Akt prawny
archiwalny
Wersja archiwalna od 2002-10-24 do 2015-11-01
Wersja archiwalna od 2002-10-24 do 2015-11-01
archiwalny
ROZPORZĄDZENIE MINISTRA KULTURY
z dnia 16 września 2002 r.
w sprawie postępowania z dokumentacją, zasad jej klasyfikowania i kwalifikowania oraz zasad i trybu przekazywania materiałów archiwalnych do archiwów państwowych.
Na podstawie art. 5 ust. 2 ustawy z dnia 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach (Dz. U. z 1983 r. Nr 38, poz. 173, z 1989 r. Nr 34, poz. 178, z 1996 r. Nr 106, poz. 496 i Nr 156, poz. 775, z 1997 r. Nr 88, poz. 554 i Nr 141, poz. 943, z 1998 r. Nr 106, poz. 668 i Nr 155, poz. 1016, z 2000 r. Nr 48, poz. 546 i Nr 120, poz. 1268, z 2001 r. Nr 76, poz. 806 oraz z 2002 r. Nr 74, poz. 676) zarządza się, co następuje:
§ 1.[Podział dokumentacji] Dokumentacja wytwarzana i gromadzona przez organy i jednostki organizacyjne, o których mowa w art. 5 ust. 1 ustawy z dnia 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach, zwanej dalej „ustawą", dzieli się na:
1) materiały archiwalne – wchodzące do państwowego zasobu archiwalnego;
2) dokumentację niearchiwalną – inną dokumentację, niestanowiącą materiałów archiwalnych.
§ 2.[Sposób oznaczania kategorii dokumentacji] Sposób oznaczania kategorii dokumentacji, o której mowa w § 1, ze względu na okresy jej przechowywania określa załącznik nr 1 do rozporządzenia.
§ 3.[Jednolite rzeczowe wykazy akt] 1. Rzeczową klasyfikację oraz kwalifikację dokumentacji ze względu na okresy jej przechowywania, wytwarzanej i gromadzonej przez organy i jednostki organizacyjne, o których mowa w art. 5 ust. 1 ustawy, zawierają jednolite rzeczowe wykazy akt, zwane dalej „wykazami akt".
2. Wykazy akt w organach i jednostkach organizacyjnych, o których mowa w art. 5 ust. 1 ustawy, stanowią podstawę rejestracji i gromadzenia dokumentacji w akta spraw.
3. Wykazy akt w organach i jednostkach organizacyjnych, o których mowa w art. 5 ust. 1 ustawy, wprowadzają:
1) ministrowie i inne centralne organy państwowe dla urzędów ich obsługujących oraz kierownicy centralnych państwowych jednostek organizacyjnych – w porozumieniu z Naczelnym Dyrektorem Archiwów Państwowych;
2) niewymienione w pkt 1 organy administracji publicznej i kierownicy niewymienionych w pkt 1 jednostek organizacyjnych – w porozumieniu z dyrektorem właściwego miejscowo archiwum państwowego.
4. W uzasadnionych przypadkach podmioty, o których mowa w ust. 3 pkt 1, mogą wprowadzić wykaz akt dla nadzorowanych i podległych jednostek organizacyjnych, w trybie określonym w ust. 3 pkt 1.
5. Przykładowy wykaz akt typowych dla organów państwowych i państwowych jednostek organizacyjnych, służący za podstawę ustalenia wykazu akt, stanowi załącznik nr 2 do rozporządzenia.
6. Jednostki organizacyjne inne niż państwowe, o których mowa w art. 5 ust. 1 ustawy, stosują przykładowy wykaz akt typowych, o których mowa w ust. 5, odpowiednio oraz wprowadzają w trybie, o którym mowa w ust. 3 i 4.
§ 4.[Brakowanie dokumentacji niearchiwalnej] 1. Dokumentacja niearchiwalna, o której mowa w § 1, podlega brakowaniu po upływie okresu przechowywania określonego we właściwym wykazie akt.
2. Brakowanie dokumentacji niearchiwalnej polega na ocenie jej przydatności do celów praktycznych, wydzieleniu dokumentacji nieprzydatnej i przekazaniu jej na makulaturę.
3. Brakowanie dokumentacji niearchiwalnej przez organy i jednostki organizacyjne, o których mowa w art. 5 ust. 1 ustawy, następuje na podstawie zgody.
§ 5.[Zgoda na brakowanie dokumentacji niearchiwalnej] 1. Zgoda na brakowanie dokumentacji niearchiwalnej, o której mowa w § 4 ust. 3, może być:
1) jednorazowa;
2) generalna – dla całej dokumentacji niearchiwalnej lub jej części.
2. Zgodę, o której mowa w ust. 1 pkt 1, wyraża dyrektor miejscowo właściwego archiwum państwowego.
3. Zgodę, o której mowa w ust. 1 pkt 2, wyraża Naczelny Dyrektor Archiwów Państwowych.
4. Generalna zgoda na brakowanie dokumentacji niearchiwalnej, przechowywanej przez organy i jednostki organizacyjne, o których mowa w art. 5 ust. 1 ustawy, w których działają archiwa zakładowe, może być wyrażona wówczas, gdy materiały archiwalne tam przechowywane są uporządkowane zgodnie z instrukcją kancelaryjną, o której mowa w art. 6 ust. 2 ustawy.
§ 6.[Wnioski o wyrażenie zgody na brakowanie dokumentacji niearchiwalnej] 1. Wnioski o wyrażenie zgody na brakowanie dokumentacji niearchiwalnej organy i kierownicy jednostek organizacyjnych, o których mowa w art. 5 ust. 1 ustawy, składają dyrektorowi miejscowo właściwego archiwum państwowego.
2. Miejscowo właściwym archiwum państwowym, o którym mowa w ust. 1, jest:
1) dla państwowych organów i jednostek organizacyjnych obejmujących działalnością obszar całego kraju, mających swoją siedzibę w Warszawie – właściwe archiwum państwowe o charakterze centralnym;
2) dla państwowych jednostek organizacyjnych oraz organów i jednostek organizacyjnych samorządu terytorialnego niewymienionych w pkt 1 – archiwum państwowe właściwe ze względu na ich siedzibę.
§ 7.[Dołączanie protokołu oceny i spisu dokumentacji do wniosku o zgodę jednorazową] 1. Do wniosku o zgodę jednorazową dołącza się:
1) protokół oceny dokumentacji niearchiwalnej, którego wzór stanowi załącznik nr 3 do rozporządzenia;
2) spis dokumentacji niearchiwalnej przeznaczonej do przekazania na makulaturę lub zniszczenie, którego wzór stanowi załącznik nr 4 do rozporządzenia, albo spis dokumentacji technicznej niearchiwalnej przeznaczonej na makulaturę lub zniszczenie, którego wzór stanowi załącznik nr 5 do rozporządzenia.
2. Protokół oraz spis dokumentacji niearchiwalnej, o których mowa w ust. 1, sporządza komisja powołana przez organ lub kierownika jednostki organizacyjnej, o których mowa w art. 5 ust. 1 ustawy, w której skład wchodzą: kierownik komórki organizacyjnej, któremu podlega archiwum zakładowe lub składnica akt, osoba kierująca lub prowadząca archiwum zakładowe albo składnicę akt oraz przedstawiciele komórek organizacyjnych, których dokumentacja niearchiwalna podlega brakowaniu.
3. W przypadku trudności w ocenie brakowanej dokumentacji niearchiwalnej, organ lub kierownik jednostki organizacyjnej, o których mowa w ust. 2, zwraca się do miejscowo właściwego archiwum państwowego o przeprowadzenie ekspertyzy.
§ 8.[Wniosek o wyrażenie zgody generalnej na brakowanie dokumentacji niearchiwalnej] 1. Wniosek o wyrażenie zgody generalnej na brakowanie dokumentacji niearchiwalnej powinien zawierać uzasadnienie potrzeby uzyskania takiej zgody, w szczególności stwierdzenie prawidłowego uporządkowania materiałów archiwalnych oraz określenie rodzaju dokumentacji niearchiwalnej, która podlega brakowaniu w ramach uzyskanej zgody.
2. Jednostki organizacyjne, które uzyskały zgodę generalną na brakowanie dokumentacji niearchiwalnej, przeprowadzają czynności brakowania w trybie określonym w § 7 ust. 2.
§ 9.[Przechowywanie dokumentów brakowania] Jednostki organizacyjne przechowują w archiwum zakładowym lub w składnicy akt dokumenty brakowania, o których mowa w § 7 ust. 1, wraz z dowodami przekazania nieprzydatnej dokumentacji niearchiwalnej na makulaturę bądź protokółami jej zniszczenia.
§ 10.[Termin przekazania materiałów archiwalnych do właściwego archiwum państwowego] 1. Jednostki organizacyjne przekazują materiały archiwalne do właściwego archiwum państwowego nie później niż po upływie 25 lat od ich wytworzenia, z zastrzeżeniem ust. 2.
2. Termin określony w ust. 1 nie dotyczy:
1) ksiąg stanu cywilnego, skorowidzów do tych ksiąg, akt i innych dokumentów stanu cywilnego, akt sądowych oraz innych materiałów archiwalnych, których okres przechowywania w archiwach zakładowych określony jest odrębnymi przepisami;
2) materiałów archiwalnych, których gromadzenie i przechowywanie Naczelny Dyrektor Archiwów Państwowych powierzył właściwym jednostkom organizacyjnym;
3) materiałów archiwalnych, o których mowa w art. 32 ustawy.
