ZARZĄD,

uwzględniając rozporządzenie Rady (WE) nr 1654/2003 z dnia 18 czerwca 2003 r., zmieniające rozporządzenie (WE) nr 2062/94 ustanawiające Europejską Agencję Bezpieczeństwa i Zdrowia w Pracy(¹),

mając na uwadze zapisaną w art. 1 akapit drugi Traktatu o Unii Europejskiej zasadę przejrzystości, zgodnie z którą Traktat wyznacza nowy etap w procesie tworzenia jeszcze bliższych związków pomiędzy narodami Europy, w których decyzje podejmowane są tak otwarcie, jak to tylko możliwe, i możliwie najbliżej obywatela;

mając na uwadze, że przejrzystość w demokratycznym ustroju jest gwarantem prawowitości, skuteczności i odpowiedzialności organów administracji wobec swoich obywateli oraz mając na uwadze to, że przejrzystość przyczynia się do wzmacniania zasad demokracji i poszanowania praw podstawowych zdefiniowanych w art. 6 Traktatu o Unii Europejskiej i w Karcie Praw Podstawowych Unii Europejskiej;

mając na uwadze, że rozporządzenie Rady (WE) nr 1654/2003 zawiera postanowienia, które gwarantują publiczny dostęp do dokumentów Agencji poprzez powszechny do nich dostęp i umożliwienie dostępu do Rejestru;

mając na uwadze, że należy ustanowić zasady w celu wykonania rozporządzenia (WE) nr 1049/2001 Parlamentu Europejskiego i Rady z dnia 30 maja 2001 r. w sprawie publicznego dostępu do dokumentów Parlamentu Europejskiego, Rady i Komisji(²) (dalej zwanego „rozporządzeniem (WE) nr 1049/2001”) dla wszystkich dokumentów nieobjętych powyższymi postanowieniami;

mając na uwadze, że decyzje dotyczące działań w stosunku do wniosków pierwotnych podejmowane są przez funkcjonariuszy lub personel Agencji odpowiedzialny za rozpatrywanie wniosków o udzielenie dostępu, a decyzje odmawiające dostępu na podstawie wniosków powtórnych podejmowane są przez Dyrektora Agencji;

mając na uwadze, że rozporządzenie (WE) nr 1654/2003 przewiduje również podjęcie przez Zarząd praktycznych kroków w celu wykonania rozporządzenia (WE) nr 1049/2001 w ciągu sześciu miesięcy od wejścia w życie rozporządzenia Rady (WE) nr 1654/2003;

mając na uwadze, że jasne przepisy przyczyniają się do sprawniejszego administrowania, umożliwiając osobom odpowiedzialnym dokładniejsze i szybsze rozpatrywanie składanych wniosków,

PRZYJMUJE NINIEJSZĄ DECYZJĘ:

Artykuł 1

Uprawnieni

1. Prawo dostępu dotyczy dokumentów Agencji, tzn. dokumentów przez nią sporządzonych lub przez nią otrzymanych i znajdujących się w jej posiadaniu.

2. Każdy obywatel Unii, każda osoba fizyczna i prawna zamieszkała lub mająca zarejestrowaną Agencję w Państwie Członkowskim korzysta ze swojego prawa dostępu do dokumentów Europejskiej Agencji Bezpieczeństwa i Zdrowia w Pracy (dalej zwanej „Agencją”) na podstawie art. 2 ust. 1 rozporządzenia (WE) nr 1049/2001, zgodnie z zawartymi w nim szczegółowymi postanowieniami.

3. Zgodnie z art. 2 ust. 2 rozporządzenia (WE) nr 1049/2001, obywatele państw trzecich niezamieszkali w Państwie Członkowskim oraz osoby prawne nieposiadające zarejestrowanej Agencji w którymkolwiek z Państw Członkowskich korzystają z prawa dostępu do dokumentów Agencji na tych samych warunkach co uprawnieni, o których mowa w art. 2 ust. 1 rozporządzenia (WE) nr 1049/2001.

Artykuł 2

Wnioski o udzielenie dostępu

1. Wnioski o udzielenie dostępu do dokumentów, które nie zostały udostępnione publicznie, należy składać na piśmie i wysłać do Agencji pocztą elektroniczną (docrequest@osha.eu.int), listem (European Agency for Safety and Health at Work, Documentation, Gran Vía, 33, E-48 009, Bilbao, Hiszpania) lub faksem [(0034) 944794383]. Agencja udziela odpowiedzi na wnioski pierwotne i powtórne w sprawie dostępu w ciągu piętnastu dni roboczych od daty zarejestrowania wniosku. W przypadku skomplikowanych lub obszernych wniosków nieprzekraczalny termin może zostać przedłużony o piętnaście dni roboczych. Każde przedłużenie nieprzekraczalnego terminu wymaga uzasadnienia i powinno ono zostać podane do wiadomości wnioskodawcy z wyprzedzeniem.

2. Jeśli wniosek jest nieprecyzyjny, w rozumieniu art. 6 ust. 2 rozporządzenia (WE) nr 1049/2001, Agencja zwraca się do wnioskodawcy o dostarczenie dodatkowych informacji umożliwiających zidentyfikowanie objętych wnioskiem dokumentów; nieprzekraczalny termin na udzielenie odpowiedzi rozpoczyna bieg dopiero od momentu uzyskania przez Agencję powyższych informacji.

3. Każda decyzja, która jest choćby częściowo negatywna, określa przyczynę odmowy, opartą na jednym z wyjątków wymienionych w art. 4 rozporządzenia (WE) nr 1049/2001, i informuje wnioskodawcę o przysługujących mu środkach odwoławczych.

Artykuł 3

Rozpatrywanie wniosków pierwotnych

1. Bez uszczerbku dla art. 8 niniejszej decyzji, niezwłocznie po rejestracji wniosku przesyła się wnioskodawcy potwierdzenie jej otrzymania, chyba że odpowiedź może być wysłana pocztą zwrotną.

Potwierdzenie otrzymania i odpowiedź przesyła się w formie pisemnej, tam gdzie to stosowne, drogą elektroniczną.

2. Wnioskodawca jest informowany o odpowiedzi na jego wniosek przez przewodniczącego danego wydziału.

3. Każda odpowiedź, która jest choćby częściowo negatywna, informuje wnioskodawcę o jego prawie do złożenia, w ciągu piętnastu dni roboczych od daty otrzymania odpowiedzi, powtórnego wniosku do Agencji w celu powtórnego jego rozpatrzenia.

4. Brak odpowiedzi ze strony Agencji w określonym terminie uprawnia wnioskodawcę do złożenia powtórnego wniosku.

Artykuł 4

Rozpatrywanie wniosków powtórnych

1. Dyrektor Agencji podejmie decyzje odmawiające dostępu w związku z wnioskami powtórnymi. Dyrektor powiadomi Zarząd Agencji o podjęciu takich działań.

2. Wnioskodawcę powiadamia się o podjętej decyzji na piśmie, a tam gdzie to stosowne – za pomocą środków elektronicznych, oraz informuje się go o prawie do wniesienia skargi do Sądu Pierwszej Instancji lub o złożeniu skargi do Europejskiego Rzecznika Praw Obywatelskich.

Artykuł 5

Konsultacje

1. W przypadku gdy Agencja otrzyma wniosek o udzielenie dostępu do dokumentu, który posiada, ale który pochodzi od strony trzeciej, Agencja sprawdzi, czy nie ma zastosowania jeden z wyjątków przewidzianych w art. 4 rozporządzenia (WE) nr 1049/2001.

2. Jeśli po zbadaniu Agencja uzna, że dostęp do dokumentu nie może być udzielony zgodnie z jednym z wyjątków przewidzianych w art. 4 rozporządzenia (WE) nr 1049/2001, negatywna odpowiedź zostaje wysłana wnioskodawcy bez konsultacji ze stroną trzecią, będącą autorem dokumentu.

3. Agencja rozpatrzy wniosek pozytywnie, bez konsultacji ze stroną trzecią, będącą autorem dokumentu, w przypadkach gdy:

a) dokument, którego dotyczy wniosek, został już ujawniony przez autora lub zgodnie z rozporządzeniem (WE) nr 1049/2001, lub podobnymi przepisami;

b) ujawnienie lub częściowe ujawnienie jego treści nie naruszy w sposób oczywisty interesów określonych w art. 4 rozporządzenia (WE) nr 1049/2001.

4. We wszystkich innych przypadkach przeprowadza się konsultacje ze stroną trzecią będącą autorem dokumentu. W szczególności, jeśli wniosek o udzielenie dostępu dotyczy dokumentu pochodzącego od Państwa Członkowskiego, Agencja skonsultuje się z organem, od którego dokumentu pochodzi, gdy:

a) dokument został przekazany Agencji przed datą, od której stosuje się rozporządzenie (WE) nr 1049/2001;

b) Państwo Członkowskie zwróciło się do Agencji o nieujawnianie dokumentu bez jego uprzedniej zgody, zgodnie z art. 4 ust. 5 rozporządzenia (WE) nr 1049/2001.

