§ 1. [Zakres dokumentacji medycznej służby medycyny pracy w zakresie profilaktycznej opieki zdrowotnej nad pracującymi] 1. Dokumentacja medyczna służby medycyny pracy w zakresie profilaktycznej opieki zdrowotnej nad pracującymi obejmuje:

1) dokumentację medyczną indywidualną, którą stanowi karta badania profilaktycznego;

2) dokumentację medyczną zbiorczą, którą stanowią:

a) rejestr orzeczeń lekarskich wydawanych do celów określonych w art. 6 ust. 1 pkt 2 lit. b ustawy z dnia 27 czerwca 1997 r. o służbie medycyny pracy, zwanej dalej „ustawą”,

b) rejestr orzeczeń lekarskich wydawanych do celów określonych w art. 6 ust. 1 pkt 2 lit. c ustawy,

c) księga przeprowadzonych kontroli,

d) księga podejrzeń oraz rozpoznań chorób zawodowych,

e) księga udzielonych konsultacji, o których mowa w art. 17 pkt 1 ustawy,

f) księgi odwołań od treści orzeczeń wydanych do celów określonych w art. 6 ust. 1 pkt 2 lit. b i c ustawy,

g) księga wizytacji stanowisk pracy.

2. Wzór karty badania profilaktycznego, o której mowa w ust. 1 pkt 1, określa załącznik do rozporządzenia.

§ 2. [Świadczenia zdrowotne służby medycyny pracy niewchodzące w zakres profilaktycznej opieki zdrowotnej] Świadczenia zdrowotne służby medycyny pracy niewchodzące w zakres profilaktycznej opieki zdrowotnej są dokumentowane na zasadach określonych w ustawie z dnia 6 listopada 2008 r. o prawach pacjenta i Rzeczniku Praw Pacjenta (Dz. U. z 2024 r. poz. 581 oraz z 2026 r. poz. 26) lub odrębnych przepisach prawa.

§ 3. [Zakres informacji zawartych w rejestrze orzeczeń lekarskich wydawanych do celów określonych w art. 6 ust. 1 pkt 2 lit. b ustawy o służbie medycyny pracy] Zakres informacji zawartych w rejestrze orzeczeń lekarskich wydawanych do celów określonych w art. 6 ust. 1 pkt 2 lit. b ustawy określają przepisy wydane na podstawie art. 229 § 8 ustawy z dnia 26 czerwca 1974 r. – Kodeks pracy (Dz. U. z 2025 r. poz. 277, 807, 1423 i 1661 oraz z 2026 r. poz. 25 i 473).

§ 4. [Rejestr orzeczeń lekarskich wydawanych do celów określonych w art. 6 ust. 1 pkt 2 lit. c ustawy o służbie medycyny pracy] Rejestr orzeczeń lekarskich wydawanych do celów określonych w art. 6 ust. 1 pkt 2 lit. c ustawy, zawiera:

1) liczbę porządkową;

2) imię i nazwisko oraz adres zamieszkania osoby, której wydano orzeczenie;

3) dane identyfikacyjne miejsca pobierania nauki lub miejsca pracy osoby badanej (nazwę i adres placówki dydaktycznej lub nazwę i adres pracodawcy);

4) określenie rodzaju wydanego orzeczenia;

5) datę wydania orzeczenia;

6) (uchylony).

§ 5. [Księga przeprowadzonych kontroli w odniesieniu do podstawowych jednostek służby medycyny pracy] 1. Księgę przeprowadzonych kontroli w odniesieniu do podstawowych jednostek służby medycyny pracy prowadzi wojewódzki ośrodek medycyny pracy.

2. Księga przeprowadzonych kontroli, o której mowa w ust. 1, zawiera:

1) liczbę porządkową;

2) dane identyfikacyjne jednostki lub osoby kontrolowanej (nazwę, adres, a w przypadku lekarza i pielęgniarki wykonujących indywidualną praktykę, specjalistyczną indywidualną lub grupową praktykę: imię i nazwisko, adres miejsca wykonywania praktyki, numer z rejestru lekarza lub pielęgniarki);

3) datę rozpoczęcia i datę zakończenia kontroli;

4) imiona i nazwiska oraz stanowiska służbowe osób przeprowadzających kontrolę;

5) przedmiot kontroli;

6) podstawowe ustalenia kontroli;

7) zalecenia pokontrolne, ich adresatów i terminy realizacji.

§ 6. [Księga podejrzeń oraz rozpoznań chorób zawodowych] 1. Księga podejrzeń oraz rozpoznań chorób zawodowych zawiera:

1) liczbę porządkową;

2) dane identyfikacyjne osoby badanej (imię i nazwisko, adres miejsca zamieszkania, numer PESEL, o ile został nadany, a w przypadku jego braku – nazwę i numer dokumentu potwierdzającego tożsamość osoby badanej);

3) dane identyfikacyjne miejsca pracy osoby badanej (nazwę i adres pracodawcy);

4) datę skierowania na badanie w związku z podejrzeniem choroby zawodowej;

5) datę zarejestrowania podejrzenia o chorobę zawodową;

6) rozpoznanie choroby zawodowej i datę rozpoznania;

7) informację o przekazaniu sprawy (datę i nazwę instytucji, do której przekazano sprawę) oraz wynik postępowania.

2. Księgę, o której mowa w ust. 1, prowadzą:

1) podstawowe jednostki służby medycyny pracy – w zakresie danych wymienionych w ust. 1 pkt 1–4 i 7;

2) wojewódzkie ośrodki medycyny pracy i jednostki organizacyjne uczelni medycznych, prowadzące działalność w dziedzinie medycyny pracy – w zakresie danych wymienionych w ust. 1 pkt 1–3 i 5–7;

3) jednostki badawczo-rozwojowe w dziedzinie medycyny pracy – w zakresie danych wymienionych w ust. 1 pkt 1–3, 6 i 7.

§ 7. [Księga udzielonych konsultacji, o których mowa w art. 17 pkt 1 ustawy o służbie medycyny pracy] Księga udzielonych konsultacji, o których mowa w art. 17 pkt 1 ustawy, zawiera:

1) liczbę porządkową;

2) datę skierowania na konsultację i datę konsultacji;

3) zakres konsultacji;

4) określenie podmiotu, na którego zlecenie udzielono konsultacji;

5) dane identyfikacyjne osoby badanej (imię i nazwisko, adres miejsca zamieszkania, numer PESEL, o ile został nadany, a w przypadku jego braku – nazwę i numer dokumentu potwierdzającego tożsamość osoby badanej).

§ 8. [Księga odwołań od treści orzeczeń wydanych do celów określonych w art. 6 ust. 1 pkt 2 lit. b ustawy o służbie medycyny pracy] 1. Księga odwołań od treści orzeczeń wydanych do celów określonych w art. 6 ust. 1 pkt 2 lit. b ustawy zawiera:

1) liczbę porządkową;

2) datę wniesienia odwołania;

3) dane identyfikacyjne podmiotu odwołującego się (imię i nazwisko, adres miejsca zamieszkania, numer PESEL, o ile został nadany, a w przypadku jego braku – nazwę i numer dokumentu potwierdzającego tożsamość osoby odwołującej się lub nazwę i adres pracodawcy);

4) przedmiot odwołania (treść wydanego orzeczenia);

5) datę wydania powtórnego orzeczenia oraz treść orzeczenia ustaloną na podstawie ponownego badania lekarskiego;

6) datę przekazania orzeczenia do jednostki służby medycyny pracy, w której wydano orzeczenie stanowiące przedmiot odwołania.

2. Księgę, o której mowa w ust. 1, prowadzą:

1) podstawowe jednostki służby medycyny pracy oraz wojewódzkie ośrodki medycyny pracy – w zakresie danych wymienionych w ust. 1 pkt 1–4 – w odniesieniu do odwołań od treści orzeczeń wydanych przez te jednostki;

2) wojewódzkie ośrodki medycyny pracy oraz jednostki badawczo-rozwojowe w dziedzinie medycyny pracy – w zakresie danych wymienionych w ust. 1 – w odniesieniu do rozpatrywanych odwołań.

3. Księga odwołań od treści orzeczeń wydawanych do celów określonych w art. 6 ust. 1 pkt 2 lit. c ustawy zawiera:

1) liczbę porządkową;

2) datę wniesienia odwołania;

3) dane identyfikacyjne podmiotu odwołującego się (imię i nazwisko, adres miejsca zamieszkania, numer PESEL, o ile został nadany, a w przypadku jego braku – nazwę i numer dokumentu potwierdzającego tożsamość osoby odwołującej się lub nazwę i adres placówki dydaktycznej);

4) przedmiot odwołania (treść wydanego orzeczenia);

5) datę wydania powtórnego orzeczenia oraz treść orzeczenia ustaloną na podstawie ponownego badania lekarskiego;

6) datę przekazania informacji o wydanym orzeczeniu do jednostki służby medycyny pracy, w której wydano orzeczenie stanowiące przedmiot odwołania.