§ 11.[Przekazanie materiałów archiwalnych i dokumentacji niearchiwalnej w przypadku ustania działalności organów i jednostek organizacyjnych, o których mowa w art. 5 ust. 1 ustawy] 1. W przypadku ustania działalności organów i jednostek organizacyjnych, o których mowa w art. 5 ust. 1 ustawy:
1) materiały archiwalne przekazuje się do właściwego archiwum państwowego, z tym że materiały archiwalne, dla których nie upłynął 25-letni okres od ich wytworzenia, a które są niezbędne do działalności organu lub jednostki organizacyjnej przejmującej zadania i funkcje organu lub jednostki organizacyjnej, której działalność ustała, przekazuje się temu organowi lub jednostce;
2) dokumentację niearchiwalną przekazuje się organowi lub jednostce organizacyjnej przejmującej zadania i funkcje organu lub jednostki organizacyjnej, której działalność ustała.
2. W przypadku braku następcy prawnego, dokumentację niearchiwalną wytworzoną i zgromadzoną przez organ państwowy lub państwową jednostkę organizacyjną, której okres przechowywania nie upłynął, przekazuje się rzeczowo właściwemu organowi administracji rządowej.
3. Dokumentację niearchiwalną, wytworzoną i zgromadzoną przez pozostałe jednostki organizacyjne, o których mowa w art. 5 ust. 1 ustawy, przekazuje się odpłatnie na przechowywanie instytucjom zawodowo trudniącym się przechowywaniem dokumentacji lub Stowarzyszeniu Archiwistów Polskich. W takim przypadku likwidator zapewnia w planie likwidacji odpowiednie środki finansowe. Umowa przechowania powinna być zawarta do końca okresu przechowywania dokumentacji.
§ 12.[Przejęcie materiałów archiwalnych jednostek organizacyjnych, o których mowa w art. 25 ust. 2 ustawy] 1. Archiwa państwowe o charakterze centralnym przejmują materiały archiwalne jednostek organizacyjnych, o których mowa w art. 25 ust. 2 ustawy.
2. Archiwa państwowe niemające charakteru centralnego przejmują materiały archiwalne jednostek organizacyjnych mających siedzibę na obszarze działania archiwum państwowego, z wyłączeniem jednostek, o których mowa w ust. 1.
§ 13.[Procedura przekazania materiałów archiwalnych] 1. Kierownik jednostki organizacyjnej, o której mowa w art. 5 ust. 1 ustawy, powiadamia o zamiarze przekazania materiałów archiwalnych dyrektora właściwego archiwum państwowego, przedstawiając wraz z wnioskiem dwa egzemplarze spisu zdawczo-odbiorczego, sporządzonego według wzoru określonego w załączniku nr 6 do rozporządzenia, podpisanego przez kierownika jednostki organizacyjnej.
2. Przed przejęciem materiałów archiwalnych dyrektor archiwum państwowego sprawdza stan oraz prawidłowość uporządkowania materiałów archiwalnych.
3. Dyrektor archiwum państwowego może, w przypadku nieuporządkowania materiałów archiwalnych w sposób określony w § 15, odmówić ich przejęcia do czasu dokonania odpowiednich zmian i poprawek, określając termin ich wykonania.
4. Przekazanie materiałów archiwalnych odbywa się na podstawie spisu zdawczo-odbiorczego, o którym mowa w ust. 1.
5. Dyrektor archiwum państwowego określa w porozumieniu z zainteresowaną jednostką organizacyjną termin i miejsce przejęcia materiałów archiwalnych.
6. Koszty związane z przygotowaniem i konserwacją materiałów archiwalnych oraz ich przekazaniem ponosi jednostka organizacyjna przekazująca materiały.
§ 14.[Uporządkowanie materiałów archiwalnych] 1. Uporządkowanie materiałów archiwalnych polega na podziale rzeczowym teczek i prawidłowym ułożeniu materiałów wewnątrz teczek, ich opisaniu, nadaniu właściwego układu, sporządzeniu ewidencji oraz technicznym zabezpieczeniu.
2. Materiały archiwalne powinny być ułożone wewnątrz teczek w kolejności spraw, a w ramach sprawy – chronologicznie, poczynając od pierwszego pisma wszczynającego sprawę. Poszczególne strony akt znajdujących się w teczce powinny być opatrzone kolejną numeracją.
3. Opisanie materiałów archiwalnych polega na umieszczeniu na wierzchniej stronie każdej teczki:
1) nazwy jednostki organizacyjnej i komórki organizacyjnej, w której materiały powstały;
2) znaku akt, to jest symbolu literowego komórki organizacyjnej oraz symbolu klasyfikacyjnego według wykazu akt, obowiązującego w jednostce organizacyjnej;
3) tytułu teczki, to jest nazwy hasła klasyfikacyjnego według wykazu akt, obowiązującego w danej jednostce organizacyjnej, i informacji o rodzaju materiałów archiwalnych, znajdujących się w teczce;
4) rocznych dat krańcowych, to jest dat najwcześniejszego i najpóźniejszego materiału archiwalnego w teczce;
5) sygnatury teczki, to jest numeru spisu zdawczo-odbiorczego i numeru pozycji teczki w spisie zdawczo-odbiorczym;
6) symbolu kwalifikacyjnego materiałów archiwalnych (kategoria A);
7) liczby stron w teczce.
4. Nadanie materiałom archiwalnym właściwego układu polega na ułożeniu teczek zgodnie ze strukturą organizacyjną jednostki organizacyjnej, obowiązującą w czasie, w którym materiały te powstały, w ramach poszczególnych komórek organizacyjnych według kolejności symboli klasyfikacyjnych wykazu akt jednostki organizacyjnej.
5. Sporządzenie ewidencji materiałów archiwalnych polega na umieszczeniu ich w spisie zdawczo-odbiorczym, o którym mowa w § 13 ust. 1, wypełnionym pismem maszynowym lub techniką elektroniczną, w kolejności zgodnej z nadanym im układem. W przypadku sporządzenia spisu zdawczo-odbiorczego techniką elektroniczną, jego zapis przekazuje się archiwum państwowemu w postaci wydruku i na nośniku elektronicznym w formacie określonym przez dyrektora archiwum państwowego.
§ 15.[Spis zdawczo-odbiorczy] 1. Spis zdawczo-odbiorczy sporządza się w trzech egzemplarzach, z których dwa przeznaczone są dla archiwum państwowego, a jeden dla jednostki organizacyjnej przekazującej materiały archiwalne.
2. W przypadku konieczności sporządzenia dodatkowej ewidencji, dyrektor archiwum państwowego określa jej formę. W szczególności ewidencja może być sporządzona w formie inwentarza lub skorowidza i wykonana także techniką elektroniczną.
3. Do spisu zdawczo-odbiorczego materiałów archiwalnych przeznaczonych do przekazania należy dołączyć informację zawierającą podstawowe dane dotyczące zmian organizacyjnych, jakie nastąpiły w czasie, z którego pochodzą przekazywane materiały archiwalne.
4. W przypadku przekazywania materiałów archiwalnych jednostki organizacyjnej, której działalność ustała, do spisu zdawczo-odbiorczego należy dołączyć:
1) podstawowe dane dotyczące organizacji i zakresu działania jednostki organizacyjnej w ujęciu chronologicznym;
2) spis materiałów archiwalnych, dla których nie upłynął 25-letni okres od ich wytworzenia, przekazanych jednostce organizacyjnej przejmującej zadania i funkcje jednostki organizacyjnej, której działalność ustała.
§ 16.[Zabezpieczenie przekazywanych materiałów] Przekazywane materiały należy:
1) przesznurować w teczkach po usunięciu spinaczy i innych elementów metalowych;
2) umieścić w odpowiednich opakowaniach, wykonanych z materiałów chroniących przed uszkodzeniem mechanicznym, chemicznym lub biologicznym;
3) zapakować w pudła lub paczki w postaci ustalonej w porozumieniu z dyrektorem właściwego archiwum państwowego, w zależności od rodzaju materiałów archiwalnych, zaopatrzone w etykiety z nazwą jednostki organizacyjnej i komórki organizacyjnej oraz sygnaturami teczek lub innych materiałów archiwalnych.
§ 17.[Dokumentacja techniczna, statystyczna, geologiczna, kartograficzna i geodezyjna, fonograficzna i fotograficzna oraz utrwalona na innych nośnikach] Materiały archiwalne stanowiące dokumentację techniczną, statystyczną, geologiczną, kartograficzną i geodezyjną, fonograficzną i fotograficzną oraz utrwaloną na innych nośnikach należy uporządkować i przygotować do przekazania w sposób uzgodniony z dyrektorem właściwego archiwum państwowego.
§ 18.[Odpowiednie stosowanie przepisów rozporządzenia] Przepisy § 13–17 stosuje się odpowiednio przy przejmowaniu przez archiwa państwowe materiałów archiwalnych, o których mowa w art. 44 ustawy.
§ 19.[Przepisy uchylone] Traci moc rozporządzenie Ministra Nauki, Szkolnictwa Wyższego i Techniki z dnia 25 lipca 1984 r. w sprawie zasad klasyfikowania i kwalifikowania dokumentacji oraz zasad i trybu przekazywania materiałów archiwalnych do archiwów państwowych (Dz. U. z 1984 r. Nr 41, poz. 216).
