KOLEGIUM EUROJUSTU,

uwzględniając Traktat o funkcjonowaniu Unii Europejskiej, w szczególności jego art. 85,

uwzględniając rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2018/1727 z dnia 14 listopada 2018 r. w sprawie Agencji Unii Europejskiej ds. Współpracy Wymiarów Sprawiedliwości w Sprawach Karnych (Eurojust) oraz zastąpienia i uchylenia decyzji Rady 2002/187/WSiSW, zwane dalej „rozporządzeniem o Eurojuście”, w szczególności jego art. 5 ust. 5, uwzględniając rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2018/1725 z dnia 23 października 2018 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych przez instytucje, organy i jednostki organizacyjne Unii i swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia rozporządzenia (WE) nr 45/2001 i decyzji nr 1247/2002/WE, zwane dalej „rozporządzeniem 2018/1725”,

uwzględniając zatwierdzenie niniejszego regulaminu wewnętrznego przez Radę w drodze decyzji wykonawczej (UE) 2019/2250 z dnia 19 grudnia 2019 r.

PRZYJMUJE NINIEJSZY REGULAMIN WEWNĘTRZNY W DNIU 20 GRUDNIA 2019:

ROZDZIAŁ 1

Kolegium

Artykuł 1

Przewodniczący i wiceprzewodniczący Eurojustu

. Przewodniczący wykonuje swoje funkcje w imieniu kolegium. Oprócz funkcji przewidzianych w art. 11 ust. 2 rozporządzenia o Eurojuście przewodniczący:

) podpisuje oficjalne dokumenty kolegium, w tym dotyczące spraw finansowych, zgodnie z przepisami finansowymi dotyczącymi Eurojustu;

) określa miejsce, datę i godzinę posiedzeń kolegium, opracowuje wstępny porządek obrad, rozpoczyna i zamyka posiedzenia, prowadzi obrady i nadzoruje wykonywanie przez dyrektora administracyjnego decyzji przyjętych przez kolegium;

) zaprasza gości do udziału w posiedzeniu kolegium;

) przygotowuje prace kolegium, gdy wykonuje ono swoje funkcje operacyjne.

. Wiceprzewodniczący wykonują funkcje określone w art. 11 ust. 2 rozporządzenia o Eurojuście i w ust. 1 niniejszego artykułu, powierzone im przez przewodniczącego. Zastępują oni przewodniczącego w przypadku, gdy nie może on wykonywać swoich obowiązków zgodnie z art. 11 ust. 3 rozporządzenia o Eurojuście i z art. 2 ust. 2 niniejszego regulaminu wewnętrznego.

Artykuł 2

Wybór przewodniczącego Eurojustu

. Zgodnie z art. 11 ust. 1 rozporządzenia o Eurojuście kolegium wybiera przewodniczącego spośród przedstawicieli krajowych większością dwóch trzecich głosów swoich członków.

. Przewodniczący zarządza wybory na miesiąc przed upływem swojej kadencji. Jeżeli stanowisko przewodniczącego zwolni się przed upływem przewidzianej kadencji wynoszącej cztery lata, wiceprzewodniczący z najdłuższym w danym momencie stażem pracy w Eurojuście niezwłocznie zwołuje posiedzenie kolegium, tak by wybór przewodniczącego można było przeprowadzić w terminie miesiąca od dnia, w którym zwolniło się jego stanowisko. W okresie przejściowym przewodniczącego zastępuje wiceprzewodniczący z najdłuższym w danym momencie stażem pracy, a w przypadku równego stażu pracy – wiceprzewodniczący starszy wiekiem.

3. Przewodniczący lub wiceprzewodniczący, zwołując posiedzenie w sprawie wyboru przewodniczącego, oficjalnie otwierają okres przedstawiania kandydatur. Przedstawiciele krajowi, którzy chcą zostać wybrani, przedstawiają swoją kandydaturę na piśmie kierownikowi sekretariatu zarządzającego wraz z listem motywacyjnym co najmniej dziesięć dni roboczych przed posiedzeniem, podczas którego ma zostać przeprowadzone wybór przewodniczącego, i do godz. 12:00 CET. Kierownik sekretariatu zarządzającego informuje kolegium po otrzymaniu kandydatury o nazwisku kandydata. Po upływie terminu kierownik sekretariatu zarządzającego przekazuje listy motywacyjne kolegium. Podczas posiedzenia kolegium bezpośrednio poprzedzającego posiedzenie, podczas którego ma zostać przeprowadzony wybór przewodniczącego, kandydaci przedstawiają kolegium swoje kandydatury.

4. Wybory odbywają się pod kierunkiem przewodniczącego lub jednego z wiceprzewodniczących, o ile nie jest on kandydatem w wyborach na przewodniczącego, lub pod kierunkiem przedstawiciela krajowego z najdłuższym w danym momencie stażem pracy w Eurojuście, lub przez najstarszego wiekiem przedstawiciela krajowego w przypadku równego stażu pracy w Eurojuście, o ile nie są oni kandydatami w wyborach na przewodniczącego.

