a)

dokument potwierdzający, że nie ma wpisów w rejestrach karnych dotyczących prania pieniędzy, finansowania terroryzmu, świadczenia usług finansowych lub usług dotyczących danych, popełnienia oszustwa lub sprzeniewierzenia, zwłaszcza w postaci zaświadczenia urzędowego, lub – w przypadku gdy takie zaświadczenie nie jest dostępne w danym państwie członkowskim – oświadczenie o dobrej opinii i upoważnienie ESMA do zwrócenia się do odpowiednich organów o takie informacje na temat tego, czy członek organu zarządzającego został skazany za jakiekolwiek przestępstwo w związku z praniem pieniędzy, finansowaniem terroryzmu, świadczeniem usług finansowych lub usług dotyczących danych bądź też w związku z popełnieniem oszustwa lub sprzeniewierzenia;

b)

oświadczenie własne każdego z członków kadry kierowniczej najwyższego szczebla i organu kierowniczego stwierdzające, czy członek ten:

c)

kontroler zewnętrzny składający wniosek zapewnia, aby jedynie osoby odpowiedzialne za wniosek miały dostęp do informacji, o których mowa w ust. 2 lit. a). Informacje te przechowuje się oddzielnie od innych informacji dotyczących kadry kierowniczej najwyższego szczebla i członków organu kierowniczego kontrolera zewnętrznego. Dostęp do tych informacji podlega rejestracji. Informacji tych nie przechowuje się, jeżeli dotyczą one kandydatów na członków kadry kierowniczej najwyższego szczebla lub członków organu kierowniczego kontrolera zewnętrznego składającego wniosek, którzy nie zostali powołani.

d)

ESMA zapewnia, aby do informacji, o których mowa w ust. 2 lit. a), dostęp miały wyłącznie osoby odpowiedzialne za ocenę odpowiedniości kadry kierowniczej najwyższego szczebla i członków organu kierowniczego kontrolera zewnętrznego. Informacje te przechowuje się oddzielnie od innych informacji dotyczących kadry kierowniczej najwyższego szczebla i członków organu kierowniczego kontrolera zewnętrznego. Dostęp do tych informacji podlega rejestracji. Informacji tych nie przechowuje się, jeżeli dotyczą one kandydatów na członków kadry kierowniczej najwyższego szczebla lub członków organu kierowniczego kontrolera zewnętrznego składającego wniosek, którzy nie zostali powołani.

e)

dane osobowe dotyczące dobrej opinii kadry kierowniczej najwyższego szczebla i członków organu kierowniczego kontrolera zewnętrznego przechowywane są przez kontrolerów zewnętrznych i ESMA tak długo, jak jest to konieczne do oceny pierwotnej rejestracji i bieżącego nadzoru, stosownie do przypadku, i nie dłużej niż pięć lat po zakończeniu pełnienia funkcji przez danego członka lub ewentualnego cofnięcia rejestracji danego kontrolera zewnętrznego.

a)

aktualny życiorys każdego członka kadry kierowniczej najwyższego szczebla i organu kierowniczego kontrolera zewnętrznego zawierający szczegółowe informacje istotne dla zadań wymaganych od kontrolerów zewnętrznych zgodnie z rozporządzeniem (UE) 2023/2631, w tym:

b)

stosowność wiedzy uzyskanej dzięki kształceniu i szkoleniu w odniesieniu do usług finansowych lub usług związanych ze zrównoważonym rozwojem w ramach działalności kontrolerów zewnętrznych;

c)

stosowność doświadczenia zawodowego zdobytego w ramach działalności w zakresie czynności, które mają być wykonywane przez kontrolera zewnętrznego, takich jak zapewnienie jakości, kontrola jakości, przeprowadzanie kontroli przedemisyjnych i poemisyjnych oraz kontroli sprawozdań dotyczących wpływu i wydawanie zewnętrznych opinii na temat dostosowania lub usługi finansowe;

d)

zbiorowe i aktualne umiejętności, kwalifikacje zawodowe i doświadczenie kadry kierowniczej najwyższego szczebla i członków organu kierowniczego, istotne z punktu widzenia zadań wymaganych od kontrolerów zewnętrznych na podstawie rozporządzenia (UE) 2023/2631 oraz powiązanego ryzyka.

a)