§ 20.[Wejście w życie] Rozporządzenie wchodzi w życie po upływie 14 dni od dnia ogłoszenia.
Minister Kultury: W. Dąbrowski
Załączniki do rozporządzenia Ministra Kultury
z dnia 16 września 2002 r. (poz. 1375)
Załącznik nr 1
SPOSÓB OZNACZANIA KATEGORII ARCHIWALNYCH DOKUMENTACJI
1. Symbolem „A" oznacza się kategorię archiwalną dokumentacji stanowiącej materiały archiwalne.
2. Symbolem „B" oznacza się kategorię archiwalną dokumentacji niearchiwalnej, z tym że:
1) symbolem „B" z dodaniem cyfr arabskich oznacza się kategorię dokumentacji o czasowym znaczeniu praktycznym, która po upływie obowiązującego okresu przechowywania podlega brakowaniu; okres przechowywania liczy się w pełnych latach kalendarzowych, poczynając od dnia 1 stycznia roku następnego od daty jej wytworzenia po utracie przez dokumentację praktycznego znaczenia dla potrzeb danego organu lub jednostki organizacyjnej oraz dla celów kontrolnych;
2) symbolem „Bc" oznacza się dokumentację mającą krótkotrwałe znaczenie praktyczne, która po pełnym jej wykorzystaniu jest przekazywana na makulaturę;
3) symbolem „BE" z dodaniem cyfr arabskich oznacza się dokumentację, która po upływie obowiązującego okresu przechowywania podlega ekspertyzie ze względu na jej charakter, treść i znaczenie. Ekspertyzę przeprowadza archiwum państwowe, które może dokonać zmiany kategorii tej dokumentacji. Zmiana kategorii może wiązać się z uznaniem dokumentacji za materiały archiwalne.
3. W szczególnie uzasadnionych przypadkach archiwum państwowe może dokonać zmiany kategorii dokumentacji, o której mowa w ust. 2 pkt 1, uznając ją za materiały archiwalne.
Załącznik nr 2
PRZYKŁADOWY WYKAZ AKT TYPOWYCH
Tytuł klas l i II rzędu
| 0 | Zarządzanie |
| 00 | Organy kolegialne |
| 01 | Organizacja |
| 02 | Akty normatywne. Pomoc prawna |
| 03 | Planowanie i sprawozdawczość. Statystyka |
| 04 | Informatyka |
| 05 | Skargi i wnioski |
| 06 | Prace naukowo-badawcze, wydawnictwa, popularyzacja |
| 07 | Współpraca z krajowymi jednostkami organizacyjnymi |
| 08 | Współpraca z zagranicą |
| 09 | Kontrole |
| 1 | Kadry |
| 10 | Ogólne zasady pracy i płac |
| 11 | Zatrudnienie |
| 12 | Ewidencja osobowa |
| 13 | Bezpieczeństwo i higiena pracy |
| 14 | Szkolenie i doskonalenie zawodowe pracowników |
| 15 | Metody pracy |
| 16 | Dyscyplina pracy |
| 17 | Sprawy socjalno-bytowe |
| 18 | Ubezpieczenia osobowe |
| 2 | Środki rzeczowe |
| 20 | Podstawowe zasady gospodarowania środkami trwałymi |
| 21 | Typizacja i normalizacja |
| 22 | Inwestycje i remonty (kapitalne) |
| 23 | Administracja nieruchomości |
| 24 | Gospodarka materiałowa |
| 25 | Źródła zaopatrzenia |
| 26 | Transport i łączność |
| 27 | Gospodarka energetyczna |
| 28 | Ochrona zakładu pracy (mienia) |
| 29 | Ochrona środowiska |
| 3 | Ekonomika |
| 30 | Podstawowe zasady ekonomiczno-finansowe |
| 31 | Finanse, księgowość |
| 32 | Księgowość finansowa |
| 33 | Rozliczenia płac |
| 34 | Księgowość materiałowo-towarowa |
| 35 | Koszty i ceny |
| 36 | Fundusze specjalne |
| 37 | Inwentaryzacja |
|
|
| Kategorie dokumentacji |
| |||||
| merytorycznej* w komórce organizacyjnej jednostki organizacyjnej | w innych ko-mór-kach | |||||||
| Symbole klasyfi-kacyjne | Hasła klasyfikacyjne | tworzą-cej pań-stwowy zasób archi-walny | nie-two-rzącej pań-stwo-wego za-sobu archi-wal-nego |
| Uwagi | |||
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 | 7 | 8 | 9 |
| 0 |
|
|
| ZARZĄDZANIE |
|
|
|
|
|
| 00 |
|
| Organy kolegialne |
|
|
|
|
|
|
| 000 |
| Organy uchwałodawcze |
|
|
| Dla każdego organu prowadzi się odrębne teczki |
|
|
|
| 0000 | Posiedzenia | A | B25 | Bc | Skład, porządek obrad (posiedzenia), lista uczestników, referaty1, głosy w dyskusji, inne wystąpienia2, wnioski, uchwały, protokoły, sprawozdania, stenogramy i relacje z realizacji uchwał |
|
|
|
| 0001 | Materiały na posiedzenia | A | B25 | Bc | Do kategorii A zalicza się opracowania problemowe sporządzone specjalnie na określone posiedzenia |
|
|
| 001 |
| Organy zarządzające i wykonawcze |
|
|
| Jak przy klasie 000 |
|
|
|
| 0010 | Posiedzenia | A | B25 | Bc | Jak przy klasie 0000 |
1 Wystąpienia obcokrajowców (referaty), również w tekście oryginalnym.
2 Glosy w dyskusji i inne wystąpienia kwalifikuje się do kategorii B w wyniku zamieszczenia ich treści w stenogramie.
* Komórka merytoryczna oznacza komórkę organizacyjną, do której zadań należy ostateczne pod względem merytorycznym opracowanie danego rodzaju spraw i która w tym zakresie powinna posiadać całość zasadniczych materiałów (akt).
|
|
|
| 0011 | Materiały na posiedzenia | A | B25 | Bc | Jak przy klasie 0001 |
|
|
| 002 |
| Komisje własne (stałe i doraźne) | A | B25 | Bc | Jak przy klasie 000 |
|
|
| 003 |
| Komisje międzyresortowe i międzyzakładowe | A | B25 | Bc | Jak przy klasie 002 |
|
|
| 004 |
| Zjazdy, konferencje itp. | A | B25 | Bc | Programy, referaty, wnioski, uchwały, listy uczestników, stenogramy, protokoły, sprawozdania z realizacji uchwał |
|
|
| 005 |
| Udział w obcych organach kolegialnych | A | B25 | Bc | Własne wystąpienia, referaty, opracowania, notatki problemowe, sprawozdania |
|
|
| 006 |
| Narady pracownicze | A | B25 | Bc | Protokoły, sprawozdania, wnioski |
|
|
| 007 |
| Rady pracownicze i inne | A | B25 | Bc | Jak przy klasie 006 |
|
|
| 008 |
| Obsługa organizacyjno-techniczna organów kolegialnych | Bc | Bc | Bc | Korespondencja operatywna |
|
| 01 |
|
| Organizacja |
|
|
|
|
|
|
| 010 |
| Podstawy prawne działania własnej jednostki organizacyjnej | A | B25 | Bc | Przepisy ogólnopaństwowe, resortowe, branżowe itp. dotyczące bezpośrednio działania własnej jednostki, m.in. akty erekcyjne |
|
|
| 011 |
| Podstawy prawne działania jednostek podległych | A | B25 | Bc | Jak przy klasie 010 |
|
|
| 012 |
| Organizacja władz i organów nadrzędnych | B5 | B5 | Bc | Statuty, schematy organizacyjne itp. |
|
|
| 013 |
| Organizacja własnej jednostki | A | B25 | B5 | Statuty, schematy i regulaminy organizacyjne, księgi służb, zakresy działania, rejestracja własnej jednostki itp. |
|
|
| 014 |
| Organizacja jednostek podległych | A | B25 | Bc | Jak przy klasie 012 oraz ewidencja jednostek podległych |
|
|
| 015 |
| Organizacja innych jednostek | Bc | Bc | Bc | Jak przy klasie 012 |
|
|
| 016 |
| Organizacja biurowości, archiwum zakładowe, biblioteka |
|
|
|
|
|
|
|
| 0160 | Przepisy kancelaryjno-archiwalne | A | B25 | B5 | Instrukcja kancelaryjna, wykaz akt, instrukcja o organizacji i zakresie działania archiwum zakładowego, instrukcja o obiegu dokumentacji technicznej, kwalifikatory dokumentacji technicznej itp. |
