§ 1.[Zakres regulacji] Rozporządzenie określa tryb i sposób składania i załatwiania wniosku o udzielenie informacji lub udostępnienie danych osobowych o osobie obecnie lub uprzednio pozbawionej wolności, a także prowadzenie ewidencji i dokumentowanie czynności w sprawie oraz wzór wniosku.

§ 2. [Podmioty przyjmujące wnioski] Wnioski, o których mowa w art. 24a ust. 1-3 ustawy z dnia 9 kwietnia 2010 r. o Służbie Więziennej, zwane dalej „wnioskami", składa się do:

1) dyrektora zakładu karnego lub aresztu śledczego, w którym osoba, której dotyczy wniosek, obecnie przebywa, a w przypadku osoby uprzednio pozbawionej wolności - do dyrektora zakładu karnego lub aresztu śledczego, z którego osoba, której dotyczy wniosek, została ostatnio zwolniona lub w którym nastąpił zgon tej osoby;

2) Dyrektora Generalnego Służby Więziennej, zwanego dalej „Dyrektorem Generalnym", w przypadku gdy:

a) wnioskodawca nie posiada informacji, w którym zakładzie karnym lub areszcie śledczym przebywa osoba, której dotyczy wniosek, lub z którego zakładu karnego lub aresztu śledczego ta osoba została ostatnio zwolniona lub, w którym nastąpił zgon tej osoby,

b) został zlikwidowany zakład karny lub areszt śledczy, z którego osoba, której dotyczy wniosek, została ostatnio zwolniona lub w którym nastąpił zgon tej osoby.

§ 3. [Forma składania wniosku] Wnioskodawca składa wniosek:

1) w postaci papierowej, za pośrednictwem operatora pocztowego w rozumieniu ustawy z dnia 23 listopada 2012 r. - Prawo pocztowe (Dz. U. z 2022 r. poz. 896, 1933 i 2042) albo bezpośrednio w siedzibie dyrektora właściwego zakładu karnego lub aresztu śledczego lub Dyrektora Generalnego;

2) w postaci elektronicznej, za pośrednictwem poczty elektronicznej lub elektronicznej skrzynki podawczej, jako dokument elektroniczny opatrzony kwalifikowanym podpisem elektronicznym, podpisem osobistym albo podpisem zaufanym.

§ 4.[Wzór wniosku o udzielenie informacji lub udostępnienie danych osobowych o osobie obecnie lub uprzednio pozbawionej wolności w zakładzie karnym lub areszcie] Wzór wniosku o udzielenie informacji lub udostępnienie danych osobowych o osobie obecnie lub uprzednio pozbawionej wolności w zakładzie karnym lub areszcie śledczym jest określony w załączniku do rozporządzenia.

§ 5.[Przekazanie wniosku do Dyrektora Generalnego] Wniosek złożony niezgodnie z § 2 pkt 1 do dyrektora zakładu karnego lub aresztu śledczego przekazuje się do Dyrektora Generalnego, bez powiadomienia wnioskodawcy.

§ 6. [Postać papierowa wniosku] 1. Wniosek złożony w postaci papierowej załatwia się przez uczynienie odpowiedniej adnotacji urzędowej na przesłanym wniosku i odesłanie go do wnioskodawcy, po utrwaleniu w postaci elektronicznej.

2. Wniosek złożony w postaci elektronicznej załatwia się elektronicznie, chyba że wnioskodawca wniósł o załatwienie w postaci papierowej. Jeżeli brak jest możliwości załatwienia wniosku elektronicznie, należy uczynić odpowiednią adnotację urzędową na wniosku i załatwić wniosek w postaci papierowej.

3. W przypadku gdy zakres żądanych informacji lub danych osobowych wykracza poza przewidziane wzorem wniosku sposoby jego załatwienia, odpowiedzi udziela się odrębnym pismem. Przepisy ust. 1 i 2 stosuje się.

4. Wniosek uniemożliwiający identyfikację wnioskodawcy lub jego adresu do doręczeń pozostawia się bez rozpoznania.

§ 7. [Rejestracja wniosku w urządzeniach kancelaryjnych jednostki organizacyjnej Służby Więziennej] 1. Po wpłynięciu wniosku podlega on rejestracji w urządzeniach kancelaryjnych jednostki organizacyjnej Służby Więziennej.

2. Ewidencję wniosków wpływających do jednostki organizacyjnej Służby Więziennej prowadzi wyznaczony funkcjonariusz lub pracownik tej jednostki organizacyjnej albo określona komórka organizacyjna. Ewidencję wniosków i dokumentowanie czynności w sprawie prowadzi się w formie elektronicznej.

3. Dokumentacja w sprawie wniosku jest przechowywana w postaci elektronicznej do końca roku kalendarzowego, który następuje bezpośrednio po roku, w którym wniosek został załatwiony. Po upływie wskazanego okresu dokumentacja podlega usunięciu.

§ 8.[Wejście w życie] Rozporządzenie wchodzi w życie po upływie 14 dni od dnia ogłoszenia.¹⁾