5. Wybory przeprowadzane są w obecności dyrektora administracyjnego i kierownika sekretariatu zarządzającego. W wyborze przewodniczącego mogą brać udział w charakterze obserwatorów przedstawiciele Parlamentu Europejskiego i Rady.

6. Na początku posiedzenia osoba przewodnicząca posiedzeniu sprawdza istnienie kworum. Jeżeli przedstawiciel krajowy nie może osobiście wziąć udziału w wyborze przewodniczącego, może być reprezentowany przez przedstawiciela lub może udzielić pełnomocnictwa zgodnie z art. 6 ust. 3 i 4 niniejszego regulaminu wewnętrznego.

7. Wybór jest dokonywany w głosowaniu tajnym. Dyrektor administracyjny wzywa członków kolegium lub ich przedstawicieli – po kolei, zgodnie z porządkiem protokolarnym państw członkowskich Unii Europejskiej (zwanym dalej „porządkiem protokolarnym UE”) – do oddania głosu. Jako ostatni oddaje głos przedstawiciel Komisji Europejskiej. Gdy wszyscy członkowie kolegium lub ich przedstawiciele oddadzą głos, urzędnik ds. wyborów otwiera urnę wyborczą i liczy oddane głosy.

8. W pierwszej turze za wybranego uznaje się kandydata, który uzyskał większość dwóch trzecich głosów członków kolegium. Jeżeli żaden z kandydatów nie uzyska większości dwóch trzecich głosów, niezwłocznie przeprowadzana jest druga tura z udziałem dwóch kandydatów, którzy uzyskali największą liczbę głosów w pierwszej turze. Jeżeli największą i taką samą liczbę głosów uzyskało trzech lub więcej kandydatów, do drugiej tury przechodzą wszyscy ci kandydaci. Jeżeli drugą co do wielkości i taką samą liczbę głosów uzyskało dwóch lub więcej kandydatów, do drugiej tury przechodzą wszyscy ci kandydaci oraz kandydat, który uzyskał największą liczbę głosów.

9. W drugiej turze za wybranego uznaje się kandydata, który uzyskał większość dwóch trzecich głosów członków kolegium. Jeżeli żaden z kandydatów nie uzyska większości dwóch trzecich głosów, niezwłocznie przeprowadzana jest trzecia tura zgodnie z zasadami określonymi w ust. 8 niniejszego artykułu.

10. W trzeciej turze za wybranego uznaje się kandydata, który uzyskał większość dwóch trzecich głosów członków kolegium. Jeżeli żaden z kandydatów nie uzyska większości dwóch trzecich głosów, niezwłocznie rozpoczyna się nową procedurę wyborczą. W tym czasie funkcje przewodniczącego do czasu mianowania jego następcy nadal wykonują były przewodniczący lub jeden z wiceprzewodniczących – na warunkach określonych w ust. 2 niniejszego artykułu.

11. Wyniki wyborów ogłasza dyrektor administracyjny. Dokument przedstawiający wynik procedury podpisują osoba przewodnicząca posiedzeniu, dyrektor administracyjny, kierownik sekretariatu zarządzającego i obserwatorzy. Dokument ten zawiera informacje o liczbie członków kolegium obecnych lub reprezentowanych, liczbie oddanych głosów, liczbie głosów ważnych, nieważnych i pustych, wynikach głosowania z podziałem na tury i w odniesieniu do poszczególnych kandydatów w porządku alfabetycznym ich nazwisk oraz o wyniku końcowym.

12. O wynikach wyboru przewodniczącego Eurojustu powiadamia się Parlament Europejski, Radę, Komisję Europejską i państwa członkowskie.

13. [1] Zgodnie z wymogami art. 5 ust. 2 akapit drugi niniejszego regulaminu wewnętrznego posiedzenia kolegium w sprawie wyboru przewodniczącego mogą być organizowane z zastosowaniem środków technicznych, w tym za pośrednictwem wideokonferencji. Te środki techniczne umożliwiają członkom kolegium anonimowe elektroniczne głosowanie pozwalające na zachowanie poufności, a także weryfikację uczestnictwa członków kolegium w tym procesie. Do posiedzeń tych stosuje się odpowiednio pozostałe przepisy niniejszego artykułu.

Artykuł 3

Wybór wiceprzewodniczących Eurojustu

1. Zgodnie z art. 11 ust. 1 rozporządzenia o Eurojuście kolegium wybiera spośród przedstawicieli krajowych dwóch wiceprzewodniczących większością dwóch trzecich głosów swoich członków.

2. Przewodniczący zarządza wybory na miesiąc przed upływem kadencji danego wiceprzewodniczącego. Jeżeli stanowisko wiceprzewodniczącego zwolni się przed upływem przewidzianej kadencji wynoszącej cztery lata, przewodniczący niezwłocznie zwołuje posiedzenie kolegium, tak by wybór wiceprzewodniczącego można było przeprowadzić w terminie miesiąca od dnia, w którym zwolniło się jego stanowisko. Nie wyznacza się osoby do wykonywania funkcji wiceprzewodniczącego w okresie przejściowym.

