§ 1. 1. Archiwizowania danych osobowych i informacji zarejestrowanych w bazie danych systemu komunikacyjno-monitorującego używanego do wykonywania kar, środków karnych i środków zabezpieczających w systemie dozoru elektronicznego oraz elektronicznej kontroli miejsca pobytu w związku z przerwą w wykonaniu kary pozbawienia wolności dokonuje się przez zapisanie ich na nośniku umożliwiającym odtworzenie tych zapisów, zwanym dalej „nośnikiem”, w sposób zapewniający sprawdzenie ich integralności, która gwarantuje niezmienność zapisu od chwili jego utworzenia oraz możliwość odczytania wszystkich zarejestrowanych danych zawartych w zapisie aż do zakończenia okresu ich archiwizowania.

2. Archiwizowania danych osobowych i informacji dokonuje przedstawiciel podmiotu dozorującego.

3. Przedstawiciel podmiotu dozorującego dokonujący archiwizowania zarejestrowanych danych osobowych oraz informacji zapisuje i oznacza na sporządzanym nośniku:

1) sygnaturę akt sprawy, w której dozór elektroniczny był wykonywany;

2) swoje imię i nazwisko albo imię i nazwisko osoby nadzorującej te czynności, zatrudnionej w podmiocie dozorującym;

3) czas rozpoczęcia i zakończenia archiwizowania.

§ 2. Nośnik spełnia następujące wymogi:

1) zapewnia właściwą jakość zapisu zarejestrowanych danych osobowych i informacji;

2) jest przystosowany do przenoszenia między urządzeniami odczytującymi;

3) jest dostosowany do przechowywania w temperaturze 18-22 °C przy wilgotności względnej 40-50 %;

4) zapewnia możliwość wiernego odczytywania zarejestrowanych danych osobowych i informacji w urządzeniach wytwarzanych przez różnych producentów, przeznaczonych do tej samej kategorii nośników.

§ 3. 1. Z czynności archiwizowania zarejestrowanych danych osobowych i informacji przedstawiciel podmiotu dozorującego sporządza protokół, w którym zamieszcza:

1) datę i miejsce sporządzenia protokołu oraz sygnaturę akt sprawy, w której dozór elektroniczny był wykonywany;

2) swoje imię i nazwisko;

3) nazwę podmiotu dozorującego;

4) dane identyfikujące urządzenia monitorującego skazanego oraz informacje o ewentualnej wymianie tych urządzeń;

5) czas rozpoczęcia i zakończenia zapisu;

6) numer identyfikacyjny nadany nośnikowi z danymi archiwalnymi;

7) w miarę potrzeby - inne dane dotyczące dokonywanej czynności.

2. W razie awarii urządzeń użytych do archiwizacji danych lub wystąpienia błędów w zapisie tych danych uszkodzony lub nieprawidłowo sporządzony nośnik niszczy się w sposób trwały, uniemożliwiający odczyt danych, i odnotowuje ten fakt w protokole.

§ 4. 1. Po zakończeniu czynności archiwizowania zarejestrowanych danych osobowych i informacji przedstawiciel podmiotu dozorującego opakowuje nośnik wraz z protokołem, o którym mowa w § 3 ust. 1, oraz całą dokumentacją przekazaną w sprawie, uniemożliwiając osobom nieuprawnionym zapoznanie się z zawartością opakowania, i oznacza opakowanie sygnaturą akt sprawy, w której dozór elektroniczny był wykonywany.

2. Dane i informacje określone w ust. 1 przechowuje się od dnia ich uzyskania, zapewniając ochronę przed ich utratą, zniszczeniem lub uszkodzeniem, a zwłaszcza ochronę przed szkodliwym działaniem środków chemicznych, czynników mechanicznych, temperatury, promieniowania i pola magnetycznego.

§ 5. 1. Po upływie okresu, o którym mowa w art. 43x § 2 ustawy z dnia 6 czerwca 1997 r. - Kodeks karny wykonawczy, nośnik oraz całą dokumentację, o której mowa w § 4 ust. 1, podmiot dozorujący przesyła do sądu, który wydał orzeczenie o wykonaniu kary, środka karnego lub środka zabezpieczającego w systemie dozoru elektronicznego, elektronicznej kontroli miejsca pobytu w związku z przerwą w wykonaniu kary pozbawienia wolności, a w sprawie, w której zezwolenia na odbycie kary pozbawienia wolności w systemie dozoru elektronicznego udzieliła komisja penitencjarna - do sądu penitencjarnego właściwego do wykonania tej decyzji.

