli te warunki zatrudnienia zostały uregulowane w przepisach. Informacje o warunkach zatrudnienia można również podać w sposób bardziej wyczerpujący w formie opisowej.

Nowelizacja Kodeksu pracy przewiduje możliwość przekazania pracownikowi informacji o warunkach jego zatrudnienia, jak również o ich zmianie, w formie elektronicznej, jeżeli będzie ona dostępna pracownikowi, z możliwością jej wydrukowania oraz przechowywania. Pracodawca musi zachować dowód jej przekazania lub otrzymania przez pracownika.

Zgodnie ze znowelizowanymi przepisami każdy pracodawca, u którego pracownik podejmie zatrudnienie od dnia wejścia w życie nowych przepisów, będzie miał obowiązek przekazania mu nowej, rozszerzonej informacji o warunkach zatrudnienia.

Natomiast przepisy przejściowe przewidują, że w przypadku umów o pracę trwających w dniu wejścia w życie nowelizacji Kodeksu pracy pracodawca, na wniosek pracownika, złożony w formie papierowej lub elektronicznej, w terminie 3 miesięcy od dnia jego złożenia, będzie miał obowiązek uzupełnienia informacji, którą pracownik otrzymał wcześniej, na podstawie poprzednich regulacji, o nowe informacje wprowadzone tą nowelizacją.

WZÓR 2. INFORMACJA O WARUNKACH ZATRUDNIENIA – ART. 29 § 3 KODEKSU PRACY, U PRACODAWCY, KTÓRY POSIADA REGULAMIN PRACY

Duże problemy sprawia pracodawcom podanie informacji o obowiązującej pracownika normie dobowej i tygodniowej czasu pracy.

Określając normę tygodniową, należy podać, że wynosi ona w przeciętnie 5-dniowym tygodniu pracy przeciętnie 40 godzin w przyjętym okresie rozliczeniowym. Natomiast norma dobowa wynosi 8 godzin. Wystarczy także wskazać w tym przypadku art. 129 § 1 Kodeksu pracy, który określa te normy. Jednak w zakresie określania normy dobowej i tygodniowej występują wątpliwości, które dotyczą sformułowania informacji o tych normach dla osób zatrudnionych w niepełnym wymiarze czasu pracy oraz w szczególnych systemach czasu pracy.

Norma dobowa i tygodniowa dla niepełnoetatowca jest taka sama jak dla pracowników zatrudnionych w pełnym wymiarze czasu pracy. Należy bowiem odróżnić normę od wymiaru. Przekroczenie normy skutkuje pracą w godzinach nadliczbowych. Natomiast wymiar czasu pracy jest określony w umowie o pracę, a jego przekroczenie nie stanowi pracy w godzinach nadliczbowych. Dla niepełnoetatowca pracującego np. na 1/2 etatu przekroczenie wymiaru czasu pracy ponad 1/2 etatu nie będzie pracą w godzinach nadliczbowych. W jego przypadku przekroczenie normy czasu pracy nastąpi przy pracy powyżej pełnego etatu. Dlatego określając niepełnoetatowcowi normy czasu pracy, należy postąpić tak samo jak w przypadku pracownika pełnoetatowego.

W szczególnych systemach czasu pracy, takich jak system równoważny, świadczenie pracy trwa powyżej 8 godzin na dobę. Jest ono równoważone skróceniem czasu pracy w innych dniach okresu rozliczeniowego. W takim przypadku, określając normę dobową, należy zaznaczyć, że wynosi ona 8 godzin na dobę, ale wymiar czasu pracy może być wydłużony do 12 godzin. Norma tygodniowa wynosi w takich systemach przeciętnie 40 godzin w przeciętnie 5-dniowym tygodniu pracy.

Przejście zakładu pracy na innego pracodawcę

Przejście zakładu pracy lub jego części na innego pracodawcę oznacza najczęściej przejęcie, na podstawie określonej umowy, całej lub części firmy, ale nie tylko. Może być również wynikiem wyodrębnienia się z dużego zakładu mniejszej firmy, która stanie się samodzielnym pracodawcą, lub innej zmiany właścicielskiej zaistniałej np. w wyniku dziedziczenia. Przepisy Kodeksu pracy szczegółowo regulują skutki takiego przejścia dla zatrudnionych w tym czasie w zakładzie pracowników. Są to regulacje ochronne, bezwzględnie obowiązujące, co oznacza, że nie mogą zostać w żaden sposób ograniczone lub wyłączone przez pracodawców lub pracowników, nawet w drodze odpowiednich postanowień w układzie zbiorowym pracy czy regulaminie pracy. Normują one status prawny pracowników zatrudnionych w przejmowanym zakładzie, gwarantując jednocześnie trwałość ich stosunków pracy.

Przejęcie praw i obowiązków przez nowego pracodawcę

Przejście zakładu pracy lub jego części na nowego pracodawcę powoduje, że staje się on stroną w dotychczasowych stosunkach pracy. Oznacza to, że nowy pracodawca nie musi ponownie zawierać umów o pracę z pracownikami przejętymi wraz z zakładem, lecz niejako automatycznie wstępuje w istniejące stosunki pracy w miejsce dotychczasowego pracodawcy.

Przejście zakładu pracy lub jego części na innego pracodawcę nie może stanowić przyczyny uzasadniającej wypowiedzenie przez pracodawcę umów o pracę. Oznacza to zatem przymus przejęcia wszystkich pracowników przez nowego pracodawcę. Dopiero po tym przejęciu nowy pracodawca może kształtować politykę kadrową według swojego uznania i np. wypowiedzieć określonej grupie pracowników umowy o pracę w zwykłym trybie, przy zachowaniu wszystkich wymagań formalnych z tym związanych.

Nowy pracodawca staje się odpowiedzialny za całość majątkowych i niemajątkowych zobowiązań wynikających z umów o pracę przejętych pracowników. Od tej zasady jest jednak jeden wyjątek. Za zobowiązania wynikające ze stosunku pracy, powstałe przed przejściem części zakładu pracy na nowego pracodawcę, dotychczasowy i nowy pracodawca odpowiadają solidarnie. Taka odpowiedzialność występuje jedynie w przypadku przejścia części zakładu na nowego pracodawcę. W sytuacji przejścia całości zakładu pracy dotychczasowy pracodawca nie będzie już bowiem istniał.

Odpowiedzialność solidarna pracodawców oznacza natomiast, że pracownik może na tych samych zasadach żądać zaspokojenia całości lub części swojego roszczenia od każdego z pracodawców w takim samym zakresie. Zaspokojenie roszczenia przez któregokolwiek z pracodawców zwalnia z odpowiedzialności drugiego pracodawcę.

Zobowiązania majątkowe mogą dotyczyć przede wszystkim wynagrodzenia za pracę, dodatków do tego wynagrodzenia, ale również innych jego składników czy odpraw wynikających z przepisów wewnątrzzakładowych, które stały się treścią pracowniczych stosunków pracy. Zmiana tych warunków musi nastąpić w drodze wypowiedzenia zmieniającego lub za porozumieniem stron, którego nowy pracodawca może dokonać bezpośrednio po przejęciu całości bądź części zakładu.

Inaczej wygląda sytuacja pracowników przejmowanego zakładu, którzy są objęci układem zbiorowym pracy. Nowy pracodawca musi bowiem w takim przypadku w okresie roku od dnia przejęcia zakładu pracy lub jego części stosować wobec tych pracowników warunki pracy zawarte w układzie zbiorowym. Po upływie tego terminu, jeżeli pracodawca nie chce kontynuować zatrudniania pracowników na zasadach wynikających z układu, musi wypowiedzieć im dotychczasowe warunki zatrudnienia wynikające z układu zbiorowego.

Nie ma jednak przeszkód, aby pracodawca stosował wobec przejętych pracowników korzystniejsze warunki niż wynikające z dotychczasowego układu zbiorowego pracy.

Pracownicy zatrudnieni na innej podstawie niż umowa o pracę

Zasada automatyzmu wstępowania w miejsce dotychczasowego pracodawcy przy przejęciu zakładu pracy lub jego części, jaka ma miejsce w stosunku do pracowników zatrudnionych na podstawie umowy o pracę, nie występuje w przypadku pracowników świadczących pracę na innej podstawie. Mowa tu o pracownikach, którzy wykonują swoje obowiązki służbowe w ramach łączącego ich stosunku pracy, nawiązanego jednak na podstawie: powołania, mianowania, wyboru lub spółdzielczej umowy o pracę. Nowy pracodawca z dniem przejęcia zakładu pracy lub jego części jest zobowiązany zaproponować tym pracownikom nowe warunki pracy i płacy oraz wskazać termin, nie krótszy niż 7 dni, do którego mogą oni złożyć oświadczenia o przyjęciu lub odmowie przyjęcia proponowanych warunków. W razie nieuzgodnienia nowych warunków pracy i płacy dotychczasowy stosunek pracy rozwiąże się z upływem okresu równego okresowi wypowiedzenia, który będzie zależał od zakładowego stażu pracy pracownika. Okres wypowiedzenia takiej umowy będzie liczony od dnia, w którym pracownik poinformował nowego pracodawcę o odmowie przyjęcia zaproponowanych warunków. W razie niezłożenia przez pracownika oświadczenia w tym zakresie okres wypowiedzenia należy liczyć od ostatniego dnia terminu wyznaczonego przez pracodawcę na jego złożenie. Rozwiązanie stosunku pracy w takim przypadku powoduje dla pracownika skutki, jakie przepisy prawa wiążą z rozwiązaniem stosunku pracy przez pracodawcę za wypowiedzeniem. Ma to np. znaczenie w zakresie prawa zwalnianego pracownika do zasiłku dla bezrobotnych.

Osoby zatrudnione na innej podstawie niż stosunek pracy

Pracodawca może również zatrudniać określoną grupę osób na podstawie stosunków cywilnoprawnych, np. umowy zlecenia, umowy o dzieło, kontraktu menedżerskiego. Sytuacja takich osób w przypadku przejścia zakładu pracy na innego pracodawcę jest zupełnie inna niż pracowników. Przepisy Kodeksu pracy w ogóle nie regulują sytuacji tych osób w razie przejęcia zakładu przez innego pracodawcę w związku z tym, że nie mają do nich zastosowania przepisy prawa pracy, lecz przepisy prawa cywilnego. Oznacza to, że nowy pracodawca nie staje się stroną umów cywilnoprawnych podpisanych przez poprzedniego pracodawcę. Nie ma on również obowiązku proponowania tym osobom nowych warunków zatrudnienia (cywilnoprawnego czy w ramach stosunku pracy) w związku z przejęciem zakładu. Nowy pracodawca nie musi ponadto rozwiązywać takich umów, gdyż nie był i przez przejęcie zakładu pracy nie stał się ich stroną. Decyzja w zakresie kontynuowania umów cywilnych bądź ich rozwiązania będzie należała do poprzedniego pracodawcy, który je nawiązywał.

Tryb przejścia zakładu i związane z tym obowiązki wobec pracowników

W przypadku gdy w przejmowanym i przejmującym zakładzie pracy działają związki zawodowe, dotychczasowy i nowy pracodawca są zobowiązani, co najmniej na 30 dni przed przewidywanym przejściem zakładu lub jego części, do poinformowania na piśmie działających u każdego z nich zakładowych organizacji związkowych o:

● przewidywanym terminie tego przejścia,

● prawnych i ekonomicznych przyczynach przejścia,

● socjalnych skutkach przejścia dla swoich pracowników,

● zamierzonych działaniach dotyczących warunków zatrudnienia pracowników, w szczególności warunków pracy, płacy i przekwalifikowania (art. 26¹ ust. 1 i 2 ustawy o związkach zawodowych).

Na tym procedura informacyjna kończy się w sytuacji, gdy dotychczasowy lub nowy pracodawca nie zamierza zmieniać warunków zatrudnienia przejętych pracowników. Jeśli nowy pracodawca chce podjąć takie działania, musi przystąpić do negocjacji z zakładowymi organizacjami związkowymi w celu zawarcia porozumienia w tym zakresie, w terminie nie dłuższym niż 30 dni od dnia przekazania informacji o planowanych działaniach. Zawarcie porozumienia nie jest jednak obligatoryjne. Jego brak daje pracodawcy prawo do samodzielnego podejmowania działań w sprawach dotyczących warunków zatrudnienia pracowników. Podejmując je, pracodawca musi jednak uwzględnić ustalenia dokonane w toku negocjacji ze związkami zawodowymi (art. 26¹ ust. 3 i 4 ustawy o związkach zawodowych).

W sytuacji gdy u obu pracodawców nie działają zakładowe organizacje związkowe, dotychczasowy i nowy pracodawca informują na piśmie swoich pracowników o identycznych wskazanych wyżej kwestiach, jak ma to miejsce w przypadku informacji dla związków zawodowych. Taki sam jest również termin przekazania tej informacji, gdyż powinno to nastąpić na co najmniej 30 dni przed przewidywanym terminem przejścia zakładu pracy lub jego części na innego pracodawcę. Informacja powinna być przekazana indywidualnie każdemu z pracowników.

Jeżeli w jednym z zakładów działają związki zawodowe, a w drugim nie, każdy z pracodawców stosuje taką samą procedurę informacyjną, z tym że w jednym przypadku skierowaną do związków zawodowych, a w drugim bezpośrednio do pracowników.

Uprawnienia pracowników

Bez względu na to, czy w zakładzie działają związki zawodowe, czy nie, pracownik w terminie 2 miesięcy od przejścia zakładu pracy lub jego części na innego pracodawcę może bez wypowiedzenia, ale za 7-dniowym uprzedzeniem rozwiązać stosunek pracy z pracodawcą. Do celów dowodowych pracownik powinien zrobić to na piśmie. W pisemnej informacji o przejściu zakładu pracy lub jego części należy pouczyć pracownika o możliwości skorzystania z takiego prawa. Rozwiązanie przez pracownika umowy w tym trybie powoduje dla niego skutki, jakie przepisy prawa pracy wiążą z rozwiązaniem stosunku pracy przez pracodawcę za wypowiedzeniem.

Pracownikowi, który rozwiązał w takiej sytuacji stosunek pracy za 7-dniowym uprzedzeniem, nie przysługuje z tego tytułu wynagrodzenie za okres wypowiedzenia ani żadne odszkodowanie.

Ponadto zgodnie z uchwałą Sądu Najwyższego z 18 czerwca 2009 r. (III PZP 1/09, OSNP 2011/3–4/32):

Rozwiązanie umowy o pracę

Porozumienie stron

Rozwiązanie umowy za porozumieniem stron:

● może dotyczyć każdego rodzaju umowy o pracę,

● jest możliwe w każdym czasie i w terminie dogodnym dla stron umowy.

Nie ma znaczenia, czy pracownik pozostaje w tym czasie na urlopie wypoczynkowym, zwolnieniu chorobowym czy jest nieobecny w pracy z powodu innej usprawiedliwionej przyczyny. Decydująca jest zatem w tym przypadku wola stron stosunku pracy. Nie ma również przeszkód, aby do takiego rozwiązania doszło w trakcie trwającego okresu wypowiedzenia umowy pracownika.

Przepisy prawa pracy nie przewidują żadnej szczególnej formy rozwiązania umowy o pracę za porozumieniem stron. Stosowany w tym przypadku posiłkowo Kodeks cywilny dopuszcza korzystanie z formy dokumentowej czynności prawnych. Formę dokumentową spełnia każdy nośnik informacji umożliwiający zapoznanie się z jego treścią, czyli np. e-mail, SMS, faks, skan (art. 77³ Kodeksu cywilnego). W stosunkach pracy formę dokumentową można stosować tylko wówczas, gdy przepisy prawa pracy nie zastrzegają innej formy. Formę dokumentową można zatem zastosować przy rozwiązywaniu umów o pracę za porozumieniem stron. Dla takiego sposobu rozwiązania umowy nie jest bowiem konieczna forma pisemna.

Warto jednak, aby do celów dowodowych takie rozwiązanie umowy o pracę było potwierdzone na piśmie. Jeżeli pracownik składa prośbę o rozwiązanie umowy za porozumieniem stron w konkretnym dniu, pracodawca ma możliwość przychylić się do takiej prośby bądź może jej odmówić.