3. [2] Do wyboru wiceprzewodniczących stosuje się odpowiednio procedurę wyboru przewodniczącego określoną w art. 2 ust. 3–13 niniejszego regulaminu wewnętrznego, bez uszczerbku dla ust. 4 niniejszego artykułu.

4. Jeżeli żaden z kandydatów nie uzyska większości dwóch trzecich głosów członków kolegium w drugiej turze, niezwłocznie przeprowadzana jest trzecia tura, by wybrać zwykłą większością głosów kandydata, który uzyskał największą liczbę głosów. Jeżeli w trzeciej turze kilku kandydatów uzyska tę samą liczbę głosów, za wybranego uznaje się kandydata z najdłuższym w danym momencie stażem pracy w Eurojuście. W przypadku braku ciągłości w stażu pracy w Eurojuście kolegium bierze pod uwagę jedynie staż pracy bezpośrednio przed wyborami.

Artykuł 4

Odwołanie przewodniczącego i wiceprzewodniczących Eurojustu

1. Zgodnie z art. 11 ust. 6 rozporządzenia o Eurojuście jeżeli przewodniczący lub wiceprzewodniczący przestaje spełniać warunki wymagane do wykonywania swoich obowiązków, może zostać odwołany przez kolegium działające na wniosek jednej trzeciej członków. Decyzję tę podejmuje się w głosowaniu tajnym. Decyzję przyjmuje się większością dwóch trzecich głosów członków kolegium, z wyłączeniem przewodniczącego lub wiceprzewodniczącego, którego decyzja ta dotyczy.

2. Przewodniczący lub wiceprzewodniczący, którego to dotyczy, otrzymuje kopię wniosku o odwołanie i stawia się przed kolegium, zanim podejmie ono decyzję o odwołaniu.

3. Jeżeli kolegium podejmie decyzję o odwołaniu przewodniczącego lub jednego z wiceprzewodniczących, niezwłocznie zarządzane są wybory zgodnie z art. 2 lub 3 niniejszego regulaminu wewnętrznego.

4. O odwołaniu przewodniczącego lub wiceprzewodniczącego Eurojustu powiadamia się Parlament Europejski, Radę, Komisję Europejską i państwa członkowskie.

Artykuł 5

Posiedzenia kolegium

1. Zgodnie z art. 13 ust. 2 rozporządzenia o Eurojuście organizowane jest co najmniej jedno posiedzenie kolegium w miesiącu. Czas i miejsce posiedzeń kolegium są przedmiotem corocznej decyzji kolegium dotyczącej przyjęcia kalendarza posiedzeń. Gdy wymagają tego okoliczności i o ile nie sprzeciwi się temu większość członków kolegium, przewodniczący może zmienić datę lub godzinę rozpoczęcia posiedzeń i powiadamia o tym kolegium. Kolegium organizuje także posiedzenia dodatkowe z inicjatywy przewodniczącego, na wniosek Komisji Europejskiej w celu przedyskutowania zadań administracyjnych kolegium lub na wniosek co najmniej jednej trzeciej jego członków.

2. Posiedzenia kolegium odbywają się w siedzibie Eurojustu. W drodze wyjątku kolegium może podjąć decyzję o zorganizowaniu posiedzenia w innym miejscu, jeśli jest to należycie uzasadnione, na wniosek przewodniczącego.

W przypadku nadzwyczajnych zdarzeń lub okoliczności, na które członkowie kolegium nie mają wpływu (siła wyższa), i w przypadku gdy kolegium nie ma możliwości zebrania się zgodnie z wymogami niniejszego ustępu regulaminu wewnętrznego, kolegium może podjąć decyzję, zgodnie z art. 7 niniejszego regulaminu wewnętrznego, o zorganizowaniu swojego posiedzenia z zastosowaniem środków technicznych, w tym za pośrednictwem wideokonferencji. Decyzja kolegium określa czas trwania tego środka. Ta decyzja kolegium może zostać przedłużona w zakresie, w jakim nadzwyczajne zdarzenia lub okoliczności (siła wyższa) będą się utrzymywać. Takie posiedzenia kolegium można organizować pod warunkiem, że dostępne środki techniczne umożliwiają potwierdzenie tożsamości członków kolegium i ich uczestnictwo w dyskusjach, a tym samym zapewniają kolegialność obrad. Do posiedzeń tych stosuje się odpowiednio przepisy art. 5 i 6 niniejszego regulaminu wewnętrznego. [3]

3. W przypadku nieobecności przewodniczącego i wiceprzewodniczących posiedzeniom kolegium przewodniczy przedstawiciel krajowy z najdłuższym w danym momencie stażem pracy w Eurojuście.

4. Posiedzenia kolegium nie są jawne, a dyskusje pozostają poufne. Kolegium może podjąć decyzję o zorganizowaniu posiedzenia na sesji w ograniczonym składzie.

5. Jeżeli chodzi o udział w posiedzeniach kolegium osób niebędących jego członkami:

a) dyrektor administracyjny bierze udział w posiedzeniach kolegium zwoływanych w celu wykonywania przez ten organ funkcji kierowniczych i może być zapraszany przez przewodniczącego do udziału w posiedzeniach kolegium, w trakcie których omawiane są sprawy operacyjne, w żadnym z tych przypadków nie ma jednak prawa głosu;

b) przewodniczący może zaprosić każdą osobę, której opinia może być istotna – w szczególności prokuratorów łącznikowych oddelegowanych do Eurojustu z państw trzecich – do udziału w posiedzeniach kolegium w charakterze obserwatorów bez prawa głosu;

c) przewodniczący dokonuje oceny porządku posiedzeń kolegium, by zidentyfikować kwestie istotne z punktu widzenia wykonywania zadań przez Prokuraturę Europejską. Przewodniczący zaprasza przedstawiciela Prokuratury Europejskiej do udziału w tych posiedzeniach bez prawa głosu. Przewodniczący przekazuje przedstawicielowi Prokuratury Europejskiej odnośne dokumenty powiązane z porządkiem obrad;

d) w wyjątkowych okolicznościach członkowie kolegium mogą w razie potrzeby korzystać z pomocy doradców lub ekspertów. Członek kolegium występujący o pomoc doradców lub ekspertów przekazuje przewodniczącemu nazwiska doradców lub ekspertów co najmniej dziesięć dni roboczych przed posiedzeniem kolegium i wskazuje punkt porządku obrad, w związku z którym mają oni zostać zaproszeni. Przewodniczący informuje o tym członków kolegium na piśmie i podejmuje decyzję, czy wystosować zaproszenie, po uwzględnieniu zgłoszonych zastrzeżeń.

6. Przewodniczący przygotowuje wstępny porządek każdego posiedzenia kolegium. Wstępny porządek obrad zawiera punkty zaproponowane przez członków kolegium oraz punkty uznane za stosowne przez przewodniczącego, zarząd lub dyrektora administracyjnego.

7. Wstępny porządek obrad oraz odnośne dokumenty są przesyłane przez sekretariat zarządzający członkom kolegium co najmniej pięć dni roboczych przed posiedzeniem. Jeżeli zwoływane jest posiedzenie dodatkowe, wstępny porządek obrad może zostać przesłany 24 godziny przed posiedzeniem. Tylko punkty, dla których zapewnione zostały odnośne dokumenty, są uwzględniane we wstępnym porządku obrad do celów podjęcia decyzji. Przewodniczący może zawrzeć w nim orientacyjne limity czasowe na omówienie każdego punktu porządku obrad oraz ograniczyć liczbę wystąpień i czas ich trwania.

8. Kolegium przyjmuje porządek obrad na początku każdego posiedzenia. Sprawy pilne oraz punkty, które nie znalazły się we wstępnym porządku obrad, mogą być omawiane i być przedmiotem decyzji za zgodą członków kolegium. Kolegium może również zadecydować o zastosowaniu procedur pisemnych lub procedur konsultacji przygotowawczych zgodnie z art. 7 i 8 niniejszego regulaminu wewnętrznego.

9. Przewodniczący informuje kolegium o wszelkich sprawach będących przedmiotem zainteresowania kolegium zgodnie z art. 11 ust. 2 lit. b) rozporządzenia o Eurojuście. Informacje mogą być przekazywane członkom kolegium przez sekretariat zarządzający na piśmie. Na wniosek członka kolegium do porządku obrad kolegium włącza się punkt informacyjny do celów jego omówienia przez kolegium.

10. Członkowie kolegium mogą kierować do dyrektora administracyjnego pytania ogólne odnoszące się do jego obowiązków. Dyrektor administracyjny udziela odpowiedzi podczas pierwszego możliwego posiedzenia kolegium po otrzymaniu pytania (pytań).

Artykuł 6

Kworum i głosowanie

1. Kworum wymaga obecności dwóch trzecich członków kolegium. W przypadku nieobecności przedstawiciela krajowego, do celów sprawdzenia istnienia kworum bierze się pod uwagę obecność jego zastępcy lub asystenta mającego status, o którym mowa w art. 7 ust. 4 rozporządzenia o Eurojuście.

2. Jeżeli osiągnięcie wymaganego kworum nie jest możliwe, przewodniczący kontynuuje posiedzenie bez odnotowywania jakiejkolwiek formalnej decyzji. Odnośne punkty porządku obrad mogą zostać omówione na kolejnym posiedzeniu kolegium lub za pomocą procedury pisemnej zgodnie z art. 7 niniejszego regulaminu wewnętrznego.

3. Przedstawiciel krajowy, który nie może wziąć udziału w posiedzeniu kolegium i nie jest reprezentowany przez zastępcę lub asystenta mającego status, o którym mowa w art. 7 ust. 4 rozporządzenia o Eurojuście, może udzielić innemu przedstawicielowi krajowemu pełnomocnictwa do głosowania w jego imieniu. Przedstawiciel krajowy może otrzymać najwyżej jedno pełnomocnictwo.

4. Przedstawiciel krajowy głosujący przez pełnomocnika powiadamia sekretariat zarządzający na piśmie o tożsamości tego pełnomocnika, punktach porządku obrad, których dotyczy pełnomocnictwo, oraz wszelkich ewentualnych ograniczeniach dotyczących pełnomocnictwa do głosowania. Pełnomocnictwo do głosowania jest ważne tylko podczas posiedzenia, na które zostało udzielone.

5. Kolegium może podjąć decyzję w danej sprawie, jeżeli przewodniczący uzna, że kwestia ta została omówiona w wystarczającym stopniu.

6. Zgodnie z art. 14 ust. 1 rozporządzenia o Eurojuście, o ile nie wskazano inaczej oraz jeżeli osiągnięcie konsensusu nie jest możliwe, kolegium podejmuje decyzje większością głosów swoich członków.

7. Konsensus uznaje się za osiągnięty, jeżeli żaden członek kolegium nie wyrazi sprzeciwu w wyraźny sposób. Kolegium może przystąpić do głosowania dopiero wtedy, gdy przewodniczący odnotuje brak konsensusu. Istnienie większości głosów wśród członków kolegium ustala się, biorąc za podstawę skład kolegium określony w art. 10 ust. 1 rozporządzenia w sprawie Eurojustu.

8. Zgodnie z art. 14 ust. 2 rozporządzenia o Eurojuście każdemu członkowi kolegium przysługuje jeden głos. W przypadku nieobecności członka uprawnionego do głosowania jego zastępca jest uprawniony do wykonywania prawa głosu na warunkach określonych w art. 7 ust. 7 rozporządzenia o Eurojuście. W przypadku nieobecności zastępcy członka również asystent jest uprawniony do wykonywania prawa głosu na warunkach określonych w art. 7 ust. 7 rozporządzenia o Eurojuście.

9. O ile niniejszy regulamin nie stanowi inaczej, głosowanie odbywa się przez podniesienie ręki lub głosowanie imienne, jeżeli głosowanie przez podniesienie ręki zostanie zakwestionowane. Na wniosek przewodniczącego lub jednej trzeciej członków kolegium może ono podjąć decyzję o głosowaniu tajnym. Przewodniczący odnotowuje, w jaki sposób rozkładają się oddane głosy. Wyrażona opinia mniejszości zostaje odnotowana w protokole posiedzenia, jeśli wniesie o to odnośny członek kolegium.

Artykuł 7

Procedura pisemna

1. W pilnych przypadkach, jeżeli decyzja nie może zostać odroczona i musi zostać podjęta, zanim zostanie zwołane posiedzenie kolegium, przewodniczący może zdecydować o przeprowadzeniu procedury pisemnej. Procedury pisemne mogą być również stosowane w odniesieniu do spraw już omówionych przez kolegium zgodnie z art. 5 ust. 8 i art. 6 ust. 2 niniejszego regulaminu wewnętrznego.

2. Przewodniczący zapewnia członkom kolegium co najmniej trzy dni robocze na odpowiedź od dnia, w którym został im elektronicznie przesłany projekt decyzji. W wyjątkowych przypadkach przewodniczący może podjąć decyzję o skróceniu tego terminu.

3. Propozycja decyzji, która ma zostać podjęta w drodze procedury pisemnej, nie może być zmieniana i jest zatwierdzana lub odrzucana w całości. Jeżeli w ustalonym terminie dany członek kolegium nie udzielił odpowiedzi, uznaje się, że członek ten wstrzymał się od głosu.

4. Decyzja zostaje przyjęta, jeżeli co najmniej dwie trzecie członków kolegium udzieliło odpowiedzi na piśmie i uzyskano wymaganą większość głosów.

5. Jeżeli nie udało się osiągnąć wymaganego kworum lub wymaganej większości głosów, przewodniczący może ponownie zainicjować procedurę pisemną lub przedstawić daną sprawę podczas kolejnego posiedzenia kolegium.

6. Zakończenie procedury pisemnej stwierdza przewodniczący. Członkowie kolegium otrzymują odpowiednie powiadomienie.

Artykuł 8

Procedura konsultacji przygotowawczych

1. Przewodniczący, jeśli uzna to za stosowne w ramach przygotowań do dyskusji na forum kolegium, może wszcząć procedurę konsultacji przygotowawczych za pomocą środków elektronicznych. Członkom kolegium przekazuje się niezbędne informacje.

2. Procedury konsultacji przygotowawczych trwają siedem dni roboczych, chyba że przewodniczący postanowi inaczej ze względu na pilny charakter sprawy. Po upływie tego okresu autor propozycji przedstawionej do omówienia przez kolegium wydaje zmieniony dokument, w którym uwzględnia uwagi zgłoszone przez członków kolegium.

Artykuł 9

Grupy robocze

1. Kolegium może powoływać grupy robocze, które służą kolegium doradztwem i wiedzą fachową.

2. Mandat, skład i praktyczne funkcjonowanie tych grup roboczych zostaną ustalone w decyzji wykonawczej kolegium.

ROZDZIAŁ II

Zarząd

Artykuł 10

Skład zarządu

1. Zgodnie z art. 16 ust. 4 rozporządzenia o Eurojuście na członków zarządu wyznacza się w systemie dwuletniej rotacji dwóch członków kolegium innych niż przewodniczący lub wiceprzewodniczący.

2. System rotacji, zgodnie z którym dwóch członków kolegium jest powoływanych na członków zarządu, opiera się na porządku protokolarnym UE. Kolegium przeprowadza losowanie, by ustalić, od którego państwa członkowskiego rozpocznie się system rotacyjny w ramach tego porządku.

3. Przedstawiciel pierwszego wyznaczonego państwa członkowskiego i przedstawiciel państwa, które następuje bezpośrednio po nim w porządku protokolarnym UE, będą członkami zarządu przez okres dwóch lat.

4. Po upływie tego dwuletniego okresu przedstawiciele krajowi dwóch państw członkowskich następujących jako kolejne w porządku protokolarnym UE są mianowani na członków zarządu na kolejny okres dwóch lat, chyba że dany przedstawiciel krajowy wykonuje funkcję przewodniczącego lub wiceprzewodniczącego – w takim przypadku wyznaczany jest przedstawiciel krajowy kolejnego państwa członkowskiego zgodnie z porządkiem protokolarnym UE.

5. Jeżeli kadencja członka kolegium kończy się przed upływem dwuletniego okresu kadencji w zarządzie, na członka zarządu na czas pozostały do końca tego dwuletniego okresu jest wyznaczany nowo mianowany przedstawiciel krajowy tego samego państwa członkowskiego. Jeżeli kadencja danego przedstawiciela krajowego skończyła się, a nie został jeszcze mianowany nowy przedstawiciel krajowy, na członka zarządu jest wyznaczany zastępca tego przedstawiciela krajowego do czasu mianowania nowego przedstawiciela krajowego lub na czas pozostały do końca tego dwuletniego okresu.

6. Żaden przedstawiciel krajowy nie może pełnić dwóch następujących po sobie kadencji jako członek zarządu, chyba że występuje w roli przewodniczącego lub wiceprzewodniczącego.

Artykuł 11

Funkcjonowanie zarządu

1. Zgodnie z art. 16 ust. 5 rozporządzenia o Eurojuście zarządem kieruje przewodniczący Eurojustu. W przypadku nieobecności lub niedostępności przewodniczącego zarządowi przewodniczy wiceprzewodniczący z najdłuższym w danym momencie stażem pracy, a w przypadku równego stażu pracy – wiceprzewodniczący starszy wiekiem. W przypadku nieobecności lub niedostępności wiceprzewodniczących zarządowi przewodniczy przedstawiciel krajowy z najdłuższym w danym momencie stażem w zarządzie. Członkowie zarządu co do zasady biorą udział w posiedzeniach osobiście. W wyjątkowych przypadkach członkowie zarządu mogą wziąć udział w posiedzeniu zarządu za pośrednictwem wideokonferencji.

2. Zgodnie z art. 16 ust. 7 rozporządzenia o Eurojuście posiedzenia zarządu odbywają się co najmniej raz w miesiącu. Posiedzenia dodatkowe mogą być organizowane z inicjatywy osoby przewodniczącej posiedzeniu, na wniosek Komisji Europejskiej lub na wniosek przynajmniej dwóch innych członków zarządu. Czas i miejsce posiedzeń zarządu są przedmiotem corocznej decyzji dotyczącej przyjęcia kalendarza posiedzeń.

3. Zgodnie z art. 16 ust. 4 rozporządzenia o Eurojuście dyrektor administracyjny bierze udział w posiedzeniach zarządu bez prawa głosu. Przewodniczący może zaprosić każdą osobę, której opinia może być istotna, lub innych członków administracji do udziału w posiedzeniach zarządu w charakterze obserwatorów bez prawa głosu.

4. Przewodniczący przekazuje przedstawicielowi Prokuratury Europejskiej porządek posiedzeń zarządu i konsultuje się z nim w sprawie konieczności jego udziału w tych posiedzeniach. Przewodniczący zaprasza przedstawiciela Prokuratury Europejskiej do udziału w posiedzeniach zarządu, bez prawa głosu, w każdym przypadku gdy omawiane są kwestie, które są istotne dla funkcjonowania Prokuratury Europejskiej, zgodnie z art. 16 ust. 8 rozporządzenia o Eurojuście.

5. Kworum wymaga obecności co najmniej trzech członków zarządu, w tym za pośrednictwem wideokonferencji. W przypadku braku kworum przewodniczący kończy posiedzenie i zwołuje w terminie pięciu dni roboczych kolejne posiedzenie, w odniesieniu do którego nie obowiązują szczególne wymogi co do kworum.

6. Przewodniczący przygotowuje wstępny porządek posiedzenia zarządu w porozumieniu z członkami zarządu i dyrektorem administracyjnym. Wstępny porządek posiedzenia przekazuje się uczestnikom co najmniej pięć dni roboczych przed posiedzeniem wraz z odnośnymi dokumentami. Zarząd przyjmuje porządek obrad na początku posiedzenia. Sprawy pilne oraz punkty, które nie znalazły się we wstępnym porządku obrad, mogą zostać omówione i być przedmiotem decyzji za zgodą członków zarządu.

