1. Grupie roboczej ad hoc przewodniczą na przemian przedstawiciel Unii Europejskiej i przedstawiciel Ukrainy.

2. Przedstawicielem Unii Europejskiej jest urzędnik Dyrekcji Generalnej ds. Mobilności i Transportu Komisji Europejskiej. Przedstawicielem Ukrainy jest urzędnik ministerstwa odpowiedzialnego za transport drogowy w Ukrainie.

3. Unia Europejska i Ukraina przekazują sobie wzajemnie informacje o imieniu i nazwisku, stanowisku oraz dane kontaktowe przedstawiciela pełniącego obowiązki przewodniczącego grupy roboczej ad hoc w imieniu odpowiednio Unii Europejskiej lub Ukrainy. Uznaje się, że przedstawiciel ten nadal pełni funkcję przewodniczącego w imieniu odpowiednio Unii Europejskiej lub Ukrainy do dnia, w którym Unia Europejska albo Ukraina powiadomią drugą Stronę Umowy (zwaną dalej „Stroną”) o wyznaczeniu nowego przewodniczącego.

4. Grupa robocza ad hoc może zapraszać na swoje posiedzenia ekspertów i zasięgać ich opinii dotyczących określonych punktów porządku obrad.

1. Grupa robocza ad hoc wykonuje swoje zadania pod nadzorem Wspólnego Komitetu ustanowionego na mocy art. 7 ust. 1 Umowy.

2. Przedstawiciele Stron przyjmują sprawozdania grupy roboczej ad hoc dla Wspólnego Komitetu za obopólną zgodą.

3. Przedstawiciele Stron przyjmują zalecenia grupy roboczej ad hoc dla Wspólnego Komitetu za obopólną zgodą.

4. W razie potrzeby i w należycie uzasadnionych przypadkach sprawozdania i zalecenia grupy roboczej ad hoc mogą zostać przyjęte w drodze procedury pisemnej. W tym celu przedstawiciele Stron wymieniają poglądy na temat projektu sprawozdania lub zalecenia, który może następnie zostać potwierdzony w drodze wymiany korespondencji.

5. Grupa robocza ad hoc składa sprawozdanie i przekazuje swoje protokoły, sprawozdania i zalecenia przewodniczącemu Wspólnego Komitetu w terminie 30 dni kalendarzowych od zakończenia każdego posiedzenia, a w każdym razie zgodnie z art. 7A ust. 5 Umowy.

1. Grupa robocza ad hoc zbiera się zawsze, gdy wymagają tego okoliczności, na pisemny wniosek jednej ze Stron. Każde posiedzenie odbywa się w terminie i w miejscu wspólnie ustalonym przez Strony.

2. W przypadku gdy jedna ze Stron wnosi o zwołanie posiedzenia, sekretarz drugiej Strony udziela odpowiedzi w terminie 15 dni roboczych od otrzymania takiego wniosku. W szczególnie pilnych przypadkach posiedzenia grupy roboczej ad hoc mogą zostać zwołane w trybie przyspieszonym za obopólną zgodą Stron.

3. Posiedzenia grupy roboczej ad hoc zwoływane są wspólnie przez jej sekretarzy.

1. Każda ze Stron może zwrócić się do przewodniczącego o dodanie danego punktu w porządku obrad posiedzenia. Takie wnioski są składane sekretarzom Stron co najmniej 15 dni roboczych przed posiedzeniem, a wszelkie dokumenty uzupełniające co najmniej 10 dni roboczych przed posiedzeniem.

2. Sekretarze przekazują Stronom projekt porządku obrad nie później niż 5 dni roboczych przed posiedzeniem. W wyjątkowych okolicznościach Strony mogą za obopólną zgodą postanowić o dodaniu punktów do porządku obrad w trybie przyspieszonym.

3. Porządek obrad jest przyjmowany przez przedstawicieli Stron za obopólną zgodą na początku każdego posiedzenia. Punkty inne niż te znajdujące się w projekcie porządku obrad mogą zostać włączone do porządku obrad, a dowolne punkty projektu porządku obrad mogą zostać usunięte, odroczone lub zmienione, jeżeli przedstawiciele Stron wyrażą na to zgodę.

1. Sekretarze wspólnie sporządzają projekt protokołu każdego posiedzenia w oparciu o wyniki każdego posiedzenia.

2. Projekt protokołu jest zatwierdzany i podpisywany przez przedstawicieli obu Stron.

3. O ile Strony nie postanowią inaczej, posiedzenia nie są jawne.

1. Jeżeli Unia Europejska lub Ukraina przekazują grupie roboczej ad hoc informacje poufne lub chronione przed ujawnieniem na mocy ich odpowiednich przepisów ustawowych i wykonawczych, druga Strona traktuje te informacje jako poufne.

2. Jeżeli Unia Europejska przekazuje grupie roboczej ad hoc informacje poufne lub chronione przed ujawnieniem na mocy jej odpowiednich przepisów dotyczących bezpieczeństwa informacji, w tym decyzji Komisji (UE, Euratom) 2015/443 (2), Ukraina zapewnia porównywalny poziom poufności i ochrony tych informacji. Jeżeli Ukraina przekazuje grupie roboczej ad hoc informacje poufne lub chronione przed ujawnieniem na mocy jej odpowiednich przepisów ustawowych i wykonawczych, Komisja Europejska traktuje te informacje jako poufne.