§ 1.[Uprawnienie do przeprowadzenia kontroli] 1. Kontrola, o której mowa w art. 23 ust. 4 ustawy z dnia 30 czerwca 2005 r. o kinematografii, zwana dalej „kontrolą”, jest prowadzona w siedzibie podmiotu, któremu Polski Instytut Sztuki Filmowej, zwany dalej „Instytutem”, udzielił dofinansowania. Kontroli podlega dokumentacja dofinansowanego przedsięwzięcia.

2. Do przeprowadzenia kontroli uprawnia pisemne, imienne upoważnienie określające podmiot kontrolowany, przedsięwzięcie będące przedmiotem kontroli oraz termin kontroli, wystawione przez Dyrektora Instytutu, zwanego dalej „Dyrektorem”, oraz dokument potwierdzający tożsamość pracownika Instytutu dokonującego kontroli.

3. W przypadku gdy kontrola jest przeprowadzana przez dwie lub więcej osób, które tworzą zespół kontrolujący, Dyrektor wyznacza spośród tych osób kierownika zespołu kontrolującego, który dokonuje podziału czynności między członków zespołu kontrolującego.

§ 2.[Zakres kontroli] 1. Zakres danej kontroli może obejmować całość realizowanego przedsięwzięcia, jak i jego poszczególne elementy.

2. Kontroli dokonuje się od dnia udzielenia dofinansowania do dnia, w którym upływają 72 miesiące od zakończenia przedsięwzięcia, lub, w przypadku przedsięwzięcia dofinansowanego w formie dotacji, od upływu okresu rozliczenia dotacji określonego w umowie o dofinansowanie przedsięwzięcia.

§ 3.[Informacja o zakresie i terminie kontroli] O zakresie i terminie kontroli informuje się podmiot kontrolowany.

§ 4.[Obowiązki kontrolowanego] W ramach kontroli podmiot kontrolowany:

1) zapewnia warunki i środki techniczne niezbędne do sprawnego przeprowadzenia kontroli;

2) przedstawia na żądanie kontrolującego dokumenty i inne nośniki informacji, mające znaczenie dla oceny prawidłowości wykorzystania dofinansowania przedsięwzięcia, w szczególności:

a) umowy o dzieło i rachunki do tych umów wraz z potwierdzeniami ich zapłaty,

b) faktury i potwierdzenia przelewów,

c) wykaz prac wykonanych zgodnie z harmonogramem przed rozpoczęciem kontroli wraz z wykazem rachunków i faktur oraz z wyliczeniem dotychczas wykorzystanej kwoty dotacji – w przypadku gdy produkcja filmu nie jest zakończona,

d) pisemną informację dotyczącą promocji filmu oraz informację o wpływach lub ich braku z eksploatacji filmu – w przypadku gdy produkcja filmu jest zakończona;

3) udziela ustnych lub pisemnych informacji dotyczących wykonania objętego dofinansowaniem przedsięwzięcia.

§ 5.[Protokół kontroli] 1. Wyniki przeprowadzonej kontroli osoba kontrolująca lub kierownik zespołu kontrolującego przedstawiają w protokole kontroli.

2. Protokół kontroli zawiera opis stanu faktycznego stwierdzonego w toku kontroli, w tym ustalonych nieprawidłowości, z uwzględnieniem przyczyn powstania, zakresu i skutków tych nieprawidłowości oraz osób za nie odpowiedzialnych.

3. Ponadto protokół kontroli powinien zawierać:

1) zastrzeżenie, że służy wyłącznie do użytku służbowego;

2) datę i miejsce sporządzenia;

3) nazwę podmiotu kontrolowanego w pełnym brzmieniu oraz jego adres;

4) datę rozpoczęcia i zakończenia kontroli, z wymienieniem dni przerw w kontroli;

5) imię i nazwisko osoby kontrolującej lub imiona i nazwiska członków zespołu kontrolującego, ich stanowiska służbowe oraz numery dokumentów potwierdzających ich tożsamość;

6) określenie przedmiotu kontroli i okresu objętego kontrolą;

7) wykaz załączników stanowiących część składową protokołu;

8) wzmiankę o doręczeniu protokołu kontroli podmiotowi kontrolowanemu oraz o poinformowaniu tego podmiotu o prawie zgłoszenia zastrzeżeń do treści protokołu, o którym mowa w § 6 ust. 1, oraz o prawie odmowy podpisania protokołu, o którym mowa w § 6 ust. 4;

9) parafy osoby kontrolującej lub kierownika zespołu kontrolującego na każdej stronie protokołu;

10) podpis osoby kontrolującej lub kierownika zespołu kontrolującego na ostatniej stronie protokołu.

4. Protokół sporządza się w dwóch jednobrzmiących egzemplarzach, po jednym dla podmiotu kontrolowanego oraz Dyrektora.

§ 6.[Zgłoszenie zastrzeżeń] 1. Protokół przekazuje się podmiotowi kontrolowanemu, który w terminie 7 dni od otrzymania protokołu ma prawo zgłoszenia na piśmie umotywowanych zastrzeżeń do jego treści. O prawie tym poucza się podmiot kontrolowany wraz z przekazaniem protokołu.

2. W przypadku zgłoszenia zastrzeżeń dokonuje się ich analizy. W tym celu dopuszczalne jest dokonanie dodatkowych czynności kontrolnych, w szczególności ponownego badania dokumentów lub innych nośników informacji.