łączną liczbę analityków, pracowników i innych osób bezpośrednio zaangażowanych w czynności w zakresie oceny, ich staż pracy, opisy stanowisk pracy, stały lub tymczasowy charakter ich umów o pracę oraz powody, dla których kontroler zewnętrzny uważa te liczby i role za odpowiednie;

b)

spodziewaną liczbę i czas trwania kontroli zewnętrznych, które mają zostać przeprowadzone w ciągu najbliższych 24 miesięcy, oraz powody, dla których kontroler zewnętrzny uważa, że liczba pracowników i innych osób bezpośrednio zaangażowanych w czynności w zakresie oceny jest proporcjonalna do liczby i czasu trwania przyszłych kontroli zewnętrznych.

a)

rodzaj czynności w zakresie oceny, które osoby bezpośrednio zaangażowane w te czynności mają przeprowadzić w ciągu najbliższych 24 miesięcy;

b)

historię zatrudnienia osób, o których mowa w lit. a), w tym charakter i staż pracy świadczonej na poprzednich stanowiskach i pełnione obowiązki;

c)

doświadczenie osób, o których mowa w lit. a), związane z zapewnianiem jakości, kontrolą jakości, przeprowadzaniem kontroli przedemisyjnych i poemisyjnych oraz kontroli sprawozdań dotyczących wpływu i wydawaniem zewnętrznych opinii na temat dostosowania lub z usługami finansowymi;

d)

wykształcenie osób, o których mowa w lit. a), oraz wszelkie uzyskane odpowiednie certyfikaty lub kwalifikacje zawodowe;

e)

inne osiągnięcia zawodowe i akademickie osób, o których mowa w lit. a), istotne ze względu na charakter pełnionych przez nie funkcji;

f)

plan szkoleń i rozwoju osób, o których mowa w lit. a);

g)

w stosownych przypadkach – wykorzystanie technologii automatyzacji w czynnościach w zakresie oceny.

a)

uzgodnienia dotyczące ładu korporacyjnego określają co najmniej organizację, zakres, cel i funkcjonowanie organów zarządzających kontrolera zewnętrznego, w tym wyraźną strukturę raportowania, podział obowiązków i kanały komunikacji;

b)

istnieją odpowiednie ramy kontroli wewnętrznej;

c)

rozwiązania organizacyjne zapewniają ciągłość i regularność wykonywania czynności w zakresie oceny, ochronę poufności i bezpieczeństwa dokumentacji dotyczącej świadczonych usług, należyte procedury administracyjne i rachunkowe oraz odpowiednie systemy przetwarzania informacji;

d)

obowiązuje ochrona anonimowości sygnalistów i zakaz odwetu;

e)

konsekwentnie sprawdzane są transakcje z podmiotami powiązanymi, osobiste transakcje pracowników, inna działalność gospodarcza oraz przyjmowanie prezentów i przejawów gościnności;

f)

zapewniona jest niezależność pracowników podlegających mechanizmom wynagrodzenia zmiennego;

g)

organ kierowniczy kontrolera zewnętrznego przyjmuje zasady i procedury zgodnie z niniejszym rozporządzeniem.

a)

mechanizmy kontroli wewnętrznej są dostosowane do charakteru, skali i złożoności kontrolera zewnętrznego;

b)

osoby odpowiedzialne za kontrole wewnętrzne są w stanie uzyskać informacje niezbędne do pełnienia swojej funkcji i zgłaszać swoje ustalenia organowi kierowniczemu kontrolera zewnętrznego;

c)

funkcje kontroli wewnętrznej są niezależne i wyraźnie oddzielone od linii biznesowych prowadzących czynności w zakresie oceny.

a)

istnieją zasady przeciwdziałania konfliktom interesów;

b)

istnieje skuteczny proces zgodności, który jest odpowiedni do monitorowania wdrażania zasad przeciwdziałania konfliktom interesów, w tym nadzór nad organem kierowniczym;

c)

istnieją procedury szkolenia i zwiększania wiedzy na temat treści zasad przeciwdziałania konfliktom interesów wśród kadry kierowniczej najwyższego szczebla, członków organu kierowniczego, analityków, pracowników i wszelkich innych osób fizycznych, z których usług korzysta lub których usługi kontroluje kontroler zewnętrzny, w tym przed podjęciem przez te osoby obowiązków po raz pierwszy.

d)

prowadzony jest wykaz faktycznych lub potencjalnych konfliktów interesów istotnych dla kontrolera zewnętrznego, w tym proponowane środki łagodzące;

e)

wprowadzono procedury zarządzania ryzykiem oraz kontrole zapobiegawcze i wykrywające w odniesieniu do identyfikacji, eliminowania i ujawniania konfliktów interesów i zarządzania nimi;

f)

zidentyfikowano konflikty interesów, które mają być eliminowane lub zarządzane i ujawniane w przejrzysty sposób;

g)

zapewniona jest niezależność analityków, pracowników i innych osób bezpośrednio zaangażowanych w czynności w zakresie oceny.

a)

dostawca usług będący osobą trzecią posiada specjalistyczną wiedzę w kwestiach związanych z czynnościami zleconymi na zasadzie outsourcingu;

b)

dostawca usług będący osobą trzecią może wykonywać czynności zlecone na zasadzie outsourcingu w okresie planowanego outsourcingu;

c)

dostawca usług będący osobą trzecią posiada ramy kontroli wewnętrznej zapewniające odpowiednie wykonywanie czynności zleconych na zasadzie outsourcingu.

a)

model biznesowy, oferowane usługi, własność, struktura grupy i status podmiotu regulowanego lub nadzorowanego;

b)

kwalifikacje personelu biorącego udział w czynnościach w zakresie oceny zlecone na zasadzie outsourcingu;

c)

zasady i procedury stosowane w odniesieniu do wykonywania czynności zleconych na zasadzie outsourcingu, w tym wykorzystanie dokładnych i wiarygodnych informacji i danych;

d)

prowadzone czynności w zakresie kontroli i monitorowania w celu zapewnienia skutecznego stosowania zasad i procedur dotyczących wykonywania czynności zleconych na zasadzie outsourcingu;

e)

w stosownych przypadkach – wykorzystanie technologii automatyzacji w czynnościach w zakresie oceny;

f)

wymogi prawne i regulacyjne mające zastosowanie do działalności dostawcy usług będącego osobą trzecią.

a)

oczekiwana liczba i rodzaj czynności w zakresie oceny, które mają zostać zlecone na zasadzie outsourcingu, nie prowadzą do nadmiernego polegania na dostawcy usług będącym osobą trzecią;

b)

wprowadzono zabezpieczenia w celu zarządzania ryzykiem związanym z outsourcingiem, w tym ryzykiem zależności w odniesieniu do realizacji czynności w zakresie oceny zleconych na zasadzie outsourcingu;

c)

wprowadzono rozwiązania zapewniające ciągłość świadczenia usług, w tym plany awaryjne i okresowe testy systemów zapasowych;

d)

wprowadzono rozwiązania zapewniające bezpieczeństwo danych i systemów, w tym wszelkiego rodzaju wykorzystanie technologii przetwarzania w chmurze;

e)

wprowadzono zabezpieczenia zapewniające, aby kontroler zewnętrzny był w stanie monitorować i nadzorować czynności w zakresie oceny zlecone na zasadzie outsourcingu;

f)

w przypadku gdy dalsze zlecanie czynności w zakresie oceny na zasadzie outsourcingu przez dostawcę usług będącego osobą trzecią jest dozwolone na podstawie umowy, czynności te spełniają kryteria określone w lit. a)–e).

a)

stale dysponuje odpowiednią dokumentacją i ewidencją wszystkich imion i nazwisk oraz stanowisk osób odpowiedzialnych za zatwierdzanie i monitorowanie outsourcingu;

b)

dostawca usług będący osobą trzecią jest w stanie dostarczyć kontrolerowi zewnętrznemu wszystkich niezbędnych informacji dotyczących czynności w zakresie oceny zleconych na zasadzie outsourcingu, wymaganych przez kontrolera zewnętrznego do wykazania, że kontroler zewnętrzny przestrzega przepisów rozporządzenia (UE) 2023/2631;

c)

w przypadku gdy czynności w zakresie oceny są zlecane na zasadzie outsourcingu dostawcy usług będącego osobą trzecią z państwa trzeciego, kontroler zewnętrzny i dostawca usług będący osobą trzecią posiadają procedury zapewniające zarządzanie ryzykiem wynikającym z następujących czynników: