§ 1.[Zakres regulacji] Rozporządzenie określa tryb i sposób wnoszenia pism procesowych w postaci elektronicznej za pośrednictwem portalu informacyjnego.

§ 2. [Definicje] Ilekroć w rozporządzeniu jest mowa o:

1) dacie wniesienia pisma - rozumie się przez to czas utrwalenia pisma procesowego w portalu informacyjnym po wywołaniu funkcji „Złóż pismo”, określony przez wskazanie roku, miesiąca, dnia, godziny, minuty i sekundy;

2) elektronicznym potwierdzeniu wniesienia pisma - rozumie się przez to zestaw danych jednoznacznie wskazujących na wnoszone pismo procesowe, wnoszącego pismo, wysyłającego pismo, adresata, datę wniesienia pisma, metadane, w tym sumy kontrolne oraz dane systemowe;

3) koncie - rozumie się przez to konto, o którym mowa w § 2 pkt 6 rozporządzenia Ministra Sprawiedliwości z dnia 20 lutego 2026 r. w sprawie portalu informacyjnego (Dz. U. poz. 216), zwanego dalej „rozporządzeniem w sprawie PI”;

4) metadanych - rozumie się przez to zestaw logicznie usystematyzowanych informacji powiązanych z pismem procesowym lub załącznikami służących ich opisowi;

5) metryce pisma - rozumie się przez to zestaw danych identyfikujących pismo procesowe w portalu informacyjnym, w szczególności rodzaj pisma procesowego, wnoszącego pismo, wysyłającego pismo, adresata i sygnaturę akt;

6) sumach kontrolnych - rozumie się przez to rodzaj metadanych służących do weryfikacji integralności danych przesyłanych za pośrednictwem portalu informacyjnego;

7) uwierzytelnieniu - rozumie się przez to uwierzytelnienie, o którym mowa w § 2 pkt 17 rozporządzenia w sprawie PI;

8) użytkowniku konta - rozumie się przez to użytkownika konta, o którym mowa w § 2 pkt 18 rozporządzenia w sprawie PI;

9) właścicielu konta - rozumie się przez to właściciela konta, o którym mowa w § 2 pkt 19 rozporządzenia w sprawie PI;

10) wniesieniu pisma - rozumie się przez to wywołanie funkcji „Złóż pismo” w module „Biuro Podawcze” służącym do wnoszenia pism procesowych wraz z załącznikami, w sposób umożliwiający uzyskanie przez wnoszącego pismo elektronicznego potwierdzenia wniesienia pisma;

11) wnoszącym pismo - rozumie się przez to właściciela konta, który na podstawie przepisów szczególnych wnosi pismo procesowe za pośrednictwem portalu informacyjnego;

12) wysyłającym pismo - rozumie się przez to użytkownika konta, który wywołał funkcję „Złóż pismo” w module „Biuro Podawcze” służącym do wnoszenia pism wraz z załącznikami, w sposób umożliwiający uzyskanie przez wnoszącego pismo elektronicznego potwierdzenia wniesienia pisma.

§ 3. [Czynności przy wnoszeniu pisma za pośrednictwem portalu informacyjnego] W celu wniesienia pisma za pośrednictwem portalu informacyjnego należy:

1) dokonać uwierzytelnienia;

2) oznaczyć rodzaj pisma procesowego poprzez dokonanie wyboru z listy rozwijanej w portalu informacyjnym;

3) wypełnić metrykę pisma albo zatwierdzić metrykę pisma wygenerowaną automatycznie na podstawie danych pochodzących z portalu informacyjnego;

4) umieścić pismo procesowe w module „Biuro Podawcze”;

5) dołączyć załączniki, o ile są one wnoszone, z zachowaniem zgodności pomiędzy numeracją i nazewnictwem załączników w piśmie procesowym oraz w portalu informacyjnym;

6) opatrzyć pismo procesowe kwalifikowanym podpisem elektronicznym, podpisem zaufanym albo podpisem osobistym, a w przypadku prokuratora - także zaawansowanym podpisem elektronicznym wydawanym przez właściwe jednostki organizacyjne prokuratury, jeśli nie zostały podpisane takimi podpisami przed ich umieszczeniem w portalu informacyjnym;

7) poświadczyć wybrane dokumenty kwalifikowanym podpisem elektronicznym, podpisem zaufanym albo podpisem osobistym, jeśli nie zostały poświadczone w ten sposób przed ich umieszczeniem w portalu informacyjnym;

8) wywołać funkcję „Złóż pismo” w module „Biuro Podawcze”.

§ 4. [Wymogi techniczne pism i załączników] 1. Pisma procesowe wnoszone za pośrednictwem portalu informacyjnego sporządza się w formacie odpowiadającym formatowi A4.

2. Rozmiar pojedynczego załącznika wnoszonego za pośrednictwem portalu informacyjnego nie może przekraczać 100 MB.

3. Dopuszczalne formaty danych dla pism procesowych i załączników składanych za pośrednictwem portalu informacyjnego określa załącznik nr 1 do rozporządzenia.

4. Wymagania techniczne dla struktury i nazewnictwa plików określa załącznik nr 2 do rozporządzenia.

5. Minimalne wymagania techniczne dla załączników stanowiących odwzorowania cyfrowe określa załącznik nr 3 do rozporządzenia.

6. Pisma procesowe lub załączniki stanowiące odwzorowania cyfrowe dokumentów zawierających wyłącznie tekst wnosi się za pośrednictwem portalu informacyjnego w formatach .txt, .rtf, .pdf, .odt, .doc, .docx, .csv, .xml.

§ 5.[Elektroniczne potwierdzenie wniesienia pisma] Elektroniczne potwierdzenie wniesienia pisma jest generowane automatycznie po wniesieniu pisma oraz udostępniane w portalu informacyjnym.

§ 6. [Prezentacja daty wniesienia i wynik weryfikacji podpisów] 1. Po wniesieniu pisma na koncie, na którym umieszczono pismo procesowe, jest automatycznie prezentowana data jego wniesienia oraz generowany jest dokument zawierający wynik weryfikacji podpisów elektronicznych, którymi pismo procesowe lub załączniki zostały opatrzone.

2. Dokument zawierający wynik weryfikacji podpisu elektronicznego wnoszącego pismo zawiera informację o wyniku weryfikacji podpisu elektronicznego ze wskazaniem daty złożenia podpisu oraz imienia i nazwiska osoby, która go złożyła.

§ 7.[Opatrzenie dokumentów pieczęcią elektroniczną] Elektroniczne potwierdzenie wniesienia pisma oraz dokument zawierający wynik weryfikacji podpisu elektronicznego wnoszącego pismo opatrywane są pieczęcią elektroniczną sądu apelacyjnego, którego dyrektorowi powierzono wykonywanie zadań związanych z utrzymaniem i rozwojem portalu informacyjnego zgodnie z art. 175da § 7 ustawy z dnia 27 lipca 2001 r. - Prawo o ustroju sądów powszechnych (Dz. U. z 2024 r. poz. 334, z późn. zm.¹⁾).

§ 8.[Wejście w życie] Rozporządzenie wchodzi w życie z dniem 1 marca 2026 r.