Artykuł 1

Ustanowienie komitetu sterującego

Niniejszym ustanawia się komitet sterujący w rozumieniu art. 25 ust. 1 lit. e) rozporządzenia (UE) 2020/1784, zwany dalej „komitetem”.

Artykuł 2

Zadania

Zgodnie z art. 25 ust. 1 lit. e) rozporządzenia (UE) 2020/1784 zadaniem komitetu jest zapewnienie działania i utrzymania zdecentralizowanego systemu informatycznego z myślą o osiągnięciu celów tego rozporządzenia. W szczególności komitet ten:

Artykuł 3

Członkowie

1. Członkami komitetu są organy państw członkowskich właściwe na szczeblu krajowym, regionalnym lub lokalnym do celów korzystania ze zdecentralizowanego systemu informatycznego w dziedzinie doręczania dokumentów w sprawach cywilnych i handlowych.

2. Organy państw członkowskich wyznaczają swoich przedstawicieli i zapewniają, aby cechowali się oni wysokim poziomem wiedzy fachowej.

Artykuł 4

Przewodniczący

Komitetowi przewodniczy przedstawiciel Komisji.

Artykuł 5

Funkcjonowanie

1. Posiedzenia komitetu odbywają się zasadniczo w obiektach Komisji lub zdalnie, zależnie od okoliczności.

2. Komisja prowadzi sekretariat komitetu. Urzędnicy pozostałych służb Komisji zainteresowani określonymi pracami komitetu mogą uczestniczyć w posiedzeniach komitetu i jego podkomitetów.

3. Komitet może, zwykłą większością głosów swoich członków, stanowić o jawności swoich obrad.

4. Protokół z dyskusji nad poszczególnymi punktami porządku obrad oraz opinie przedstawione przez komitet formułuje się w sposób konstruktywny i wyczerpujący.

Artykuł 6

Podkomitety

Przewodniczący może ustanawiać podkomitety w celu zbadania szczegółowych zagadnień, w oparciu o zakres zadań ustalony przez komitet. Podkomitety podlegają komitetowi. Po wypełnieniu ich mandatu podkomitety rozwiązuje się niezwłocznie.

Artykuł 7

Obserwatorzy

1. Organizacje lub podmioty publiczne inne niż organy państw członkowskich mogą, w drodze bezpośredniego zaproszenia, otrzymać status obserwatora.

2. Organizacje i podmioty publiczne mające status obserwatora wyznaczają swoich przedstawicieli.

3. Przewodniczący może zezwolić obserwatorom i ich przedstawicielom na udział w dyskusjach komitetu i podkomitetów oraz na przekazywanie wiedzy fachowej. Nie mają oni jednak prawa głosu ani nie uczestniczą w formułowaniu zaleceń i porad komitetu lub podkomitetów.

Artykuł 8

Regulamin

Komitet przyjmuje swój regulamin zwykłą większością głosów swoich członków. Podkomitety działają zgodnie z regulaminem komitetu.

Artykuł 9

Tajemnica służbowa i przetwarzanie informacji niejawnych

Członkowie komitetu i ich przedstawiciele oraz obserwatorzy podlegają obowiązkowi zachowania tajemnicy służbowej określonemu w traktatach i przepisach wykonawczych do nich, a także są zobowiązani przestrzegać określonych w decyzjach Komisji (UE, Euratom) 2015/443 (5) i 2015/444 (6) przepisów bezpieczeństwa dotyczących ochrony informacji niejawnych UE. W przypadku naruszenia powyższych obowiązków Komisja może zastosować wobec tych osób wszelkie właściwe środki.

Artykuł 10

Przejrzystość

Wszystkie dokumenty dotyczące prac komitetu, w tym porządki obrad, protokoły i opinie uczestników, udostępnia się na specjalnej stronie internetowej. W szczególności porządek obrad oraz inne istotne dokumenty referencyjne publikuje się w odpowiednim czasie przed posiedzeniem, a protokoły - terminowo po posiedzeniu. Wyjątki od zasady publikowania dopuszcza się tylko w przypadkach, gdy ujawnienie dokumentu naruszyłoby ochronę interesu publicznego lub prywatnego w rozumieniu art. 4 rozporządzenia (WE) nr 1049/2001 Parlamentu Europejskiego i Rady (7).

Artykuł 11

Koszty posiedzeń

1. Uczestnicy prac komitetu i podkomitetów nie otrzymują wynagrodzenia za udział w tych pracach.

2. Komisja zwraca koszty podróży służbowych i pobytu uczestników prac komitetu i podkomitetów. Zwrot kosztów następuje zgodnie z obowiązującymi przepisami Komisji oraz w granicach dostępnych środków przyznanych departamentom Komisji w ramach rocznej procedury podziału zasobów.

Artykuł 12

Wejście w życie

Niniejsza decyzja wchodzi w życie dwudziestego dnia po jej opublikowaniu w Dzienniku Urzędowym Unii Europejskiej.