Dokumentowanie sprzedaży detalicznej, NIP na paragonie, faktura do paragonu – zmiany w 2020 r.

Podatnicy dokonujący sprzedaży dla osób fizycznych (tzw. konsumentów) co do zasady ewidencjonują tę sprzedaż dla celów podatkowych za pomocą kas fiskalnych. Nierzadko jednak zdarzają się sytuacje, w których zakupu w takich jednostkach dokonują przedsiębiorcy prowadzący działalność gospodarczą. Dla nich właściwym dokumentem zakupu jest faktura. W takim przypadku w praktyce ostatnich 26 lat niezmiennie panowała zasada, zgodnie z którą można było łatwo wymienić paragon na fakturę. Co najważniejsze, nie powodowało to dla sprzedawców zdublowania sprzedaży. Od 1 stycznia 2020 r. podatnicy posługujący się NIP, dokonując zakupów w placówkach detalicznych, są zmuszeni przekazywać informację o żądaniu wystawienia im faktury, zanim zostanie wydrukowany paragon fiskalny, a w przypadku niektórych kas - zanim zacznie się ewidencjonowanie transakcji.

Przedstawiamy zasady dokumentowania sprzedaży detalicznej po zmianach w 2020 r.

1. Dokumentowanie sprzedaży dla osób nieprowadzących działalności gospodarczej

Sprzedaż na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej oraz rolników ryczałtowych co do zasady podlega obowiązkowi rejestracji za pomocą kasy fiskalnej. Obowiązek ten wynika z art. 111 ust. 1 ustawy o VAT.

Uwaga!

Dokumentowanie sprzedaży na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej i rolników ryczałtowych paragonami fiskalnymi jest obligatoryjne i nie może zostać zastąpione żadnym innym dokumentem, w tym fakturą wystawioną na żądanie.

Przedsiębiorcy dokonujący sprzedaży lub świadczenia usług na rzecz osób fizycznych i rolników ryczałtowych, o ile nie korzystają ze zwolnienia z obowiązku stosowania kas fiskalnych, muszą dokumentować paragonem każdą sprzedaż detaliczną dokonaną dla osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej i rolników ryczałtowych (§ 6 ust. 1 pkt 1 rozporządzenia w sprawie kas rejestrujących). Przepis ten nakazuje sprzedawcy wystawienie i wydanie nabywcy będącemu osobą fizyczną lub rolnikowi ryczałtowemu, bez jego żądania, paragonu fiskalnego podczas dokonywania sprzedaży. Musi to zrobić nie później niż z chwilą przyjęcia należności, bez względu na formę płatności. Wyjątek stanowi sprzedaż za pośrednictwem automatu uregulowana w § 12 rozporządzenia w spawie kas rejestrujących.

Obowiązkiem ewidencjonowania za pomocą kas rejestrujących i w konsekwencji obowiązkiem wydania paragonu objęte są także przedpłaty, zadatki, zaliczki, raty, wnoszone przez osoby fizyczne nieprowadzące działalności gospodarczej albo rolników ryczałtowych (§ 6 pkt 2 rozporządzenia w sprawie kas rejestrujących).