Nieprawidłowa organizacja centrum usług wspólnych

Urząd miejski od początku 2014 r. do końca pierwszego kwartału 2017 r. prowadził wspólną obsługę finansowo-księgową szkół, przedszkoli, miejskiego ośrodka pomocy społecznej oraz miejskiego ośrodka kultury i miejskiej biblioteki publicznej, bez spełnienia warunków formalno-prawnych organizacji CUW. Poza tym księgi rachunkowe wszystkich jednostek obsługiwanych były prowadzone nieprawidłowo. W tekście wskazano w jaki sposób powinna być prawidłowo zorganizowana i prowadzona wspólna obsługa księgowa jednostek organizacyjnych gminy.

OPIS NIEPRAWIDŁOWOŚCI: Urząd miejski od początku 2014 r. do końca pierwszego kwartału 2017 r. prowadził wspólną obsługę finansowo-księgową szkół, przedszkoli, miejskiego ośrodka pomocy społecznej oraz miejskiego ośrodka kultury i miejskiej biblioteki publicznej. Księgi rachunkowe tych jednostek były prowadzone w referacie finansowym urzędu miejskiego, przez pracownika zatrudnionego na stanowisku „głównego księgowego jednostek podległych gminie” oraz trzech referentów księgowych. Dla wszystkich tych jednostek organizacyjnych był prowadzony jeden rachunek bankowy - o nazwie „jednostki podległe”, którym dysponowali burmistrz miasta oraz główny księgowy jednostek podległych. Dla poszczególnych jednostek organizacyjnych nie były prowadzone odrębne księgi rachunkowe - łącznie prowadzono księgi: oświatowych jednostek budżetowych i ośrodka pomocy społecznej oraz gminnych instytucji kultury, przy czym były one prowadzone za pomocą jednego oprogramowania - napisanego do obsługi jednostek budżetowych. Jeden plan kont dla wszystkich jednostek obsługiwanych oraz urzędu miejskiego, ustalony przez burmistrza, oraz jedno oprogramowanie opracowane do prowadzenia ksiąg rachunkowych jednostek budżetowych spowodowały, że ewidencja księgowa instytucji kultury była prowadzona nieprawidłowo - na zasadach obowiązujących w jednostkach budżetowych zamiast na zasadach obowiązujących w gminnych jednostkach organizacyjnych posiadających osobowość prawną, prowadzących działalność kulturalną. O takim prowadzeniu wspólnej obsługi zadecydował burmistrz miasta, wydając w tej sprawie zarządzenie wewnętrzne. W złożonym wyjaśnieniu burmistrz miasta stwierdził, że wspólna obsługa jednostek podległych gminy była prowadzona od lat, stąd nie było celowe określanie jej zasad przez radę miejską w roku 2016, na podstawie przepisów o centrach usług wspólnych, wprowadzonych do ustawy o samorządzie gminnym. Jeśli chodzi o nieprawidłowe prowadzenie ksiąg rachunkowych poszczególnych jednostek - to główny księgowy jednostek podległych stwierdził, że taki sposób prowadzenia ewidencji jest wygodny i ekonomiczny (pozwala na minimalne zatrudnienie w referacie finansowym), a rozdzielanie dochodów i wydatków oraz przychodów i kosztów poszczególnych jednostek na potrzeby sporządzania sprawozdań budżetowych i sprawozdania finansowego następuje na podstawie odrębnie prowadzonej ewidencji analitycznej dla poszczególnych jednostek.