Na podstawie art. 249 § 3 ustawy z dnia 6 czerwca 1997 r. – Kodeks karny wykonawczy zarządza się, co następuje:

§ 1.[Zakres regulacji] 1. Rozporządzenie określa załatwianie wniosków, skarg i próśb osób osadzonych w zakładach karnych i aresztach śledczych oraz wniosków, skarg i próśb wnoszonych w imieniu osadzonych przez osoby uprawnione do występowania w imieniu osadzonych na podstawie odrębnych przepisów.

2. Załatwianie wniosków, skarg i próśb przez organy właściwe do ich rozpatrzenia nie narusza zasad regulujących wykonanie kar i środków karnych oraz porządku obowiązującego w miejscu wykonywania tych kar lub środków.

§ 2.[Definicje] Użyte w rozporządzeniu określenia oznaczają:

1) osadzony – osobę:

a) tymczasowo aresztowaną,

b) odbywającą karę pozbawienia wolności,

c) odbywającą karę aresztu wojskowego,

d) odbywającą karę orzeczoną za wykroczenie lub karę porządkową,

e) wobec której stosowany jest środek przymusu skutkujący pozbawienie wolności,

2) jednostka organizacyjna – Centralny Zarząd Służby Więziennej, okręgowy inspektorat Służby Więziennej, zakład karny, areszt śledczy,

3) kierownik jednostki organizacyjnej – Dyrektora Generalnego Służby Więziennej, dyrektora okręgowego Służby Więziennej, dyrektora zakładu karnego, dyrektora aresztu śledczego.

§ 3.[Prośby i wnioski] Prośby i wnioski dotyczące działalności jednostek organizacyjnych załatwiają kierownicy tych jednostek w ramach swoich zadań.

§ 4.[Skargi] 1. Skargi dotyczące działalności jednostki organizacyjnej załatwiają:

1) kierownik jednostki – jeżeli uzna skargę w całości za zasadną,

2) dyrektor okręgowy Służby Więziennej – jeżeli skarga dotyczy działalności nadzorowanego aresztu śledczego lub zakładu karnego i nie została załatwiona w trybie określonym w pkt 1,

3) Dyrektor Generalny Służby Więziennej lub osoba przez niego wyznaczona – jeżeli skarga dotyczy działalności dyrektora okręgowego Służby Więziennej i nie została załatwiona w trybie określonym w pkt 1,

4) Minister Sprawiedliwości lub osoba przez niego wyznaczona – jeżeli skarga dotyczy działalności Centralnego Zarządu Służby Więziennej i nie została załatwiona w trybie określonym w pkt 1.

2. Skargę zawierającą zarzuty dotyczące funkcjonariusza lub pracownika zakładu karnego lub aresztu śledczego organy, o których mowa w ust. 1 pkt 2–4, mogą przekazać do załatwienia kierownikowi tej jednostki, z obowiązkiem zawiadomienia o sposobie załatwienia skargi. Nie dotyczy to skarg, których przedmiotem jest działalność kierownika lub zastępcy kierownika zakładu karnego albo aresztu śledczego.

§ 5.[Przekazanie wniosku, skargi lub prośby właściwemu podmiotowi] Kierownik jednostki organizacyjnej, jeżeli nie jest właściwy do rozpatrzenia wniosku, skargi lub prośby, przekazuje niezwłocznie, nie później niż w terminie 7 dni, wniosek, skargę lub prośbę właściwemu podmiotowi, zawiadamiając o tym wnoszącego wniosek, skargę lub prośbę, albo wskazuje ten podmiot wnoszącemu.

§ 6.[Skargi skierowane do sądów, prokuratur oraz innych organów władzy publicznej, instytucji albo organizacji społecznych] 1. Kierownicy jednostek organizacyjnych załatwiają również, z uwzględnieniem zasad określonych w § 4 i 5, skargi skierowane w szczególności do sądów, prokuratur oraz innych organów władzy publicznej, instytucji albo organizacji społecznych, jeżeli zostały im przekazane przez adresatów. O sposobie załatwienia przekazanych skarg należy zawiadomić adresatów, do których skargi były skierowane, jeżeli zażądają takiego zawiadomienia.

2. Na żądanie podmiotów uprawnionych na podstawie odrębnych przepisów do załatwiania skarg w sprawach osadzonych, kierownicy jednostek organizacyjnych udzielają tym podmiotom wyjaśnień i informacji niezbędnych do załatwienia skargi, z zachowaniem przepisów o ochronie informacji niejawnych oraz przepisów o ochronie danych osobowych.

§ 7.[Forma wnoszenia wniosków, skarg i próśb] 1. Wnioski, skargi i prośby mogą być wnoszone pisemnie lub ustnie do protokołu.

2. Jeżeli jeden wniosek, skarga lub prośba dotyczy spraw, dla których właściwe do załatwienia są różne podmioty, kierownik jednostki, do którego wpłynął taki wniosek, skarga lub prośba, załatwia lub przekazuje do załatwienia według właściwości każdą sprawę przez przesłanie odpisu pisma lub wyciągu z protokołu, o którym mowa w ust. 1.

3. Protokół, o którym mowa w ust. 1, powinien zawierać w szczególności: datę przyjęcia wniosku, skargi lub prośby, imię i nazwisko osoby zgłaszającej oraz zwięzły opis treści sprawy. Protokół podpisują wnoszący wniosek, skargę lub prośbę i przyjmujący zgłoszenie.

4. Cofnięcie skargi przez wnoszącego nie wstrzymuje jej załatwienia. Cofniętą prośbę lub wniosek pozostawia się bez rozpoznania.