Gdy pracodawca wyrazi zgodę na porozumienie stron, wskazując jednak inną datę rozwiązania umowy niż zaproponowana przez pracownika, to aby doszło do rozwiązania umowy za porozumieniem, pracownik będzie musiał wyrazić zgodę na zaproponowany przez pracodawcę nowy termin rozwiązania umowy.

Rozwiązanie umowy za wypowiedzeniem

Wypowiedzenie umowy o pracę przez pracownika nie jest zbyt sformalizowane. Musi ono wprawdzie nastąpić na piśmie, jednak pracownik nie ma obowiązku wskazywania żadnej przyczyny swojej decyzji o wypowiedzeniu. Ponadto może to uczynić w każdym czasie i obowiązują go jedynie okresy wypowiedzenia przewidziane w Kodeksie pracy.

Inaczej sytuacja wygląda w przypadku wypowiadania umowy o pracę przez pracodawcę. Dokonanie wypowiedzenia przez pracodawcę w innej formie (np. ustnej w czasie wideokonferencji lub na portalu społecznościowym) spowoduje, że wypowiedzenie będzie ważne, ale ze względu na niewłaściwą formę będzie mogło zostać zakwestionowane przez pracownika przed sądem pracy.

Poza tym, że wypowiedzenie dokonane przez pracodawcę musi nastąpić na piśmie, istnieje również wiele ograniczeń uniemożliwiających pracodawcy wypowiadanie umów. Nie można wypowiedzieć umowy o pracę np. pracownikowi, któremu brakuje nie więcej niż 4 lata do osiągnięcia wieku emerytalnego, jeżeli okres zatrudnienia umożliwia mu uzyskanie prawa do emerytury z osiągnięciem tego wieku.

Zasadniczo ochrona przedemerytalna obejmuje:

● kobiety w wieku 56–60 lat,

● mężczyzn w wieku 61–65 lat.

Ponadto wypowiadanie przez pracodawcę umowy jest zabronione w czasie urlopu pracownika (wypoczynkowego, bezpłatnego), a także innej usprawiedliwionej nieobecności w pracy, np. podczas zwolnienia lekarskiego. Ograniczenia dotyczące wypowiadania umów o pracę odnoszą się również do kobiet w ciąży, o czym będzie mowa w dalszej części komentarza, oraz działaczy związkowych wskazanych uchwałą zarządu związku zawodowego.

Należy zwrócić uwagę, że obecnie osoby zatrudnione na umowy cywilnoprawne, o pracę nakładczą i samozatrudnieni mogą korzystać z ochrony przed zwolnieniem, jeżeli zostaną umieszczeni na liście chronionych działaczy związkowych. Jeśli pracodawca naruszy ich prawa w tym zakresie, będzie musiał wypłacić im rekompensatę pieniężną. Szczególna ochrona trwałości zatrudnienia (ochrona związkowa) polega na zakazie wypowiadania (w tym jednostronnie zmieniającego na niekorzyść warunki pracy i wynagradzania chronionego związkowca) i rozwiązywania stosunku prawnego (przed zmianą przepisów wyłącznie stosunku pracy) przez pracodawcę bez uzyskania uprzedniej zgody zarządu zakładowej organizacji związkowej. Jej działanie może być wyłączone tylko w razie ogłoszenia upadłości lub likwidacji pracodawcy albo w sytuacjach przewidzianych przez odrębne przepisy. Zarząd zakładowej organizacji związkowej ma na udzielenie lub nieudzielenie zgody na zakończenie stosunku pracy lub zmianę warunków chronionego związkowca:

● 14 dni roboczych liczonych od dnia złożenia przez pracodawcę pisemnego zawiadomienia o zamiarze wypowiedzenia lub jednostronnej zmiany stosunku prawnego wraz z podaniem przyczyny uzasadniającej wypowiedzenie lub jednostronna? zmianę stosunku prawnego,

● 7 dni roboczych liczonych od dnia złożenia przez pracodawcę pisemnego zawiadomienia o zamiarze rozwiązania stosunku prawnego z podaniem przyczyny uzasadniającej rozwiązanie stosunku prawnego.

Jeśli w tych okresach do pracodawcy nie wpłynie żadna decyzja od zarządu związku, będzie to dla niego równoznaczne z wyrażeniem zgody.

Pracodawca, który naruszy ochronę związkową niepracownika (np. zleceniobiorcy), musi się liczyć z konsekwencjami finansowymi. Takiej osobie przysługuje bowiem rekompensata w wysokości równej 6-miesie?cznemu wynagrodzeniu przysługującemu jej w ostatnim okresie zatrudnienia, a jeżeli wynagrodzenie tej osoby nie jest wypłacane co miesiąc – w wysokości równej 6-krotnos´ci przeciętnego wynagrodzenia miesięcznego w gospodarce narodowej w roku poprzednim, ogłaszanego przez Prezesa GUS (art. 32 ust. 1³ ustawy o związkach zawodowych). Wartość rekompensaty nie jest w żadnym stopniu uzależniona od wielkości poniesionej przez tę osobę szkody, co nie wyklucza jej prawa do dochodzenia odszkodowania lub zadośćuczynienia przekraczających kwotę rekompensaty.

Wynagrodzenie brane pod uwagę do ustalenia rekompensaty stanowi przeciętne miesięczne wynagrodzenie obliczane z okresu 6 miesięcy poprzedzających dzień rozwiązania, wypowiedzenia lub jednostronnej zmiany stosunku prawnego, a jeżeli inna niż pracownik osoba wykonująca prace? zarobkowa? świadczyła prace? przez okres krótszy niż 6 miesięcy – przeciętne miesięczne wynagrodzenie z całego okresu jej zatrudnienia.

Ochrona sygnalistów

Od 17 grudnia 2021 r. Polska powinna zostać objęta przepisami chroniącymi sygnalistów, czyli osoby zgłaszające lub ujawniające publicznie informacje o naruszeniu prawa uzyskane w kontekście związanym z pracą. Dla pracodawców wiąże się to z koniecznością przygotowania i wdrożenia procedur zgłaszania naruszeń, które pozwolą zapewnić sygnalistom anonimowość i ochronę przed czynami odwetowymi.

Kwestia ochrony sygnalistów została wstępnie uregulowana w październiku 2019 r. Wówczas Parlament Europejski i Rada UE uchwaliły dyrektywę 2019/1937 w sprawie ochrony osób zgłaszających naruszenia prawa Unii (dalej: dyrektywa). Zgodnie z tą dyrektywą państwa członkowskie powinny w ciągu 2 lat przyjąć do krajowych porządków prawnych rozwiązania, które chronią osoby zgłaszające nieprawidłowości związane z ich pracą lub środowiskiem pracy. Ostateczny termin wdrożenia dyrektywy w Polsce upłynął 17 grudnia 2021 r.

Docelowo obowiązki wynikające z dyrektywy o ochronie sygnalistów mają dotyczyć wszystkich jednostek publicznych oraz przedsiębiorstw zatrudniających co najmniej 50 pracowników. Jednak podmioty prywatne zatrudniające od 50 do 249 osób obowiązek ten obejmie dopiero od 17 grudnia 2023 r.

Natomiast od 17 grudnia 2021 r. przepisy dotyczące ochrony sygnalistów powinny były wdrożyć wszystkie podmioty sektora prywatnego zatrudniające co najmniej 250 pracowników i, bez względu na liczbę zatrudnionych, organy administracji publicznej oraz organy i jednostki samorządu terytorialnego.

W Polsce prace nad ustawą wdrażającą dyrektywę jeszcze trwają. Projekt ustawy o ochronie osób zgłaszających naruszenia prawa jest obecnie na etapie opiniowania i najprawdopodobniej wkrótce trafi do Sejmu.

Oznacza to, że polskie przepisy dotyczące ochrony sygnalistów wejdą w życie po terminie wyznaczonym na wdrożenie dyrektywy. Warto jednak już teraz zapoznać się z regulacjami zawartymi w dyrektywie unijnej, jak i w projekcie polskiej ustawy, które odnoszą się do sygnalistów.

Ochrona sygnalistów dotyczy osób dokonujących zgłoszenia naruszeń prawa, pracujących w sektorze prywatnym lub publicznym, które uzyskały informacje na temat naruszeń w kontekście związanym z pracą. Zarówno dyrektywa, jak i projekt polskiej ustawy wskazują precyzyjnie, kogo ona obejmuje. Są to m.in.:

● pracownicy, także gdy stosunek pracy już ustał (również pracownicy agencji pracy tymczasowej),

● osoby ubiegające się o zatrudnienie, które uzyskały informację o naruszeniu prawa w procesie rekrutacji lub negocjacji poprzedzających zawarcie umowy,

● osoby świadczące pracę na innej podstawie niż stosunek pracy, w tym na podstawie umowy cywilnoprawnej,

● przedsiębiorcy,

● akcjonariusze lub wspólnicy,

● członkowie organu osoby prawnej,

● osoby świadczące pracę pod nadzorem i kierownictwem wykonawcy, podwykonawcy lub dostawcy, w tym na podstawie umowy cywilnoprawnej,

● stażyści,

● wolontariusze.

Nie każdy zgłaszający będzie jednak podlegał ochronie. Zgłoszenie nadużyć dokonane przez sygnalistę musi spełniać odpowiednie warunki, takie jak:

● istnieją uzasadnione podstawy świadczące o prawdziwości informacji w momencie dokonywania zgłoszenia – oznacza to, że nie trzeba mieć niezbitych dowodów nieprawidłowości, wystarczy poczucie, że przekazywane informacje są prawdziwe,

● zgłaszane nieprawidłowości są ujęte w dyrektywie,

● zgłoszenie zostało dokonane z zachowaniem jednej z 3 procedur określonych w dyrektywie (opisujemy je w dalszej kolejności).

Dyrektywa przewiduje 3 formy dokonywania zgłoszeń nieprawidłowości przez sygnalistów. Sygnalista może wykorzystać do tego kanały wewnętrzny i zewnętrzny, a jeśli to nie odniesie skutku, może dokonać ujawnienia publicznego.

Państwa członkowskie mają obowiązek wyznaczenia organów zewnętrznych odpowiedzialnych za przyjmowanie zgłoszeń nieprawidłowości i podejmowanie działań następczych. To właśnie jest najważniejszym zadaniem polskiego ustawodawcy.

Zewnętrzny system dla sygnalistów musi zapewniać: kompletność, integralność i poufność informacji, uniemożliwiać dostęp do nich osobom nieupo­ważnionym oraz pozwalać na przechowywanie informacji w sposób trwały w celu przeprowadzenia postępowania wyjaśniającego. Ponadto musi umożliwiać dokonywanie anonimowych zgłoszeń w formie ustnej lub pisemnej.

Sygnalista ma do wyboru również trzecią formę zgłoszenia nieprawidłowości, jaką jest ujawnienie publiczne. Kieruje się je do instytucji, organizacji czy mediów, które nie zostały wyznaczone w przepisach dotyczących przyjmowania zgłoszeń zewnętrznych.

Ochrona sygnalistów w przypadku ujawnienia publicznego zachodzi wówczas, gdy pracownik dokonał zgłoszeń wewnętrznego i zewnętrznego, ale nie podjęto w tej sprawie działań. Ujawnienie publiczne będzie zgodne z przepisami także wtedy, gdy naruszenie może stanowić zagrożenie dla interesu publicznego, istnieje duże prawdopodobieństwo działań odwetowych albo są niewielkie szanse na podjęcie działań przez organy zewnętrzne.

Skorzystanie z kanału zewnętrznego czy ujawnienie publiczne naruszeń prawa i nieprawidłowości może wywołać bardzo negatywne skutki dla organizacji, której dotyczy zgłoszenie. Dlatego tak ważne jest stworzenie dobrze funkcjonującego kanału wewnętrznego. Pracownicy, którzy będą mieli świadomość, że w ich miejscu pracy można łatwo i bezpiecznie zgłosić każdy problem, a firma odpowiednio reaguje na te zgłoszenia, nie będą mieli podstaw do korzystania z innych kanałów dokonywania zgłoszeń. Dzięki temu pracodawca jako pierwszy dowie się o nieprawidłowościach i będzie mógł kontrolować sytuację.

Wskazanie tylu wariantów dokonywania zgłoszeń nieprawidłowości zaistniałych w firmie, zapewnienie ich bezpieczeństwa oraz szybka reakcja pracodawcy na zgłaszane nieprawidłowości powinny spowodować, że pracownicy będą korzystali wyłącznie z wewnętrznego kanału zgłaszania nadużyć.

Okresy wypowiedzenia umów o pracę

Okresy wypowiedzenia zależą od rodzaju umowy o pracę i okresu zatrudnienia pracownika u danego pracodawcy. Obecnie okresy wypowiedzenia umów o pracę zawartych na czas nieokreślony i określony są takie same.

Tabela 7. Okresy wypowiedzenia umów o pracę

Liczenie terminów okresów wypowiedzenia

Zgodnie z ogólnymi regułami 1-tygodniowy i 2-tygodniowy okres wypowiedzenia musi się skończyć w sobotę (art. 30 § 2¹ Kodeksu pracy).

Ustawodawca nie wskazuje jednak, jak liczyć okres wypowiedzenia w dniach roboczych. Powoduje to występowanie co najmniej dwóch możliwości interpretacyjnych tego zagadnienia. Pierwsza zakłada, że dni robocze to wszystkie dni, poza niedzielami i świętami uznanymi za dni wolne od pracy, druga natomiast utożsamia dni robocze z dniami pracy pracownika.

Za słuszne należy przyjąć, że 3-dniowy okres wypowiedzenia liczony w dniach roboczych biegnie we wszystkie dni, z wyjątkiem niedziel i 13 świąt określonych w § 1 ustawy z 18 stycznia 1951 r. o dniach wolnych od pracy (j.t. Dz.U. z 2020 r. poz. 1920). Zgodnie z tym poglądem okres wypowiedzenia powinien być liczony nawet w dniach, w których pracownik nie miał obowiązku wykonywania pracy (np. sobota). Takie stanowisko zostało zaprezentowane przez Główny Inspektorat Pracy w piśmie z 1 marca 2010 r. (nr GPP-517-4560-14-1/10/PE/RP), zgodnie z którym – niezależnie od rozkładu czasu pracy pracownika, jeżeli sobota nie wypada w święto ustawowo uznane za dzień wolny od pracy, należy ją wliczać do 3-dniowego okresu wypowiedzenia. Przez dni robocze należy rozumieć wszystkie dni, które nie są niedzielami i świętami ustawowo uznanymi za dni wolne od pracy zgodnie z art. 151⁹ § 1 Kodeksu pracy.

Identyczne stanowisko zostało wyrażone przez Departament Prawa Pracy Ministerstwa Pracy i Polityki Społecznej w piśmie z 1 marca 2010 r. Zgodnie z tym stanowiskiem 3-dniowy okres wypowiedzenia umowy o pracę upłynie w sobotę, mimo że jest to w konkretnym przypadku dzień wolny z tytułu przeciętnie 5-dniowego tygodnia pracy. W sprawie interpretacji pojęcia „dni robocze”, występującego w art. 33¹ (przed 22 lutego 2016 r.) oraz w art. 34 pkt 1 Kodeksu pracy, Ministerstwo Pracy uważa podobnie jak GIP – ponieważ przepisy Kodeksu pracy nie zawierają definicji tego pojęcia, to przy rozpatrywaniu tej kwestii należy wziąć pod uwagę art. 151⁹ § 1 Kodeksu pracy. Uzasadniając ten pogląd, można się posłużyć orzecznictwem Naczelnego Sądu Administracyjnego w sprawie sposobu liczenia terminów. W wyroku z 16 kwietnia 2010 r. (I OSK 870/09) sąd stwierdził m.in., że:

Przyczyna wypowiedzenia umowy

Sporządzając wypowiedzenie umowy o pracę, pracodawca musi podać przyczynę wypowiedzenia (dotyczy to umów zawartych na czas nieokreślony i czas określony) i pouczyć o możliwości odwołania się do sądu pracy od wypowiedzenia w terminie 21 dni.