2. Osoba upoważniona przez prezesa sądu dokonuje sprawdzenia nośnika przez próbę odtworzenia zapisanych na nim danych w ciągu 60 dni od dnia jego otrzymania.

3. W przypadku stwierdzenia, że zapis danych na nośniku jest prawidłowy, nośnik ten dołącza się do akt sprawy, w której dozór elektroniczny był orzeczony, a w sprawie, w której zezwolenia na odbycie kary pozbawienia wolności w systemie dozoru elektronicznego udzieliła komisja penitencjarna - do akt sprawy, w której dozór elektroniczny był wykonywany. Do akt sprawy można dołączyć wydrukowane wszystkie informacje zapisane na nośniku.

4. W przypadku stwierdzenia uszkodzenia nośnika lub braku możliwości odtworzenia danych upoważniony sędzia zarządza przesłanie przez podmiot dozorujący nowego nośnika wraz z kopią zarchiwizowanych danych i zwraca uszkodzony nośnik. Uszkodzony nośnik po otrzymaniu przez podmiot dozorujący niezwłocznie niszczy się, uniemożliwiając odczyt danych.

5. Nośnik z kopią zapisu zarchiwizowanych danych podmiot dozorujący przekazuje do sądu bez zbędnej zwłoki.

§ 6. 1. Dane zarejestrowane w systemie komunikacyjno-monitorującym dotyczące osób, które nie rozpoczęły odbywania kary, środka karnego lub środka zabezpieczającego w systemie dozoru elektronicznego, elektronicznej kontroli miejsca pobytu w związku z przerwą w wykonaniu kary pozbawienia wolności i wobec których ustały przesłanki do rozpoczęcia odbywania kary, środka karnego lub środka zabezpieczającego w systemie dozoru elektronicznego, elektronicznej kontroli miejsca pobytu w związku z przerwą w wykonaniu kary pozbawienia wolności, są usuwane przez sąd lub na polecenie upoważnionego sędziego przez centralę monitorowania.

2. Przed dokonaniem czynności, o której mowa w ust. 1, sąd dołącza do akt sprawy wszelkie niezbędne informacje zarejestrowane w systemie komunikacyjno-monitorującym dotyczące orzeczenia o wykonywaniu kary, środka karnego lub zabezpieczającego w systemie dozoru elektronicznego, elektronicznej kontroli miejsca pobytu w związku z przerwą w wykonaniu kary pozbawienia wolności.

§ 7. 1. Po upływie okresu, o którym mowa w § 5 ust. 2, zarchiwizowane dane osobowe oraz wszystkie informacje przechowywane w bazie danych systemu komunikacyjno-monitorującego dotyczące archiwizowanego orzeczenia są usuwane. Usunięcia zapisów z bazy danych dokonuje przedstawiciel podmiotu dozorującego w obecności przedstawiciela Ministra Sprawiedliwości.

2. Usunięcie danych osobowych i informacji polega na usunięciu ich zapisu z bazy danych systemu komunikacyjno-monitorującego, trwale uniemożliwiając ich odtworzenie.

3. Z czynności usunięcia danych osobowych i informacji sporządza się protokół, w którym zamieszcza się:

1) datę i miejsce sporządzenia protokołu oraz sygnaturę akt sprawy, w której dozór elektroniczny był wykonywany;

2) datę i formę przeprowadzenia czynności usunięcia danych osobowych i informacji;

3) imię, nazwisko, stanowisko oraz czytelny podpis każdej osoby uczestniczącej w czynności usuwania;

4) numer identyfikacyjny nośnika.

4. Protokół przesyła się do sądu, który wydał orzeczenie o wykonaniu kary, środka karnego lub środka zabezpieczającego w systemie dozoru elektronicznego, elektronicznej kontroli miejsca pobytu w związku z przerwą w wykonaniu kary pozbawienia wolności, a w sprawie, w której zezwolenia na odbycie kary pozbawienia wolności w systemie dozoru elektronicznego udzieliła komisja penitencjarna - do sądu penitencjarnego właściwego do wykonania tej decyzji.

§ 8. Traci moc rozporządzenie Ministra Sprawiedliwości z dnia 8 grudnia 2022 r. w sprawie sposobu archiwizowania oraz sposobu i trybu usuwania danych osobowych i informacji zarejestrowanych w związku z wykonywaniem dozoru elektronicznego (Dz. U. poz. 2663).

§ 9. Rozporządzenie wchodzi w życie z dniem 1 stycznia 2026 r.