Jak księgować koszty funkcjonowania kasy zapomogowo-pożyczkowej w zakładzie pracy

Problem

Rada

Uzasadnienie

W myśl art. 39 ustawy o związkach zawodowych, u pracodawców mogą być tworzone kasy zapomogowo-pożyczkowe, których członkami mogą być osoby wykonujące pracę zarobkową, emeryci i renciści bez względu na przynależność związkową.

Zasady funkcjonowania pracowniczych kas zapomogowo-pożyczkowych (dalej: PKZP) określa rozporządzenie Rady Ministrów z 19 grudnia 1992 r. w sprawie pracowniczych kas zapomogowo-pożyczkowych oraz spółdzielczych kas oszczędnościowo-kredytowych w zakładach pracy (dalej: rozporządzenie w sprawie PKZP).

W myśl zapisów tego rozporządzenia, PKZP może zostać utworzona u pracodawcy, u którego co najmniej dziesięciu zatrudnionych przez niego pracowników zadeklarowało gotowość przynależności do tej organizacji.

Celem PKZP jest udzielanie członkom pomocy materialnej w formie pożyczek oraz zapomóg. Natomiast zakład pracy powinien świadczyć pomoc PKZP. Pomoc ta w szczególności powinna dotyczyć:

1. zapewnienia pomieszczeń biurowych i odpowiednio zabezpieczonego miejsca na przechowywanie pieniędzy,
2. transportu pieniędzy z banku,
3. prowadzenia księgowości, obsługi kasowej i prawnej,
4. dostarczania druków i formularzy,
5. dokonania na rzecz PKZP potrąceń w listach płac, listach wypłat zasiłków chorobowych i zasiłków wychowawczych, wpisowego, wkładów miesięcznych i rat pożyczek,
6. przyjmowania wpłat wnoszonych przez emerytów i rencistów oraz osoby przebywające na urlopach wychowawczych,
7. odprowadzania wpłat na rachunek bankowy PKZP,
8. informowania przynajmniej raz w roku członków kas o stanie ich wkładów i zadłużeń.

Wynika z tego, że zakład pracy zobowiązany jest do pokrywania kosztów związanych z działalnością PKZP.

Ważne!

Szczegółowe warunki świadczenia pomocy przez zakład pracy określa umowa zawarta między zakładem pracy a PKZP.

W myśl zapisów rozporządzenia w sprawie PKZP, rachunkowość PKZP należy prowadzić zgodnie z odrębnymi przepisami dotyczącymi zasad prowadzenia rachunkowości, tj. zgodnie z ustawą o rachunkowości.

Ważne!

Rachunkowości PKZP nie mogą prowadzić członkowie zarządu i komisji rewizyjnej, a także osoba prowadząca kasę PKZP.

Kasy PKZP nie mogą prowadzić członkowie zarządu i komisji rewizyjnej oraz osoba prowadząca księgowość PKZP.

Rachunkowość PKZP powinna być prowadzona w odrębnych księgach, obejmujących operacje związane wyłącznie z jej działalnością statutową.

Ponieważ działalność statutowa PKZP polega na:

• gospodarowaniu środkami pieniężnymi w ramach tworzonych PKZP funduszów oraz powstających rozrachunków z członkami kasy z tytułu wnoszonych przez nich wpłat,
• udzielaniu pożyczek i zapomóg członkom PKZP,

dlatego w księgach rachunkowych PKZP nie występują operacje gospodarcze generujące przychody i zyski oraz koszty i straty. Środków tworzących fundusze nie zalicza się bowiem ani do przychodów, ani do kosztów prowadzenia PKZP.

Co za tym idzie, koszty związane z prowadzeniem wyodrębnionego rachunku bankowego PKZP, inne opłaty pobierane przez bank od operacji dokonywanych na tym rachunku, a także wszelkie wydatki związane z prowadzeniem kasy powinny obciążyć koszty zakładu pracy.

Ważne!

Obowiązek finansowania kosztów związanych z prowadzeniem PKZP spoczywa na pracodawcy.

Ewidencja księgowa związana z prowadzeniem PKZP może przebiegać w następujący sposób:

1. W księgach rachunkowych PKZP:

1. Potrącona przez bank opłata za prowadzenie rachunku PKZP/odsetki itp.

Wn konto 24-9 „Inne rozrachunki”

w analityce: Rozrachunki z tytułu prowadzenia PKZP

Ma konto 13-5 „Inne rachunki bankowe”

w analityce: Rachunek PKZP

2. Refundacja przez pracodawcę potrąconych przez bank opłat za prowadzenie rachunku PKZP/odsetek

Wn konto 13-5 „Inne rachunki bankowe”

w analityce: Rachunek PKZP

Ma konto 24-9 „Inne rozrachunki”

w analityce: Rozrachunki z tytułu prowadzenia PKZP

2. W księgach rachunkowych zakładu pracy (pracodawcy):

1. Refundacja przez pracodawcę w części dotyczącej opłaty za prowadzenie rachunku PKZP

Wn konto 40-3 „Usługi obce” lub 55 „Koszty ogólnego zarządu”

 Ma konto 13-1 „Rachunek bieżący”

2. Refundacja w części dotyczącej odsetek karnych

Wn konto 75-1/1 „Koszty finansowe - odsetki”

Ma konto 13-1 „Rachunek bieżący”.

3. Koszty związane z prowadzeniem PKZP, np. wynagrodzenia pracowników, koszty najmu powierzchni biurowej, materiały biurowe, gospodarcze itd.

Wn konto 40 „Koszty według rodzajów”

Ma konto 21 „Rozrachunki z dostawcami” lub 13-1 „Rachunek bieżący”.

Przykład

W zakładzie pracy prowadzona jest kasa zapomogowo-pożyczkowa. Koszty związane z prowadzeniem PKZP pokrywa pracodawca, np. wynagrodzenia pracowników, koszty najmu powierzchni biurowej, materiały biurowe, gospodarcze itd. We wrześniu 2020 r. koszty te wyniosły 20 000 zł.

Jednostka posiada na rachunku bankowym PKZP 140 000 zł. We wrześniu 2020 r. bank obciążył rachunek PKZP kosztami prowadzenia rachunku bankowego kwotą 100 zł.

Jednostka prowadzi ewidencję kosztów wyłącznie na kontach zespołu 4.

Ewidencja księgowa w zakładzie pracy:

1. Koszty związane z prowadzeniem PKZP (wynagrodzenia pracowników, koszty najmu powierzchni biurowej, materiały biurowe, gospodarcze itd.)

Wn konto 40 „Koszty według rodzajów” 20 000 zł

Ma konto 21 „Rozrachunki z dostawcami” lub 13-1 „Rachunek bieżący” 20 000 zł

2. Refundacja przez pracodawcę w części dotyczącej opłaty za prowadzenie rachunku PKZP (WB rachunku bieżącego jednostki)

Wn konto 40 „Koszty według rodzajów” 100 zł

w analityce: 40-3 „Usługi obce”

Ma konto 13-1 „Rachunek bieżący” 100 zł

Ewidencja księgowa PKZP:

1. Potrącona przez bank opłata za prowadzenie rachunku PKZP (WB rachunku PKZP)

Wn konto 24-9 „Inne rozrachunki” 100 zł

w analityce: Rozrachunki z tytułu prowadzenia PKZP

Ma konto 13-5 „Inne rachunki bankowe” 100 zł

w analityce: Rachunek PKZP

2. Refundacja przez pracodawcę potrąconych przez bank opłat za prowadzenie rachunku PKZP (WB rachunku PKZP)

Wn konto 13-5 „Inne rachunki bankowe” 100 zł

w analityce: Rachunek PKZP

Ma konto 24-9 „Inne rozrachunki” 100 zł

w analityce: Rozrachunki z tytułu prowadzenia PKZP

Podstawa prawna:

• art.39 ustawy z 23 maja 1991 r. o związkach zawodowych - j.t. Dz.U. z 2019 r. poz. 263

• § 1, § 2, § 4, § 6, § 33 rozporządzenia Rady Ministrów z 19 grudnia 1992 r. w sprawie pracowniczych kas zapomogowo-pożyczkowych oraz spółdzielczych kas oszczędnościowo-kredytowych w zakładach pracy - Dz.U. Nr 100, poz. 502; ost.zm. Dz.U. z 1996 r. Nr 1, poz. 2

Joanna Gawrońska

biegły rewident