Nowelizacja przepisów Kodeksu pracy z 9 marca 2023 r., mająca na celu wdrożenie m.in. postanowień dyrektywy Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2019/1152 z 20 czerwca 2019 r. w sprawie przejrzystych i przewidywalnych warunków pracy w Unii Europejskiej, wprowadziła konieczność podawania przyczyny wypowiedzenia w przypadku wypowiadania umów na czas określony. Ponadto również w przypadku takich umów konieczne jest zawiadomienie na piśmie reprezentującej pracownika zakładowej organizacji związkowej o zamiarze wypowiedzenia umowy o pracę, z podaniem przyczyny uzasadniającej rozwiązanie tej umowy.

W praktyce największe problemy stwarza pracodawcom wskazanie przyczyny wypowiedzenia. Przyczyna wypowiedzenia powinna być:

● konkretna,

● prawdziwa,

● uzasadniająca wypowiedzenie.

Przyczynę wypowiedzenia uznaje się za konkretną wówczas, gdy została tak sformułowana w wypowiedzeniu umowy, że obiektywnie jest jasne, co dokładnie pracodawca zarzuca pracownikowi.

Przykłady konkretnych przyczyn wypowiedzenia:

● nieprofesjonalne i naruszające dobre imię firmy zachowanie wobec klienta w dniu 4 kwietnia 2023 r., polegające na użyciu w stosunku do klienta wyzwisk i wulgaryzmów,

● przesłanie konkurencji przy użyciu służbowej poczty e-mail tajnych danych firmy (plany działań marketingowych na 2023 r.).

Przykłady niekonkretnych przyczyn wypowiedzenia:

● utrata zaufania,

● niespełnienie oczekiwań pracodawcy w związku z zajmowanym stanowiskiem,

● niewywiązywanie się z obowiązków.

Przyczyna wypowiedzenia jest prawdziwa wówczas, gdy stanowi odzwierciedlenie rzeczywistości. Pracodawca musi udowodnić (w razie sporu sądowego), że podana w wypowiedzeniu przyczyna ma pokrycie w faktach.

Powód uzasadniający wypowiedzenie to taki, którego „waga” obiektywnie usprawiedliwia konieczność rozwiązania umowy o pracę z pracownikiem.

Zgodnie z orzecznictwem Sądu Najwyższego (wyrok SN z 14 kwietnia 2015 r., II PK 140/14), gdy pracodawca podaje większą liczbę przyczyn w wypowiedzeniu umowy o pracę, nie wszystkie przyczyny muszą zostać udowodnione, aby wypowiedzenie zostało uznane za uzasadnione. Przyczyny prawdziwe powinny jednak przeważać nad nieprawdziwymi. W przeciwnym razie wypowiedzenie może zostać zakwestionowane jako nieuzasadnione pomimo stwierdzenia zasadności jednej czy dwóch spośród większej liczby wskazanych pracownikowi przyczyn. Natomiast w trakcie rozprawy sądowej nie będą brane pod uwagę przyczyny niezawarte w wypowiedzeniu, tylko podane później, np. przed sądem.

Konsultacje zamiaru wypowiedzenia umowy ze związkami zawodowymi

W przypadku wypowiedzenia umowy o pracę zawartej na czas nieokreślony oraz na czas określony pracodawca jest zobowiązany do przeprowadzenia procedury konsultacji związkowej. Nie ma zatem takiego obowiązku, jeżeli wypowiada umowę innego rodzaju, np. umowę na okres próbny.

Jeżeli pracodawca stwierdzi, że pracownik nie podlega szczególnej ochronie przed wypowiedzeniem umowy o pracę (nie podlega ochronie związkowej lub nie przebywa na urlopie wypoczynkowym, macierzyńskim, wychowawczym, bezpłatnym itp.), powinien skonsultować zamiar złożenia mu wypowiedzenia z działającą w zakładzie organizacją związkową, której pracownik jest członkiem lub która podjęła się jego reprezentowania.

Jeżeli pracodawca nie wie, czy pracownik jest członkiem działającej w zakładzie organizacji związkowej, aby to ustalić, powinien na piśmie zwrócić się z takim pytaniem do tej organizacji. Gdy pracownik nie należy do żadnej organizacji związkowej, pracodawca powinien ustalić, czy któryś z działających w zakładzie związków zawodowych podejmie się reprezentowania pracownika. W zależności od uzyskanych informacji pracodawca powinien przeprowadzić konsultację wypowiedzenia z organizacją związkową lub może jej nie przeprowadzać.

Jeżeli organizacja związkowa uzna, że dokonanie wypowiedzenia byłoby nieuzasadnione, może zgłosić swoje zastrzeżenia w ciągu 5 dni od otrzymania zawiadomienia od pracodawcy o zamiarze złożenia pracownikowi wypowiedzenia. Stanowisko organizacji związkowej nie wiąże jednak pracodawcy. Może on zatem wypowiedzieć pracownikowi umowę o pracę mimo sprzeciwu związków zawodowych lub braku w tej sprawie odpowiedzi organizacji związkowej w ciągu 5 dni.

Wręczenie pracownikowi wypowiedzenia

Po stwierdzeniu, że pracownik podjął pracę, pracodawca, jeśli chce mu wręczyć wypowiedzenie, może wezwać go do siebie lub do działu kadr albo udać się do pracownika, aby złożyć mu wypowiedzenie.

W praktyce wypowiedzenie należy wręczać pracownikowi komisyjnie (tzn. z udziałem co najmniej dwóch osób). W razie bowiem gdy pracownik go nie przyjmie, świadkowie będą mogli potwierdzić, że wypowiedzenie zostało pracownikowi złożone. Przy składaniu wypowiedzenia umowy o pracę mogą być obecne tylko osoby upoważnione do składania wypowiedzenia oraz osoby upoważnione do przetwarzania danych osobowych zwalnianego pracownika. Nie mogą w tym natomiast uczestniczyć inne osoby, ponieważ będzie to naruszało przepisy o ochronie danych osobowych. Takie stanowisko prezentuje Urząd Ochrony Danych Osobowych.

Jeśli pracownik odmawia podpisania wypowiedzenia, należy spróbować mu je przeczytać, aby miał świadomość, że pismo, które pracodawca chce mu wręczyć, jest wypowiedzeniem umowy o pracę. Wypowiedzenie jest czynnością jednostronną. Dla skuteczności wypowiedzenia nie jest zatem potrzebna zgoda pracownika. Podpis pracownika składany na wypowiedzeniu jest jedynie potwierdzeniem faktu otrzymania wypowiedzenia. Nie oznacza natomiast zgody pracownika na wypowiedzenie umowy o pracę. Niepodpisanie przez pracownika wypowiedzenia nie powoduje jego nieważności.

Wypowiadając umowę o pracę, należy przygotować dwa identyczne pisma o wypowiedzeniu. Jedno z nich należy przekazać pracownikowi, natomiast drugie, podpisane przez pracownika, trzeba złożyć do części C jego akt osobowych. Pracodawca powinien dać pracownikowi do podpisu jeden egzemplarz wypowiedzenia, który jest przeznaczony dla pracodawcy. Dopiero po podpisaniu go przez pracownika pracodawca powinien wydać mu drugi egzemplarz, który jest przeznaczony dla pracownika.

W przypadku gdy pracownik odmówi przyjęcia wypowiedzenia i jego podpisania, pracodawca powinien sporządzić notatkę służbową będącą potwierdzeniem złożenia wypowiedzenia. Należy w niej napisać, w jakim dniu wręczono pracownikowi wypowiedzenie. W notatce nie można podać, że pracownikowi próbowano wręczyć wypowiedzenie, ponieważ to sugeruje, że wypowiedzenie nie zostało faktycznie wręczone. Notatkę służbową powinni podpisać wszyscy świadkowie wręczenia pracownikowi wypowiedzenia.

Pracodawca nie ma przy tym obowiązku wysłania pracownikowi pocztą, kurierem lub dostarczenia w inny sposób wypowiedzenia, którego on nie przyjął. Wysłanie pracownikowi wypowiedzenia przez pracodawcę mogłoby oznaczać, że uznaje on wcześniejsze jego wręczenie za nieprawidłowe, a tym samym nieważne. Jeżeli jednak pracodawca chce wysłać pracownikowi wypowiedzenie, którego on wcześniej nie przyjął, powinien napisać pismo, w którym wyjaśnia, że przesyła pracownikowi wypowiedzenie, które zostało mu już wcześniej prawidłowo złożone.

Takie same zasady wręczania wypowiedzenia dotyczą sytuacji rozwiązywania z pracownikiem umowy o pracę bez wypowiedzenia.

Możliwości uznawania przesyłek za skutecznie doręczone zostały znacznie ograniczone w okresie stanu zagrożenia epidemicznego COVID-19, który obecnie obowiązuje w Polsce (art. 98 ustawy o szczególnych instrumentach wsparcia w związku z rozprzestrzenianiem się wirusa SARS-CoV-2). Zmiany przepisów wprowadzone od 18 kwietnia 2020 r. powodują, że nieodebranych pism (z pewnymi wskazanymi w ustawie wyjątkami, które jednak nie dotyczą składanych pracodawcy oświadczeń o rozwiązaniu umowy o pracę) podlegających doręczeniu przez operatora pocztowego za potwierdzeniem odbioru, których termin odbioru, określony w zawiadomieniu o pozostawieniu pisma, przypadał w okresie stanu zagrożenia epidemicznego lub stanu epidemii, nie można uznać za prawidłowo doręczone w czasie:

● obowiązywania stanu zagrożenia epidemicznego,

● obowiązywania stanu epidemii,

● przed upływem 14 dni od dnia zniesienia tych stanów.

Całkowitemu ograniczeniu zatem uległa utrwalona w prawie pracy zasada, że nieodebranie przez pracownika pisma z placówki pocztowej, mimo dwukrotnego awizowania pisma, oznacza jego skuteczne doręczenie, gdyż awizowanie przesyłki stwarza domniemanie możliwości zapoznania się adresata z treścią pisma zawartego w przesyłce najpóźniej 7 dnia od jej drugiego awizowania.

Wprowadzone zawieszenie domniemania doręczenia dwukrotnie awizowanej przesyłki znacznie utrudnia doręczanie pracownikom oświadczeń woli pracodawcy.

Nie oznacza to jednak, że pracodawca nie może skorzystać z innych form doręczenia oświadczenia o rozwiązaniu umowy o pracę. Wobec tego w przypadku nieodebrania przez pracownika pisma warto podjąć ponowną próbę dostarczenia dokumentu za pośrednictwem:

● jeszcze raz poczty – listem poleconym za zwrotnym potwierdzeniem odbioru,

● firmy kurierskiej,

● delegacji dwóch wyznaczonych pracowników, którzy udadzą się do miejsca zamieszkania pracownika i przekażą oświadczenie do jego rąk własnych.

Inną skuteczną formą złożenia oświadczenia woli o rozwiązaniu umowy o pracę jest przekazanie go w formie elektronicznej. Uznaje się je za równoważne z oświadczeniem w formie pisemnej (art. 781 § 1 i § 2 Kodeksu cywilnego). Jednak konieczne jest opatrzenie go kwalifikowanym podpisem elektronicznym. W praktyce oznacza to, że zwykła wiadomość e-mail czy SMS skierowane do pracownika, informujące go o wypowiedzeniu czy rozwiązaniu umowy o pracę nie będą spełniały tego wymogu.

Oświadczenie woli wyrażone w postaci elektronicznej jest złożone innej osobie z chwilą, gdy wprowadzono je do środka komunikacji elektronicznej w taki sposób, aby osoba ta mogła zapoznać się z jego treścią (art. 61 § 2 Kodeksu cywilnego). Dlatego dodatkowym warunkiem skutecznego e-doręczenia i skorzystania z takiej możliwości przez pracodawcę jest posiadanie przez pracownika i korzystanie w bieżącej komunikacji z pracodawcą ze służbowego adresu e-mail lub wskazanie przez pracownika adresu e-mail w celu korespondencji.

Wydłużenie okresu wypowiedzenia

W niektórych przypadkach przepisy prawa pracy dopuszczają możliwość innego ukształtowania długości okresów wypowiedzenia umowy na czas nieokreślony, niż wynika to z ogólnych reguł.

Jeżeli pracownik jest zatrudniony na stanowisku związanym z odpowiedzialnością materialną za powierzone mienie, strony mogą ustalić w umowie o pracę, że okres wypowiedzenia wynosi:

● 1 miesiąc, jeżeli pracownik był zatrudniony krócej niż 6 miesięcy,

● 3 miesiące, jeżeli pracownik był zatrudniony co najmniej 6 miesięcy.

Przepisy nie przewidują natomiast możliwości wydłużania w takim przypadku okresu wypowiedzenia powyżej 3 miesięcy, który przysługuje pracownikom zatrudnionym u danego pracodawcy co najmniej 3 lata.

Skrócenie okresu wypowiedzenia

Skrócenie okresu wypowiedzenia umowy o pracę zawartej na czas nieokreślony może być jednostronną decyzją pracodawcy przy zaistnieniu określonych okoliczności przewidzianych prawem lub wynikać z porozumienia zawartego między stronami umowy.

Zgodnie z obowiązującymi przepisami, jeżeli wypowiedzenie pracownikowi umowy o pracę zawartej na czas nieokreślony następuje z powodu ogłoszenia upadłości lub likwidacji pracodawcy albo z innych przyczyn niedotyczących pracowników, pracodawca może, w celu wcześniejszego rozwiązania umowy o pracę, skrócić okres 3-miesięcznego wypowiedzenia, najwyżej jednak do 1 miesiąca. W takim przypadku pracownikowi przysługuje odszkodowanie w wysokości wynagrodzenia za pozostałą część okresu wypowiedzenia. Zgodnie z tą regulacją jednostronne skrócenie okresu wypowiedzenia przez pracodawcę może dotyczyć wyłącznie 3-miesięcznego okresu i może być skrócone maksymalnie do 1 miesiąca. Pracodawca nie może zatem skrócić okresu wypowiedzenia np. do 2 tygodni. Takie działanie należałoby uznać za bezprawne, naruszające przepisy o wypowiadaniu umów o pracę. Pracodawca może skrócić okres wypowiedzenia o 1 miesiąc, a także o 2 miesiące. Nie może to jednak przekroczyć granicy okresu gwarantowanego w Kodeksie pracy.

Obecnie możliwość skrócenia okresu wypowiedzenia we wskazanych wyżej przypadkach i według tych samych zasad dotyczy również umów zawartych na czas określony, dla których właściwy będzie 3-miesięczny okres wypowiedzenia.

Nieco inne reguły występują przy skracaniu okresu wypowiedzenia na podstawie porozumienia pracodawcy z pracownikiem. Zgodnie z obowiązującymi przepisami strony, po dokonaniu wypowiedzenia umowy o pracę przez jedną z nich, mogą ustalić wcześniejszy termin rozwiązania umowy. Jednak takie ustalenie nie zmienia trybu rozwiązania umowy o pracę. Wśród ekspertów prawa pracy dominuje pogląd, że dla zastosowania porozumienia stron o skróceniu okresu wypowiedzenia umowy o pracę nie ma znaczenia jej rodzaj. Jeżeli zatem taka jest wola stron, mogą one skrócić okres wypowiedzenia w przypadku łączącej ich umowy na czas nieokreślony czy określony. Nie ma również znaczenia, która strona umowy występuje z taką inicjatywą. Skrócenia za porozumieniem można dokonać w każdym czasie po wypowiedzeniu, wyznaczając dowolny termin rozwiązania stosunku pracy.

Przepisy nie wymagają formy pisemnej dla dokonania takiego skrócenia. Jednak do celów dowodowych pracodawca i pracownik powinni potwierdzić na piśmie swoje porozumienie o skróceniu okresu wypowiedzenia. Warto również pamiętać, że jest ono możliwe dopiero po wypowiedzeniu umowy przez jedną ze stron. Wcześniejsze porozumienie w tym zakresie, np. na etapie zawierania umowy o pracę, jest niedopuszczalne i sprzeczne z przepisami prawa pracy o wypowiedzeniach.

Zwolnienie z obowiązku świadczenia pracy

Obecnie istnieje możliwość jednostronnego zwalniania pracowników z obowiązku świadczenia pracy w okresie wypowiedzenia, niezależnie od tego, jakiego rodzaju umowa jest wypowiadana. Zatem tego rodzaju zwolnienie może być stosowane zarówno w przypadku umów zawartych na czas nieokreślony, na czas określony, jak i na okres próbny. Przepis nie zobowiązuje pracodawcy do tego, aby zwolnienie miało dotyczyć całego okresu wypowiedzenia.

Przepis regulujący kwestie związane ze zwolnieniem pracownika z obowiązku świadczenia pracy nie rozstrzyga praktycznego problemu, czy zwolnienie może dotyczyć części dobowego wymiaru czasu pracy pracownika. Należy jednak uznać, że nie ma przeszkód, aby pracodawca udzielił zwolnienia w takim wymiarze. Wówczas pracownik będzie świadczył pracę np. przez 4 godziny, a przez następne 4 godziny będzie zwolniony z wykonywania pracy z zachowaniem prawa do wynagrodzenia za ten czas.

W związku z omawianą regulacją powstaje wiele wątpliwości, m.in. w zakresie tego, czy pracodawca może zmienić decyzję dotyczącą zwolnienia pracownika z obowiązku świadczenia pracy, czy pracownik powinien podporządkować się takiej decyzji i co zrobić w przypadku, gdy pracodawca nie jest w stanie dotrzeć do pracownika z informacją o odwołaniu zwolnienia z obowiązku świadczenia pracy w okresie wypowiedzenia. Należy przyjąć, że jedynym legalnym rozwiązaniem uwzględniającym kompromis między pracodawcą a pracownikiem jest ustalenie między stronami możliwości odwołania pracownika ze zwolnienia z obowiązku świadczenia pracy. W razie braku takich ustaleń pracodawca może cofnąć decyzję o zwolnieniu pracownika ze świadczenia pracy tylko za jego zgodą. Natomiast gdyby pracownik w okresie wypowiedzenia podjął pracę u innego pracodawcy lub np. wyjechał na odpoczynek – wówczas pracodawca nie powinien czynić mu z tego powodu żadnych zarzutów.

W okresie zwolnienia pracownik zachowuje prawo do wynagrodzenia za pracę ustalonego jak wynagrodzenie za urlop wypoczynkowy.

Rozwiązanie umowy bez wypowiedzenia

Zwolnienie dyscyplinarne pracownika

Pracodawca może rozwiązać umowę o pracę bez wypowiedzenia z winy pracownika w razie:

● ciężkiego naruszenia podstawowych obowiązków pracowniczych. Każdorazowo o tym, czy dane zachowanie pracownika było ciężkim naruszeniem, decyduje pracodawca. To on musi podjąć decyzję w tym zakresie, kierując się stopniem tego naruszenia i ewentualną stratą po stronie firmy. Przyczynami, które uzasadniają takie rozwiązanie umowy, są np.: niestawianie się w pracy bez usprawiedliwienia, spożywanie alkoholu w pracy, celowe działanie na szkodę pracodawcy. W przypadku natomiast gdy pracownik nie zgodzi się ze wskazaną przez pracodawcę przyczyną, może odwołać się do sądu pracy, który ostatecznie rozstrzygnie, czy zachowanie pracownika uzasadniało rozwiązanie umowy w trybie dyscyplinarnym;

● popełnienia przez pracownika w czasie trwania umowy o pracę przestępstwa, które uniemożliwia dalsze zatrudnianie go na zajmowanym stanowisku, jeżeli przestępstwo jest oczywiste lub zostało stwierdzone prawomocnym wyrokiem. Nie każde zatem przestępstwo, nawet oczywiste lub stwierdzone prawomocnym wyrokiem, uzasadnia automatyczne zwolnienie pracownika bez zachowania okresu wypowiedzenia. Musi ono bowiem uniemożliwiać dalsze zatrudnianie pracownika na zajmowanym stanowisku. Decydujące znaczenie będzie miał w tym przypadku rodzaj popełnionego przez pracownika przestępstwa;

● zawinionej przez pracownika utraty uprawnień koniecznych do wykonywania pracy na zajmowanym stanowisku. Wskutek utraty takich uprawnień zatrudnianie pracownika na danym stanowisku staje się bezprzedmiotowe. Dotyczy to zawodów, przy wykonywaniu których należy się wykazać określonymi uprawnieniami, np. kierowców, operatorów specjalistycznych maszyn, lekarzy itp. Należy pamiętać, że rozwiązanie umowy bez zachowania okresu wypowiedzenia jest uzasadnione jedynie w przypadku zawinionej przez pracownika utraty uprawnień. Utrata takich uprawnień bez winy pracownika, np. z powodu pogorszenia się stanu zdrowia kierowcy i utraty z tego powodu prawa jazdy, nie będzie uzasadniała rozwiązania z nim umowy bez zachowania okresu wypowiedzenia. W takim przypadku, jeżeli pracodawca nie ma możliwości powierzenia pracownikowi innej pracy, będzie mógł wypowiedzieć mu umowę o pracę z zachowaniem odpowiedniego okresu wypowiedzenia.

Możliwość rozwiązania z pracownikiem umowy o pracę bez zachowania okresu wypowiedzenia jest ograniczona w czasie. Pracodawca nie może tego uczynić po upływie jednego miesiąca od uzyskania wiadomości o okolicznościach uzasadniających rozwiązanie umowy.

Rozwiązanie każdej umowy o pracę (na okres próbny, na czas określony) bez zachowania okresu wypowiedzenia (dyscyplinarnie) musi:

● nastąpić na piśmie,

● określać przyczynę uzasadniającą to rozwiązanie,

● zawierać pouczenie o możliwości odwołania się pracownika do sądu pracy w terminie 21 dni.

Pracodawca musi przed rozwiązaniem z pracownikiem umowy bez wypowiedzenia zasięgnąć opinii organizacji związkowej reprezentującej pracownika, podając przyczynę uzasadniającą rozwiązanie umowy. Zakładowa organizacja związkowa – w razie zastrzeżeń co do zasadności rozwiązania umowy – może wyrazić opinię niezwłocznie, nie później jednak niż w ciągu 3 dni. Opinia ta nie jest jednak wiążąca dla pracodawcy.

Rozwiązanie umowy bez wypowiedzenia bez winy pracownika

Rozwiązanie umowy o pracę w trybie natychmiastowym, bez zachowania okresu wypowiedzenia, jest również możliwe w przypadku przedłużającej się usprawiedliwionej nieobecności pracownika w pracy. Wprawdzie Kodeks pracy gwarantuje w art. 41 każdemu pracownikowi ochronę stosunku pracy podczas usprawiedliwionej nieobecności, jednak tylko przez pewien okres.

Dlatego pracodawca ma prawo rozwiązać umowę o pracę bez wypowiedzenia, jeżeli:

● niezdolność pracownika do pracy wskutek choroby trwa dłużej niż 3 miesiące – gdy pracownik był zatrudniony u danego pracodawcy krócej niż 6 miesięcy, lub

● niezdolność pracownika do pracy wskutek choroby trwa dłużej niż łączny okres pobierania z tego tytułu wynagrodzenia i zasiłku oraz pobierania świadczenia rehabilitacyjnego przez pierwsze 3 miesiące – gdy pracownik był zatrudniony u danego pracodawcy co najmniej 6 miesięcy lub jeżeli niezdolność do pracy została spowodowana wypadkiem przy pracy albo chorobą zawodową,

● usprawiedliwiona nieobecność pracownika w pracy z innych przyczyn niż ww. trwa dłużej niż 1 miesiąc.

Niezdolność pracownika do pracy uprawniająca do rozwiązania z nim umowy musi być potwierdzona stosownym orzeczeniem lekarskim.

Forma oraz elementy rozwiązania umowy w tym trybie są identyczne jak przy zwolnieniu dyscyplinarnym pracownika. Identyczna jest również procedura konsultacji związkowej.

Rozwiązania umowy o pracę bez wypowiedzenia nie można dokonać w razie nieobecności pracownika ze względu na chorobę zakaźną przez okres pobierania z tego tytułu wynagrodzenia chorobowego i zasiłku. Nie ma w tym przypadku żadnego znaczenia okres zatrudnienia pracownika u danego pracodawcy. Ochrona trwa wówczas przez cały przyznany pracownikowi okres zasiłkowy.

Od 1 stycznia 2022 r. zmieniły się zasady liczenia okresu zasiłkowego w razie wystąpienia przerwy między zwolnieniami lekarskimi. W rezultacie skróceniu uległ termin, po upływie którego pracodawca może rozwiązać umowę o pracę z powodu długiej absencji chorobowej zatrudnionego. Od 1 stycznia 2022 r. nie ma bowiem znaczenia to, że absencje wynikają z różnych chorób. Do okresu zasiłkowego co do zasady są wliczane wszystkie okresy niezdolności do pracy, jeżeli nie występuje między nimi przerwa przekraczająca 60 dni. Skoro zostały uszczelnione zasady liczenia okresu zasiłkowego w przypadku przerw między absencjami, w praktyce firmy szybciej będą mogły rozwiązywać umowy bez wypowiedzenia, w trybie art. 53 Kodeksu pracy (szybciej bowiem upłynie 182 lub 270 dni okresu zasiłkowego).

Rozwiązanie umowy bez wypowiedzenia przez pracownika

Pracownikowi przysługuje prawo do rozwiązania z pracodawcą umowy o pracę w trybie natychmiastowym (bez wypowiedzenia) w dwóch przypadkach:

● gdy po wydaniu orzeczenia lekarskiego stwierdzającego szkodliwy wpływ wykonywanej pracy na zdrowie pracownika pracodawca nie przeniesie go do innej pracy, odpowiedniej ze względu na stan jego zdrowia i kwalifikacje, w terminie wskazanym w tym orzeczeniu,

● w razie ciężkiego naruszenia podstawowych obowiązków pracodawcy wobec pracownika.

W obowiązujących przepisach nie ma wskazań, jakie zachowania pracodawcy będą uzasadniały możliwość rozwiązania przez pracownika umowy w tym trybie. W każdym przypadku będzie to zależne od okoliczności i rodzaju tych naruszeń. Na pewno pracownik będzie mógł rozwiązać umowę bez wypowiedzenia, jeżeli pracodawca: nie wypłaca mu należnego wynagrodzenia, stosuje wobec niego mobbing, nie zapewnia odpowiednich warunków bhp.

Pracownik, podejmując decyzję o takim rozwiązaniu umowy, musi jednak liczyć się z tym, że w razie odwołania się pracodawcy do sądu pracy od takiego rozwiązania umowy i podzielenia przez sąd stanowiska pracodawcy, będzie on miał w stosunku do pracownika roszczenie o odszkodowanie.

Rozwiązanie umowy w tym trybie wymaga od pracownika zachowania formy pisemnej wraz z podaniem przyczyny uzasadniającej takie rozwiązanie. Pracownik, podejmując decyzję o takim rozwiązaniu umowy, jest również ograniczony w czasie i nie może tego dokonać po upływie jednego miesiąca od uzyskania wiadomości o zaistnieniu przyczyny uzasadniającej to rozwiązanie.

Pracodawca jest zobowiązany do wypłacenia pracownikowi, który rozwiązał z nim umowę o pracę z powodu ciężkiego naruszenia przez pracodawcę praw pracowniczych, odszkodowania w wysokości wynagrodzenia za okres wypowiedzenia.

Jeżeli pracodawca nie dopuścił się ciężkiego naruszenia swoich obowiązków, roszczenie po stronie pracownika nie powstaje i wobec tego pracodawca nie będzie miał obowiązku wypłaty odszkodowania. W sytuacji bezzasadnego rozwiązania przez pracownika umowy o pracę bez wypowiedzenia w trybie art. 55 § 1¹ Kodeksu pracy to pracodawca może wystąpić do sądu pracy z roszczeniem o odszkodowanie. Możliwe jest to tylko wtedy, gdy w wyniku takiego nieuzasadnionego działania pracownika poniesie on szkodę, co nie w każdym przypadku ma miejsce. Jednak rozwiązanie umowy o pracę przez pracownika bez wypowiedzenia (w trybie art. 55 § 1¹ Kodeksu pracy), mimo swej wadliwości, jest skuteczne i powoduje zakończenie stosunku pracy. 

Z rozwiązaniem przez pracownika umowy o pracę bez wypowiedzenia związana jest fikcja prawna nakazująca traktowanie takiego rozwiązania, w zakresie przewidzianych przez prawo skutków, na równi z wypowiedzeniem umowy o pracę przez pracodawcę. Dlatego takie uregulowanie ma również znaczenie dla pracownika, który będzie chciał zarejestrować się w urzędzie pracy jako bezrobotny, ponieważ wypowiedzenie umowy przez pracodawcę uprawnia go do świadczeń przysługujących bezrobotnym, m.in. zasiłku.

Wygaśnięcie stosunku pracy

Jedną z form rozwiązania umowy o pracę jest wygaśnięcie stosunku pracy. Do tego rozwiązania umowy dochodzi z mocy prawa. Nie musi być ono zatem dokonane przez oświadczenie pracownika lub pracodawcy. Wygaśnięcie stosunku pracy najczęściej zachodzi w przypadkach:

● śmierci pracownika,

● śmierci pracodawcy,

● tymczasowego aresztowania pracownika.

Śmierć pracownika

Po wygaśnięciu umowy z powodu śmierci pracownika pozostają po nim często prawa majątkowe wynikające z wcześniej istniejącego stosunku pracy, np. prawo do zaległego wynagrodzenia czy ekwiwalentu za niewykorzystany urlop. W takiej sytuacji pozostałe po zmarłym pracowniku prawa majątkowe przechodzą na członków rodziny pracownika, a w razie ich braku wchodzą do spadku.

Do dziedziczenia praw majątkowych po zmarłym pracowniku są uprawnieni małżonek i osoby uprawnione do renty rodzinnej po zmarłym. Wszystkie osoby uprawnione dziedziczą prawa majątkowe w równych częściach.

W przypadku wygaśnięcia stosunku pracy w wyniku śmierci pracownika należy sporządzić świadectwo pracy i włączyć je do części C jego akt osobowych.

Z wnioskiem o wydanie przez pracodawcę świadectwa pracy może wystąpić członek rodziny zmarłego pracownika, a także inna osoba będąca spadkobiercą tego pracownika.

Śmierć pracodawcy

Umowa o pracę wygasa z dniem śmierci pracodawcy. Dotyczy to firm prowadzonych przez osoby fizyczne, ale nie odnosi się np. do spółek prawa handlowego. Umowa nie wygasa, jeżeli pracownik zostanie przejęty przez innego pracodawcę w trybie art. 23¹ Kodeksu pracy.

Zarząd sukcesyjny

Wygaśnięcie umów o pracę z dniem śmierci pracodawcy nie znajdzie zastosowania w odniesieniu do pracodawców, którzy we własnym imieniu wykonują działalność gospodarczą na podstawie wpisu do Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej (CEIDG). W przypadku ich śmierci do wygaśnięcia będzie dochodzić w późniejszych terminach, zależnych od ustanowienia lub nieustanowienia zarządu sukcesyjnego.

Zarząd sukcesyjny polega na wyznaczeniu osoby fizycznej o pełnej zdolności do czynności prawnych do tymczasowego zarządzania przedsiębiorstwem po śmierci jego właściciela. Celem ustawy sukcesyjnej jest bowiem przede wszystkim zachowanie ciągłości funkcjonowania firmy zmarłego przedsiębiorcy i kontynuacja zatrudnienia u nowego pracodawcy.

Zgodnie z obowiązującymi przepisami w okresie od chwili śmierci przedsiębiorcy do dnia wygaśnięcia zarządu sukcesyjnego wykonywanie czynności z zakresu stosunków pracy należy do zarządcy sukcesyjnego, a gdy go nie ma – do osób wymienionych w art. 14 ustawy o zarządzie sukcesyjnym przedsiębiorstwem osoby fizycznej i innych ułatwieniach związanych z sukcesją przedsiębiorstw (dalej: ustawa sukcesyjna), których zadaniem jest utrzymanie działalności firmy do czasu załatwienia wszystkich formalności spadkowych. Są to (dalej: osoby uprawnione do dokonywania czynności zachowawczych):

1) małżonek przedsiębiorcy, któremu przysługuje udział w przedsiębiorstwie w spadku,

2) spadkobierca ustawowy przedsiębiorcy,

3) spadkobierca testamentowy przedsiębiorcy albo zapisobierca windykacyjny, któremu zgodnie z ogłoszonym testamentem przysługuje udział w przedsiębiorstwie w spadku.

Wygaśnięcie umowy o pracę z dniem śmierci pracodawcy nie nastąpi w przypadku:

● przejęcia pracownika przez nowego pracodawcę na zasadach określonych w art. 23¹ Kodeksu pracy – ten wyjątek obowiązywał również przed zmianą przepisów,

● ustanowienia zarządu sukcesyjnego, zgodnie z ustawą sukcesyjną (art. 63² § 3 Kodeksu pracy).

W sytuacji gdy pracodawca nie ustanowi zarządu sukcesyjnego zgodnie z ustawą sukcesyjną, umowy o pracę wygasną z upływem 30 dni od jego śmierci.

Umowa o pracę nie wygaśnie z upływem 30 dni od śmierci pracodawcy w razie braku zarządcy sukcesyjnego, jeżeli osoby uprawnione do dokonywania czynności zachowawczych albo zarządca sukcesyjny uzgodnią z pracownikiem, na mocy pisemnego porozumienia stron, że stosunek pracy będzie kontynuowany na dotychczasowych zasadach (art. 63² § 5 Kodeksu pracy). Okres trwania zatrudnienia wydłuży się do dnia:

● ustanowienia zarządu sukcesyjnego albo wygaśnięcia uprawnienia do jego powołania – jeżeli porozumienie z pracownikiem zawiera osoba uprawniona do dokonywania czynności zachowawczych,

● wygaśnięcia zarządu sukcesyjnego – jeżeli porozumienie z pracownikiem zawiera zarządca sukcesyjny.

Strony porozumienia mogą także określić wcześniejszy termin rozwiązania umów o pracę (art. 63² § 6 Kodeksu pracy). W kwestii stron porozumienia w obecnych przepisach jest pewna niejasność. Przewidują one bowiem, że takie porozumienie może być zawierane w okolicznościach braku zarządcy, przy czym jednocześnie umieszczają zarządcę w grupie uprawnionych do jego uzgodnienia. Należy przyjąć, że ustawodawcy chodziło o zarządcę wyznaczonego przez osoby uprawnione do realizowania czynności zachowawczych, jeśli dokonają tego przed upływem 30 dni od śmierci pracodawcy.

W związku z wygaśnięciem stosunku pracy z powodu śmierci pracodawcy pracownikowi przysługuje odszkodowanie w wysokości wynagrodzenia za okres wypowiedzenia (art. 63² § 2 Kodeksu pracy). Zatem w przypadku umów na czas określony i nieokreślony odszkodowanie zostanie obliczone za czas:

● 2 tygodni, jeżeli pracownik był zatrudniony krócej niż 6 miesięcy,

● 1 miesiąca, jeżeli pracownik był zatrudniony co najmniej 6 miesięcy,

● 3 miesięcy, jeżeli pracownik był zatrudniony co najmniej 3 lata.

Tymczasowe aresztowanie

Umowa o pracę z pracownikiem tymczasowo aresztowanym wygasa po 3 miesiącach jego przebywania w areszcie, chyba że pracodawca wcześniej rozwiąże z takim pracownikiem umowę o pracę bez wypowiedzenia. Samo tymczasowe aresztowanie nie może być powodem rozwiązania umowy o pracę. Pracodawca może jednak dyscyplinarnie zwolnić pracownika tymczasowo aresztowanego, jeżeli przez swoje zachowanie naruszył on przepis art. 52 Kodeksu pracy.

Niezgodne z prawem wypowiedzenie umowy

Pracownikowi przysługuje prawo odwołania do właściwego sądu pracy, jeżeli uważa, że wypowiedzenie mu przez pracodawcę umowy było niezgodne z prawem. Różny jest jednak rodzaj uprawnień przysługujących takiemu pracownikowi w zależności od tego, jaka umowa o pracę łączyła go z pracodawcą.

Umowa na czas określony i nieokreślony

W przypadku umowy na czas określony i nieokreślony pracownik, uznając, że wypowiedzenie mu umowy o pracę było nieuzasadnione lub sprzeczne z przepisami prawa, może w odwołaniu do sądu żądać uznania wypowiedzenia za bezskuteczne, a gdy umowa uległa już rozwiązaniu, może żądać przywrócenia do pracy lub wypłaty odszkodowania. Sąd jest wówczas związany żądaniem pracownika. Jeśli jednak uzna, że orzeczenie o bezskuteczności wypowiedzenia lub o przywróceniu do pracy jest niemożliwe lub niecelowe, może zasądzić na rzecz pracownika jedynie odszkodowanie. Ponadto jeżeli przed wydaniem orzeczenia upłynął termin, do którego miała trwać umowa o pracę zawarta na czas określony, lub jeżeli przywrócenie do pracy byłoby niewskazane ze względu na krótki okres, jaki pozostał do upływu tego terminu, pracownikowi przysługuje wyłącznie odszkodowanie.

Ocena niemożności lub niecelowości uznania wypowiedzenia za bezskuteczne albo przywrócenia do pracy zależy wyłącznie od decyzji sądu. W przypadku pracowników, których stosunek pracy podlega ochronie przed wypowiedzeniem (np. kobiet w ciąży, osób w wieku przedemerytalnym), sąd może orzec o odszkodowaniu zamiast o przywróceniu do pracy wyłącznie wtedy, gdy to przywrócenie jest niemożliwe z powodu upadłości lub likwidacji pracodawcy.

Za czas pozostawania bez pracy pracownikowi, który podjął pracę w wyniku orzeczenia o przywróceniu do pracy, przysługuje wynagrodzenie:

● za cały czas pozostawania bez pracy – gdy umowę o pracę rozwiązano z pracownikiem w przedemerytalnym wieku ochronnym, kobietą w okresie ciąży czy urlopu macierzyńskiego lub od dnia złożenia przez pracownika wniosku o udzielenie urlopu macierzyńskiego albo jego części bądź w innych przypadkach, gdy rozwiązanie umowy podlega ograniczeniom na podstawie przepisów szczegółowych, np. ustawy o związkach zawodowych, ustawy o społecznej inspekcji pracy,

● nie więcej niż za 1 miesiąc, gdy okres wypowiedzenia wynosił 3 miesiące,

● nie więcej niż za 2 miesiące w pozostałych przypadkach.

Warunkiem otrzymania wynagrodzenia jest jednak podjęcie pracy przez pracownika, który na mocy orzeczenia sądu został do niej przywrócony. Jeżeli sąd pracy orzeka o odszkodowaniu w związku z nieuzasadnionym lub niezgodnym z prawem wypowiedzeniem umowy zawartej na czas nieokreślony, może ono kształtować się w wysokości wynagrodzenia pracownika za okres od 2 tygodni do 3 miesięcy, nie niższej jednak od wynagrodzenia za obowiązujący pracownika okres wypowiedzenia.

Umowa na okres próbny

W tym przypadku sąd pracy nie orzeka o bezskuteczności wypowiedzenia takiej umowy lub o przywróceniu pracownika do pracy, lecz jedynie o odszkodowaniu. Za wypowiedzenie takiej umowy niezgodnie z prawem pracownikowi przysługuje odszkodowanie w wysokości wynagrodzenia za czas, do upływu którego miała trwać umowa.

Niezgodne z prawem rozwiązanie umowy bez wypowiedzenia

Pracownikowi, z którym pracodawca rozwiązał umowę o pracę bez zachowania okresu wypowiedzenia z naruszeniem przepisów w tym zakresie, przysługuje prawo wystąpienia do sądu pracy z roszczeniem o przywrócenie do pracy lub o odszkodowanie.

Takie roszczenie przysługuje bez względu na rodzaj umowy o pracę łączącej pracodawcę z pracownikiem. Sąd jest związany żądaniem pracownika. Jeżeli jednak stwierdzi niecelowość lub niezasadność przywrócenia do pracy, może orzec wyłącznie o odszkodowaniu w wysokości wynagrodzenia za okres wypowiedzenia. Ponadto pracownikowi, który podjął pracę w wyniku przywrócenia do pracy, przysługuje wynagrodzenie za czas pozostawania bez pracy, nie więcej jednak niż za 3 miesiące i nie mniej niż za 1 miesiąc. Wynagrodzenie za cały okres pozostawania bez pracy przysługuje natomiast, tak samo jak przy niezgodnym z prawem wypowiedzeniu umowy o pracę, pracownikom podlegającym szczególnej ochronie.

W przypadku gdy pracownika wiązała z pracodawcą umowa o pracę na czas określony, sąd może, w razie stwierdzenia niezgodnego z prawem rozwiązania takiej umowy bez wypowiedzenia, zasądzić na rzecz pracownika odszkodowanie. Takie orzeczenie sądu zapadnie, jeżeli upłynął już termin, do którego umowa miała trwać, lub przywrócenie do pracy jest niewskazane ze względu na zbyt krótki okres pozostały do upływu tego terminu. Wysokość odszkodowania wynosi wówczas równowartość wynagrodzenia za pracę pracownika za okres, do którego miała trwać umowa, nie więcej jednak niż za okres wypowiedzenia.

W wyroku z 27 listopada 2007 r. (SK 18/05, Dz.U. Nr 225, poz. 1672) Trybunał Konstytucyjny orzekł, że:

W praktyce oznacza to, że pracownik, z którym rozwiązano umowę o pracę z naruszeniem przepisów i w wyniku tego poniósł on szkodę, może dochodzić dodatkowo jej rekompensaty także na podstawie przepisów Kodeksu cywilnego. Wcześniej dochodzenie takich roszczeń na drodze cywilnoprawnej nie było możliwe. Po wyroku Trybunału Konstytucyjnego pracownicy mogą dochodzić od pracodawcy w wyniku bezprawnego zwolnienia z pracy rekompensaty np. za utratę prawa do odprawy, wcześniejszej emerytury czy nagrody jubileuszowej. W praktyce, choć TK orzekł w sprawie bezprawnego zwolnienia bez wypowiedzenia, nowa wykładnia dopuszczająca rekompensatę wszystkich utraconych korzyści będzie dotyczyć każdego bezprawnego zwolnienia z pracy.

Jeśli sąd pracy uzna zwolnienie pracownika za bezprawne lub nieuzasadnione, może nakazać jego dalsze zatrudnianie bez czekania na prawomocne zakończenie postępowania. Taką możliwość przewiduje art. 477² § 2 Kodeksu postępowania cywilnego.

Przywrócenie do pracy

Jeżeli sąd orzeknie o przywróceniu pracownika do pracy, musi on w ciągu 7 dni od przywrócenia zgłosić pracodawcy gotowość do pracy. Jeżeli to zrobi, pracodawca musi go przywrócić do pracy. W przypadku zgłoszenia gotowości po upływie tego terminu pracodawca może odmówić pracownikowi ponownego przyjęcia do pracy.

Telepraca

Możliwość wykonywania pracy w formie telepracy została uchylona

7 kwietnia 2023 r. w związku z wprowadzeniem do Kodeksu pracy przepisów o pracy zdalnej. Warunki stosowania telepracy określone w porozumieniu lub regulaminie, o których mowa w art. 67⁶ § 1–4 Kodeksu pracy, będą jednak obowiązywały nie dłużej niż przez okres 6 miesięcy od dnia wejścia w życie nowych regulacji kodeksowych, tj. do 7 października 2023 r. Również wykonywanie pracy w formie telepracy na podstawie wniosku pracownika będzie dopuszczalne nie dłużej niż przez okres 6 miesięcy od dnia wejścia w życie przepisów o pracy zdalnej. W związku z tym należy przedstawić zasady wykonywania pracy w formie telepracy, które będą jeszcze stosowane przez większość 2023 r.

Telepraca polega na wykonywaniu pracy regularnie poza zakładem pracy z wykorzystaniem środków komunikacji elektronicznej, np. Internetu.

Warunki wykonywania takiej pracy pracodawca ustala w porozumieniu z zakładową organizacją związkową, a gdy taka nie działa u pracodawcy, uzgadnia on te warunki w regulaminie telepracy po uprzednich konsultacjach z przedstawicielami pracowników. W celu umożliwienia pracodawcy zatrudniania telepracowników musi zatem powstać odrębny dokument w postaci porozumienia lub regulaminu.

Rozwiązaniem wychodzącym naprzeciw potrzebom praktyki jest możliwość wykonywania pracy w formie telepracy na wniosek zainteresowanego pracownika. Już wcześniejsze przepisy dopuszczały wykonywanie pracy w tej formie na podstawie porozumienia pracownika i pracodawcy, jeżeli w trakcie zatrudnienia uznali oni, że telepraca będzie dla pracownika dogodniejszą formą wykonywania pracy. W takim jednak przypadku możliwość zawarcia porozumienia zależy od tego, czy w zakładzie pracy zawarto uprzednio porozumienie określające zasady wprowadzania telepracy lub regulamin w tym zakresie.

Obecnie przepisy dopuszczają wykonywanie pracy w formie telepracy na podstawie wniosku pracownika złożonego w formie papierowej lub elektronicznej, niezależnie od tego, czy zasady telepracy zostały na szczeblu zakładowym ustalone w regulaminie lub porozumieniu z zakładowymi organizacjami związkowymi. Mimo że przepis wprowadzający tę możliwość tego nie reguluje, należy przyjąć, że pracodawca nie jest bezwzględnie związany wnioskiem pracownika w sprawie wykonywania telepracy. Przeszkodą może okazać się nie tylko rodzaj pracy, ale i względy organizacyjne, które w ocenie pracodawcy przemawiają za tym, aby nie uwzględnić wniosku pracownika.

Wniosek w sprawie zmiany sposobu wykonywania pracy na telepracę, mimo braku formalnego uregulowania zasad wykonywania telepracy na szczeblu zakładowym, może złożyć każdy pracownik. Jednak przepisy wyróżniają szczególną kategorię pracowników, w przypadku których wniosek w sprawie wykonywania telepracy powinien zostać uwzględniony. Pracodawca jest zobowiązany uwzględnić wniosek:

● pracownika-rodzica dziecka posiadającego zaświadczenie o ciężkim i nieodwracalnym upośledzeniu albo nieuleczalnej chorobie zagrażającej życiu, które powstały w prenatalnym okresie rozwoju dziecka lub w czasie porodu,

● pracownika-rodzica dziecka legitymującego się orzeczeniem o niepełnosprawności albo orzeczeniem o umiarkowanym lub znacznym stopniu niepełnosprawności określonym w przepisach o rehabilitacji zawodowej i społecznej oraz zatrudnianiu osób niepełnosprawnych, a także

● pracownika-rodzica dziecka posiadającego odpowiednio opinię o potrzebie wczesnego wspomagania rozwoju dziecka, orzeczenie o potrzebie kształcenia specjalnego lub orzeczenie o potrzebie zajęć rewalidacyjno-wychowawczych, o których mowa w przepisach ustawy – Prawo oświatowe.

Zasada uwzględniania wniosków przez pracodawcę w powyższym zakresie dotyczy również sytuacji, gdy dziecko wskazanych pracowników kończy 18 rok życia.

Uwzględnienie wniosku ww. pracowników o telepracę nie ma jednak charakteru bezwzględnego w każdym przypadku, niezależnie od faktu spełniania przez pracownika-rodzica kryteriów wynikających z przepisów. Pracodawca ma prawo nie uwzględnić wniosku pracownika złożonego we właściwej formie wyłącznie w razie obiektywnej niemożności jego uwzględnienia – w następujących przypadkach, ze względu na:

● organizację pracy,

● rodzaj pracy wykonywanej przez pracownika.

Rozpoczęcie pracy w formie telepracy

Telepracownikiem można się stać przy zawieraniu umowy o pracę lub już w trakcie zatrudnienia. Elementy umowy o pracę są w tym przypadku takie same jak dla każdej umowy o pracę, jednak z jednym wyjątkiem. Umowa o pracę pracownika przyjmowanego do pracy jako telepracownika musi zawierać dodatkowo uzgodnione między stronami umowy warunki wykonywania pracy w tej formie. W trakcie trwającego zatrudnienia rozpoczęcie pracy w formie telepracy może nastąpić na podstawie zawartego między pracodawcą a pracownikiem porozumienia stron, w którym należy określić warunki wykonywania telepracy. Wniosek o taką zmianę charakteru pracy może pochodzić od pracodawcy lub pracownika. Pracodawca powinien w miarę możliwości uwzględnić wniosek pracownika w tym zakresie i umożliwić mu wykonywanie obowiązków służbowych w formie telepracy.

Brak zgody pracownika na wykonywanie pracy w formie telepracy jest wiążący dla pracodawcy i nie może powodować żadnych negatywnych następstw dla pracownika.

Zaprzestanie wykonywania telepracy

Jeżeli do wykonywania telepracy doszło w trakcie zatrudnienia, każda ze stron stosunku pracy może wystąpić w terminie 3 miesięcy od rozpoczęcia pracy w takiej formie z wiążącym wnioskiem o zaprzestanie wykonywania pracy w formie telepracy. Gdy zaś strony uzgodniły telepracę przy zawieraniu umowy, zmiana warunków dotyczących jej wykonywania może nastąpić na mocy porozumienia stron, z inicjatywy pracownika lub pracodawcy.

Wniosek dotyczący rezygnacji z wykonywania pracy w formie telepracy nie musi być w żaden sposób uzasadniony. W takim przypadku pracodawca uzgadnia z pracownikiem termin powrotu do wykonywania pracy na poprzednich warunkach, który nie może być jednak dłuższy niż 30 dni od otrzymania takiego wniosku. Powrót pracownika do poprzednich warunków pracy nie wymaga wówczas zmiany jego umowy.

Jeżeli jednak pracownik wystąpi z takim wnioskiem po upływie 3 miesięcy pracy jako telepracownik, pracodawca musi go uwzględnić tylko wtedy, gdy ma taką możliwość. Zatem wniosek pracownika w tym zakresie nie jest już dla niego wiążący. Jeśli pracodawca chce zaprzestania przez pracownika pracy w formie telepracy, na co pracownik się nie zgadza, przywrócenie poprzednich warunków wykonywania pracy wymaga zmiany umowy o pracę w trybie wypowiedzenia zmieniającego.

Obowiązki pracodawcy

Pracodawca zatrudniający pracownika w formie telepracy jest zobowiązany do:

● dostarczenia telepracownikowi sprzętu potrzebnego do wykonywania pracy w formie telepracy, spełniającego niezbędne wymagania z zakresu bezpieczeństwa i higieny pracy,

● ubezpieczenia sprzętu,

● pokrycia kosztów związanych z instalacją, serwisem, eksploatacją i konserwacją sprzętu,

● zapewnienia telepracownikowi pomocy technicznej i niezbędnych szkoleń w zakresie obsługi sprzętu.

Ponadto telepracownik nie może być traktowany przez pracodawcę w sposób mniej korzystny niż inni pracownicy świadczący pracę w „zwykły sposób” w zakładzie pracy. Dotyczy to m.in. nawiązywania i rozwiązywania stosunku pracy, warunków zatrudnienia i awansu oraz dostępu do szkoleń.

Dodatkowa umowa

Pracodawca i telepracownik mogą w odrębnej umowie ustalić kwestie dotyczące zasad korzystania i ubezpieczenia sprzętu, za pomocą którego telepracownik będzie wykonywał pracę, zasady wzajemnego porozumiewania się, sposób potwierdzania obecności telepracownika na stanowisku pracy oraz sposób i formę kontroli wykonywania pracy przez pracownika. W umowie tej można również zawrzeć postanowienia dotyczące korzystania przez telepracownika z własnego sprzętu za odpowiednim ekwiwalentem pieniężnym wypłacanym z tego tytułu przez pracodawcę.

Sprzęt niezbędny do telepracy to nie tylko zestaw komputerowy i telefon, ale także biurko, oświetlenie, krzesło, regał czy półka na ewentualne dokumenty oraz materiały biurowe, takie jak papier, skoroszyty, artykuły piśmiennicze. Zatem ustalając wysokość ekwiwalentu pieniężnego, pracodawca powinien uwzględnić koszt tych przedmiotów, np. koszt zakupu przez pracownika mebli, papieru czy tonera do drukarki (według przedłożonych faktur lub paragonów). Na kwotę ekwiwalentu składa się również wartość zużycia poszczególnych sprzętów. W praktyce wartość tę ustala się na podstawie przepisów podatkowych dotyczących amortyzacji. Amortyzacja odzwierciedla zmniejszanie się wartości danego składnika majątku w pewnym okresie w wyniku starzenia się lub używania. Odpis stanowi więc wymierny wyznacznik zużywania się sprzętu w czasie. Oblicza się go według stawek amortyzacyjnych zawartych w załączniku do ustawy o pdof. Stawkę amortyzacji stosuje się do wartości rynkowej z dnia przyjęcia sprzętu do używania przy wykonywaniu pracy. Na wartość ekwiwalentu składa się nie tylko zużycie sprzętów, ale też koszt energii, rozmów telefonicznych, gdy pracownik używa do celów służbowych swojego telefonu, a także koszt dostępu do Internetu. Dla określenia wysokości ekwiwalentu istotny jest więc rodzaj sprzętu, jego wartość, stopień zużycia w przebiegu pracy, częstotliwość wykorzystywania na potrzeby pracodawcy.

Dlatego miesięczny ekwiwalent może różnić się kwotowo, w zależności od nakładów pracownika. Przedmiotem umowy powinno być też ubezpieczenie sprzętu, w tym zakres ochrony ubezpieczeniowej (pracodawca może mieć wpływ na rodzaj polisy). Pracodawca powinien pokryć – zgodnie z umową – koszty serwisu i ubezpieczenia, wliczając je w kwotę ekwiwalentu, chyba że ponosi te koszty we własnym zakresie.

Kontrola telepracownika

Pracodawca ma prawo do kontrolowania pracy świadczonej przez telepracownika w miejscu jej wykonywania. Zakres tej kontroli musi ograniczać się wyłącznie do kontroli wykonywania pracy, bezpieczeństwa i higieny pracy oraz inwentaryzacji, konserwacji, instalacji, serwisu i naprawy powierzonego sprzętu. W przypadku jednak gdy telepracownik wykonuje ją w miejscu swojego zamieszkania, pracodawca musi najpierw uzyskać zgodę pracownika na przeprowadzenie takiej kontroli. Zgoda ta może być pracodawcy udzielona na piśmie lub za pomocą środków komunikacji elektronicznej (np. pocztą e-mail) albo innych podobnych środków porozumiewania się na odległość. Pierwszą z takich kontroli w zakresie bhp pracodawca przeprowadza na wniosek telepracownika przed rozpoczęciem przez niego pracy.

Uwzględniając uprawnienia kierownicze pracodawcy i wynikającą z nich generalną kompetencję do kontrolowania pracowników, należy przyjąć, że zgoda telepracownika sprowadza się w praktyce do uzgodnienia z pracodawcą terminu (lub terminów) przeprowadzenia kontroli zgodnie z zasadą, że prawu pracodawcy do kontroli pracownika w miejscu pracy odpowiada leżący po stronie pracownika obowiązek umożliwienia przeprowadzenia takiej kontroli.

Utrudnianie czy uniemożliwianie pracodawcy przeprowadzenia kontroli przez telepracownika poprzez niewyrażenie zgody w zakresie wynikającym z przepisów może być w konkretnych przypadkach rozpatrywane nawet w kategoriach ciężkiego naruszenia podstawowych obowiązków pracowniczych. Może być zatem przyczyną nie tylko wypowiedzenia umowy o pracę, ale także zwolnienia dyscyplinarnego.

Należy oczywiście mieć na względzie, że kontrola pracodawcy w domu telepracownika powinna być przeprowadzona tak, aby nie naruszyć prywatności telepracownika i jego rodziny oraz nie powodować utrudnień w tym zakresie.

Dokumentacja pracownicza i obowiązki pracodawcy w zakresie bhp

Pracodawca jest zobowiązany prowadzić dla telepracownika taką samą dokumentację związaną ze stosunkiem pracy, jak dla każdego innego pracownika. Musi zatem założyć i prowadzić akta osobowe, ewidencję czasu pracy, listy płac itd. Ponadto ma obowiązek poddawania pracownika wstępnym, okresowym i kontrolnym badaniom profilaktycznym, jak również odpowiednim szkoleniom z zakresu bhp. Musi także wykonywać wszystkie inne obowiązki z dziedziny bhp określone w Kodeksie pracy oraz w innych aktach prawnych z tego zakresu, z pewnym jednak wyjątkiem.

W przypadku gdy pracownik wykonuje pracę poza miejscem prowadzenia działalności przez pracodawcę, pracodawca jest zwolniony m.in. z obowiązku dbałości o bezpieczny i higieniczny stan:

● pomieszczeń pracy,

● obiektów budowlanych, w których jest wykonywana praca,

● pomieszczeń higieniczno-sanitarnych.

Praca zdalna w Kodeksie pracy

Od 7 kwietnia 2023 r. zaczęły obowiązywać przepisy Kodeksu pracy wprowadzające powszechny dostęp do organizowania pracy pracowników w formie zdalnej. Nowe regulacje uchylają zarówno możliwość polecania pracownikowi pracy zdalnej na podstawie art. 3 ustawy o COVID-19, jak i stosowanie telepracy.

Definicja pracy zdalnej

Praca zdalna polega na wykonywaniu pracy całkowicie lub częściowo w miejscu wskazanym przez pracownika i każdorazowo uzgodnionym z pracodawcą, w tym pod adresem zamieszkania pracownika, w szczególności z wykorzystaniem środków bezpośredniego porozumiewania się na odległość.

Taka definicja przesądza o tym, że pracownik może świadczyć pracę zdalną w ogóle bez konieczności wykonywania pracy w biurze czy w innym miejscu wyznaczonym przez pracodawcę, jak również pozwala na świadczenie jej zdalnie w pojedynczych dniach czy przez pewien określony czas, co było często definiowane jako tzw. home office.

Formy pracy zdalnej

Nowe regulacje wprowadzają 4 formy pracy zdalnej. Są to:

1) praca zdalna na podstawie uzgodnienia między stronami umowy o pracę przy zawieraniu umowy o pracę (dotychczasowa telepraca),

2) praca zdalna z wyboru stron – to nowość, gdy na wniosek pracownika lub z inicjatywy pracodawcy pracownik w całości lub częściowo rozpocznie świadczenie pracy w formie zdalnej,

3) praca zdalna w sytuacjach kryzysowych (epidemia, stan nadzwyczajny, siła wyższa) – pracodawca będzie mógł polecić pracownikowi świadczenie pracy w formie zdalnej.

4) okazjonalna praca zdalna w wymiarze do 24 dni w roku kalendarzowym.

Forma 1: Wyłącznie praca zdalna (dotychczasowa telepraca). Ta forma pracy zdalnej charakteryzuje się tymi samymi cechami, które określały dotychczasowe regulacje dotyczące telepracy. Pracownik, zatrudniając się u danego pracodawcy, nie będzie świadczył pracy w miejscu wyznaczonym przez tego pracodawcę w umowie o pracę, tylko w miejscu wskazanym przez siebie, które powinien zaakceptować pracodawca. W takim przypadku w umowie o pracę zostanie wpisane miejsce świadczenia pracy uzgodnione przez strony umowy, np. miejsce zamieszkania pracownika. Oczywiście zmiana miejsca świadczenia tej pracy będzie mogła nastąpić na podstawie wniosku pracownika i wyrażonej w tym zakresie zgody pracodawcy. W przypadku tej formy pracy zdalnej pracodawca nie będzie mógł jednostronnie odwołać pracownika z pracy zdalnej, ponieważ od początku zatrudnił się on jako pracownik zdalny, który nie świadczy pracy w siedzibie pracodawcy. Taka decyzja pracodawcy wymagałaby bowiem zmiany zapisów umowy o pracę w zakresie miejsca świadczenia pracy. Mogłoby to nastąpić na podstawie porozumienia zmieniającego do umowy o pracę lub wypowiedzenia zmieniającego.

Forma 2: Praca zdalna na wniosek jednej ze stron. W tym przypadku pracownik zatrudniał się w zakładzie na określonym stanowisku pracy i w miejscu pracy wskazanym w umowie o pracę, które ustalał pracodawca. Nie jest jednak wykluczone, że wskutek negocjacji pracowniczych już na etapie zawierania umowy o pracę przewidywało się, że przez określony czas lub w niektóre dni tygodnia pracownik będzie świadczył pracę w formie zdalnej. Takie zapisy umowy o pracę były już stosowane przez pracodawców, którzy przykładowo wskazywali, że w piątki pracownik świadczy pracę w formie zdalnej. W tym przypadku również musi dojść do uzgodnienia między pracodawcą a pracownikiem miejsca świadczenia pracy w formie zdalnej. Każdorazowa chęć zmiany tego miejsca przez pracownika będzie wymagała akceptacji pracodawcy. W tej formie pracy zdalnej w przepisach Kodeksu pracy przewidziano możliwość zakończenia świadczenia pracy zdalnej na wniosek jednej ze stron. Zarówno pracodawca będzie mógł stwierdzić, że nie jest zadowolony z efektów pracy zdalnej pracownika, jak i pracownik będzie mógł zdecydować, że nie chce już dłużej wykonywać pracy w tej formie. W obu przypadkach każda ze stron umowy o pracę będzie mogła wystąpić z wiążącym wnioskiem, złożonym w formie papierowej lub elektronicznej, o zaprzestanie wykonywania pracy zdalnej i przywrócenie poprzednich warunków świadczenia pracy. Strony ustalą termin przywrócenia poprzednich warunków wykonywania pracy, nie dłuższy niż 30 dni od dnia otrzymania wniosku. W razie braku porozumienia przywrócenie poprzednich warunków wykonywania pracy nastąpi w dniu przypadającym po upływie 30 dni od dnia otrzymania wniosku. Ustawodawca nie przewiduje zatem sytuacji, w której pracodawca odmawia pracownikowi powrotu do poprzedniego miejsca świadczenia pracy, argumentując to np. tym, że zrezygnował z części powierzchni biurowej i nie ma już miejsca dla pracownika albo że jego biurko jest zajęte przez innego pracownika. Tak samo w przypadku, gdy to pracodawca wystąpi z wnioskiem o zaprzestanie świadczenia pracy w formie zdalnej, pracownik nie będzie mógł się od tego uchylić, podając np. powód, że w związku z pracą zdalną wynajął zagranicą apartament na rok i nie może wcześniej zrezygnować z umowy najmu. Zarówno w jednym, jak i drugim przypadku ustawodawca daje każdej ze stron umowy o pracę maksymalnie 30 dni na zorganizowanie powrotu do poprzednich warunków wykonywania pracy w miejscu określonym w umowie o pracę jako miejsce jej wykonywania.

Forma 3: Praca zdalna na polecenie pracodawcy. To forma, która powstała w związku z epidemią COVID-19 i sprawdziła się u wielu pracodawców. Katalog przypadków, kiedy może być ona zastosowana, został jednak nieco rozszerzony. Takie polecenie pracodawcy będzie możliwe:

1) w okresie obowiązywania stanu nadzwyczajnego, stanu zagrożenia epidemicznego albo stanu epidemii oraz w okresie 3 miesięcy po ich odwołaniu lub

2) w okresie, w którym zapewnienie przez pracodawcę bezpiecznych i higienicznych warunków pracy w dotychczasowym miejscu pracy pracownika nie jest czasowo możliwe z powodu działania siły wyższej.