4. Księgę, o której mowa w ust. 3, prowadzą:

1) podstawowe jednostki służby medycyny pracy w zakresie danych wymienionych w ust. 3 pkt 1–4 – w odniesieniu do odwołań od treści orzeczeń wydawanych przez te jednostki;

2) wojewódzkie ośrodki medycyny pracy – w zakresie danych wymienionych w ust. 1 – w odniesieniu do rozpatrywanych odwołań.

§ 9. [Księga wizytacji stanowisk pracy] 1. Księga wizytacji stanowisk pracy zawiera:

1) liczbę porządkową;

2) datę przeprowadzonej wizytacji;

3) dane identyfikacyjne pracodawcy, u którego dokonano wizytacji stanowisk pracy;

4) wykaz stanowisk pracy, na których przeprowadzono wizytację, wraz z oceną zagrożeń dla zdrowia i życia pracujących, występujących na tych stanowiskach;

5) wnioski wynikające z oceny zagrożeń oraz adnotacje o sposobie przekazania pracodawcy tych wniosków.

2. Księgę wizytacji stanowisk pracy prowadzą podstawowe jednostki służby medycyny pracy oraz pielęgniarki wykonujące wizytacje stanowisk pracy w ramach praktyki indywidualnej.

§ 10. [Charakter dokumentacji medycznej] 1. Dokumentacja medyczna jest własnością podmiotów obowiązanych do jej prowadzenia.

2. Jeżeli zadania z zakresu profilaktycznej opieki zdrowotnej nad pracującym przejmuje inna jednostka służby medycyny pracy, indywidualną dokumentację medyczną osoby objętej opieką przekazuje się tej jednostce za pokwitowaniem w sposób zapewniający ochronę danych osobowych.

3. W przypadku zakończenia działalności przez podstawową jednostkę służby medycyny pracy dokumentacja medyczna tej jednostki jest przekazywana do właściwego terytorialnie wojewódzkiego ośrodka medycyny pracy.

§ 11. [Przechowywanie dokumentacji medycznej] 1. Dokumentacja medyczna jest przechowywana przez jednostkę służby medycyny pracy, która ją prowadzi.

2. Dokumentację medyczną przechowuje się w warunkach zapewniających ochronę danych w niej zawartych oraz zabezpieczających przed zniszczeniem, uszkodzeniem lub utratą i dostępem osób nieupoważnionych, a także umożliwiających jej wykorzystanie bez zbędnej zwłoki.

§ 12. [Okres przechowywania dokumentacji medycznej służby medycyny pracy] 1. Okres przechowywania dokumentacji medycznej służby medycyny pracy, w tym w odniesieniu do pracowników zawodowo narażonych na działanie substancji reprotoksycznych, wynosi 20 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym dokonano ostatniego wpisu, a w odniesieniu do pracowników zawodowo narażonych na czynniki rakotwórcze, mutagenne oraz biologiczne 3 lub 4 grupy zagrożenia, które mogą być przyczyną choroby, o której mowa w przepisach wydawanych na podstawie art. 222^[1] § 3 ustawy z dnia 26 czerwca 1974 r. – Kodeks pracy – 40 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym dokonano ostatniego wpisu.

2. W państwowych i samorządowych jednostkach służby medycyny pracy, po upływie okresów, o których mowa w ust. 1, do postępowania z dokumentacją medyczną służby medycyny pracy, będącą materiałem archiwalnym w rozumieniu przepisów ustawy z dnia 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach (Dz. U. z 2020 r. poz. 164 oraz z 2025 r. poz. 1173) stosuje się przepisy wydane na podstawie art. 5 ust. 2 i 2b tej ustawy.

§ 13. [Termin stosowania formularzy druków] Formularze druków określonych w załącznikach do rozporządzenia Ministra Zdrowia i Opieki Społecznej z dnia 15 września 1997 r. w sprawie rodzajów dokumentacji medycznej służby medycyny pracy oraz sposobu jej prowadzenia i przechowywania (Dz. U. poz. 768 oraz z 2003 r. poz. 328) mogą być stosowane po dniu wejścia w życie niniejszego rozporządzenia, jednak niedłużej niż do dnia 31 grudnia 2010 r.

§ 14. [Wejście w życie] Rozporządzenie wchodzi w życie z dniem ogłoszenia.³⁾