Jak księgować faktury prognozowane

PYTANIE

Szkoła jako jednostka budżetowa otrzymała faktury wstępne za prognozowane zużycie gazu w okresie 01.02.2020 – 31.01.2021 r. – jest to 5 faktur – co dwa miesiące. Data wystawienia ww. faktur to 17.01.2020, zaś data sprzedaży to kolejno 15.03.2020, 14.05.2020, 13.07.2020, 11.09.2020 i 10.11.2020. Ostatnia faktura zamykająca rok rozliczeniowy jest fakturą rozliczeniową wystawioną 31.01.2021 r. (data sprzedaży 31.01.2021 r.) i stanowi rozliczenie za faktycznie zużyty gaz w szkole w okresie 01.02.2020 – 31.01.2021 r. Jak powinny być ujęte poszczególne faktury w księgach rachunkowych jednostki budżetowej? Czy pierwsze 5 faktur winno być zaksięgowane 401/201 jednego miesiąca jak zostały wystawione? Czy faktura rozliczeniowa, która wskazuje nadpłatę za analizowany okres powinna być zaksięgowana w 2020 r. czy w 2021 r. (data jej wystawienia 31.01.2021 r., ale dotyczy okresu 01.02.2020 – 31.01.2021, data wpływu do jednostki 02.2021 r. – przed sporządzeniem sprawozdań finansowych)? Czy jest tu ważna data wystawienia, czy okres którego dotyczyła? Wydatki z pierwszych 5 faktur były poniesione w 2020 r. Szkoła prowadzi rozliczenia międzyokresowe kosztów, a nadpłaty roku poprzedniego zalicza do dochodów roku bieżącego. Czy nadpłata z 2020 r. winna być wykazana w poprzednim roku czy w bieżącym? Czy faktury rozliczeniowe (dotyczące poprzedniego roku) można traktować jak normalne faktury i księgować: a) - te na plus: • w 2021 r. (data wystawienia f-ry 01.2021 r.) – f-ra 640/201; • w 2020 r. PK – 401/640; b) - te na minus: • w 2021 r. (data wystawienia f-ry 01.2021 r.) – f-ra 201/640 i pismo do kontrahenta o zwrot nadpłaty, która będzie dochodem budżetowym roku 2021; • w 2020 r. PK – 640/401? Nadmienię, że faktury korygujące wystawione z datą bieżącego roku, a dotyczące roku poprzedniego otrzymane przed sporządzeniem sprawozdań finansowych lub przed ich zatwierdzeniem umieszczamy w księgach rachunkowych roku, którego dotyczą, czyli roku poprzedniego. Mamy wątpliwości, czy faktury rozliczeniowe można traktować jak zwykłe faktury i koszty rozliczać w okresie którego dotyczą przy zastosowaniu konta 640, czy należy bardziej skłonić się do tego, że są one fakturami korygującymi i księgować je bezpośrednio w księgach rachunkowych roku, którego dotyczą a nie w którym zostały wystawione?