7. W pilnych przypadkach, gdy decyzja nie może zostać odroczona i musi zostać podjęta, zanim zostanie zwołane posiedzenie zarządu, przewodniczący może zdecydować o przeprowadzeniu procedury pisemnej. Przewodniczący zapewnia członkom zarządu co najmniej trzy dni robocze na odpowiedź od dnia, w którym został im elektronicznie przesłany projekt decyzji. W wyjątkowych przypadkach przewodniczący może podjąć decyzję o skróceniu terminu przesyłania takich odpowiedzi. Decyzję uznaje się za przyjętą, jeśli większość członków zarządu udzieliła odpowiedzi na piśmie.

8. Zgodnie z art. 16 ust. 5 rozporządzenia o Eurojuście zarząd podejmuje decyzje większością głosów swoich członków, a głosowanie odbywa się przez podniesienie ręki. Każdemu członkowi przysługuje jeden głos. W przypadku równego rozkładu głosów przewodniczący ma głos decydujący.

9. Zgodnie z art. 16 ust. 2 rozporządzenia o Eurojuście, wykonując swoje zadania, zarząd może konsultować się z kolegium. Co najmniej raz w kwartale przewodniczący przygotowuje dla kolegium sprawozdanie dotyczące działalności zarządu i podejmowanych przez niego decyzji.

10. Eurojust nie ponosi żadnych kosztów w związku z udziałem przedstawicieli Komisji Europejskiej i Prokuratury Europejskiej w posiedzeniach zarządu.

ROZDZIAŁ III

Inne przepisy dotyczące kolegium i zarządu

Artykuł 12

Deklaracje interesów, konflikty interesów, obowiązek informowania i rozwiązywanie sporów

1. Wszyscy członkowie kolegium, ich zastępcy i asystenci mający status, o którym mowa w art. 7 ust. 4 i 7 rozporządzenia o Eurojuście, przy obejmowaniu obowiązków składają deklarację interesów w formacie określonym w kodeksie etycznym, który zostanie przyjęty w drodze decyzji wykonawczej kolegium. Wszelkie informacje o zmianach w punktach wymienionych w tych deklaracjach interesów są wprowadzane jak najszybciej i nie później niż w terminie jednego miesiąca po takiej zmianie, tak by zachować aktualność deklaracji. Przetwarzanie danych osobowych zawartych w deklaracjach interesów odbywa się zgodnie z rozporządzeniem 2018/1725 oraz przepisami rozporządzenia o Eurojuście dotyczącymi ochrony danych.

2. Nie naruszając mającego zastosowanie prawa krajowego, wszyscy członkowie kolegium, ich zastępcy i asystenci niezwłocznie informują przewodniczącego o każdym rzeczywistym lub domniemanym konflikcie interesów wynikającym z pełnienia przez nich funkcji operacyjnych lub zarządczych. Zastępcy i asystenci dokonują tego za pośrednictwem swoich przedstawicieli krajowych. W sprawach operacyjnych przedstawiciele krajowi – dodatkowo i przed poinformowaniem przewodniczącego – niezwłocznie informują innych przedstawicieli krajowych, na których mają lub mogą mieć negatywny wpływ takie konflikty interesów w danej sprawie.

3. Wszyscy członkowie kolegium, ich zastępcy i asystenci unikają wszelkich sytuacji, które mogą prowadzić do powstania konfliktu osobistych interesów lub które mogą być postrzegane jako takie. Nie uczestniczą w prowadzeniu sprawy operacyjnej, w której istnieje konflikt interesów lub domniemanie konfliktu interesów. Nie działają ani nie wyrażają swoich opinii w sposób, który wpływa negatywnie na postrzeganie przez opinię publiczną ich bezstronności.

4. Wszyscy członkowie kolegium, ich zastępcy i asystenci informują przewodniczącego o każdej sprawie, która mogłaby negatywnie wpłynąć na reputację lub interesy Eurojustu. Zastępcy i asystenci dokonują tego za pośrednictwem swoich odpowiednich przedstawicieli krajowych.

5. Przewodniczący rozważa, jakie dalsze kroki należy podjąć w przypadkach wspomnianych w ust. 1–4 niniejszego artykułu zgodnie z kodeksem etycznym wspomnianym w ust. 1 niniejszego artykułu.

6. Jeżeli pomiędzy dwoma członkami kolegium lub większą ich liczbą w trakcie wykonywania ich funkcji powstanie spór, odnośna osoba lub odnośne osoby mogą poinformować o tym fakcie przewodniczącego, który może zwołać posiedzenie kolegium w celu przeanalizowania tej kwestii.

Artykuł 13

Sekretariat zarządzający

1. Kolegium i zarząd są wspomagane przez sekretariat zarządzający działający w porozumieniu z przewodniczącym.

2. Sekretariat zarządzający między innymi bierze udział w posiedzeniach kolegium i zarządu, sporządza i przechowuje protokoły z posiedzeń i opracowuje podsumowania wyników tych posiedzeń, a także prowadzi rejestr działalności kolegium i zarządu.

Artykuł 14

Protokoły z posiedzeń kolegium i zarządu

1. Protokoły z posiedzeń kolegium i zarządu zawierają co najmniej imiona i nazwiska osób biorących udział w posiedzeniu, sprawozdanie z obrad oraz przyjęte decyzje.