5. Konsultowana strona trzecia, będąca autorem dokumentu, udziela odpowiedzi w nieprzekraczalnym terminie, który nie może być krótszy niż pięć dni roboczych, ale musi umożliwiać Agencji dotrzymanie jej własnych terminów na udzielenie odpowiedzi. W przypadku braku odpowiedzi w wyznaczonym terminie lub jeśli nie można odnaleźć strony trzeciej, lub nie można jej zidentyfikować, Agencja podejmuje decyzję zgodnie z zasadami dotyczącymi wyjątków określonymi w art. 4 rozporządzenia (WE) nr 1049/2001, biorąc pod uwagę uzasadnione interesy strony trzeciej na podstawie posiadanych przez nią informacji.

6. Jeśli Agencja zamierza udzielić dostępu do dokumentu wbrew wyraźnej opinii autora, powiadamia go o zamiarze ujawnienia, po upływie okresu dziesięciu dni roboczych, dokumentu i zwraca mu uwagę na przysługujące mu środki odwoławcze mające na celu sprzeciwienie się ujawnieniu.

Artykuł 6

Wykonywanie prawa dostępu

1. Dokumenty przesyła się pocztą, faksem lub, w miarę możliwości, pocztą elektroniczną. Jeśli dokumenty są obszerne lub ich przekazanie jest utrudnione, wnioskodawca może zostać zaproszony do zapoznania się z dokumentami na miejscu. Zapoznanie takie jest bezpłatne.

2. Jeśli dokument został opublikowany, odpowiedź składa się z odniesienia do publikacji lub miejsca, w którym dokument jest dostępny oraz, tam gdzie to stosowne, wskazania jego adresu internetowego na stronie www.agency.osha.eu.int.

3. Jeśli objętość dokumentów objętych wnioskiem przekracza dwadzieścia stron, wnioskodawca może zostać obciążony opłatą w wysokości 0,10 EUR za stronę plus koszty przesyłki. Opłaty za inne media ustalane są indywidualnie dla każdej sprawy, lecz nie mogą przekraczać rozsądnej kwoty.

Artykuł 7

Środki ułatwiające dostęp do dokumentów

1. Aby wprowadzić w życie prawa obywateli zgodnie z rozporządzeniem (WE) nr 1049/2001, Agencja zapewni dostęp do rejestru dokumentów. Dostęp do rejestru zostanie zapewniony w formie elektronicznej.

2. Rejestr zawiera tytuł dokumentu (w językach, w jakich jest on dostępny), numer porządkowy i inne użyteczne odniesienia, wskazanie jego autora i datę jego powstania lub przyjęcia.

3. Strona pomocy (we wszystkich językach urzędowych) informuje, w jaki sposób można uzyskać dokument. Jeśli dokument został opublikowany, znajdzie się tam łącznik z jego pełnym tekstem.

Artykuł 8

Dokumenty bezpośrednio dostępne publicznie

1. Niniejszy artykuł stosuje się tylko do dokumentów sporządzonych lub otrzymanych po dacie, od której stosuje się rozporządzenie (WE) nr 1049/2001.

2. Następujące dokumenty są automatycznie dostarczane na wniosek oraz, o ile to możliwe, udostępniane bezpośrednio w formie elektronicznej:

a) dokumenty pochodzące od stron trzecich, które zostały już ujawnione przez ich autora lub za jego zgodą;

b) dokumenty już ujawnione w następstwie wcześniejszego wniosku.

Artykuł 9

Sprawozdania

Agencja opublikuje corocznie, jako część sprawozdania rocznego, informacje dotyczące wykonania niniejszej decyzji, w szczególności dane statystyczne określające liczbę przypadków, w których instytucja odmówiła prawa dostępu do swoich dokumentów, oraz liczbę i przyczyny takich odmów zgodnie z art. 17 ust. 1 rozporządzenia (WE) nr 1049/2001.

Artykuł 10

Wejście w życie

Niniejsza decyzja wchodzi w życie w dniu jej przyjęcia i zostanie opublikowana w Dzienniku Urzędowym Wspólnot Europejskich.

Sporządzono w Bilbao, dnia 4 marca 2004 r.