§ 1. [Zakres regulacji] Rozporządzenie określa:

1) tryb wydawania dokumentów, które uniemożliwiają ustalenie danych identyfikujących osoby posługujące się tymi dokumentami, zwanych dalej „dokumentami";

2) sposób posługiwania się dokumentami przez funkcjonariuszy Inspektoratu Wewnętrznego Służby Więziennej, zwanego dalej „IWSW", oraz przez osoby niebędące funkcjonariuszami udzielające pomocy IWSW, a także sposób przechowywania i ewidencji dokumentów;

3) czas, na jaki są wydawane dokumenty;

4) czynności zapewniające ochronę dokumentów;

5) sposób postępowania z dokumentami zwróconymi.

§ 2. [Wniosek o wydanie dokumentu] 1. Wniosek o wydanie dokumentu jest składany do Szefa IWSW.

2. Wniosek składa kierownik komórki organizacyjnej IWSW właściwej do posługiwania się dokumentem, zwany dalej „wnioskodawcą".

3. Pisemny wniosek o wydanie dokumentu zawiera:

1) nazwę komórki organizacyjnej IWSW, w której dokument będzie wykorzystywany;

2) uzasadnienie potrzeby posiadania dokumentu przy wykonywaniu czynności operacyjno-rozpoznawczych lub udzielaniu pomocy oraz określenie okoliczności, w jakich będzie wykorzystywany;

3) rzeczywiste i fikcyjne dane osobowe użytkownika w zakresie niezbędnym do opracowania danego rodzaju dokumentu, obejmujące w szczególności:

a) imię i nazwisko,

b) datę i miejsce urodzenia,

c) miejsce zamieszkania i zameldowania;

4) inne informacje konieczne do opracowania treści dokumentu;

5) potwierdzenie posiadania uprawnień lub kwalifikacji - w przypadku występowania o wydanie dokumentu, o którym mowa w art. 23w ust. 5 ustawy z dnia 9 kwietnia 2010 r. o Służbie Więziennej;

6) potwierdzenie wykonania badań technicznych środka transportu - w przypadku występowania o wydanie dokumentu rejestracyjnego;

7) aktualny wzór dokumentu;

8) kryptonim i numer rejestracyjny teczki obiektu - w przypadku występowania o wydanie dokumentów dotyczących obiektu.

§ 3.[Okoliczności posługiwania się dokumentem] Dokumentem można posługiwać się wyłącznie w okolicznościach określonych we wniosku, o którym mowa w § 2.

§ 4. [Dokumenty omówione w art. 23w ust. 7 ustawy o Służbie Więziennej] 1. Dokumenty wydaje się funkcjonariuszowi lub osobie udzielającej pomocy IWSW na okres niezbędny do wykonania zadania służbowego.

2. Dokumenty, o których mowa w art. 23w ust. 7 ustawy z dnia 9 kwietnia 2010 r. o Służbie Więziennej, podlegają:

1) aktualizacji i zwrotowi do wnioskodawcy - czynności te dotyczą dokumentów, które utraciły ważność, a istnieje potrzeba dalszego ich wykorzystywania;

2) przechowywaniu w odrębnych zbiorach, okresowo weryfikowanych pod względem ewentualnej przydatności dokumentów w przyszłości - czynność ta dotyczy dokumentów nieprzydatnych w danej sprawie;

3) komisyjnemu, protokolarnemu zniszczeniu - czynność ta dotyczy dokumentów, które trwale utraciły swoją przydatność.

3. Przepisów ust. 1 i 2 nie stosuje się do dokumentów wydanych innym podmiotom do celów legalizacji działań operacyjnych IWSW.

§ 5.[Zbiory dokumentacji] Dokumentację dotyczącą wykonywania, wydawania, przedłużania ważności, zwrotu oraz wykorzystywania dokumentów prowadzą w postaci wyodrębnionych zbiorów funkcjonariusze wyznaczeni przez wnioskodawców.

§ 6. [Ewidencja dokumentów] 1. Ewidencję dokumentów prowadzą Szef IWSW lub osoba przez niego upoważniona - w odniesieniu do dokumentów wydanych w trybie określonym w § 2 oraz komórka organizacyjna wnioskodawcy - w odniesieniu do wszystkich dokumentów posiadanych przez tę komórkę organizacyjną.

2. Ewidencja jest prowadzona w postaci kartoteki albo w postaci elektronicznej i zawiera informacje o:

1) nazwie i cechach identyfikacyjnych dokumentu;

2) rzeczywistych i fikcyjnych danych osobowych użytkownika w zakresie niezbędnym do opracowania danego rodzaju dokumentu, obejmujących w szczególności:

a) imię i nazwisko,

b) datę i miejsce urodzenia,

c) miejsce zamieszkania i zameldowania;

3) nazwie komórki organizacyjnej, w której jest wykorzystywany dokument;

4) dacie i numerze rejestracyjnym wniosku o wydanie dokumentu oraz korespondencji związanej z przekazaniem, przedłużeniem ważności oraz zwrotem dokumentu;

5) danych identyfikujących środek transportu - w przypadku dokumentu rejestracyjnego;

6) skreśleniu dokumentu z ewidencji w przypadku jego utraty lub zniszczenia.

§ 7. [Przechowywanie użytkowanych dokumentów] 1. Użytkowane dokumenty przechowują funkcjonariusze IWSW wyznaczeni przez wnioskodawców.

2. Przepisu ust. 1 nie stosuje się, jeżeli zachodzi potrzeba stałego posiadania dokumentu przez użytkownika.

3. Wydanie dokumentu użytkownikowi i zwrot dokumentu przez użytkownika odbywają się za pokwitowaniem.

4. Funkcjonariusze IWSW, o których mowa w ust. 1, prowadzą ewidencję wykorzystywania dokumentów, zawierającą w szczególności następujące informacje:

1) dane osobowe użytkownika pobierającego dokument;

2) datę pobrania i zwrotu dokumentu;

3) oznaczenie sprawy, w związku z którą pobrano dokument;

4) pokwitowanie pobrania i zwrotu dokumentu.

§ 8.[Utrata lub całkowite zniszczenie dokumentu] W przypadku utraty lub całkowitego zniszczenia dokumentu wnioskodawca przeprowadza czynności wyjaśniające w celu określenia przyczyn i skutków utraty lub zniszczenia dokumentu oraz występuje do Szefa IWSW z wnioskiem o skreślenie tego dokumentu z ewidencji. We wniosku umieszcza się informację o wynikach czynności wyjaśniających.

§ 9.[Sposób prowadzenia dokumentacji] Dokumentację dotyczącą wykonywania, wydawania, przedłużania ważności, zwrotu, wykorzystywania dokumentów oraz ewidencję dokumentów, w tym ewidencję wykorzystywania dokumentów prowadzi się w sposób zapewniający zachowanie w tajemnicy informacji zawartych w tych dokumentach oraz uniemożliwiający dostęp do nich osób nieuprawnionych.

§ 10.[Wejście w życie] Rozporządzenie wchodzi w życie z dniem 14 grudnia 2022 r.