2. Projekty protokołów z posiedzeń kolegium i zarządu są przesyłane przez przewodniczącego, odpowiednio, członkom kolegium i członkom zarządu do przyjęcia. Po przyjęciu protokół jest podpisywany przez przewodniczącego i kierownika sekretariatu zarządzającego i załączany do rejestru prowadzonego przez sekretariat zarządzający. Protokół z posiedzenia zarządu jest udostępniany kolegium tytułem informacji.

3. Sekretariat zarządzający sporządza podsumowanie wyników posiedzeń zarządu z myślą o jego zatwierdzeniu przez przewodniczącego i o publikacji zgodnie z art. 74 ust. 4 rozporządzenia o Eurojuście.

ROZDZIAŁ IV

Dyrektor administracyjny

Artykuł 15

Dyrektor administracyjny

1. Zgodnie z art. 17 ust. 2 rozporządzenia o Eurojuście dyrektor administracyjny jest powoływany przez kolegium z listy kandydatów zaproponowanych przez zarząd na podstawie otwartej i przejrzystej procedury naboru.

2. Zarząd proponuje kolegium ustanowienie komisji selekcyjnej do celów przeprowadzenia procedury powołania dyrektora administracyjnego. W skład komisji selekcyjnej wchodzą dwaj przedstawiciele krajowi i przedstawiciel Komisji Europejskiej.

3. W stosownych przypadkach i po podjęciu decyzji przez kolegium w komisji selekcyjnej może uczestniczyć, bez prawa głosu, osoba z odpowiednim doświadczeniem w naborze kandydatów na wyższe stanowiska kierownicze.

4. Zarząd proponuje kolegium, w jaki sposób ogłosić zaproszenie do składania kandydatur, i może podjąć decyzję o liczbie kandydatów, z którymi zostaną przeprowadzone rozmowy w wyniku tego zaproszenia.

5. Komisja selekcyjna przeprowadza rozmowy z kandydatami i informuje zarząd o wyniku swoich prac. Zarząd przedstawia kolegium listę kandydatów wraz zaleceniem dotyczącym wyboru danego kandydata.

6. Kolegium powołuje dyrektora administracyjnego większością głosów swoich członków, jeżeli nie można osiągnąć konsensusu. Decyzję tę podejmuje się w głosowaniu tajnym.

7. Zarząd przyjmuje przepisy wykonawcze dotyczące procedur wyboru i powołania, przedłużania umowy, rozwiązania umowy, okresu próbnego i rocznej oceny pracy dyrektora administracyjnego.

ROZDZIAŁ V

Przepisy końcowe

Artykuł 16

Ustalenia przejściowe dotyczące wyboru dwóch przedstawicieli krajowych na pierwszy dwuletni okres po utworzeniu zarządu

1. Na pierwszy dwuletni okres bezpośrednio po utworzeniu zarządu kolegium wybiera na członków zarządu dwóch przedstawicieli krajowych innych niż przewodniczący lub wiceprzewodniczący.

2. Za wybranych uznaje się kandydatów, którzy uzyskali największą liczbę głosów. Jeżeli kilku kandydatów zajmujących drugie miejsce uzyska tę samą liczbę głosów, za wybranego uznaje się kandydata z najdłuższym stażem pracy w Eurojuście. W przypadku braku ciągłości w stażu pracy w Eurojuście kolegium bierze pod uwagę jedynie staż pracy bezpośrednio przed tymi wyborami.

3. Losowanie, o którym mowa w art. 10 ust. 2 niniejszego regulaminu wewnętrznego, odbywa się niezwłocznie po dokonaniu wyboru dwóch przedstawicieli krajowych, o których mowa we wspomnianym artykule. Przedstawiciele krajowi reprezentujący dwa wyznaczone państwa członkowskie obejmują swoje funkcje jako członkowie zarządu po zakończeniu kadencji dwóch wybranych przedstawicieli krajowych, chyba że w międzyczasie zostali wybrani na stanowisko przewodniczącego lub wiceprzewodniczącego – w takim przypadku wyznaczany jest przedstawiciel krajowy państwa członkowskiego, które następuje jako kolejne w porządku protokolarnym UE.

Artykuł 17

Dane osobowe

Uzupełnieniem niniejszego regulaminu wewnętrznego są odrębne przepisy proceduralne dotyczące przetwarzania i ochrony danych osobowych.

Artykuł 18

Zmiana niniejszego regulaminu wewnętrznego

1. Kolegium może dokonać zmiany w niniejszym regulaminie wewnętrznym zgodnie z tą samą procedurą co w przypadku jego przyjęcia – na wniosek zarządu lub jednej trzeciej członków kolegium.

2. Każda zmiana w niniejszym regulaminie wewnętrznym jest przyjmowana większością dwóch trzecich głosów członków kolegium. W przypadku niemożności osiągnięcia porozumienia większością dwóch trzecich głosów decyzja podejmowana jest zwykłą większością głosów podczas kolejnego posiedzenia kolegium.

Artykuł 19

Publikacja i wejście w życie

Regulamin wewnętrzny Eurojustu wchodzi w życie z dniem jego przyjęcia.

Regulamin zostaje opublikowany w Dzienniku Urzędowym Unii Europejskiej.