1. Rada UPG składa się z przedstawicieli Unii Europejskiej i Republiki Kenii na szczeblu ministerialnym lub z osób przez nich wyznaczonych.

2. Radzie UPG współprzewodniczą członek Komisji Europejskiej odpowiedzialny za handel reprezentujący Unię Europejską oraz właściwy sekretarz gabinetu odpowiedzialny za handel międzynarodowy reprezentujący Republikę Kenii (zwani dalej „współprzewodniczącymi”).

1. Urzędnicy departamentu odpowiedzialnego za handel międzynarodowy każdej ze Stron działają wspólnie jako Sekretariat Rady UPG (zwany dalej „sekretariatem”).

2. Każda ze Stron powiadamia drugą Stronę o nazwisku, stanowisku i danych kontaktowych urzędnika pełniącego w imieniu tej Strony funkcję członka Sekretariatu Rady UPG (zwanego dalej „sekretarzem”). Uznaje się, że urzędnik ten pozostaje sekretarzem danej Strony do dnia, w którym Strona ta powiadomi drugą Stronę o powołaniu nowego sekretarza.

1. Zgodnie z art. 104 ust. 5 umowy Rada UPG spotyka się w regularnych odstępach czasu, nieprzekraczających dwóch lat, oraz w trybie nadzwyczajnym, gdy wymagają tego okoliczności, za zgodą Stron.

2. Posiedzenia odbywają się w uzgodnionym terminie, na przemian w Brukseli i Nairobi, chyba że współprzewodniczący uzgodnili inaczej.

3. Posiedzenia zwołuje współprzewodniczący reprezentujący Stronę, która pełni rolę gospodarza posiedzenia.

4. Posiedzenie może odbyć się osobiście, za pośrednictwem wideokonferencji lub w inny sposób uzgodniony przez Strony.

1. Co najmniej 21 dni przed posiedzeniem sekretarz Strony, która pełni rolę gospodarza posiedzenia, przesyła drugiej Stronie propozycję wstępnego porządku posiedzenia, wyznaczając termin na przedstawienie uwag. Sekretariat sporządza wstępny porządek posiedzenia, z uwzględnieniem przedstawionych uwag, co najmniej 14 dni przed posiedzeniem.

2. Rada UPG przyjmuje porządek dzienny na początku każdego posiedzenia. Punkty, które nie znalazły się we wstępnym porządku posiedzenia, mogą zostać umieszczone w porządku posiedzenia w drodze wzajemnego porozumienia.

1. Projekt protokołu każdego posiedzenia sporządzany jest przez sekretarza Strony, która pełni rolę gospodarza posiedzenia, w terminie 15 dni od zakończenia posiedzenia, chyba że współprzewodniczący zadecydują inaczej. Projekt protokołu przekazuje się w celu przedstawienia uwag sekretarzowi drugiej Strony.

2. Protokół zawiera co do zasady streszczenie każdego punktu ujętego w porządku posiedzenia, a w stosownych przypadkach - informacje o:

3. Protokół zawiera wykaz wszystkich decyzji Rady UPG, podjętych w drodze procedury pisemnej na podstawie art. 9 ust. 2, od ostatniego posiedzenia Rady UPG.

4. Załącznik do protokołu zawiera listę imion i nazwisk, stanowisk oraz funkcji wszystkich osób uczestniczących w posiedzeniu Rady UPG.

5. Sekretariat dostosowuje projekt protokołu na podstawie otrzymanych uwag, a projekt protokołu ze zmianami zatwierdzany jest przez Strony w terminie 30 dni od dnia posiedzenia lub w jakimkolwiek innym terminie uzgodnionym przez współprzewodniczących. Po zatwierdzeniu sekretariat sporządza dwa oryginały protokołów, a każda ze Stron otrzymuje jeden oryginał protokołu.

1. Rada UPG może przyjmować decyzje i zalecenia w odniesieniu do wszystkich kwestii, w przypadku których umowa tak stanowi. Rada UPG podejmuje decyzje i przyjmuje zalecenia za obopólną zgodą, jak przewidziano w art. 105 ust. 1 umowy.

2. W okresie między posiedzeniami Rada UPG może przyjmować decyzje lub zalecenia w drodze procedury pisemnej.

3. Współprzewodniczący przedstawia na piśmie drogą dyplomatyczną tekst projektu decyzji lub zalecenia drugiemu współprzewodniczącemu w języku roboczym Rady UPG. Druga Strona ma miesiąc lub jakikolwiek inny dłuższy okres określony przez Stronę przedstawiającą projekt na wyrażenie swojej zgody na projekt decyzji lub zalecenia. Jeżeli druga Strona nie wyrazi swojej zgody, proponowana decyzja lub zalecenie są poddawane pod dyskusję i mogą zostać przyjęte na następnym posiedzeniu Rady UPG. Projekt decyzji lub zalecenia uznaje się za przyjęty, gdy druga Strona wyrazi zgodę, i zostaje on zapisany w protokole kolejnego posiedzenia Rady UPG, zgodnie z art. 8 ust. 3.

4. W przypadku gdy Rada UPG jest upoważniona na podstawie umowy do przyjmowania decyzji lub zaleceń, akty takie noszą odpowiednio nazwy „decyzja” lub „zalecenie”. Sekretariat nadaje każdej decyzji lub zaleceniu kolejną sygnaturę, podaje datę ich przyjęcia oraz zapewnia opis ich przedmiotu. W każdej decyzji i każdym zaleceniu określa się datę jej lub jego wejścia w życie.

5. Decyzje i zalecenia przyjęte przez Radę UPG sporządzane są w dwóch egzemplarzach poświadczonych przez współprzewodniczących i przekazywane po jednym każdej ze Stron.

1. Strony mogą uzgodnić zwołanie posiedzenia jawnego.

2. Każda ze Stron może podjąć decyzję o publikacji decyzji i zaleceń Rady UPG w swoim własnym dzienniku urzędowym lub w internecie.

3. Wszystkie dokumenty przedłożone przez Stronę powinny być traktowane jako poufne, chyba że Strona ta postanowi inaczej.

4. Wstępne porządki obrad posiedzeń podaje się do publicznej wiadomości przed posiedzeniem Rady UPG. Protokoły posiedzeń podaje się do wiadomości publicznej po ich zatwierdzeniu zgodnie z art. 8.

5. Dokumenty, o których mowa w ust. 2-4, publikuje się zgodnie z mającymi zastosowanie przepisami każdej ze Stron w zakresie ochrony danych.

1. Językiem roboczym Rady UPG jest język angielski.

2. Rada UPG przyjmuje decyzje dotyczące zmiany umowy w językach, w których tekst umowy jest autentyczny. Wszystkie inne decyzje Rady UPG, w tym decyzja, na podstawie której przyjmuje się niniejszy regulamin wewnętrzny, a także wszelkie późniejsze zmiany przyjęte zgodnie z art. 13, przyjmowane są w języku roboczym, o którym mowa w ust. 1 niniejszego artykułu.

3. Każda ze Stron odpowiedzialna jest za tłumaczenie decyzji i innych dokumentów na swoje własne języki urzędowe, w stosownych przypadkach, oraz ponosi wydatki związane z takimi tłumaczeniami.

1. Każda ze Stron pokrywa wszelkie poniesione przez siebie wydatki wynikające z uczestnictwa w posiedzeniach Rady UPG, w szczególności koszty personelu, koszty podróży i diety, a także koszty wideo- i telekonferencji oraz opłaty pocztowe i telekomunikacyjne.

2. Koszty związane z organizacją posiedzeń oraz powielaniem dokumentów ponosi Strona, która pełni rolę gospodarza posiedzenia.

3. Koszty związane z tłumaczeniem ustnym z języków roboczych oraz na języki robocze Rady UPG podczas posiedzeń ponosi Strona pełniąca rolę gospodarza posiedzenia.

1. W skład Komitetu Urzędników Wysokiego Szczebla wchodzą i współprzewodniczą w jego pracach przedstawiciele Unii Europejskiej i Republiki Kenii, zgodnie z art. 106 umowy, lub wyznaczone przez nich osoby.

2. Każda ze Stron powiadamia drugą Stronę o nazwisku, stanowisku i danych kontaktowych urzędnika wyższego szczebla lub głównego sekretarza odpowiedzialnego za współprzewodniczenie Komitetowi Urzędników Wysokiego Szczebla danej Strony (zwanego dalej „współprzewodniczącym”). Uznaje się, że ten urzędnik wyższego szczebla lub główny sekretarz posiada upoważnienie do reprezentowania danej Strony do dnia, w którym Strona ta powiadomi drugą Stronę o powołaniu nowego współprzewodniczącego.

1. Urzędnicy departamentu odpowiedzialnego za handel każdej ze Stron działają wspólnie jako sekretariat Komitetu Urzędników Wysokiego Szczebla (zwany dalej „sekretariatem”).

2. Każda ze Stron powiadamia drugą Stronę o nazwisku, stanowisku i danych kontaktowych urzędnika pełniącego w imieniu tej Strony funkcję członka sekretariatu Komitetu Urzędników Wysokiego Szczebla (zwanego dalej „sekretarzem”). Uznaje się, że urzędnik ten pozostaje sekretarzem danej Strony do dnia, w którym Strona ta powiadomi drugą Stronę o powołaniu nowego sekretarza.