§ 8.[Terminy załatwiania wniosków, skarg i próśb] 1. Wnioski, skargi i prośby, które nie wymagają zebrania dowodów, informacji lub przeprowadzenia postępowania wyjaśniającego oraz zbadania akt, powinny być załatwiane bez zbędnej zwłoki, nie później jednak niż w terminie 14 dni.

2. Jeżeli rozpatrzenie wniosku, skargi lub prośby wymaga zebrania dowodów, informacji lub przeprowadzenia postępowania wyjaśniającego oraz zbadania akt, termin załatwienia wniosku, skargi lub prośby można przedłużyć o czas niezbędny do dokonania tych czynności. O przedłużeniu terminu załatwienia należy pisemnie poinformować wnoszącego wniosek, skargę lub prośbę.

3. W zależności od treści wniesionych wniosków, skarg i próśb przekazuje się je, przed ich załatwieniem, właściwej merytorycznie komórce jednostki organizacyjnej, w celu zajęcia stanowiska w określonym terminie.

4. W szczególnie uzasadnionych przypadkach skargi powinny być rozpatrywane bezpośrednio na miejscu zdarzenia przez przedstawicieli jednostki organizacyjnej nadrzędnej nad jednostką organizacyjną, której skargi dotyczą.

§ 9.[Zawiadomienie o sposobie załatwienia sprawy] 1. Organ właściwy do załatwienia wniosku, skargi lub prośby jest obowiązany zawiadomić pisemnie wnoszącego wniosek, skargę lub prośbę o sposobie ich załatwienia.

2. Obowiązek pisemnego zawiadamiania, o którym mowa w ust. 1, nie dotyczy próśb i wniosków składanych osobiście przez osadzonego, dotyczących jego osoby i załatwionych bezpośrednio po zgłoszeniu.

§ 10.[Bezzasadne zarzuty] 1. W przypadku złożenia skargi zawierającej zarzuty, które były już rozpatrywane i zostały uznane za bezzasadne, organ właściwy do jej załatwienia może, w odpowiedzi na tę skargę, podtrzymać swoje wcześniejsze stanowisko.

2. O załatwieniu skargi w sposób, o którym mowa w ust. 1, zawiadamia się kierownika jednostki nadrzędnej. Nie dotyczy to skarg załatwianych przez Ministra Sprawiedliwości.

§ 11.[Ewidencja wniosków, skarg i próśb] 1. Ewidencję wniosków, skarg i próśb wpływających do jednostki organizacyjnej prowadzi wyznaczony funkcjonariusz lub pracownik tej jednostki organizacyjnej albo określona komórka organizacyjna.

2. Ewidencję wniosków, skarg i próśb prowadzi się w formie dzienników, oddzielnie dla skarg oraz wniosków i próśb.

3. Dla dziennika skarg oraz dziennika wniosków i próśb prowadzi się skorowidze w układzie alfabetycznym – według nazwisk osadzonych, których dotyczą skargi oraz wnioski i prośby.

4. Wzór dziennika, o którym mowa w ust. 2, stanowi załącznik do rozporządzenia.

5. Dokumentację dotyczącą wniosków, skarg i próśb przechowuje się na zasadach określonych w odrębnych przepisach.

§ 12.[Podmioty sprawujące kontrolę załatwiania wniosków, skarg i próśb] Kontrolę załatwiania wniosków, skarg i próśb sprawują:

1) dyrektorzy okręgowi Służby Więziennej – w odniesieniu do wniosków, skarg i próśb załatwianych przez dyrektorów zakładów karnych i aresztów śledczych,

2) Dyrektor Generalny Służby Więziennej lub osoba przez niego wyznaczona – w odniesieniu do wniosków, skarg i próśb załatwianych przez dyrektorów okręgowych Służby Więziennej,

3) Minister Sprawiedliwości lub osoba przez niego wyznaczona – w odniesieniu do wniosków, skarg i próśb załatwianych przez Dyrektora Generalnego Służby Więziennej.

§ 13.[Analiza przyczyn skarg, ich zasadności i sposobu załatwiania] Dyrektor Generalny Służby Więziennej, na podstawie danych uzyskanych z okręgowych inspektoratów Służby Więziennej, przedkłada corocznie Ministrowi Sprawiedliwości, w trybie i na zasadach określonych odrębnymi przepisami, analizę przyczyn skarg, ich zasadności i sposobu załatwiania wraz z informacją o działaniach podejmowanych w celu likwidacji przyczyn skarg.

§ 14.[Stosowanie przepisów Kodeksu postępowania administracyjnego] W sprawach nieuregulowanych rozporządzeniem do wniosków, skarg i próśb osadzonych stosuje się odpowiednio przepisy Kodeksu postępowania administracyjnego, z uwzględnieniem ograniczeń związanych z pozbawieniem wolności.

§ 15.[Przepisy uchylone] Traci moc zarządzenie Ministra Sprawiedliwości z dnia 5 maja 1992 r. w sprawie organizacji przyjmowania, rozpatrywania i załatwiania próśb, skarg i wniosków tymczasowo aresztowanych, skazanych i ukaranych (Dz. Urz. Min. Sprawiedl. Nr 4, poz. 25).

§ 16.[Wejście w życie] Rozporządzenie wchodzi w życie po upływie 14 dni od dnia ogłoszenia.

Załącznik do rozporządzenia Ministra Sprawiedliwości
z dnia 5 października 1999 r. (poz. 945)

DZIENNIK SKARG (PRÓŚB I WNIOSKÓW)