3. Po dokonaniu analizy zgłoszonych zastrzeżeń dokonuje się odpowiednich zmian w protokole albo przygotowuje się pisemne wyjaśnienie przyczyn nieuwzględnienia wszystkich lub niektórych zastrzeżeń, które stanowi załącznik do protokołu.

4. W terminie 7 dni od otrzymania nowego protokołu podmiot kontrolowany podpisuje protokół lub przedstawia pisemne wyjaśnienie przyczyn odmowy podpisu, które stanowi załącznik do protokołu. Brak podpisu podmiotu kontrolowanego na protokole nie stanowi przeszkody w dokonywaniu względem tego podmiotu dalszych czynności przewidzianych w rozporządzeniu.

§ 7.[Wystąpienie pokontrolne] 1. Na podstawie protokołu kontroli Dyrektor sporządza wystąpienie pokontrolne, w którym formułuje uwagi, wnioski i zalecenia pokontrolne i które niezwłocznie przekazuje podmiotowi kontrolowanemu.

2. Podmiot kontrolowany składa wyjaśnienia odnośnie do uwag, wniosków i zaleceń pokontrolnych w terminie 7 dni od ich otrzymania.

§ 7a.[Kontrola w siedzibie instytutu] 1. Instytut może przeprowadzać kontrolę w swojej siedzibie, w szczególności w celu:

1) sporządzenia informacji dla Dyrektora o realizacji przedsięwzięcia;

2) dokonania analizy dokumentów otrzymanych z jednostek kontrolowanych i rozliczenia udzielonych dotacji lub pożyczek.

2. Do kontroli, o której mowa w ust. 1, stosuje się przepisy § 2.

3. Pracownicy właściwych działów merytorycznych Instytutu, upoważnieni imiennie do dokonania kontroli, dokonują oceny prawidłowości wykorzystania dotacji i pożyczek udzielanych przez Instytut, na podstawie dokumentacji przekazanej przez podmioty, które otrzymały dofinansowanie.

4. Dokumentacja, o której mowa w ust. 3, zawiera w szczególności:

1) rozliczenie przychodów i kosztów realizacji przedsięwzięcia, ze szczególnym uwzględnieniem kosztów sfinansowanych w całości bądź w części z dofinansowania Instytutu;

2) rozliczenie dotacji przekazanej przez Instytut i rozliczenie wynikowych kosztów przedsięwzięcia;

3) dowody poniesionych wydatków wraz z opisem uzasadniającym celowość ich poniesienia;

4) oświadczenie podmiotu kontrolowanego, że przedsięwzięcie wykonane zostało w całości i zgodnie z harmonogramem;

5) potwierdzenie sfinansowania przedsięwzięcia przez inne podmioty uczestniczące w realizacji przedsięwzięcia;

6) oświadczenie podmiotu kontrolowanego o udzieleniu bądź nieudzieleniu w ramach realizacji przedsięwzięcia zamówień publicznych na podstawie przepisów ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. – Prawo zamówień publicznych (Dz. U. z 2017 r. poz. 1579 i 2018), odpowiednio wraz z dokumentacją z przeprowadzonych postępowań o udzielenie tych zamówień;

7) rozliczenie wkładu rzeczowego wniesionego przez podmiot kontrolowany lub inny podmiot uczestniczący w realizacji przedsięwzięcia wraz z uzasadnieniem jego użycia w przedsięwzięciu – w przypadku wniesienia wkładu rzeczowego;

8) umowy o przeniesieniu autorskich praw majątkowych od twórców, kompozytora i realizatorów filmowych oraz praw do artystycznych wykonań od artystów wykonawców oraz pisemne zobowiązanie podmiotu kontrolowanego do informowania Instytutu o wszystkich wpływach lub o ich braku z eksploatacji filmów – w przypadku produkcji filmu.

5. Dokumentację po jej zatwierdzeniu pod względem merytorycznym przekazuje się do działu finansowo-księgowego. Pracownicy upoważnieni imiennie do dokonania kontroli sprawdzają dokumentację pod względem formalno-rachunkowym.

6. Po ostatecznym zatwierdzeniu dokumentacji pod względem merytorycznym i formalno-rachunkowym Dyrektor pisemnie informuje podmiot kontrolowany o rozliczeniu udzielonych dotacji lub pożyczek.

7. W przypadku ujawnienia w toku kontroli, o której mowa w ust. 1, okoliczności wskazujących na nieprawidłowości przy wykorzystaniu udzielonych dofinansowań w formie dotacji lub pożyczki, sporządza się pisemne wystąpienie do podmiotu kontrolowanego zawierające opis ustalonego stanu faktycznego i jego ocenę, a w razie potrzeby zalecenia lub wnioski dotyczące usunięcia nieprawidłowości oraz termin ich usunięcia. Termin wyznacza się, uwzględniając charakter zaleceń lub wniosków.

8. Podmiot kontrolowany w terminie 7 dni roboczych od dnia otrzymania wystąpienia ma prawo przedstawić do niego stanowisko. Przedstawienie przez podmiot kontrolowany stanowiska nie wstrzymuje realizacji ustaleń kontroli.

§ 8.[Wejście w życie] Rozporządzenie wchodzi w życie po upływie 14 dni od dnia ogłoszenia.