|
|
|
| 0161 | Formularze | B5 | B5 | Bc | Opracowanie wzorów |
|
|
|
| 0162 | Wzory odciskowe pieczęci | A | B25 | – |
|
|
|
|
| 0163 | Terminarze, dowody doręczeń, opłat pocztowych | Bc | Bc | Bc |
|
|
|
|
| 0164 | Ewidencja archiwum zakładowego | A | B25 | – | Spisy zdawczo-odbiorcze oraz ich wykaz (rejestr, protokoły brakowania i spisy akt wybrakowanych, spisy akt przekazanych do archiwum państwowego) |
|
|
|
| 0165 | Przyjmowanie dokumentacji do archiwum zakładowego | B5 | B5 | Bc |
|
|
|
|
| 0166 | Udostępnianie akt | B2 | B2 | – | Zezwolenia, karty udostępnienia |
|
|
|
| 0167 | Gromadzenie zbioru bibliotecznego | B5 | B5 | – | Korespondencja |
|
|
|
| 0168 | Ewidencja zbioru bibliotecznego | BE50 | B25 | – | Księgi inwentarzowe, katalogi. Kwalifikacja zależna od rangi bibliotek. W bibliotekach naukowych – kategoria A |
|
|
|
| 0169 | Udostępnianie zbioru bibliotecznego | Bc | Bc | – |
|
|
| 02 |
|
| Akty normatywne |
|
|
|
|
|
|
|
|
| Pomoc prawna |
|
|
|
|
|
|
| 020 |
| Zbiór aktów normatywnych władz nadrzędnych | B10 | B10 | Bc |
|
|
|
| 021 |
| Zbiór aktów normatywnych własnej jednostki | A | B25 | B5 | Komplet podpisanych rozporządzeń, zarządzeń, instrukcji, wytycznych itp. Dla każdego rodzaju aktów normatywnych zakłada się odrębne teczki. 1 egz. wraz z materiałami źródłowymi rejestruje się i przechowuje w odpowiednich klasach rzeczowych |
|
|
| 022 |
| Interpretacja przepisów prawnych | A | B25 | Bc | Wykładnia (interpretacja) własnych aktów normatywnych dotyczących merytorycznej działalności |
|
|
| 023 |
| Opiniowanie zewnętrznych aktów prawnych | B5 | B5 | Bc |
|
|
|
| 024 |
| Opinie prawne | BE5 | B5 | – |
|
|
|
| 025 |
| Sprawy cywilne | B10 | B10 | Bc | Okres przechowywania liczy się od daty wykonania prawomocnego orzeczenia lub umorzenia sprawy |
|
|
| 026 |
| Sprawy gospodarcze | B3 | B3 | Bc |
|
|
|
| 027 |
| Sprawy karne | B5 | B5 | Bc |
|
|
|
| 028 |
| Sprawy o wykroczenia | B3 | B3 | Bc |
|
|
|
| 029 |
| Sprawy sądowo-administracyjne | B10 | B10 | Bc |
|
|
| 03 |
|
| Planowanie i sprawozdawczość. Statystyka |
|
|
| Dotyczy określonej gałęzi gospodarki narodowej, branży lub problemu. Dla każdego rodzaju (tematu) planów i sprawozdań zakłada się odrębne teczki |
|
|
| 030 |
| Metodyka i organizacja planowania i sprawozdawczości (opisowej i statystycznej) |
|
|
|
|
|
|
|
| 0300 | Opracowania zewnętrzne | B5 | B5 | Bc | Założenia, wskaźniki, instrukcje jednostek nadrzędnych |
|
|
|
| 0301 | Opracowania własne | A | B25 | Bc |
|
|
|
| 031 |
| Prognozowanie i planowanie perspektywiczne |
|
|
|
|
|
|
|
| 0310 | Projekty wstępne | B5 | B5 | Bc | Opracowania własne |
|
|
|
| 0311 | Opracowania robocze | B5 | B5 | Bc | Jak w klasie 0310 |
|
|
|
| 0312 | Wersja ostateczna | A | B25 | Bc | Jak w klasie 0310 oraz decyzje zatwierdzające |
|
|
|
| 0313 | Oceny, opinie i uwagi | A | B25 | Bc | Jak w klasie 0310 |
|
|
|
| 0314 | Materiały pomocnicze | A | B10 | Bc | Do kategorii A kwalifikuje się te materiały, których treść nie znalazła odzwierciedlenia w wersji ostatecznej planu. Pozostałe – kategoria B10 |
|
|
|
| 0315 | Opracowania jednostek podległych | B10 | B10 | Bc | Podlegają brakowaniu po stwierdzeniu stanu zachowania tych materiałów u twórców aktów |
|
|
|
| 0316 | Opracowania innych resortów (jednostkowe) | B5 | B5 | Bc |
|
|
|
| 032 |
| Plany i sprawozdania wieloletnie |
|
|
|
|
|
|
|
| 0320 | Projekty własne planów (jednostkowe i zbiorcze) | B5 | B5 | Bc |
|
|
|
|
| 0321 | Wersje ostateczne planów własnych | A | B25 | Bc |
|
|
|
|
| 0322 | Zmiany ustaleń planowych | A | B25 | Bc |
|
|
|
|
| 0323 | Sprawozdania wieloletnie własne | A | B25 | Bc |
|
|
|
|
| 0324 | Sprawozdania wieloletnie jednostek podległych | B10 | B10 | Bc | Jak przy klasie 0315 |
|
|
|
| 0325 | Sprawozdania zbiorcze | A | B25 | Bc | Opracowania etapowe i wersje ostateczne. Opracowania robocze –kategoria B5 |
|
|
|
| 0326 | Materiały pomocnicze | A | B10 | Bc | Do kategorii A kwalifikuje się oceny, wyjaśnienia, meldunki, korespondencję merytoryczną itp., których treść nie znalazła odzwierciedlenia w sprawozdaniach zbiorczych. Pozostałe – kategoria B10 |
|
|
| 033 |
| Plany i sprawozdania roczne |
|
|
|
|
|
|
|
| 0330 | Projekty własne planu | B5 | B5 | Bc |
|
|
|
|
| 0331 | Wersje ostateczne planów własnych (jednostkowe i zbiorcze) | A | B25 | Bc |
|
|
|
|
| 0332 | Zmiany ustaleń planowych | A | B25 | Bc |
|
|
|
|
| 0333 | Plany jednostek podległych | B10 | B10 | Bc | Jak przy klasie 0315 |
|
|
|
| 0334 | Sprawozdania własne | A | B25 | Bc |
|
|
|
|
| 0335 | Sprawozdania jednostek podległych | B10 | B10 | Bc | Jak przy klasie 0315 |
|
|
|
| 0336 | Sprawozdania zbiorcze | A | B25 | Bc | Sprawozdania ostateczne i etapowe, jeżeli nie znalazły odzwierciedlenia w wersjach ostatecznych. Opracowania robocze – kategoria B5 |
|
|
|
| 0337 | Materiały pomocnicze | A | B10 | Bc | Jak przy klasie 0326 |
|
|
| 034 |
| Plany operacyjne i sprawozdania z ich realizacji |
|
|
| Miesięczne, kwartalne, półroczne |
|
|
|
| 0340 | Opracowania własne | B5 | B5 | Bc |
|
|
|
|
| 0341 | Opracowania jednostek podległych | B2 | B2 | Bc |
|
|
|
|
| 0342 | Opracowania zbiorcze | BE5 | B5 | Bc | Do kategorii A kwalifikuje się opracowania półroczne lub kwartalne, gdy brak opracowań rocznych |
|
|
| 035 |
| Plany i sprawozdania komórek organizacyjnych |
|
|
|
|
|
|
|
| 0350 | Plany pracy | B5 | B5 | Bc |
|
|
|
|
| 0351 | Sprawozdania z działalności | A | B25 | Bc | Tylko sprawozdania komórek merytorycznych. Sprawozdania komórek usługowych (administracyjnych, budżetowych itp.) – kategoria B |
|
|
| 036 |
| Statystyka |
|
|
|
|
|
|
|
| 0360 | Źródłowe materiały statystyczne | BE5 | B5 | Bc | Ankiety, karty i formularze statystyczne, sprawozdania. Okres przechowywania liczy się od daty opracowania końcowego, obejmującego całość danych źródłowych |
|
|
|
| 0361 | Statystyczne opracowania cząstkowe | B2 | B2 | Bc |
|
|
|
|
| 0362 | Statystyczne opracowania końcowe | A | B25 | Bc | Własne i zbiorcze |
|
|
|
| 0363 | Publikacje statystyczne Głównego Urzędu Statystycznego | Bc | Bc | Bc |
|
|
|
| 037 |
| Analizy (kompleksowe i problemowe) |
|
|
|
|
|
|
|
| 0370 | Własne | A | B25 | Bc |
|
|
|
|
| 0371 | Jednostek podległych | B10 | B10 | Bc | Jak przy klasie 0315 |
|
|
|
| 0372 | Zbiorcze | A | B25 | Bc |
|
|
|
|
| 0373 | Materiały pomocnicze (robocze) | A | B10 | Bc | Jak przy klasie 0326 |
|
|
| 038 |
| Analizy wycinkowe |
|
|
|
|
|
|
|
| 0380 | Własne | A | B5 | Bc | Do kategorii A kwalifikuje się te analizy wycinkowe, które nie mieszczą się w opracowaniu kompleksowym lub problemowym. Pozostałe –kategoria B5 |