W tym przypadku pracodawca na podstawie własnej decyzji kieruje pracownika do pracy w formie zdalnej. Co do zasady pracownik nie może odmówić wykonania takiego polecenia pracodawcy. Jednak biorąc pod uwagę, że przed jego wydaniem pracownik musi złożyć pracodawcy oświadczenie, w formie papierowej lub elektronicznej, że posiada warunki lokalowe i techniczne do wykonywania pracy zdalnej, należy stwierdzić, że zmuszenie pracownika do tej formy pracy nie jest możliwe. Jeżeli jednak pracownik złożył oświadczenie w tym zakresie i pracodawca poleci mu pracę zdalną, będzie mógł odwołać go z tej pracy z co najmniej 2-dniowym uprzedzeniem. Pracownik nie będzie mógł odmówić pracodawcy powrotu do pracy stacjonarnej. Podobnie w przypadku, gdy pracownik złoży pracodawcy oświadczenie o zmianie warunków lokalowych i technicznych, które uniemożliwiają mu dalsze świadczenie pracy w formie zdalnej – pracodawca będzie zobowiązany do niezwłocznego cofnięcia polecenia pracy zdalnej.

Forma 4: Okazjonalna praca zdalna. To najmniej sformalizowana forma pracy zdalnej, jednak ograniczona limitem do 24 dni w roku kalendarzowym. Taki limit dotyczy również pracowników zatrudnionych na niepełny etat. Pracownik będzie mógł skorzystać z tej formy pracy na podstawie wniosku złożonego papierowo lub elektronicznie. Jednak w dalszym ciągu do wykonywania pracy w formie zdalnej niezbędne będzie uzgodnienie miejsca jej świadczenia przez pracownika oraz zgoda pracodawcy. Nie ma oczywiście przeszkód prawnych, aby pracownik korzystał z tej formy pracy jedynie w pojedyncze dni, przez dłuższy okres lub wykorzystał wszystkie 24 dni w jednej części. Okazjonalna praca zdalna niewątpliwie najchętniej będzie stosowana w jednostkach sfery finansów publicznych. Wynika to z faktu, że w związku z tą formą pracy zdalnej pracodawca nie będzie ponosił żadnych kosztów z nią związanych. Nie będzie musiał również rekompensować pracownikowi kosztów energii elektrycznej, usług telekomunikacyjnych, zapewniać sprzętu, narzędzi pracy i urządzeń technicznych niezbędnych do pracy w tym trybie. Nie będzie w tym przypadku zobowiązany też do sporządzania dodatkowego regulaminu pracy zdalnej. Ustawodawca założył, że to pracownik jest zainteresowany tą formą pracy zdalnej, z powodu np. konieczności czasowego zaopiekowania się chorym członkiem rodziny, chorym dzieckiem, nadzorowania remontu w domu – w takich sytuacjach możliwe będzie jednoczesne wykonywanie pracy w formie zdalnej. Należy jednak pamiętać, że ustalony limit dni okazjonalnej pracy zdalnej w roku kalendarzowym nie może zostać przekroczony.

Obowiązki pracodawcy związane z pracą zdalną

Nowe przepisy Kodeksu pracy w zakresie pracy zdalnej niemal wszystkimi związanymi z nią niedogodnościami obciążają pracodawcę, który będzie zobowiązany:

1) zapewnić pracownikowi wykonującemu pracę zdalną materiały i narzędzia pracy, w tym urządzenia techniczne, niezbędne do wykonywania pracy zdalnej – zatem całość sprzętu (komputer, drukarka, monitor, klawiatura itp.);

2) zapewnić pracownikowi wykonującemu pracę zdalną instalację, serwis, konserwację narzędzi pracy, w tym urządzeń technicznych, niezbędnych do wykonywania pracy zdalnej lub pokryć niezbędne koszty związane z instalacją, serwisem, eksploatacją i konserwacją narzędzi pracy, w tym urządzeń technicznych, niezbędnych do wykonywania pracy zdalnej, a także pokryć koszty energii elektrycznej oraz usług telekomunikacyjnych niezbędnych do wykonywania pracy zdalnej;

3) pokryć koszty inne niż bezpośrednio związane z wykonywaniem pracy zdalnej, o ile zostały przewidziane w regulaminie pracy zdalnej lub porozumieniu w tym zakresie zawieranym ze związkami zawodowymi lub indywidualnie z pracownikiem. Do takich kosztów mogą się zaliczać wydatki związane np. z większym zużyciem wody czy energii cieplnej przez pracownika świadczącego pracę np. w swoim miejscu zamieszkania;

4) zapewnić pracownikowi wykonującemu pracę zdalną szkolenia i pomoc techniczną niezbędne do wykonywania tej pracy. To pracodawca ma dostarczyć pracownikowi do miejsca świadczenia pracy zdalnej sprzęt i narzędzia pracy, w tym urządzenia techniczne niezbędne do jej wykonywania. Musi ten sprzęt zainstalować, skonfigurować i, jeżeli jest to niezbędne, przeszkolić pracownika w zakresie jego obsługi, ale również usuwania drobnych usterek technicznych czy niezbędnego resetowania systemu, gdyby było to konieczne.

Regulamin pracy zdalnej

Przepisy dotyczące pracy zdalnej przewidują konieczność stworzenia nowych aktów prawa wewnątrzzakładowego. Tematyka pracy zdalnej nie będzie zatem przedmiotem regulacji regulaminu pracy. Pracodawcy, u których działają związki zawodowe, zasady pracy zdalnej będą regulowali w porozumieniu zawartym z tymi organizacjami. Pracodawcy, u których nie działają organizacje związkowe, a także pracodawcy, którzy w terminie 30 dni od przedstawienia projektu porozumienia uzgodnią jego treści ze związkami zawodowymi, opracują regulamin pracy zdalnej. W przypadku pracodawców, u których nie funkcjonują związki zawodowe, taki regulamin będzie podlegał konsultacji z przedstawicielami pracowników. Nie będzie oczywiście błędem, gdy pracodawca, u którego działają organizacje związkowe, stworzy projekt regulaminu pracy zdalnej, a następnie podda go procedurze konsultacyjnej. Regulamin pracy zdalnej powinien ustalać co najmniej:

1) grupę lub grupy pracowników, którzy mogą być objęci pracą zdalną – zatem określać stanowiska pracy, na których według przewidywań pracodawcy może być wykonywana praca zdalna. Nie oznacza to jednak, że pracownik ma w takim przypadku roszczenie o taką formę pracy. Każdorazowo bowiem to pracodawca będzie decydował, czy danemu pracownikowi wyrazić na to zgodę, czy nie. Nie będzie miało w tym przypadku znaczenia, że stanowisko pracy pracownika jest objęte możliwością pracy zdalnej;

2) zasady pokrywania przez pracodawcę kosztów pracy zdalnej – to regulacja, w ramach której pracodawca ustali kwoty, jakie będzie pokrywał pracownikowi, związane z instalacją, serwisem, eksploatacją i konserwacją narzędzi pracy, w tym urządzeń technicznych, a także energii elektrycznej oraz usług telekomunikacyjnych niezbędnych do wykonywania pracy zdalnej;

3) zasady ustalania ekwiwalentu pieniężnego lub ryczałtu pokrywającego koszty pracy zdalnej – gdy to pracownik w porozumieniu z pracodawcą we własnym zakresie będzie zapewniał sobie materiały i narzędzia pracy, w tym urządzenia techniczne, niezbędne do wykonywania pracy zdalnej. Należy jednak pamiętać, że w każdym przypadku muszą one spełniać wymagania bezpieczeństwa i higieny pracy określone w powszechnie obowiązujących przepisach w tym zakresie. Dodatkowo należy mieć na względzie, że ustalając koszty, ekwiwalent lub ryczałt za pracę zdalną, pracodawca powinien wziąć pod uwagę w szczególności normy zużycia materiałów i narzędzi pracy, w tym urządzeń technicznych, ich udokumentowane ceny rynkowe oraz ilość materiału wykorzystanego na potrzeby pracodawcy i ceny rynkowe tego materiału, a także normy zużycia energii elektrycznej oraz koszty usług telekomunikacyjnych. Tylko wówczas bowiem pokrycie kosztów związanych z wykonywaniem pracy zdalnej przez pracownika i wypłata ekwiwalentu pieniężnego lub ryczałtu nie będą stanowiły przychodu w rozumieniu przepisów ustawy o pdof;

4) zasady porozumiewania się pracodawcy i pracownika wykonującego pracę zdalną, w tym sposób potwierdzania obecności na stanowisku pracy przez pracownika wykonującego pracę zdalną – oznacza to, że pracodawca powinien mieć elektroniczny kontakt z pracownikiem wykonującym pracę w formie zdalnej. Może on się odbywać za pomocą telefonu komórkowego, poczty elektronicznej albo innego komunikatora elektronicznego. Dodatkowo pracownik zdalny będzie musiał potwierdzić elektronicznie, że jest obecny na stanowisku pracy zdalnej. Będzie mógł to zrobić poprzez wysłanie e-maila lub SMS-a do przełożonego, ale również poprzez zalogowanie w systemie pracodawcy, który odnotuje taką obecność;

5) zasady kontroli wykonywania pracy przez pracownika świadczącego pracę zdalną – może się ona odbywać w trzech aspektach: ogólnym, bezpieczeństwa i higieny pracy oraz przestrzegania wymogów w zakresie bezpieczeństwa i ochrony informacji, w tym procedur ochrony danych osobowych (RODO). Wiele z tych zasad ustawodawca uregulował już jednak w przepisach Kodeksu pracy. Kontrola będzie przeprowadzana w porozumieniu z pracownikiem w miejscu wykonywania pracy zdalnej w godzinach pracy pracownika. Osoba kontrolująca dostosuje sposób przeprowadzania kontroli do miejsca wykonywania pracy zdalnej i jej rodzaju. Czynności kontrolne nie będą mogły naruszać prywatności pracownika wykonującego pracę zdalną i innych osób ani utrudniać korzystania z pomieszczeń domowych w sposób zgodny z ich przeznaczeniem;

6) zasady instalacji, inwentaryzacji, konserwacji, aktualizacji oprogramowania i serwisu powierzonych pracownikowi narzędzi pracy, w tym urządzeń technicznych – w tym przypadku pracodawca nie ma zbyt dużych możliwości swobodnej regulacji. Ustawodawca bowiem przesądził, że to po stronie pracodawcy leżą obowiązki zapewnienia pracownikowi wykonującemu pracę zdalną instalacji, serwisu, konserwacji narzędzi pracy, w tym urządzeń technicznych, niezbędnych do wykonywania pracy zdalnej. W przeciwnym razie będzie on musiał pokryć niezbędne koszty z tym związane. Wobec tego jedyne kwestie, które należy uregulować w tym zakresie w regulaminie pracy zdalnej, będą dotyczyły szczegółów technicznych, jak będą się odbywały wymienione wyżej czynności. Niemniej jednak warto w tym miejscu ustalić, że wyłącznie pracodawca ma prawo dokonywać takich czynności, a pracownik nie może tego robić sam lub zlecać to podmiotom zewnętrznym. Jest to niezwykle ważne w zakresie chociażby zapewnienia ochrony danych osobowych gromadzonych w służbowych komputerach wykorzystywanych do pracy zdalnej.

Należy jednak wziąć pod uwagę, że regulamin pracy zdalnej nie będzie obowiązkowy. To pracodawca zadecyduje, czy go utworzyć, w zależności od przewidzianej liczby pracowników, którzy w jego firmie mogliby świadczyć pracę zdalną. Ustawodawca dopuszcza bowiem, że pracodawca nieposiadający takiego regulaminu również będzie mógł się zgodzić na pracę zdalną lub polecić ją w wyżej określonych przypadkach. Wówczas jednak wszelkie kwestie dotyczące zasad pracy zdalnej, te same, które mają stanowić treść regulaminu, będzie musiał zawrzeć w indywidualnym porozumieniu z pracownikiem, dla którego wprowadza pracę zdalną lub któremu poleca pracę w tej formie. Dlatego też wejście w życie przepisów o pracy zdalnej nie stwarza po stronie pracodawców automatycznego obowiązku opracowania nowego regulaminu w tym zakresie.

Pozostała dokumentacja związana z pracą zdalną

Bez względu na to, czy pracodawca opracował regulamin pracy zdalnej, czy też zasady jej wykonywania określi w indywidualnym porozumieniu lub poleceniu pracy zdalnej, będzie zobowiązany do opracowania:

● procedury ochrony danych osobowych przy pracy zdalnej;

● oceny ryzyka zawodowego na stanowiskach pracy zdalnej;

● informacji (instrukcji bhp) zawierającej:

1) zasady i sposoby właściwej organizacji stanowiska pracy zdalnej, z uwzględnieniem wymagań ergonomii,

2) zasady bezpiecznego i higienicznego wykonywania pracy zdalnej,

3) określenie czynności do wykonania po zakończeniu pracy zdalnej,

4) zasady postępowania w sytuacjach awaryjnych stwarzających zagrożenie dla życia lub zdrowia ludzkiego.

Istotne jest to, że ta dokumentacja będzie niezbędna przy wszystkich 4 wymienionych przypadkach, w których praca będzie mogła być wykonywana w formie zdalnej, przewidzianych w Kodeksie pracy – również przy korzystaniu z okazjonalnej pracy zdalnej.

Dodatkowo pracodawca zgadzający się na pracę zdalną lub polecający ją będzie musiał pamiętać, że przed wyrażeniem takiej zgody lub wydaniem polecenia powinien odebrać od pracownika stosowne oświadczenia. Należą do nich:

● potwierdzenie posiadania warunków lokalowych i technicznych do wykonywania pracy zdalnej – w przypadku pracy zdalnej na polecenie pracodawcy,

● potwierdzenie zapoznania się z procedurami dotyczącymi ochrony danych osobowych oraz zobowiązanie do ich przestrzegania – przy wszystkich formach pracy zdalnej,

● oświadczenie o zapoznaniu się z oceną ryzyka zawodowego przy wykonywaniu pracy zdalnej oraz zobowiązanie do jej przestrzegania – przy wszystkich formach pracy zdalnej,

● oświadczenie o zapoznaniu się z informacją (instrukcją) z zakresu bhp przy wykonywaniu pracy zdalnej – przy wszystkich formach pracy zdalnej,

● potwierdzenie, że stanowisko pracy zdalnej w miejscu wskazanym przez pracownika i uzgodnionym z pracodawcą zapewnia bezpieczne i higieniczne warunki pracy – przy wszystkich formach pracy zdalnej.

Ponadto w przypadku pracy zdalnej (z wyłączeniem formy okazjonalnej) na pracodawcy będzie ciążył dodatkowy obowiązek informacyjny. Będzie on musiał uzupełnić informację o warunkach zatrudnienia z art. 29 § 3 Kodeksu pracy o dodatkowe elementy, tj.:

1) określenie jednostki organizacyjnej pracodawcy, w której strukturze znajduje się stanowisko pracy pracownika wykonującego pracę zdalną,

2) wskazanie osoby lub organu, o których mowa w art. 3¹ Kodeksu pracy, tj. odpowiedzialnych za współpracę z pracownikiem wykonującym pracę zdalną oraz upoważnionych do przeprowadzania kontroli w miejscu wykonywania pracy zdalnej.

Wyłączenia prac i przepisów bhp w przypadku pracy zdalnej

Ustawodawca, regulując pracę zdalną w Kodeksie pracy, wskazał zarówno wyłączenia prac, których nie może obejmować praca zdalna, jak i wyłączenia przepisów bhp, które nie muszą być przy tej pracy stosowane przez pracodawcę.

Praca zdalna nie będzie obejmowała prac:

1) szczególnie niebezpiecznych – wykaz takich prac obowiązujących w zakładzie musi sporządzić każdy pracodawca,

2) w wyniku których następuje przekroczenie dopuszczalnych norm czynników fizycznych określonych dla pomieszczeń mieszkalnych – np. norm hałasu, co ma uniemożliwiać organizację pracy w formie zdalnej przy użyciu dużych maszyn, np. pilarek tarczowych,

3) z czynnikami chemicznymi stwarzającymi zagrożenie, o których mowa w przepisach w sprawie bezpieczeństwa i higieny pracy związanej z występowaniem w miejscu pracy czynników chemicznych,

4) związanych ze stosowaniem lub wydzielaniem się szkodliwych czynników biologicznych, substancji radioaktywnych oraz innych substancji lub mieszanin wydzielających uciążliwe zapachy, a także prac pylących,

5) powodujących intensywne brudzenie – np. przy których jest niezbędne zapewnienie pracownikowi odzieży i obuwia roboczego.

