§ 1. [Archiwizowanie danych osobowych i informacji] 1. Archiwizowania danych osobowych i informacji zarejestrowanych w bazie danych systemu komunikacyjno-monitorującego używanego do wykonywania kar, środków karnych i środków zabezpieczających w systemie dozoru elektronicznego dokonuje się przez zapisanie ich na nośniku umożliwiającym odtworzenie tych zapisów, zwanym dalej „nośnikiem", w sposób zapewniający sprawdzenie ich integralności, która gwarantuje niezmienność zapisu od chwili jego utworzenia oraz możliwość odczytania wszystkich zarejestrowanych danych zawartych w zapisie aż do zakończenia okresu ich archiwizowania.

2. Archiwizowania danych osobowych i informacji dokonuje przedstawiciel podmiotu dozorującego.

3. Przedstawiciel podmiotu dozorującego dokonujący archiwizowania zarejestrowanych danych osobowych oraz informacji zapisuje i oznacza na sporządzanym nośniku:

1) sygnaturę akt sprawy, w której dozór elektroniczny był wykonywany;

2) swoje imię i nazwisko albo imię i nazwisko osoby nadzorującej te czynności, zatrudnionej w podmiocie dozorującym;

3) czas rozpoczęcia i zakończenia archiwizowania.

§ 2. [Wymogi dotyczące nośnika] Nośnik powinien:

1) zapewniać właściwą jakość zapisu zarejestrowanych danych osobowych i informacji;

2) być przystosowany do przenoszenia między urządzeniami odczytującymi;

3) być dostosowany do przechowywania w temperaturze 18-22°C, przy wilgotności względnej 40-50%;

4) zapewniać możliwość wiernego odczytywania zarejestrowanych danych osobowych i informacji w urządzeniach produkowanych przez różnych producentów, które są przeznaczone do tego rodzaju nośników.

§ 3. [Protokół z czynności archiwizowania] 1. Z czynności archiwizowania zarejestrowanych danych osobowych i informacji przedstawiciel podmiotu dozorującego sporządza protokół, w którym zamieszcza:

1) datę i miejsce sporządzenia protokołu oraz sygnaturę akt sprawy, w której dozór elektroniczny był wykonywany;

2) swoje imię i nazwisko;

3) nazwę podmiotu dozorującego;

4) dane identyfikujące urządzenia monitorujące skazanego oraz informacje o ewentualnej wymianie tych urządzeń;

5) czas rozpoczęcia i zakończenia zapisu;

6) numer identyfikacyjny nadany nośnikowi z danymi archiwalnymi;

7) w miarę potrzeby - inne dane dotyczące dokonywanej czynności.

2. W razie awarii urządzeń użytych do archiwizacji danych lub wystąpienia błędów w zapisie tych danych uszkodzony lub nieprawidłowo sporządzony nośnik należy zniszczyć i odnotować ten fakt w protokole, o którym mowa w ust. 1.

§ 4. [Opakowywanie nośnika wraz z protokołem oraz dokumentacją] 1. Po zakończeniu czynności archiwizowania zarejestrowanych danych osobowych i informacji przedstawiciel podmiotu dozorującego opakowuje nośnik wraz z protokołem, o którym mowa w § 3 ust. 1, oraz całą dokumentacją przekazaną w sprawie w sposób uniemożliwiający osobom nieuprawnionym zapoznanie się z zawartością opakowania i oznacza opakowanie sygnaturą akt sprawy, w której dozór elektronicznych był wykonywany.

2. Dane i informacje, określone w ust. 1, przechowuje się przez okres 2 lat od chwili ich uzyskania w warunkach, w których jest zapewniona ochrona przed ich utratą, zniszczeniem lub uszkodzeniem, a zwłaszcza ochrona przed szkodliwym działaniem środków chemicznych, czynników mechanicznych, temperatury, promieniowania i pola elektromagnetycznego.

§ 5. [Przesłanie nośnika oraz dokumentacji] 1. Po upływie okresu, o którym mowa w § 4 ust. 2, nośnik oraz całą dokumentację, o której mowa w § 4 ust. 1, podmiot dozorujący przesyła do sądu, który wydał orzeczenie o wykonaniu kary, środka karnego lub środka zabezpieczającego w systemie dozoru elektronicznego, a w sprawie, w której zezwolenia na odbycie kary pozbawienia wolności w systemie dozoru elektronicznego udzieliła komisja penitencjarna - do sądu penitencjarnego właściwego do wykonania tej decyzji.