|
|
|
| 0381 | Jednostek podległych | Bc | Bc | Bc |
|
|
|
|
| 0382 | Zbiorcze | A | B5 | Bc | Jak przy klasie 0380 |
|
|
| 039 |
| Meldunki i raporty sytuacyjne | BE5 | B5 | Bc |
|
|
| 04 |
|
| Informatyka |
|
|
|
|
|
|
| 040 |
| Projektowanie i koordynacja systemów i programów |
|
|
|
|
|
|
|
| 0400 | Organizacja projektowania i programowania | A | B25 | Bc | Kierunki, tematyka itp. (opracowania własne) |
|
|
|
| 0401 | Spis systemów i programów | A | B25 | Bc |
|
|
|
|
| 0402 | Ogólne schematy systemów i podsystemów | A | B25 | Bc |
|
|
|
|
| 0403 | Oceny systemów i programów | A | B25 | Bc |
|
|
|
|
| 0404 | Słownik terminów i pojęć | A | B25 | Bc |
|
|
|
|
| 0405 | Koordynacja systemów resortowych i branżowych | A | B25 | Bc |
|
|
|
| 041 |
| Bank danych | A | B25 | – |
|
|
|
| 042 |
| Wdrażanie i rozpowszechnianie systemów i programów |
|
|
|
|
|
|
|
| 0420 | Organizacja wdrażania | A | B25 | – | Własne ustalenia |
|
|
|
| 0421 | Eksploatacja systemów i wykorzystanie opracowań | A | B25 | – |
|
|
|
|
| 0422 | Analiza stanu wdrażania, rozpowszechniania i weryfikacji systemów i programów informatycznych | A | B25 | Bc |
|
|
|
|
| 0423 | Informacje zewnętrzne o tematach opracowywanych lub wdrażanych | B10 | B10 | Bc |
|
|
|
| 043 |
| Przetwarzanie danych |
|
|
| Okres przechowywania uzależniony jest od przydatności tych materiałów do celów praktycznych, tj. od ich całkowitego wykorzystania |
|
|
|
| 0432 | Wydruki maszyn elektronicznych | BE10 | B10 | – | Tabulogramy, wydruki statystyczne, wyniki badań – kategoria A |
|
|
|
| 0433 | Materiały pomocnicze do tabulogramów | B10 | B10 | Bc | Instrukcje, wyjaśnienia itp. |
|
| 05 |
|
| Skargi i wnioski |
|
|
|
|
|
|
| 050 |
| Przepisy własne i ich interpretacja w sprawach załatwiania skarg i wniosków | A | B25 | Bc |
|
|
|
| 051 |
| Skargi i wnioski załatwione bezpośrednio | A | B25 | Bc | W razie masowości tego typu spraw, do kategorii A kwalifikuje się przykładowo 5–10% |
|
|
| 052 |
| Skargi i wnioski przekazane do załatwienia według właściwości | B3 | B3 | Bc |
|
|
|
| 053 |
| Analizy skarg i wniosków | A | B25 | Bc |
|
|
|
| 054 |
| Rejestry skarg i wniosków | A | B25 | – |
|
|
| 06 |
|
| Prace naukowo-badawcze, wydawnictwa, popularyzacja |
|
|
|
|
|
|
| 060 |
| Prace naukowo-badawcze i popularyzacyjne, |
|
|
|
|
|
|
|
|
| opracowania problemowe (monograficzne) własne |
|
|
|
|
|
|
|
| 0600 | Metodologia prac | A | B25 | Bc | Opracowania własne Opracowania zewnętrzne –kategoria B5 |
|
|
|
| 0601 | Wstępne opracowania robocze | B5 | B5 | Bc |
|
|
|
|
| 0602 | Opracowania etapowe | A | B5 | Bc | Do kategorii A kwalifikuje się te opracowania, których treść nie znajduje odzwierciedlenia w opracowaniach końcowych. Pozostałe – kategoria B5 |
|
|
|
| 0603 | Opracowania końcowe | A | B25 | Bc |
|
|
|
|
| 0604 | Materiały pomocnicze do opracowań własnych | A | B25 | Bc | Ankiety, ekspertyzy itp. Do kategorii A kwalifikuje się te informacje jednostkowe, które nie zostały wykorzystane w opracowaniach syntetycznych. Pozostałe – kategoria B5 |
|
|
| 061 |
| Prace naukowo-badawcze i opracowania problemowe zewnętrzne |
|
|
|
|
|
|
|
| 0610 | Opracowania na zlecenie własnej jednostki | A | B25 | Bc |
|
|
|
|
| 0611 | Inne opracowania zewnętrzne | B5 | B5 | Bc |
|
|
|
| 062 |
| Opiniowanie prac naukowo-badawczych (własnych i zewnętrznych) | A | B25 | Bc | Recenzje, koreferaty, opinie itp. |
|
|
| 063 |
| Ewidencja prac naukowo-badawczych |
|
|
|
|
|
|
|
| 0630 | Karty dokumentacyjne | B10 | B10 | – |
|
|
|
|
| 0631 | Serwis bibliograficzny | A | B25 | – |
|
|
|
| 064 |
| Wydawnictwa |
|
|
|
|
|
|
|
| 0640 | Program wydawnictw | A | B25 | Bc | Badania potrzeb i ustalanie tematyki |
|
|
|
| 0641 | Materiały powstające w związku z publikowaniem pozycji wydawniczych | A | B25 | – | Tzw. „teki wydawnicze", zawierające dokumentację każdego tytułu (książki, czasopisma itp.): karty wydawnicze, umowy, opracowanie autorskie i redakcyjne, opinie, recenzje, interwencje cenzury, projekty graficzne, opinie o wydanym tytule |
| 0642 | Wykonanie poligraficzne | B2 | B2 | – | ||||
| 0643 | Rozpowszechnianie wydawnictw | B2 | B2 | – | ||||
|
|
| 065 |
| Informacje własne dla prasy, radia i telewizji | A | B25 | Bc |
|
|
|
| 066 |
| Wycinki prasowe i zewnętrzne materiały informacyjne |
|
|
|
|
|
|
|
| 0660 | O działalności własnej | A | B25 | – |
|
|
|
|
| 0661 | O działalności jednostek podległych | B2 | B2 | – |
|
|
|
| 067 |
| Odpowiedzi na krytykę prasową, konferencje prasowe, wywiady z kierownictwem i przedstawicielami własnej jednostki organizacyjnej | A | B25 | Bc |
|
|
|
| 068 |
| Kroniki i monografie | A | B25 | Bc | O działalności własnej |
|
|
| 069 |
| Wystawy, pokazy, odczyty i inne imprezy |
|
|
| Obejmuje imprezy stałe i okolicznościowe |
|
|
|
| 0690 | Imprezy własne | A | B25 | Bc | Programy, projekty plastyczne, scenariusze, teksty odczytów, własne plakaty i ulotki propagandowe, własne nagrania dźwiękowe itp. |
|
|
|
| 0691 | Techniczna obsługa wystaw i pokazów | B2 | B2 | Bc |
|
|
|
|
| 0692 | Udział w obcych imprezach krajowych i zagranicznych | A | B25 | Bc | Do kategorii A zalicza się własne opracowania lub sprawozdania z czynnego uczestnictwa w tych imprezach |
|
| 07 |
|
| Współpraca z krajowymi jednostkami organizacyjnymi |
|
|
| Obejmuje sprawy ogólne współpracy z jednostkami krajowymi, niezwiązane bezpośrednio z aktami innych klas |
|
|
| 070 |
| Z Sejmem i Senatem | A | B25 | Bc | Korespondencja merytoryczna, własne opracowania przygotowane dla tych organów – kategoria A. Pozostałe materiały – kategoria B5 |
|
|
| 071 |
| Z Kancelarią Prezydenta | A | B25 | Bc | Jak przy klasie 070 |
|
|
| 072 |
| Z Kancelarią Prezesa Rady Ministrów | A | B25 | Bc | Jak przy klasie 070 |
|
|
| 073 |
| Z ministerstwami i urzędami centralnymi | A | B25 | Bc | Jak przy klasie 070 |
|
|
| 074 |
| Z terenową administracją rządową | A | B25 | Bc | Jak przy klasie 070 |
|
|
| 075 |
| Z organami samorządu terytorialnego | A | B5 | Bc | Jak przy klasie 070 |
|
|
| 076 |
| Z innymi urzędami i instytucjami oraz organizacjami społecznymi i partiami politycznymi | B5 | B5 | Bc | Jak przy klasie 070 |
|
|
| 077 |
| Koordynacja branżowa | A | B25 | Bc | Programy, umowy, porozumienia i ich realizacja |
|
|
| 078 |
| Między komórkami organizacyjnymi własnej jednostki | Bc | Bc | Bc |
|
|
|
| 079 |
| Reprezentacja | B2 | B2 | Bc | Zaproszenia, życzenia, podziękowania i inna korespondencja kierownictwa jednostki organizacyjnej |
|
| 08 |
|