Jednocześnie ustawodawca przewidział, jakich przepisów z zakresu bezpieczeństwa i higieny pracy pracodawca nie będzie musiał realizować przy pracy zdalnej:

● art. 208 § 1 Kodeksu pracy (współpraca pracodawców, w razie gdy jednocześnie w tym samym miejscu wykonują pracę pracownicy zatrudnieni przez różnych pracodawców, oraz wyznaczenie dla nich koordynatora bhp),

● art. 209¹ Kodeksu pracy (obowiązki w zakresie zwalczania pożarów i ewakuacji oraz udzielania pierwszej pomocy),

● art. 212 pkt 1 i 4 Kodeksu pracy (obowiązki osób kierujących pracownikami w zakresie organizowania stanowiska pracy zgodnie z bhp, dbania o stan pomieszczeń, wyposażenia, środków ochrony zbiorowej i ich stosowania zgodnie z przeznaczeniem),

● art. 213 Kodeksu pracy (wymagania bhp dla obiektów budowlanych),

● art. 214 Kodeksu pracy (standardy pomieszczeń pracy, tj. ich wysokość, kubatura, powierzchnia podłogi niezajęta przez sprzęt i urządzenia itp.),

● art. 232 Kodeksu pracy (zapewnianie pracownikom zatrudnionym w warunkach szczególnie uciążliwych, nieodpłatnie, odpowiednich posiłków i napojów ze względów profilaktycznych),

● art. 233 Kodeksu pracy (zapewnianie odpowiednich urządzeń higieniczno-sanitarnych i dostarczanie środków higieny osobistej).

Regulacje szczegółowe

Ustawodawca, wprowadzając pracę zdalną, przewidział dodatkowe regulacje, które wynikają z charakteru tej pracy. Przykładowo pracownik wykonujący pracę w formie zdalnej może składać wnioski, dla których przepisy Kodeksu pracy lub inne regulacje okołokodeksowe przewidują wyłącznie formę pisemną, w postaci papierowej lub elektronicznej.

Inną regulacją szczególną jest przepis nakazujący pracodawcy wyrażenie zgody na pracę zdalną pracownikom w szczególnej sytuacji. Dotyczy to:

● rodzica dziecka posiadającego zaświadczenie, o którym mowa w art. 4 ust. 3 ustawy z 4 listopada 2016 r. o wsparciu kobiet w ciąży i rodzin „Za życiem” (j.t. Dz.U. z 2020 r. poz. 1329 ze zm.);

● rodzica:

a) dziecka legitymującego się orzeczeniem o niepełnosprawności albo orzeczeniem o umiarkowanym lub znacznym stopniu niepełnosprawności określonym w przepisach o rehabilitacji zawodowej i społecznej oraz zatrudnianiu osób niepełnosprawnych oraz

b) dziecka posiadającego odpowiednio opinię o potrzebie wczesnego wspomagania rozwoju dziecka, orzeczenie o potrzebie kształcenia specjalnego lub orzeczenie o potrzebie zajęć rewalidacyjno-wychowawczych, o których mowa w przepisach ustawy z 14 grudnia 2016 r. – Prawo oświatowe,

● pracownic w ciąży;

● pracownika wychowującego dziecko do ukończenia przez nie 4 roku życia, a także

● pracownika sprawującego opiekę nad innym członkiem najbliższej rodziny lub inną osobą pozostającą we wspólnym gospodarstwie domowym, posiadających orzeczenie o niepełnosprawności albo orzeczenie o znacznym stopniu niepełnosprawności.

Ta regulacja jest jednak niedoskonała, gdyż ustawodawca nakazuje wyrażenie w takich przypadkach zgody na pracę zdalną – chyba że nie jest to możliwe ze względu na organizację pracy lub rodzaj pracy wykonywanej przez pracownika. O przyczynie odmowy uwzględnienia wniosku pracodawca informuje pracownika, w formie papierowej lub elektronicznej, w terminie 7 dni roboczych od dnia złożenia wniosku. Zakładając, że to pracodawca ustala rodzaje prac, jakie mogą być wykonywane w formie zdalnej, nawet organy kontrolne będą miały problem, aby zakwestionować decyzję pracodawcy w zakresie takiej odmowy.

Czas pracy przy pracy zdalnej

Polecenie pracy zdalnej nie powoduje zmiany rozkładu czasu pracy pracownika. Nadal ma on świadczyć pracę w godzinach wynikających z obowiązującego go rozkładu czasu pracy, ustalonego w regulaminie pracy lub grafiku czasu pracy. Nie można zatem wyrażać zgody lub polecać pracy zdalnej w dowolnie wybranych przez pracownika godzinach albo w innym rozkładzie niż ten, który go obowiązuje. Zmiana rozkładu czasu pracy musi się bowiem odbyć na zasadzie zmiany regulaminu pracy lub wniosku o indywidualny rozkład czasu pracy, który pracownik składa pracodawcy. Dopiero wówczas praca zdalna mogłaby być wykonywana w zmodyfikowanych godzinach.

Pracodawca może także wymagać od pracownika wykonującego pracę zdalną wypełniania ewidencji wykonywanych czynności. Nie jest to ewidencja czasu pracy, której obowiązek prowadzenia ma sam pracodawca, lecz rodzaj rejestru, w którym pracownik, w zależności od decyzji pracodawcy, każdego dnia, tygodniowo lub miesięcznie będzie zobowiązany do wskazywania czynności, jakie wykonywał podczas pracy zdalnej. Forma prowadzonej ewidencji może zostać narzucona przez pracodawcę. Nie stanowi ona jednak dokumentacji pracowniczej, a zatem pracodawca nie powinien jej umieszczać ani w aktach osobowych pracownika, ani w dokumentacji ze stosunku pracy. Nadal jednak w prowadzonej ewidencji czasu pracy pracodawca będzie musiał oznaczać m.in. liczbę przepracowanych godzin oraz godzinę rozpoczęcia i zakończenia pracy przez pracownika zdalnego.

Wniosek pracownika o lepsze warunki zatrudnienia

Zgodnie z nowymi przepisami pracownik, który jest zatrudniony u danego pracodawcy co najmniej 6 miesięcy, będzie mógł wystąpić do niego o korzystniejsze szeroko rozumiane warunki zatrudnienia. Do 6-miesięcznego okresu zatrudnienia będzie wliczany pracownikowi okres zatrudnienia u poprzedniego pracodawcy, jeżeli jego zmiana nastąpiła na zasadach określonych w art. 23¹ Kodeksu pracy (przejście zakładu pracy lub jego części na nowego pracodawcę), a także w innych przypadkach, gdy z mocy odrębnych przepisów nowy pracodawca jest następcą prawnym w stosunkach pracy nawiązanych przez pracodawcę poprzednio zatrudniającego tego pracownika.

Pracownik będzie mógł wystąpić z wnioskiem o:

● zmianę rodzaju umowy o pracę na umowę o pracę na czas nieokreślony lub

● bardziej przewidywalne i bezpieczne warunki pracy, w tym polegające na zmianie rodzaju pracy lub zatrudnieniu w pełnym wymiarze czasu pracy.

Wniosek w tej sprawie, w postaci papierowej lub elektronicznej, pracownik będzie mógł złożyć raz w roku kalendarzowym.

Uprawnienie to nie będzie jednak dotyczyło pracownika zatrudnionego na podstawie umowy o pracę na okres próbny.

Wniosek pracownika nie będzie dla pracodawcy bezwzględnie wiążący – pracodawca powinien go uwzględnić tylko w miarę możliwości. Natomiast pracodawca będzie bezwzględnie zobowiązany udzielić pracownikowi odpowiedzi na ten wniosek. Podejmując decyzję w sprawie uwzględnienia wniosku, pracodawca powinien wziąć pod uwagę zarówno potrzeby własne, jak i pracownika.

Pracodawca będzie musiał udzielić pracownikowi odpowiedzi na ten wniosek w terminie maksymalnie 1 miesiąca od dnia otrzymania wniosku. W razie jego nieuwzględnienia pracodawca musi poinformować (także w postaci papierowej lub elektronicznej) pracownika o przyczynie odmowy.

Zakaz działań odwetowych

Nowelizacja Kodeksu pracy, przyznając pracownikom nowe uprawnienia, jednocześnie chroni ich przed negatywnymi konsekwencjami skorzystania z nich.

Należy zwrócić uwagę, że:

● wystąpienie przez pracownika z wnioskiem o zmianę rodzaju umowy o pracę lub bardziej przewidywalne i bezpieczne warunki pracy,

● jednoczesne pozostawanie w stosunku pracy z innym pracodawcą lub jednoczesne pozostawanie w stosunku prawnym będącym podstawą świadczenia pracy, innym niż stosunek pracy,

● dochodzenie przez pracownika udzielenia informacji o dodatkowych warunkach zatrudnienia (gdy pracodawca nie przekazał ich wbrew obowiązkowi),

● skorzystanie przez pracownika z prawa do szkolenia opłacanego przez pracodawcę i wliczanego do czasu pracy

– nie będzie mogło stanowić przyczyny:

– uzasadniającej wypowiedzenie umowy o pracę lub jej rozwiązanie bez wypowiedzenia przez pracodawcę,

– uzasadniającej przygotowanie do wypowiedzenia lub rozwiązania umowy bez wypowiedzenia albo

– zastosowania działania mającego skutek równoważny z rozwiązaniem umowy o pracę.

W wyniku nowelizacji przepisów na pracodawcę został przerzucony obowiązek udowodnienia, że przy rozwiązywaniu umowy o pracę lub zastosowaniu działania mającego skutek równoważny z rozwiązaniem umowy o pracę kierował się powodami innymi niż skorzystanie przez pracownika z ww. uprawnień.

Jeżeli pracownik będzie uważał, że przyczyną:

● rozwiązania umowy o pracę na okres próbny za wypowiedzeniem albo

● zastosowania działania mającego skutek równoważny z rozwiązaniem (każdego rodzaju) umowy o pracę

było skorzystanie przez niego z ww. praw, to będzie mógł, w terminie 7 dni od dnia złożenia oświadczenia woli pracodawcy o rozwiązaniu umowy o pracę na okres próbny za wypowiedzeniem albo zastosowania działania mającego skutek równoważny z rozwiązaniem umowy o pracę, złożyć pracodawcy wniosek o wskazanie przyczyny uzasadniającej to rozwiązanie umowy o pracę albo zastosowanie wskazanego działania. Pracodawca będzie musiał udzielić pracownikowi odpowiedzi w terminie 7 dni od dnia złożenia przez niego wniosku.

Zarówno wniosek pracownika, jak i odpowiedź pracodawcy będą mogły być złożone lub udzielone w postaci papierowej bądź elektronicznej.

Zmiany w przekazywaniu informacji pracownikom wyjeżdżającym za granicę

Zgodnie z nowymi przepisami przed wyjazdem pracownika do pracy lub w celu wykonania zadania służbowego poza granicami kraju na okres przekraczający 4 kolejne tygodnie pracodawca będzie zobowiązany przekazać pracownikowi informacje o:

● państwie lub państwach, w których praca lub zadanie służbowe poza granicami kraju mają być wykonywane,

● przewidywanym czasie trwania pracy lub zadania służbowego poza granicami kraju,

● walucie, w której będzie wypłacane pracownikowi wynagrodzenie w czasie wykonywania pracy lub zadania służbowego poza granicami kraju,

● świadczeniach pieniężnych lub rzeczowych związanych z wykonywaniem pracy lub zadania służbowego poza granicami kraju, jeżeli takie świadczenia przewidują przepisy prawa pracy lub wynika to z umowy o pracę,

● zapewnieniu lub braku zapewnienia powrotu pracownika do kraju,

● warunkach powrotu pracownika do kraju – w przypadku zapewnienia takiego powrotu.

Pracodawca będzie miał także obowiązek poinformowania pracownika o zmianie ww. warunków zatrudnienia. Informacja o tym powinna być przekazana pracownikowi niezwłocznie, nie później jednak niż w dniu, w którym taka zmiana ma zastosowanie do pracownika. Nie będzie to jednak dotyczyło przypadku, w którym ta zmiana wynika ze zmiany przepisów prawa pracy, jeżeli zostały one wskazane w informacji przekazanej pracownikowi.

Wszystkie ww. informacje będą mogły być doręczone pracownikowi w postaci papierowej lub elektronicznej.

Także w tym przypadku w odniesieniu do umów o pracę trwających w dniu wejścia w życie omawianej nowelizacji Kodeksu pracy pracodawca uzupełnia wcześniej przekazane pracownikowi informacje związane z jego wyjazdem za granicę o ww. informacje tylko na wniosek pracownika (złożony w postaci papierowej lub elektronicznej). Ma na to 3 miesiące od dnia złożenia wniosku przez pracownika.

Delegowanie pracowników

W wyniku zmiany Kodeksu pracy od 18 czerwca 2016 r. do ustawy z 10 czerwca 2016 r. o delegowaniu pracowników w ramach świadczenia usług (j.t. Dz.U. z 2021 r. poz. 1140 ze zm.) zostały przeniesione przepisy art. 67¹–67⁴ Kodeksu pracy z niewielkimi modyfikacjami. Obecnie Kodeks pracy nie zawiera więc regulacji dotyczących delegowania pracowników. Zostały one kompleksowo ujęte w ustawie o delegowaniu pracowników w ramach świadczenia usług.

Od 4 września 2020 r. zmienił się katalog warunków zatrudnienia obowiązujących pracowników delegowanych, które pracodawca zagraniczny delegujący pracownika do pracy w Polsce musi mu zapewnić. Obecnie obejmuje on regulacje w zakresie:

● norm i wymiaru czasu pracy oraz okresów odpoczynku dobowego i tygodniowego,

● wymiaru urlopu wypoczynkowego,

● wynagrodzenia za pracę,

● bezpieczeństwa i higieny pracy,

● ochrony pracownic w okresie ciąży oraz w okresie urlopu macierzyńskiego,

● zatrudniania młodocianych oraz wykonywania pracy lub innych zajęć zarobkowych przez dziecko,

● zasady równego traktowania oraz zakazu dyskryminacji w zatrudnieniu,

● należności na pokrycie kosztów związanych z podróżą służbową z miejsca pracy na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej, do którego pracownik został delegowany, do innego miejsca pracy na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej lub poza jej terytorium.

Natomiast zgodnie ze zmienionymi od 26 kwietnia 2023 r. przepisami pracodawca delegujący pracownika z terytorium RP na okres przekraczający 4 kolejne tygodnie przed delegowaniem go do pracy w innym państwie członkowskim powinien odpowiednio zaktualizować informację o warunkach zatrudnienia oraz dodatkowo poinformować takiego pracownika w postaci papierowej lub elektronicznej o:

1) wynagrodzeniu za pracę przysługującym zgodnie z prawem państwa członkowskiego, na terytorium którego pracownik został delegowany;

2) dodatku z tytułu delegowania lub przepisach dotyczących zwrotu wydatków na pokrycie kosztów podróży, wyżywienia i zakwaterowania, w przypadku gdy takie świadczenia przewidują przepisy prawa pracy, postanowienia regulaminów, statutów, układów zbiorowych pracy albo innych porozumień zbiorowych, lub należnościach na pokrycie kosztów związanych z podróżą służbową;

3) linku do oficjalnej strony internetowej prowadzonej przez państwo członkowskie, na terytorium którego pracownik został delegowany, zawierającej informacje o warunkach zatrudnienia, które muszą być stosowane do pracowników delegowanych.

Ustawę o delegowaniu pracowników w ramach świadczenia usług należy stosować do wszelkich grup pracowników, z wyłączeniem:

● załóg morskich statków handlowych,

● transportu międzynarodowego, z wyłączeniem przewozów kabotażowych.

TABELA 8. WYBRANE ORZECZNICTWO SĄDOWE DOTYCZĄCE ROZWIĄZANIA UMOWY Z PRACOWNIKIEM W TRYBIE DYSCYPLINARNYM