1. Wspólnemu Komitetowi przewodniczyć będą wspólnie przedstawiciel Unii Europejskiej i przedstawiciel Japonii (zwani dalej „przewodniczącymi").

2. Unię Europejską we Wspólnym Komitecie reprezentuje Komisja Europejska wspomagana przez Agencję Unii Europejskiej ds. Bezpieczeństwa Lotniczego, którym towarzyszą władze lotnicze państw członkowskich Unii Europejskiej.

3. Japonię we Wspólnym Komitecie reprezentuje Ministerstwo Spraw Zagranicznych lub Przedstawicielstwo Japonii przy Unii Europejskiej, którym towarzyszy Ministerstwo Gruntów, Infrastruktury, Transportu i Turystyki.

1. Wspólny Komitet będzie się zbierać w regularnych odstępach czasu na wniosek dowolnej ze Stron.

2. W miarę możliwości posiedzenia będą się odbywać naprzemiennie w Brukseli i Tokio. Alternatywnie można organizować rozmowy za pośrednictwem wideokonferencji. Decyzje i zalecenia przyjęte podczas wideokonferencji będą miały taką samą wartość jak decyzje i zalecenia przyjęte na posiedzeniach z udziałem bezpośrednim. Po ustaleniu przez Strony daty i miejsca posiedzenia Komisja Europejska zwołuje posiedzenie w imieniu Unii Europejskiej, a Ministerstwo Spraw Zagranicznych zwołuje je w imieniu Japonii.

3. O ile przewodniczący nie postanowią inaczej, posiedzenia Wspólnego Komitetu nie będą dostępne dla uczestników zewnętrznych. Na zakończenie posiedzenia można za obopólną zgodą przewodniczących wydać komunikat prasowy.

4. Posiedzenia są prowadzone, a dokumenty sporządzane w języku angielskim. Koszty tłumaczenia ustnego lub pisemnego na inny język ponosić będzie Strona, która występuje o takie tłumaczenie.

1. Przed każdym posiedzeniem Strony poinformują się nawzajem o planowanym składach delegacji, wyznaczając swoich przewodniczących.

2. Przewodniczący mogą, na zasadzie ad hoc, postanowić o zaproszeniu do udziału w posiedzeniach Wspólnego Komitetu uczestników zewnętrznych w celu przedstawienia informacji na konkretne tematy lub w charakterze obserwatorów.

1. Przewodniczący będą ustalać wstępny porządek obrad każdego posiedzenia za obopólną zgodą. Sekretarze przekażą uczestnikom wstępny porządek obrad oraz wszelkie stosowne dokumenty dotyczące posiedzenia najpóźniej na piętnaście dni roboczych przed datą posiedzenia.

2. Wspólny Komitet będzie przyjmować porządek obrad na początku każdego posiedzenia. Jeżeli Strony tak postanowią, w porządku obrad można umieścić punkty nieuwzględnione wcześniej we wstępnym porządku obrad.

3. Przewodniczący mogą, za obopólną zgodą, zmienić termin przekazania dokumentów, o którym mowa w ust. 1, w tym wstępnego porządku obrad, w celu uwzględnienia wymogów procedur wewnętrznych jednej ze Stron lub pilności danej sprawy.

1. Po posiedzeniu Wspólnego Komitetu sporządza się projekt protokołu posiedzenia. W protokole wskazuje się przyjęte decyzje oraz zalecenia i wnioski.

2. Po zatwierdzeniu protokół zostanie podpisany przez przewodniczących, a każda ze Stron zachowa egzemplarz oryginalny lub jego zeskanowaną kopię. Możliwe są podpisy elektroniczne i archiwizacja.

1. Wspólny Komitet będzie przyjmować decyzje i zalecenia w drodze porozumienia między Stronami.

2. Decyzje i zalecenia Wspólnego Komitetu będą mieć w tytule nazwę odpowiednio „decyzja" lub „zalecenie", po której następować będzie numer porządkowy, data przyjęcia oraz opis przedmiotu.

3. Decyzje i zalecenia Wspólnego Komitetu będą podpisywane przez przewodniczących.

4. Decyzje przyjęte przez Wspólny Komitet będą wykonywane przez Strony zgodnie z ich własnymi procedurami wewnętrznymi.

5. Decyzje przyjęte przez Wspólny Komitet mogą zostać opublikowane przez Strony w ich odpowiednich publikatorach urzędowych. Zalecenia lub wszelkie inne akty przyjęte przez Wspólny Komitet mogą zostać opublikowane, jeżeli Strony tak postanowią. Każda ze Stron zachowa oryginalny egzemplarz lub zeskanowaną kopię decyzji lub zaleceń.

1. Strony będą odpowiedzialne za pokrywanie swoich wydatków ponoszonych z tytułu udziału w posiedzeniach Wspólnego Komitetu oraz posiedzeniach wynikających z decyzji i zaleceń Wspólnego Komitetu, z uwzględnieniem wydatków na personel, podróże oraz diety, a także kosztów przesyłek pocztowych i kosztów związanych z telekomunikacją.

2. Wydatki związane z materialnym aspektem organizacji posiedzeń będą ponoszone przez Stronę będącą gospodarzem danego posiedzenia.