| Współpraca z zagranicą |
|
|
|
|
|
|
| 080 |
| Ogólne zasady i programy współpracy międzynarodowej | A | B25 | Bc | Opracowania własne. Opracowania zewnętrzne –kategoria B5 |
|
|
| 081 |
| Umowy wielostronne i dwustronne i ich realizacja | A | B25 | Bc |
|
|
|
| 082 |
| Wymiana dokumentacji i informacji | A | B25 | Bc |
|
|
|
| 083 |
| Współpraca wielostronna z organizacjami międzynarodowymi | A | B25 | Bc | Protokoły posiedzeń, analizy, opracowania problemowe. Referaty, opracowania, sprawozdania, wnioski |
|
|
| 084 |
| Współpraca dwustronna |
|
|
| Dla każdego kraju zakłada się odrębne teczki |
|
|
|
| 0840 | Spotkania kierowników pokrewnych jednostek organizacyjnych | A | B25 | Bc | Opracowania i inne materiały do rozmów, protokoły, notatki, sprawozdania |
|
|
|
| 0841 | Wspólne przedsięwzięcia | A | B25 | Bc | Opracowania, informacje, analizy, korespondencja merytoryczna |
|
|
| 085 |
| Zagraniczne wyjazdy służbowe |
|
|
|
|
|
|
|
| 0850 | Sprawozdania z wyjazdów | A | B25 | Bc | Dotyczy sprawozdań pracowników własnych. Obejmuje również indywidualne instrukcje dla delegowanych i rejestry wyjazdów |
|
|
|
| 0871 | Sprawy paszportowo-dewizowe | B5 | B5 | Bc |
|
|
|
| 086 |
| Przyjazdy delegacji zagranicznych |
|
|
|
|
|
|
|
| 0860 | Programy pobytu delegacji zagranicznych i sprawozdania z przebiegu rozmów | A | B25 | Bc | Obejmuje również rejestr pobytu delegacji zagranicznych |
|
|
|
| 0861 | Obsługa delegacji zagranicznych | Bc | Bc | Bc |
|
|
| 09 |
|
| Kontrole |
|
|
|
|
|
|
| 090 |
| Zasady i tryb przeprowadzania inspekcji i kontroli | A | B25 | Bc | Przepisy własne |
|
|
| 091 |
| Kontrole zewnętrzne własnej jednostki (Najwyższa Izba |
|
|
| Protokoły, sprawozdania z kontroli, wnioski, zarządzenia |
|
|
|
|
| Kontroli itp.) |
|
|
| i wystąpienia pokontrolne, sprawozdania z ich realizacji. Każda kontrola stanowi odrębną sprawę |
|
|
|
| 0910 | Kompleksowe | A | B25 | Bc | Obejmujące całokształt działalności kontrolowanej jednostki |
|
|
|
| 0911 | Problemowe | A | B25 | Bc | Jeśli dotyczą zagadnień merytorycznych, a nie usługowych |
|
|
|
| 0912 | Wycinkowe | B5 | B5 | Bc |
|
|
|
|
| 0913 | Doraźne | BE5 | B5 | Bc |
|
|
|
| 092 |
| Kontrole zewnętrzne w jednostkach podległych | B5 | B5 | Bc | Jak przy klasie 091 |
|
|
| 093 |
| Kontrole wewnętrzne | B5 | B5 | Bc | Jak przy klasie 091 |
|
|
| 094 |
| Kontrole jednostek podległych i nadzorowanych |
|
|
| Jak przy klasie 091 |
|
|
|
| 0940 | Kompleksowe | A | B25 | Bc | Jak przy klasie 0910 |
|
|
|
| 0941 | Problemowe | A | B25 | Bc | Jak przy klasie 0911 |
|
|
|
| 0942 | Wycinkowe | B5 | B5 | Bc |
|
|
|
|
| 0943 | Doraźne | BE5 | B5 | Bc |
|
|
|
|
| 0944 | Specjalne | BE5 | B5 | Bc |
|
|
|
| 095 |
| Książki kontroli | B5 | B5 | – |
|
| 1 |
|
|
| KADRY |
|
|
|
|
|
| 10 |
|
| Ogólne zasady pracy i płac |
|
|
| Dotyczy własnej jednostki i jednostek podległych |
|
|
| 100 |
| Układy zbiorowe i zakładowe | A | B25 | Bc |
|
|
|
| 101 |
| Taryfikatory kwalifikacyjne | A | B25 | Bc |
|
|
|
| 102 |
| Regulaminy pracy | A | B25 | Bc |
|
|
|
| 103 |
| Zasady wynagradzania i premiowania | A | B25 | Bc | Siatki plac, stawek, dodatki itp. |
|
| 11 |
|
| Zatrudnienie |
|
|
|
|
|
|
| 110 |
| Zapotrzebowanie i werbunek pracowników | B2 | B2 | Bc | Oferty kandydatów – kategoria Bc |
|
|
| 111 |
| Zwalnianie pracowników | B2 | B2 | Bc | Akta dotyczące konkretnych pracowników odkłada się do akt osobowych (klasa 120) |
|
|
| 112 |
| Opinie o pracownikach | B5 | B5 | – | Jak przy klasie 111 |
|
|
| 113 |
| Rozmieszczenie pracowników | Bc | Bc | – | Przeniesienia, zastępstwa itp. |
|
|
| 114 |
| Zatrudnianie specjalnych kategorii pracowników | B2 | B2 | – | Kobiet, młodocianych, inwalidów, rencistów, absolwentów szkół itp. |
|
|
| 115 |
| Wykazy etatów | A | B25 | – | Zestawienie ilościowe, jakościowe i zbiorcze etatów własnych i jednostek podległych |
|
|
| 116 |
| Prace zlecone |
|
|
| Umowy o prace zlecone z |
|
|
|
|
|
|
|
|
| własnymi i obcymi pracownikami, wynagrodzenia z funduszu bezosobowego, ewidencja prac zleconych |
|
|
| 1160 | ze składką na ZUS | B50 | B50 | – |
| |
|
|
| 1161 | bez składki na ZUS | B5 | B5 | – |
| |
|
| 117 |
| Nagrody, odznaczenia, kary |
|
|
|
| |
|
|
|
| 1170 | Nagrody | B10 | B10 | – | Kopie pism o przyznaniu nagród odkłada się do akt osobowych (klasa 120) |
|
|
|
| 1171 | Odznaczenia państwowe | B5 | B5 | – | Wnioski |
|
|
|
| 1172 | Odznaczenia własne | BE5 | B5 | – |
|
|
|
|
| 1173 | Kary | B5 | B5 | – |
|
|
|
| 118 |
| Wojskowe sprawy pracowników | B5 | B5 | – |
|
|
| 12 |
|
| Ewidencja osobowa |
|
|
|
|
|
|
| 120 |
| Akta osobowe | BE50 | B50 | – | Dla każdego pracownika prowadzi się oddzielną teczkę zawierającą podanie o pracę, życiorys, ankiety, opinie, akty mianowania, umowę o pracę, jej zmianę, odpisy akt stanu cywilnego i z przebiegu pracy (awanse, odznaczenia), świadectwa nauki i podnoszenia kwalifikacji |
|
|
| 121 |
| Pomoce ewidencyjne do akt osobowych | B50 | B50 | – | Skorowidze, karty personalne, wykazy imienne itp. |
|
| 13 |
|
| Bezpieczeństwo i higiena pracy |
|
|
|
|
|
|
| 130 |
| Przepisy o bezpieczeństwie i higienie pracy | A | B25 | Bc | Własne |
|
|
| 131 |
| Środki ochronne | A | B25 | Bc | Projekty własne |
|
|
| 132 |
| Wypadki przy pracy |
|
|
|
|
|
|
|
| 1320 | Wypadki zbiorowe, śmiertelne, powodujące inwalidztwo | A | B25 | Bc | Dotyczy wypadków podczas pracy |
|
|
|
| 1321 | Inne wypadki | B10 | B10 | Bc |
|
|
|
|
| 1322 | Analiza wypadków i chorób zawodowych | A | B25 | Bc |
|
|
| 14 |
|
| Szkolenie i doskonalenie zawodowe pracowników |
|
|
|
|
|
|
| 140 |
| Organizacja szkolenia i doskonalenia zawodowego |
|
|
|
|
|
|
|
| 1400 | Zasady, formy, metody i treści szkolenia i wychowania | A | B25 | Bc | Własne ustalenia |
|
|
|
| 1401 | Plany i programy nauczania | A | B25 | Bc | Jak przy klasie 1400 |
|
|
| 141 |
| Rekrutacja uczestników szkolenia | B2 | B2 | Bc |
|
|
|
| 142 |
| Pomoce szkoleniowe i naukowe | A | B25 | Bc | Własne opracowania lub na własne zlecenie oraz uwagi i opinie |
|
|
| 143 |
| Dobór kadr pedagogicznych | B2 | B2 | Bc |
|
|
|
| 144 |
| Baza szkoleniowa własna | A | B25 | Bc | Ewidencja ośrodków szkoleniowych, polityka nadzoru nad ośrodkami itp. |
|
|
| 145 |
| Ewidencja szkolonych | B50 | B25 | – |
|
|
|
| 146 |
| Protokoły egzaminacyjne i świadectwa nauki | B50 | B50 | – |
|
|
|
| 147 |
| Staże zawodowe, praktyki, studia podyplomowe, specjalizacja | B5 | B5 | – |
|
|
|
| 148 |
| Obsługa administracyjna kursów szkoleniowych | Bc | Bc | – |
|
|
| 15 |
|
| Metody pracy |
|
|
|
|
|
|
| 150 |