2. Osoba upoważniona przez prezesa sądu dokonuje sprawdzenia nośnika przez próbę odtworzenia zapisanych na nim danych w ciągu 60 dni od daty jego otrzymania.

3. W przypadku stwierdzenia, że zapis danych na nośniku jest prawidłowy, nośnik ten dołącza się do akt sprawy, w której dozór elektroniczny był orzeczony, a w sprawie, w której zezwolenia na odbycie kary pozbawienia wolności w systemie dozoru elektronicznego udzieliła komisja penitencjarna - do akt sprawy, w której dozór elektroniczny był wykonywany. Do akt sprawy można dołączyć wydrukowane wszystkie informacje zapisane na nośniku.

4. W przypadku stwierdzenia uszkodzenia nośnika lub braku możliwości odtworzenia danych upoważniony sędzia zarządza przesłanie przez podmiot dozorujący nowego nośnika wraz z kopią zarchiwizowanych danych, zwracając uszkodzony nośnik. Uszkodzony nośnik po otrzymaniu przez podmiot dozorujący podlega niezwłocznemu fizycznemu zniszczeniu.

5. Nośnik z kopią zapisu zarchiwizowanych danych podmiot dozorujący przekazuje do sądu bez zbędnej zwłoki.

§ 6. [Usuwanie danych zarejestrowanych w systemie komunikacyjno-monitorującym, dotyczących osób, które nie rozpoczęły odbywania kary, środka karnego lub środka zabezpieczającego] 1. Dane zarejestrowane w systemie komunikacyjno-monitorującym dotyczące osób, które nie rozpoczęły odbywania kary, środka karnego lub środka zabezpieczającego w systemie dozoru elektronicznego i wobec których ustały przesłanki do rozpoczęcia odbywania kary, środka karnego lub środka zabezpieczającego w systemie dozoru elektronicznego, są usuwane przez sąd lub na polecenie upoważnionego sędziego przez centralę monitorowania.

2. Przed dokonaniem czynności, o której mowa w ust. 1, sąd dołącza do akt sprawy wszelkie niezbędne informacje zarejestrowane w systemie komunikacyjno-monitorującym dotyczące orzeczenia o wykonywaniu kary, środka karnego lub zabezpieczającego w systemie dozoru elektronicznego.

§ 7. [Usuwanie danych przechowywanych w bazie danych systemu komunikacyjno-monitorującego używanego do wykonywania kary pozbawienia wolności] 1. Po upływie okresu, o którym mowa w § 5 ust. 2, zarchiwizowane dane osobowe oraz wszystkie informacje przechowywane w bazie danych systemu komunikacyjno-monitorującego używanego do wykonywania kary pozbawienia wolności w systemie dozoru elektronicznego są usuwane. Usunięcia zapisów z bazy danych dokonuje przedstawiciel podmiotu dozorującego w obecności przedstawiciela Ministra Sprawiedliwości.

2. Usunięcie danych osobowych i informacji polega na usunięciu ich zapisu z bazy danych systemu komunikacyjno-monitorującego w sposób trwale uniemożliwiający ich odtworzenie.

3. Z czynności usunięcia danych osobowych i informacji sporządza się protokół, w którym zamieszcza się:

1) datę i miejsce sporządzenia protokołu oraz sygnaturę akt sprawy, w której dozór elektroniczny był wykonywany;

2) datę i formę przeprowadzenia czynności usunięcia danych osobowych i informacji;

3) imię, nazwisko, stanowisko oraz czytelny podpis każdej osoby uczestniczącej w czynności usuwania;

4) numer identyfikacyjny nośnika.

4. Protokół, o którym mowa w ust. 3, przesyła się do sądu, który wydał orzeczenie o wykonaniu kary, środka karnego lub środka zabezpieczającego w systemie dozoru elektronicznego, a w sprawie, w której zezwolenia na odbycie kary pozbawienia wolności w systemie dozoru elektronicznego udzieliła komisja penitencjarna - do sądu penitencjarnego właściwego do wykonania tej decyzji.

§ 8.[Przepisy uchylone] Traci moc rozporządzenie Ministra Sprawiedliwości z dnia 28 maja 2015 r. w sprawie sposobu archiwizowania oraz sposobu i trybu usuwania danych osobowych i informacji zarejestrowanych w związku z wykonywaniem dozoru elektronicznego (Dz. U. poz. 800).

§ 9.[Wejście w życie] Rozporządzenie wchodzi w życie z dniem 1 stycznia 2023 r.