1. Zgodnie z art. 106 ust. 3 umowy oraz z zastrzeżeniem wszelkich wytycznych, które może wydać Rada UPG, Komitet Urzędników Wysokiego Szczebla spotyka się co najmniej raz do roku i może odbywać posiedzenia nadzwyczajne, gdy wymagają tego okoliczności, w dowolnym terminie uzgodnionym przez Strony. Komitet Urzędników Wysokiego Szczebla zbiera się również przed posiedzeniami Rady UPG.

2. Posiedzenia odbywają się w uzgodnionym terminie, na przemian w Brukseli i Nairobi, chyba że współprzewodniczący uzgodnili inaczej.

3. Posiedzenia zwołuje współprzewodniczący reprezentujący Stronę, która pełni rolę gospodarza posiedzenia.

4. Posiedzenie może odbyć się osobiście, za pośrednictwem wideokonferencji lub w jakikolwiek inny sposób uzgodniony przez Strony.

1. Co najmniej 21 dni przed posiedzeniem sekretarz Strony, która pełni rolę gospodarza posiedzenia, przesyła drugiej Stronie propozycję wstępnego porządku posiedzenia, wyznaczając termin na przedstawienie uwag. Sekretariat sporządza wstępny porządek posiedzenia z uwzględnieniem przedstawionych uwag co najmniej 14 dni przed posiedzeniem.

2. Komitet Urzędników Wysokiego Szczebla przyjmuje porządek posiedzenia na początku każdego posiedzenia. Punkty, które nie znalazły się we wstępnym porządku obrad, mogą zostać umieszczone w porządku obrad za obopólną zgodą.

1. Projekt protokołu każdego posiedzenia sporządzany jest przez sekretarza Strony, która pełni rolę gospodarza posiedzenia, w terminie 15 dni od zakończenia posiedzenia, chyba że współprzewodniczący zadecydują inaczej. Projekt protokołu przekazuje się w celu przedstawienia uwag sekretarzowi drugiej Strony.

2. W przypadku gdy niniejszy regulamin wewnętrzny ma zastosowanie do posiedzeń specjalnych komitetów lub Komitetu Specjalnego ds. Celnych i Ułatwień w Handlu, protokoły z posiedzeń tych komitetów udostępnia się odpowiednio na wszelkich kolejnych posiedzeniach Komitetu Urzędników Wysokiego Szczebla lub Rady UPG.

3. Protokół zawiera co do zasady streszczenie każdego punktu ujętego w porządku posiedzenia, a w stosownych przypadkach - informacje o:

4. Protokół zawiera wykaz wszystkich decyzji Komitetu Urzędników Wysokiego Szczebla podjętych w drodze procedury pisemnej na podstawie art. 9 ust. 2 od ostatniego posiedzenia Komitetu Urzędników Wysokiego Szczebla.

5. Załącznik do protokołu zawiera również listę imion i nazwisk, stanowisk oraz funkcji wszystkich osób uczestniczących w posiedzeniu Komitetu Urzędników Wysokiego Szczebla.

6. Sekretariat dostosowuje projekt protokołu na podstawie otrzymanych uwag, a projekt protokołu ze zmianami zatwierdzany jest przez Strony w terminie 30 dni od dnia posiedzenia lub w jakimkolwiek innym terminie uzgodnionym przez współprzewodniczących. Po zatwierdzeniu sekretariat sporządza dwa oryginały protokołów, a każda ze Stron otrzymuje jeden oryginał protokołu.

1. Komitet Urzędników Wysokiego Szczebla może przyjmować decyzje i zalecenia w odniesieniu do wszystkich kwestii, w przypadku których umowa tak stanowi. Komitet Urzędników Wysokiego Szczebla podejmuje decyzje i przyjmuje zalecenia za obopólną zgodą, jak przewidziano w art. 107 umowy.

2. W okresie między posiedzeniami Komitet Urzędników Wysokiego Szczebla może przyjmować decyzje lub zalecenia w drodze procedury pisemnej.

3. Współprzewodniczący przedstawia na piśmie tekst projektu decyzji lub zalecenia drugiemu współprzewodniczącemu w języku roboczym Komitetu Urzędników Wysokiego Szczebla. Druga Strona ma miesiąc lub jakikolwiek inny dłuższy okres określony przez Stronę przedstawiającą projekt na wyrażenie swojej zgody na projekt decyzji lub zalecenia. Jeżeli druga Strona nie wyrazi swojej zgody, proponowana decyzja lub zalecenie są poddawane pod dyskusję i mogą zostać przyjęte na następnym posiedzeniu Komitetu Urzędników Wysokiego Szczebla. Projekt decyzji lub zalecenia uznaje się za przyjęty, gdy druga Strona wyrazi zgodę, i zostaje on zapisany w protokole kolejnego posiedzenia Komitetu Urzędników Wysokiego Szczebla, zgodnie z art. 8 ust. 3.

4. W przypadku gdy Komitet Urzędników Wysokiego Szczebla jest upoważniony na podstawie umowy do przyjmowania decyzji lub zaleceń, akty takie noszą odpowiednio nazwy „decyzja” lub „zalecenie”. Sekretariat nadaje każdej decyzji lub zaleceniu kolejną sygnaturę, podaje datę ich przyjęcia oraz zapewnia opis ich przedmiotu. W każdej decyzji i każdym zaleceniu określa się datę jej lub jego wejścia w życie.

5. Decyzje i zalecenia przyjęte przez Komitet Urzędników Wysokiego Szczebla sporządzane są w dwóch egzemplarzach poświadczonych przez współprzewodniczących i przekazywane po jednym każdej ze Stron.

1. Strony mogą uzgodnić zwołanie posiedzenia jawnego.

2. Każda ze Stron może podjąć decyzję o publikacji decyzji i zaleceń Komitetu Urzędników Wysokiego Szczebla w swoim dzienniku urzędowym lub w internecie.

3. Wszystkie dokumenty przedłożone przez Stronę powinny być traktowane jako poufne, chyba że Strona postanowi inaczej.

4. Wstępne porządki obrad posiedzeń Komitetu Urzędników Wysokiego Szczebla podaje się do publicznej wiadomości przed posiedzeniem Komitetu Urzędników Wysokiego Szczebla. Protokoły posiedzeń podaje się do wiadomości publicznej po ich zatwierdzeniu zgodnie z art. 8.

5. Dokumenty, o których mowa w ust. 2-4, publikuje się zgodnie z mającymi zastosowanie przepisami każdej ze Stron w zakresie ochrony danych.

1. Językiem roboczym Komitetu Urzędników Wysokiego Szczebla jest język angielski.

2. Komitet Urzędników Wysokiego Szczebla przyjmuje decyzje w języku roboczym, o którym mowa w ust. 1.

3. Każda ze Stron odpowiedzialna jest za tłumaczenie decyzji i innych dokumentów na swoje własne języki urzędowe, w stosownych przypadkach, oraz ponosi wydatki związane z takimi tłumaczeniami.

1. Każda ze Stron pokrywa wszelkie poniesione przez siebie wydatki wynikające z uczestnictwa w posiedzeniach Komitetu Urzędników Wysokiego Szczebla, w szczególności koszty personelu, koszty podróży i diety, a także koszty wideo- i telekonferencji oraz opłaty pocztowe i telekomunikacyjne.

2. Koszty związane z organizacją posiedzeń oraz powielaniem dokumentów ponosi Strona, która pełni rolę gospodarza posiedzenia.

3. Koszty związane z tłumaczeniem ustnym z języków roboczych oraz na języki robocze Komitetu Urzędników Wysokiego Szczebla podczas posiedzeń ponosi Strona pełniąca funkcję gospodarza posiedzenia.

1. W ramach wykonywania swoich zadań, zgodnie z art. 107 umowy, Komitet Urzędników Wysokiego Szczebla może tworzyć podlegające mu specjalne komitety odpowiedzialne za określone tematy objęte umową. W tym celu Komitet Urzędników Wysokiego Szczebla określa skład i zadania takich specjalnych komitetów.

2. Zgodnie z art. 107 umowy Komitet Urzędników Wysokiego Szczebla wydaje wytyczne wszystkim specjalnym komitetom i innym organom ustanowionym na podstawie umowy oraz sprawuje nad nimi nadzór.

3. Komitet Urzędników Wysokiego Szczebla informowany jest na piśmie o punktach kontaktowych wyznaczonych przez specjalne komitety lub inne organy powołane na mocy umowy. Wszelka odnośna korespondencja, dokumenty i wiadomości przesyłane przez punkty kontaktowe każdego specjalnego komitetu dotyczące wykonania umowy przekazuje się jednocześnie sekretariatowi Komitetu Urzędników Wysokiego Szczebla.

4. O ile Komitet Urzędników Wysokiego Szczebla nie postanowi inaczej, niniejszy regulamin wewnętrzny stosuje się odpowiednio do specjalnych komitetów i innych organów ustanowionych na podstawie umowy.