| Podstawowe zasady | A | B25 | Bc | Ustalenia własne dotyczące normowania pracy, współzawodnictwa, wynalazczości itp. |
|
|
| 151 |
| Racjonalizacja i wynalazczość pracownicza |
|
|
|
|
|
|
|
| 1510 | Polityka w zakresie wynalazczości | A | B25 | Bc | Ustalenia własne |
|
|
|
| 1511 | Tematyka wynalazczości | A | B25 | Bc | Jak przy klasie 1510 |
|
|
|
| 1512 | Konkursy wynalazcze | A | B25 | Bc | Program i podsumowanie wyników |
|
|
|
| 1513 | Projekty racjonalizatorskie | BE10 | B10 | – | Zgłoszenia projektów i ich ocena, zgłoszone i opatentowane projekty zalicza się do kategorii A |
|
|
|
| 1514 | Rozpowszechnianie projektów wynalazczych | B3 | B3 | Bc |
|
|
|
|
| 1515 | Postępowanie patentowe | BE10 | B10 | Bc | Wnioski do Urzędu Patentowego oraz ewidencja świadectw Urzędu Patentowego |
|
|
|
| 1516 | Ewidencja wynalazków i wniosków | A | B25 | – |
|
|
|
|
| 1517 | Wynagrodzenia za projekty wynalazcze | B5 | B5 | – | Wnioski, odwołania |
|
| 16 |
|
| Dyscyplina pracy |
|
|
|
|
|
|
| 160 |
| Dowody obecności w pracy | Bc | Bc | – | Listy obecności, raporty obecności, karty zegarowe |
|
|
| 161 |
| Absencja | B3 | B3 | – | Dotyczy tylko zwolnień lekarskich. Urlopy okolicznościowe, usprawiedliwienia nieobecności – kategoria Bc |
|
|
| 162 |
| Urlopy pracownicze | B2 | B2 | – | Listy i karty urlopowe |
|
|
| 163 |
| Ewidencja delegacji służbowych | Bc | Bc | – | Rachunki kosztów podróży należą do dowodów księgowych – kategoria B3 |
|
|
| 164 |
| Zezwolenia na prace dodatkowe | B3 | B3 | – |
|
|
|
| 165 |
| Analizy efektywnego czasu pracy | A | B25 | – |
|
|
| 17 |
|
| Sprawy socjalno-bytowe |
|
|
|
|
|
|
| 170 |
| Podstawowe zasady | A | B25 | Bc | Własne ustalenia jednostki |
|
|
| 171 |
| Mieszkania pracownicze | B5 | B5 | Bc | Obejmuje mieszkania zastępcze, służbowe, hotele pracownicze, spółdzielcze |
|
|
| 172 |
| Ogródki działkowe | B5 | B5 | – | Podania, przydziały |
|
|
| 173 |
| Dojazdy do pracy | Bc | Bc | – |
|
|
|
| 174 |
| Zaopatrzenie rzeczowe pracowników | B3 | B3 | – | Stołówki, bufety, deputaty, umundurowanie, posiłki regeneracyjne, zaopatrzenie reglamentowane itp. |
|
|
| 175 |
| Wczasy pracownicze | B3 | B3 | – |
|
|
|
| 176 |
| Opieka nad pracownikami | B2 | B2 | – | Opieka zdrowotna, opieka nad dziećmi, inwalidami i rencistami |
|
|
| 177 |
| Oświata i kultura pracowników | B2 | B2 | – | Zakładowe domy kultury, świetlice, biblioteki, imprezy kulturalne, obchody |
|
|
| 178 |
| Realizacja spraw socjalno- bytowych |
| B25 | – | Analizy, sprawozdania, oceny itp. |
|
| 18 |
|
| Ubezpieczenia osobowe |
|
|
|
|
|
|
| 180 |
| Przepisy ubezpieczeniowe | B5 | B5 | – | Instrukcje i wyjaśnienia Zakładu Ubezpieczeń Społecznych i Państwowego Zakładu Ubezpieczeń i innych instytucji ubezpieczeniowych |
|
|
| 181 |
| Ubezpieczenia społeczne | B5 | B5 | – |
|
|
|
| 182 |
| Legitymacje ubezpieczeniowe | B5 | B5 | – | Rejestry, skorowidze wydanych legitymacji lub duplikatów |
|
|
| 183 |
| Dowody uprawnienia do zasiłków | B5 | B5 | – | Zasiłki chorobowe, rodzinne, pogrzebowe |
|
|
| 184 |
| Emerytury i renty | B2 | B2 | – | Wnioski |
|
|
| 185 |
| Ubezpieczenia zbiorowe w instytucjach ubezpieczeniowych | B10 | B10 | – | Okres przechowywania liczy się od upływu terminu umowy ubezpieczeniowej |
| 2 |
|
|
| ŚRODKI RZECZOWE |
|
|
|
|
|
| 20 |
|
| Podstawowe zasady gospodarowania środkami trwałymi | A | B25 | Bc | Własne ustalenia |
|
| 21 |
|
| Typizacja i normalizacja |
|
|
|
|
|
|
| 210 |
| Ogólne zasady typizacji |
|
|
|
|
|
|
|
| 2100 | Metodyka i programowanie typizacji | A | B25 | Bc |
|
|
|
|
| 2101 | Typizacja obiektów i elementów | A | B25 | Bc |
|
|
|
| 211 |
| Ogólne zasady normalizacji | A | B25 | Bc | Własne ustalenia i wytyczne |
|
|
| 212 |
| Znak jakości | A | B25 | Bc |
|
|
|
| 213 |
| Zbiory norm |
|
|
|
|
|
|
|
| 2130 | Normy państwowe (PN) | B5 | B5 | – | Kategoria A – w Polskim Komitecie Normalizacyjnym |
|
|
|
| 2131 | Normy resortowe (RN) | A | B25 | – |
|
|
|
|
| 2132 | Normy branżowe (BN) | A | B25 | – |
|
|
|
|
| 2133 | Normy zakładowe (ZN) | A | B25 | – |
|
|
|
|
| 2134 | Normy innych resortów | B3 | B3 | – |
|
|
|
|
| 2135 | Normy zagraniczne | B25 | B25 | – | Dotyczące zakresu działania jednostki organizacyjnej. Inne – kategoria B5. Nie dotyczy Polskiego Komitetu Normalizacyjnego |
|
|
|
| 2136 | Normy międzynarodowe | B25 | B25 | – | Jak przy klasie 2135 |
|
|
|
| 2137 | Ewidencja norm | B5 | B5 | – |
|
|
| 22 |
|
| Inwestycje i remonty (kapitalne) |
|
|
|
|
|
|
| 220 |
| Ogólne zasady inwestycji i kapitalnych remontów | A | B25 | Bc | Wytyczne własne, analizy potrzeb |
|
|
| 221 |
| Dokumentacja prawna i techniczna obiektów własnych |
|
|
| Dla każdego obiektu prowadzi się odrębną teczkę |
|
|
|
| 2210 | Budowle typowe | BE5 | B5 | Bc | Dokumentacja projektowa biura projektów – kategoria A. Dotyczy również inwestorów zastępczych. U użytkownika okres przechowywania – cały okres eksploatacji obiektu |
|
|
|
| 2211 | Budowle nietypowe i zabytkowe | A | B25 | Bc | |
|
|
| 222 |
| Organizacja i programowanie prac projektowych | A | B25 | Bc | Własne ustalenia |
|
|
| 223 |
| Prace studialne |
|
|
|
|
|
|
|
| 2230 | Tematyka i zakresy opracowań projektów | A | B25 | Bc |
|
|
|
|
| 2231 | Ekonomika inwestycji oraz wskaźniki techniczno-ekonomiczne | A | B25 | Bc | Własne ustalenia Zewnętrzne – kategoria B5 |
|
|
|
| 2232 | Projekty zewnętrzne | BE5 | B5 | – | Projekty budowli nietypowych i zabytkowych podlegają brakowaniu po stwierdzeniu stanu ich zachowania u inwestora |
|
|
| 224 |
| Ewidencja inwestycji | A | B25 | – |
|
|
|
| 225 |
| Wykonawstwo i odbiór inwestycji | B5 | B5 | – | Umowy, harmonogramy robót, protokoły zaawansowania prac projektowych, narady autorskie itp. |
|
|
| 226 |
| Przetargi | B3 | B3 | – | Oferty i korespondencja merytoryczna |
|
| 23 |
|
| Administracja nieruchomości |
|
|
|
|
|
|
| 230 |
| Nabywanie i zbywanie nieruchomości | A | B25 | – | Dokumentacja prawna i techniczna |
|
|
| 231 |
| Przydział i najem nieruchomości | B5 | B5 | – | Okres przechowywania liczy się od daty utraty lub wygaśnięcia umowy najmu |
|
|
| 232 |
| Eksploatacja nieruchomości | B2 | B2 | – | Konserwacja, remonty bieżące, oświetlenie, ogrzewanie itp. |
|
|
| 233 |
| Najem nieruchomości i lokali innym osobom prawnym lub fizycznym | B5 | B5 | – | Umowy najmu itp. Okres przechowywania liczy się od wygaśnięcia umowy najmu |
|
|
| 234 |
| Podatki i opłaty publiczne | B10 | B10 | – | Deklaracje, wymiary podatkowe (z wyjątkiem dowodów księgowych) |
|
| 24 |
|
| Gospodarka materiałowa |
|
|
| Obejmuje zaopatrzenie w maszyny, narzędzia, materiały, opakowania i inne ruchomości |
|
|
| 240 |
| Organizacja gospodarki materiałowej | A | B25 | Bc | Przepisy i ustalenia własne |
|
|
| 241 |
| Zaopatrzenie | B5 | B5 | Bc | Zapotrzebowanie, zamówienia, rozdzielniki |
|
|
| 242 |
| Magazynowanie i użytkowanie | B5 | B5 | Bc | Gospodarka magazynowa, dostawa do miejsc pracy, eksploatacja |
|
|
| 243 |
| Gospodarka odpadami (surowcami wtórnymi) | B2 | B2 | Bc |
|
|
|
| 244 |
| Dokumentacja techniczna maszyn i urządzeń | B10 | B10 | – |
|
|
|
| 245 |
| Paszporty maszyn i urządzeń | A | B25 | – | Nie dotyczy biur konstrukcyjnych i projektowych. Okres przechowywania liczy się od zniszczenia maszyny |
|
|
| 246 |
| Konserwacja i remonty środków trwałych | B3 | B3 | Bc |
|
|
| 25 |
|
| Źródła zaopatrzenia | B2 | B2 | Bc | Dostawcy krajowi, zagraniczni, dostawy z |
|
|
|
|
|
|
|
|
| własnej produkcji. Dotyczy również zamówień publicznych |
|
| 26 |
|
| Transport i łączność |
|
|
|
|
|
|
| 260 |
| Eksploatacja własnych i obcych środków transportowych | B2 | B2 | – | Kolejowych, samochodowych, lotniczych, wodnych itp. |
|
|
| 261 |
| Eksploatacja środków łączności | B2 | B2 | – | Telefony, radiowęzły, dalekopisy, telewizja przemysłowa itp. |
|
| 27 |
|
| Gospodarka energetyczna |
|
|
|
|
|
|
| 270 |
| Ogólne zasady gospodarki energetycznej, cieplnej i paliwami | A | B25 | Bc | Przepisy własne |
|
|
| 271 |
| Limitowanie paliw i energii | B3 | B3 | – |
|
|
| 28 |
|
| Ochrona zakładu pracy (mienia) |
|
|
|
|
|
|
| 280 |
| Ochrona przeciwpożarowa, cywilna i inna | B2 | B2 | – |
|
|
|
| 281 |
| Ubezpieczenia rzeczowe | B10 | B10 | – | Od ognia, kradzieży itp. |
|
| 29 |
|
| Ochrona środowiska |
|
|
|
|
|
|
| 290 |
| Ochrona atmosfery | A | B25 | – | Przepisy własne i analizy |
|
|
| 291 |
| Gospodarka wodno-ściekowa | A | B25 | – | Jak przy klasie 290 |
| 3 |
|
|
| EKONOMIKA |
|
|
|
|
|
| 30 |
|
| Podstawowe zasady ekonomiczno-finansowe |
|
|
|
|
|
|
| 300 |
| Systemy ekonomiczno-finansowe | A | B25 | Bc |
|
|
|
| 301 |
| Systemy informacyjno– dewizowe | A | B25 | Bc |
|
|
|
| 302 |
| Systemy i metody analiz | A | B25 | Bc |
|
|
|
| 303 |
| Metody rachunku ekonomicznego | A | B25 | Bc |
|
|
|
| 304 |
| Metody analizy wartości | A | B25 | Bc |
|
|
|
| 305 |
| System ewidencji i plan kont | A | B25 | – |
|
|
| 31 |
|
| Finanse, księgowość |
|
|
|
|
|
|
| 310 |
| Obrót gotówkowy | B2 | B2 | – | Plany i raporty kasowe, grzbiety książeczek czekowych, kopie asygnat i kwitariuszy |
|
|
| 311 |
| Finansowanie i kredytowanie |
|
|
|
|
|
|
|
| 3110 | Rozliczenia z budżetem | B5 | B5 | Bc |
|
|
|
|
| 3111 | Finansowanie własnej jednostki | B5 | B5 | Bc |
|
|
|
|
| 3112 | Finansowanie jednostek podległych | B5 | B5 | Bc |
|
|
|
|
| 3113 | Zasady kredytowania, współpraca z bankiem | B5 | B5 | Bc |
|
|
|
|
| 3114 | Finansowanie inwestycji | B5 | B5 | Bc |
|
|
| 32 |
|
| Księgowość finansowa |
|
|
| Plany, sprawozdania i analizy finansowe – klasa 03 |
|
|
| 320 |
| Dowody księgowe | B5 | B5 | – |
|
|
|
| 321 |
| Dokumentacja księgowa | B5 | B5 | – | Księgi, rejestry, dzienniki, karty kontowe |
|
|
| 322 |
| Rozliczenia | B5 | B5 | – | Z dostawcami, odbiorcami, pracownikami, instytucjami ubezpieczeniowymi, podatkowymi itp. |
|
|
| 323 |
| Windykacja należności | B5 | B5 | – | Dokumenty związane z udowodnieniem zadłużeń i należności |
|
|
| 324 |
| Uzgadnianie sald | Bc | Bc | Bc | Korespondencja |
|
|
| 325 |
| Ewidencja syntetyczna lub analityczna | B5 | B5 | – | Księgi lub kartoteki finansowe |
|
| 33 |
|
| Rozliczenia płac |
|
|
|
|
|
|
| 330 |
| Dokumentacja płac | B5 | B5 | – | Materiały źródłowe do obliczania wysokości płac, premii i potrąceń z płac (podatki, składki itp.) |
|
|
| 331 |
| Deklaracje podatkowe | Bc | Bc | – |
|
|
|
| 332 |
| Listy zaliczek na płace | B3 | B3 | – |
|
|
|
| 333 |
| Listy płac | B50 | B50 | – |
|
|
|
| 334 |
| Karty zbiorcze płac | B50 | B50 | – |
|
|
|
| 335 |
| Zaświadczenia o płacach | Bc | Bc | – | Kopie zaświadczeń lub ich rejestry |
|
|
| 336 |
| Dowody księgowe | B3 | B3 | – |
|
|
|
| 337 |
| Dokumentacja księgowa | B5 | B5 | – | Jak przy klasie 321 |
|
| 34 |
|
| Księgowość materiałowo-towarowa |
|
|
|
|
|
|
| 340 |
| Dowody księgowe | B5 | B5 | – | Faktury własne i obce |
|
|
| 341 |
| Dokumentacja księgowa | B5 | B5 | – | Karty ilościowo-wartościowe, analityczne, księgi, rejestry i inne |
|
| 35 |
|
| Koszty i ceny |
|
|
|
|
|
|
| 350 |
| Kalkulacja kosztów |
|
|
|
|
|
|
|
| 3500 | Ogólne zasady | A | B25 | Bc | Własne wytyczne i ustalenia |
|
|
|
| 3501 | Kalkulacje planowe i wynikowe | A | B25 | Bc |
|
|
|
|
| 3502 | Analiza kosztów własnych | A | B25 | Bc |
|
|
|
| 351 |
| Kalkulacja cen |
|
|
|
|
|
|
|
| 3510 | Polityka cen | A | B25 | Bc | Własne ustalenia, zasady i opracowania |
|
|
|
| 3511 | Analizy cen | A | B25 | Bc |
|
|
|
|
| 3512 | Koordynacja międzyresortowa cen | BE5 | B5 | Bc |
|
|
|
| 352 |
| Ceny |
|
|
|
|
|
|
|
| 3520 | Ceny zaopatrzeniowe | A | B25 | Bc | Uchwały, zarządzenia, decyzje |
|
|
|
| 3521 | Ceny zbytu | A | B25 | Bc | Jak przy klasie 3520 |
|
|
|
| 3522 | Ceny wyrobów importowanych | A | B25 | Bc | Jak przy klasie 3520 |
|
|
|
| 3523 | Wyceny eksportu | A | B25 | Bc | Jak przy klasie 3520 |
|
|
|
| 3524 | Katalogi cen i ich aktualizacja, cenniki pomocnicze | A | B25 | Bc | Własne. Zewnętrzne –kategoria B5 |
|
|
|
| 3525 | Ustalenia narzutów | A | B25 | Bc | Podstawowych, wyrównawczych i ryzyka, stosowanie wynagrodzenia ryczałtowego oraz dodatków do cen |
|
|
| 353 |
| Zmiany cen |
|
|
|
|
|
|
|
| 3530 | Mnożniki przeliczeniowe | A | B25 | Bc | Własne ustalenia |
|
|
|
| 3531 | Zasady elastyczności cen | A | B25 | Bc | Jak przy klasie 3530 |
|
|
|
| 3532 | Skutki zmian cen | A | B25 | Bc | Własne analizy |
|
| 36 |
|
| Fundusze specjalne |
|
|
|
|
|
|
| 360 |
| Zasady gospodarowania funduszami | A | B25 | Bc | Własne ustalenia |
|
|
| 361 |
| Fundusze specjalne | B5 | B5 | Bc | Obejmuje fundusze rozwoju i rezerwy postępu technicznego, prac badawczych, zakładowy fundusz nagród, socjalny i mieszkaniowy itp. |
|
| 37 |
|
| Inwentaryzacja |
|
|
|
|
|
|
| 370 |
| Ogólne zasady | A | B25 | Bc | Własne wytyczne |
|
|
| 371 |
| Spisy i protokoły remanentowe | B5 | B5 | – |
|
|
|
| 372 |
| Zestawienie resortowe (zbiorcze) wyników powszechnej inwentaryzacji | A | B25 | – |
|
|
|
| 373 |
| Sprawozdania z przebiegu inwentaryzacji i różnice inwentaryzacyjne | B5 | B5 | – |
|
|
|
| 374 |
| Wycena i przecena | B10 | B10 | Bc |
|
Załącznik nr 3
Załącznik nr 4
Załącznik nr 5
Załącznik nr 6
