§ 3. [Dokumentacja czynności] 1. Dokumentację czynności stanowią:

1) wniosek funkcjonariusza IWSW lub uprawnionego kierownika komórki organizacyjnej o zarządzenie czynności, kierowany do Szefa IWSW;

2) zarządzenie czynności wydane przez Szefa IWSW;

3) zawiadomienie Pierwszego Zastępcy Prokuratora Generalnego Prokuratora Krajowego [1] o zarządzeniu czynności;

4) zawiadomienia organów i instytucji publicznych oraz przedsiębiorców, którzy dokonują przewozu przesyłek zawierających przedmioty przestępstwa, o potrzebie wykonania obowiązku, o którym mowa w art. 23r ust. 4 ustawy z dnia 9 kwietnia 2010 r. o Służbie Więziennej;

5) zarządzenie Pierwszego Zastępcy Prokuratora Generalnego Prokuratora Krajowego [2] o nakazaniu zaniechania czynności;

6) informacje Szefa IWSW o wynikach czynności, kierowane do Pierwszego Zastępcy Prokuratora Generalnego Prokuratora Krajowego [3] ;

7) opis wyników sprawdzenia i oceny zawartości przesyłek i innych rzeczy;

8) wniosek o wyrażenie zgody na zaprzestanie czynności z powodu trwałego braku możliwości ich wykonywania;

9) notatka służbowa o przebiegu czynności, sporządzona przez funkcjonariusza IWSW prowadzącego sprawę, w ramach której zarządzono czynności.

2. Wzory dokumentów, o których mowa w ust. 1 pkt 1 i 2, są określone w załączniku nr 1 do rozporządzenia.

3. Wzór zawiadomienia Pierwszego Zastępcy Prokuratora Generalnego Prokuratora Krajowego [4] o zarządzeniu czynności jest określony w załączniku nr 2 do rozporządzenia.

4. Wzór zawiadomienia organów i instytucji publicznych oraz przedsiębiorców, którzy dokonują przewozu przesyłek zawierających przedmioty przestępstwa, o potrzebie wykonania obowiązku, o którym mowa w art. 23r ust. 4 ustawy z dnia 9 kwietnia 2010 r. o Służbie Więziennej, jest określony w załączniku nr 3 do rozporządzenia.

5. Wzór wniosku o wyrażenie zgody na zaprzestanie czynności z powodu trwałego braku możliwości ich wykonywania jest określony w załączniku nr 4 do rozporządzenia.

6. Notatka służbowa, o której mowa w ust. 1 pkt 9, zawiera:

1) numer sprawy i kryptonim, jeżeli został nadany;

2) określenie rodzaju czynności oraz czasu, miejsca i sposobu ich przeprowadzenia;

3) wskazanie osób, których dotyczyły czynności;

4) opis wyników czynności.

7. Dokumenty, o których mowa w ust. 1 pkt 1-3 oraz pkt 5 i 6, sporządza się w dwóch egzemplarzach, a dokumenty, o których mowa w ust. 1 pkt 4 i 7-9, sporządza się w jednym egzemplarzu.

8. Dokumentację czynności stanowią również materiały uzyskane podczas ich stosowania, w szczególności nośniki zawierające zapisy z rejestracji obrazu lub dźwięku, w tym przemieszczania się osób lub przemieszczania przedmiotów, oraz kopie wykonane z tych nośników, a także dokumenty sporządzone na podstawie informacji utrwalonych na nośnikach.

§ 5. [Rejestr czynności] 1. W rejestrze czynności prowadzonym przez Szefa IWSW gromadzi się w szczególności następujące dane:

1) oznaczenie wnioskującej komórki organizacyjnej IWSW;

2) numer i kryptonim sprawy, jeżeli został nadany;

3) oznaczenie przepisu kryminalizującego czyn będący przedmiotem prowadzonego postępowania;

4) okres, na jaki zarządzono czynności;

5) data zakończenia czynności;

6) sposób wykorzystania materiałów w postępowaniu karnym i dane identyfikujące to postępowanie;

7) numer i data wystawienia zawiadomień podmiotów dokonujących przewozu przesyłek.

2. W rejestrze czynności prowadzonym przez Pierwszego Zastępcę Prokuratora Generalnego Prokuratora Krajowego [5] gromadzi się w szczególności następujące dane:

1) data rozpoczęcia czynności;

2) komórka organizacyjna IWSW przeprowadzająca czynności;

3) okres, na jaki zarządzono czynności;

4) data zakończenia czynności;

5) sposób wykorzystania materiałów z czynności w postępowaniu karnym.

§ 6.[Przekazywanie materiałów uzyskanych podczas stosowania czynności] Materiały uzyskane podczas stosowania czynności przekazują Pierwszemu Zastępcy Prokuratora Generalnego Prokuratorowi Krajowemu [6] za pokwitowaniem funkcjonariusze IWSW imiennie upoważnieni do tego przez kierownika komórki IWSW realizującej czynności.

§ 7.[Kopie dokumentów] Kopie dokumentów, o których mowa w § 3 ust. 1 pkt 2 i 5, Szef IWSW przekazuje funkcjonariuszowi IWSW niezwłocznie po zarządzeniu czynności lub uzyskaniu od Pierwszego Zastępcy Prokuratora Generalnego Prokuratora Krajowego [7] informacji o zarządzeniu nakazania zaniechania czynności.

§ 8. [Sposoby prowadzenia rejestrów] 1. Rejestry, o których mowa w art. 23r ust. 5 ustawy z dnia 9 kwietnia 2010 r. o Służbie Więziennej, mogą być prowadzone w postaci papierowej albo w systemie informatycznym.

2. Wzór rejestru czynności prowadzonego w postaci papierowej przez Szefa IWSW jest określony w załączniku nr 5 do rozporządzenia.

3. Wzór rejestru czynności prowadzonego w postaci papierowej przez Pierwszego Zastępcę Prokuratora Generalnego Prokuratora Krajowego [8] jest określony w załączniku nr 6 do rozporządzenia.