Instruktaż: Ustalanie planu finansowego i kontrola wstępna wydatków – procedury kontroli zarządczej

Kontrola w samorządowej jednostce budżetowej wykazała, że dyrektor jednostki oraz jego dwaj zastępcy nabyli ze środków budżetowych wysokiej klasy smartfony - każdy o wartości 6835,08 zł (łącznie 20 505,24 zł). Smartfony nabyto na raty (12 rat płatnych w ciągu tego samego roku budżetowego - 2017). Raty regulowano łącznie z abonamentem telefonicznym w wysokości 120 zł miesięcznie za każdy smartfon. Wydatki z tego tytułu zostały zaliczone do paragrafów: 421 „Zakup materiałów i wyposażenia” oraz 436 „Opłaty z tytułu zakupu usług telekomunikacyjnych”. Umowy o zakup urządzeń oraz harmonogramy spłat nie zostały przedłożone do kontrasygnaty głównemu księgowemu jednostki. Mimo to główny księgowy akceptował faktury wystawione do tych umów, ponieważ podpisał je, jako prawidłowe pod względem merytorycznym, jeden z zastępców dyrektora jednostki, odpowiedzialny za sprawy organizacyjnoprawne. Smartfony nie zostały ujęte w ewidencji środków trwałych jednostki. Oprócz tych smartfonów dyrektor i obaj zastępcy mieli służbowe telefony komórkowe, nabyte ze środków jednostki, z których również był opłacany abonament i koszty rozmów pozaabonamentowych z tych urządzeń. W rezultacie kontrola zarzuciła dyrektorowi i zastępcom dokonanie nadużyć, a głównemu księgowemu - przyczynienie się do tego poprzez zaniedbanie kontroli zarządczej. Jak w takiej sytuacji powinien postąpić główny księgowy, aby nie narazić się na podobną sytuację w przyszłości?