Instruktaż – jak prawidłowo postępować z przeterminowanymi fakturami

Pracownik komórki merytorycznej jednostki budżetowej w lipcu przedłożył w księgowości fakturę wystawioną w lutym, której termin płatności przypadał na początek marca. Czy w związku z tym można odmówić jej przyjęcia? A jeśli księgowość ją przyjmie, to czy główna księgowa może zażądać pokrycia przez tego pracownika kwoty odsetek za zwłokę?

Nie, nie można odmówić przyjęcia takiej faktury, jeśli wymieniona w niej usługa (dostawa) została wykonana na rzecz jednostki przez kontrahenta. Prawidłowy sposób postępowania w takich przypadkach obejmuje następujące kroki.

Krok 1 Potwierdzenie wpływu dokumentu księgowego do komórki księgowości

W przypadku przeterminowanych dowodów zakupu rzeczy/usług (faktur, rachunków) ważne jest ustalenie osoby odpowiedzialnej za dopuszczenie do upływu terminu płatności wskazanego w takim dowodzie, w kontekście przypisania odpowiedzialności pracownikowi, który naraził jednostkę na straty, na zasadach określonych w art. 114-122 ustawy z 26 czerwca 1974 r. - Kodeks pracy (dalej: k.p.). W konsekwencji na takim dowodzie (na jego odwrocie lub w braku miejsca na dołączonej na trwale kartce) należy zamieścić: