Dotacja celowa dla szkół na podręczniki – ewidencja księgowa i sprawozdawczość

W Dzienniku Ustaw z 31 marca 2022 r. (poz. 716) zostało opublikowane nowe rozporządzenie w sprawie dotacji podręcznikowej. W artykule autor omawia zasady udzielania dotacji celowej dla szkół na podręczniki, materiały edukacyjne i ćwiczeniowe obowiązujące po zmianie przepisów. Wskazana zostanie także prawidłowa ewidencja księgowa oraz zasady wykazywania w sprawozdawczości budżetowej przedmiotowej dotacji.

Dotacja celowa dla szkół na podręczniki i materiały edukacyjne

Rozporządzenie Ministra Edukacji i Nauki z 25 marca 2022 r. w sprawie udzielania dotacji celowej na wyposażenie szkół w podręczniki, materiały edukacyjne i materiały ćwiczeniowe w 2022 r. (dalej: rozporządzenie w sprawie dotacji podręcznikowej) określa m.in.:

• sposób przekazywania przez dyrektora szkoły jednostkom samorządu terytorialnego informacji niezbędnych dla ustalenia wysokości dotacji celowej, w tym kwot refundacji,
•  wzór wniosku o udzielenie dotacji celowej,
• sposób przekazywania przez jednostki samorządu terytorialnego wojewodom wniosku o udzielenie dotacji celowej,
• tryb i terminy udzielania oraz szczegółowy sposób rozliczania wykorzystania dotacji celowej, w tym kwot refundacji, oraz wzór formularza rozliczenia wykorzystania tej dotacji.

Na podstawie przepisów określonych w rozporządzeniu o dotacji celowej, w 2022 r. o dotację celową mogą wnioskować szkoły uprawnione do uzyskania w 2022 r. dotacji celowej na wszystkich uczniów klas II i VI szkół podstawowych. Ponadto szkoły mogą wnioskować także w przypadku pozostałych klas, które otrzymały dotację celową na wszystkich uczniów w 2020 r. albo w 2021 r., w zakresie niezbędnym dla wyposażenia szkół w podręczniki i materiały edukacyjne między innymi ze względu na zwiększenie się liczby uczniów danych klas w stosunku do liczby uczniów w latach ubiegłych oraz w zakresie refundacji kosztów poniesionych na zakup podręczników, materiałów edukacyjnych i materiałów ćwiczeniowych.

ZAPAMIĘTAJ!

Kwota przewidziana w budżecie państwa na dotację celową na wyposażenie szkół w podręczniki, materiały edukacyjne i materiały ćwiczeniowe w 2022 r. wynosi 273 mln zł.

W terminie od 15 kwietnia do 26 września 2022 r. minister właściwy do spraw oświaty i wychowania dokonuje podziału między województwa środków budżetu państwa przeznaczonych w 2022 r. dla jednostek samorządu terytorialnego na dotacje celowe. Podziału środków dokonuje się:

• w pierwszej kolejności, uwzględniając kwoty dotacji celowej oraz prognozowaną liczbę uczniów danych klas w szkołach, które w 2022 r. są zobowiązane zapewnić bezpłatne podręczniki, materiały edukacyjne lub materiały ćwiczeniowe,
• następnie, na wniosek wojewody, uwzględniając różnicę między wysokością środków na dotację celową wynikającą z wniosków o udzielenie tych dotacji, złożonych przez jednostki samorządu terytorialnego, a kwotą dotacji celowej wynikającą z podziału.

W następnej kolejności wojewoda w terminie 10 dni od dnia otrzymania informacji o podziale środków, oraz w terminie 5 dni od dnia otrzymania informacji o podziale, ale nie później jednak niż do 30 września, sporządza i przekazuje ministrowi właściwemu do spraw finansów publicznych wniosek o zwiększenie wydatków części budżetu państwa, której jest dysponentem.

Wojewoda udziela dotacji celowej na wyposażenie szkół w podręczniki, materiały edukacyjne i materiały ćwiczeniowe na wniosek w terminie do:

• 3 czerwca - w przypadku złożenia wniosku o udzielenie dotacji celowej przez jednostkę samorządu terytorialnego w terminie od 15 kwietnia do 5 maja,
• 8 sierpnia - w przypadku złożenia wniosku o udzielenie dotacji celowej przez jednostkę samorządu terytorialnego w terminie od 6 maja do 12 lipca,
• 14 października - w przypadku złożenia wniosku o udzielenie dotacji celowej przez jednostkę samorządu terytorialnego w terminie od 13 lipca do 15 września.

W 2022 r. kwota dotacji celowej na podręczniki lub materiały edukacyjne i ćwiczeniowe pozostała bez zmian i wynosi odpowiednio:

1. Na podręczniki do zajęć z zakresu edukacji: polonistycznej, matematycznej, języka obcego nowożytnego lub materiały edukacyjne:

• 90 zł na jednego ucznia - w przypadku klas I- III;
• 168 zł na jednego ucznia - w przypadku klasy IV;
• 216 zł na jednego ucznia - w przypadku klasy V i VI;
• 300 zł na jednego ucznia - w przypadku klasy VII i VIII;

2. Na materiały ćwiczeniowe:

• 50 zł na jednego ucznia - w przypadku klas I- III;
• 25 zł na jednego ucznia - w przypadku klas IV- VIII.

Dotacja może być wykorzystana również na pokrycie kosztów drukowania i powielania podręczników, materiałów edukacyjnych oraz materiałów ćwiczeniowych - zgodnie z zapisami ustawy z 4 lutego 1994 r. o prawie autorskim i prawach pokrewnych, lub na zakup urządzeń umożliwiających druk i powielanie tych podręczników i materiałów. W przypadku uczniów niepełnosprawnych, którzy są objęci kształceniem specjalnym, szkoły mogą zakupić sprzęt lub oprogramowanie umożliwiające odczyt podręczników, materiałów edukacyjnych lub materiałów ćwiczeniowych w postaci elektronicznej.

ZAPAMIĘTAJ!

Kwota dotacji na zakup podręczników, materiałów edukacyjnych oraz materiałów ćwiczeniowych dla uczniów posiadających orzeczenie o potrzebie kształcenia specjalnego jest powiększona o wskaźniki, których wysokość jest uzależniona od rodzaju niepełnosprawności danego ucznia i została określona w rozporządzeniu Ministra Edukacji Narodowej z 20 marca 2018 r. w sprawie wysokości wskaźników zwiększających kwoty dotacji celowej na wyposażenie szkół podstawowych w podręczniki, materiały edukacyjne i materiały ćwiczeniowe dla uczniów niepełnosprawnych.

Wniosek o udzielenie dotacji celowej sporządzany jest przez jednostki samorządu terytorialnego (na podstawie danych otrzymanych od dyrektorów szkół) na formularzu, którego wzór stanowi załącznik nr 4 do rozporządzenia w sprawie dotacji podręcznikowej, a w przypadku uczniów z niepełnosprawnością, posiadających orzeczenie o potrzebie kształcenia specjalnego, na formularzu, którego wzór stanowi załącznik nr 5 do rozporządzenia w sprawie dotacji podręcznikowej.

Zgodnie z art. 58 ust. 7 i 8 ustawy z 27 października 2017 r. o finansowaniu zadań oświatowych, w przypadku zmiany prognozowanej liczby uczniów w danych klasach lub zmianą wyników postępowania rekrutacyjnego do tych szkół, szkoła oraz jednostka samorządu terytorialnego ma obowiązek aktualizacji wniosku.

ZAPAMIĘTAJ!

Jeżeli w wyniku aktualizacji wnioskowana kwota dotacji ulegnie zmniejszeniu, jednostka samorządu terytorialnego w terminie 5 dni od dnia jej złożenia zobowiązana jest zwrócić wojewodzie kwotę dotacji równą różnicy między kwotą, jaką jednostka otrzymała, a kwotą wynikającą z aktualizacji.

Koszty obsługi zadania wynoszą 1% przekazanej kwoty dotacji celowej.

Dyrektorzy szkół, które otrzymały dotację celową, zobowiązani są do jej rozliczenia na formularzu, którego wzór stanowi załącznik nr 6 do rozporządzenia w sprawie dotacji podręcznikowej, a w przypadku uczniów z niepełnosprawnością intelektualną w stopniu lekkim, umiarkowanym lub znacznym, niesłyszących, słabo słyszących, z autyzmem, w tym z zespołem Aspergera, niewidomych i słabo widzących, posiadających orzeczenie o potrzebie kształcenia specjalnego, o ile uczniowie ci będą korzystać z podręczników, materiałów edukacyjnych lub materiałów ćwiczeniowych, dostosowanych do potrzeb edukacyjnych i możliwości psychofizycznych tych uczniów - na formularzu, którego wzór stanowi załącznik nr 7 do rozporządzenia w sprawie dotacji podręcznikowej.

Rozliczenie wykorzystania dotacji celowej, przekazywane przez jednostkę samorządu terytorialnego, jest sporządzane na formularzu, którego wzór stanowi załącznik nr 8 lub 9 do rozporządzenia w sprawie dotacji podręcznikowej.

Wnioski o  udzielanie dotacji celowej na wyposażenie szkół w podręczniki, materiały edukacyjne i materiały ćwiczeniowe oraz rozliczenia, przekazuje się w postaci:

• elektronicznej opatrzonej kwalifikowanym podpisem elektronicznym, podpisem osobistym lub podpisem zaufanym albo
• papierowej i elektronicznej.

Dane przekazane w postaci elektronicznej muszą być zgodne z danymi zawartymi w postaci papierowej.

ZAPAMIĘTAJ!

Dotacja celowa na zakup podręczników, materiałów edukacyjnych i materiałów ćwiczeniowych powinna być wykorzystana do końca roku budżetowego, na który została udzielona.

Rozliczenie wykorzystania dotacji celowej przez dyrektora publicznej szkoły podstawowej prowadzonej przez osobę prawną niebędącą jednostką samorządu terytorialnego oraz osobę fizyczną, jak również zwrot niewykorzystanej dotacji następują w terminie do 15 stycznia następnego roku. Z kolei rozliczenie wykorzystania dotacji celowej przez jednostkę samorządu terytorialnego oraz zwrot niewykorzystanej dotacji następują w terminie do 31 stycznia następnego roku.

ZAPAMIĘTAJ!

Niewykorzystana do 31 grudnia danego roku budżetowego dotacja podlega zwrotowi do budżetu państwa. Rozliczenie wykorzystania dotacji celowej przez jednostkę samorządu terytorialnego oraz zwrot niewykorzystanej dotacji powinny nastąpić w terminie do 31 stycznia następnego roku.

Ewidencja księgowa dotacji

Jednostki samorządu terytorialnego przekazują do szkół dotację na zakup podręczników, materiałów edukacyjnych i materiałów ćwiczeniowych. Ewidencja księgowa otrzymanej dotacji celowej powinna być ujęta w księgach rachunkowych danej szkoły na kontach według SCHEMATU 1.

SCHEMAT 1. Ewidencja księgowa dotacji celowej

SCHEMAT 2. Ewidencja księgowa dotacji celowej

Klasyfikacja budżetowa wydatków z dotacji celowej

Wszystkie wydatki związane z zapewnieniem prawa do bezpłatnego dostępu do podręczników, materiałów edukacyjnych lub materiałów ćwiczeniowych uczniom klasyfikowane są w:

• dziale 801 „Oświata i wychowanie”,
• rozdziale 80153 „Zapewnienie uczniom prawa do bezpłatnego dostępu do podręczników, materiałów edukacyjnych lub materiałów ćwiczeniowych”.

Sprawozdawczość budżetowa dotacji podręcznikowej

Szkoły, które otrzymały dotację celową na podręczniki, materiały edukacyjne i materiały ćwiczeniowe zobowiązane są do sporządzania kwartalnego sprawozdania budżetowego Rb-50 o dotacjach/wydatkach związanych z wykonywaniem zadań z zakresu administracji rządowej oraz innych zadań zleconych jednostkom samorządu terytorialnego ustawami. Wzór sprawozdania Rb-50 stanowi załącznik nr 20 do rozporządzenia Ministra Finansów z 11 stycznia 2022 r. w sprawie sprawozdawczości budżetowej (dalej: rozporządzenie o sprawozdawczości budżetowej), natomiast szczegółowa instrukcja sporządzania sprawozdania Rb-50 została zawarta w załączniku nr 37 do rozporządzenia o sprawozdawczości budżetowej.

TABELA 1. Terminy przekazywania sprawozdania budżetowego Rb-50

Kierownicy jednostek budżetowych oraz kierownicy jednostek obsługujących są zobowiązani sporządzać sprawozdania rzetelnie i prawidłowo pod względem merytorycznym oraz formalno-rachunkowym.

Sprawozdanie Rb-50 sporządza się narastająco za kolejne kwartały roku budżetowego. Podpisują je główny księgowy i kierownik jednostki lub w przypadku obsługi przez CUW - kierownik CUW.

ZAPAMIĘTAJ!

Podstawą sporządzania sprawozdania Rb-50 jest poprawnie prowadzona ewidencja księgowa, zgodna z obowiązującymi zasadami rachunkowości. Sprawozdanie powinno być sporządzone w sposób rzetelny i prawidłowo pod względem merytorycznym oraz formalno-rachunkowym, podpisane przez głównego księgowego oraz kierownika jednostki.

Jeżeli w trakcie kontroli formalno-rachunkowej lub merytorycznej w sprawozdaniu Rb-50 zostaną ujawnione nieprawidłowości, powinny one zostać usunięte przez kierowników jednostek sporządzających sprawozdanie jednostkowe przed włączeniem zawartych w nich danych do sprawozdań łącznych. Korekty danych dotyczących poprzednich okresów sprawozdawczych uwzględnia się odpowiednio w sprawozdaniach sporządzonych za bieżący okres sprawozdawczy. W sytuacji gdy Ministerstwo Finansów stwierdzi nieprawidłowości w sprawozdaniach, dysponent środków budżetu państwa, który przekazał te sprawozdania, jest zobowiązany do niezwłocznego usunięcia błędów.

W terminie do 30 kwietnia roku następującego po roku budżetowym mogą być korygowane łączne sprawozdania roczne, z tym że przekazując korektę sprawozdania, należy dołączyć wyjaśnienie przyczyny dokonywania korekty.

Jednostki samorządu terytorialnego sporządzają sprawozdanie Rb-50 według poszczególnych dysponentów środków budżetu państwa przekazujących dotacje, w szczegółowości:

•  dział, rozdział, paragraf albo
•  dział, rozdział, grupa paragrafów

- a sumowaniu podlegają kwoty wyszczególnione w rozdziałach.

Symbol grupy paragrafów wykazuje się w kolumnie "paragraf".

Sprawozdania Rb-50 sporządza się oddzielnie dla:

• dotacji,
• wydatków.

Sprawozdanie Rb-50 o dotacji sporządza się następująco:

• w kolumnie „Plan (po zmianach)" wykazuje się wynikające z planu finansowego kwoty dochodów z tytułu przyznanych z budżetu państwa dotacji,

• w kolumnie „Wykonanie" wykazuje się kwoty otrzymanych dotacji. W sprawozdaniu za IV kwartały po uwzględnieniu zwrotów dokonanych do dnia 31 stycznia roku następującego po roku budżetowym.

Sprawozdanie Rb- 50 o wydatkach sporządza się następująco:

• w kolumnie „Plan (po zmianach)" wykazuje się planowane wydatki na zadania z zakresu administracji rządowej oraz inne zadania zlecone jednostkom samorządu terytorialnego ustawami - finansowane z dotacji przyznanych z budżetu państwa,
• w kolumnie „Wykonanie" wykazuje się wykonane w danym roku wydatki z otrzymanych dotacji. Dane dotyczące wydatków innych niż określone powyżej wykazuje się w danych uzupełniających do sprawozdania Rb-50,

Dane uzupełniające do sprawozdania Rb-50:

• w kolumnie „Wykonanie" w danych uzupełniających wykazuje się dane dotyczące wydatków, gdy:

• na mocy odrębnych przepisów jednostki samorządu terytorialnego realizują zadania z zakresu administracji rządowej oraz inne zadania zlecone ustawami, na finansowanie których otrzymują dotacje przeznaczone na zwrot wydatków,
• na podstawie przyjętego algorytmu, jednostkom samorządu terytorialnego przysługuje zwrot poniesionych wydatków ze środków własnych na sfinansowanie zadań z zakresu administracji rządowej oraz innych zadań zleconych ustawami, których koszt realizacji kalkulowany jest w ujednolicony sposób.

Jednostki organizacyjne bezpośrednio realizujące zadania z zakresu administracji rządowej oraz inne zadania zlecone ustawami jednostce samorządu terytorialnego lub jednostki obsługujące sporządzają sprawozdanie jednostkowe Rb-50 o wydatkach i przekazują je zarządom jednostek samorządu terytorialnego.

Miasta na prawach powiatu sporządzają odrębne sprawozdania Rb-50 dla zadań gminnych i powiatowych.

Zarządy jednostek samorządu terytorialnego sporządzają sprawozdanie jednostkowe Rb-50 o dotacjach i zbiorcze sprawozdanie Rb-50 o wydatkach i przekazują je dysponentom przekazującym dotacje.

Poniżej przedstawiono wypełniony wzór sprawozdania Rb-50 na podstawie danych z ksiąg rachunkowych jednostki budżetowej (szkoła) na koniec III kwartału 2022 r.

PRZYKŁAD 1

(opracowano na podstawie danych ze SCHEMATU 1)

Założenia:

W okresie sprawozdawczym od 1 stycznia do 30 września 2022 r. w szkole podstawowej, która oprócz zadań własnych realizuje także zadania z zakresu administracji rządowej oraz inne zadania zlecone ustawami jednostce samorządu terytorialnego plan wydatków po zmianach w okresie sprawozdawczym oraz wykonanie budżetu w dziale 801 „Oświata i wychowanie”, w rozdziale 80153 „Zapewnienie uczniom prawa do bezpłatnego dostępu do podręczników, materiałów edukacyjnych lub materiałów ćwiczeniowych” przedstawiał się następująco:

Na podstawie powyższych danych zostało sporządzone jednostkowe kwartalne sprawozdanie za okres od początku roku do 30 września 2022 r.

Wzór 1. Dotacja podręcznikowa w sprawozdaniu Rb-50

Dane uzupełniające do sprawozdania Rb-50 o wydatkach*)

A. Wydatki poniesione w roku bieżącym ze środków własnych JST, a niezwrócone w tym roku przez dysponenta środków budżetu państwa

B. Wydatki poniesione przez JST ze środków własnych w poprzednim roku budżetowym, a zwrócone z dotacji otrzymanej w danym roku budżetowym

*) Dotyczy tylko tych zadań, na które JST otrzymują dotacje na zwrot poniesionych przez nie wydatków.

…………………………………………… ………………………………………………………..…

Główny Księgowy/Skarbnik Kierownik jednostki/Przewodniczący Zarządu

data data

ZAPAMIĘTAJ!

Wydatki ze sprawozdania Rb-50 powinny być również uwzględnione w sprawozdaniu Rb-28S (z wykonania planu wydatków budżetowych samorządowej jednostki budżetowej/jednostki samorządu terytorialnego).

ZAPAMIĘTAJ!

Jeżeli dzień przekazania sprawozdania przypada na sobotę lub dzień ustawowo wolny od pracy, sprawozdanie należy przekazać pierwszego dnia roboczego następującego po tym dniu.

Podstawa prawna:

• art. 58 ust. 7 i 8 ustawy z 27 października 2017 r. o finansowaniu zadań oświatowych (j.t. Dz.U. z 2021 r. poz. 1930; ost.zm. Dz.U. z 2022 r. poz. 1730)

• załącznik nr 20, załącznik nr 37 do rozporządzenia Ministra Finansów z 11 stycznia 2022 r. w sprawie sprawozdawczości budżetowej (Dz.U. z 2022 r. poz. 144)

• rozporządzenie Ministra Edukacji i Nauki z 25 marca 2022 r. w sprawie udzielania dotacji celowej na wyposażenie szkół w podręczniki, materiały edukacyjne i materiały ćwiczeniowe w 2022 r. (Dz.U. z 2022 r. poz. 716; ost.zm. Dz.U. z 2022 r. poz. 885)

• rozporządzenie Ministra Edukacji Narodowej z 20 marca 2018 r. w sprawie wysokości wskaźników zwiększających kwoty dotacji celowej na wyposażenie szkół podstawowych w podręczniki, materiały edukacyjne i materiały ćwiczeniowe dla uczniów niepełnosprawnych (Dz.U. z 2018 r. poz. 611)

©℗

Marta Banach

ekonomistka, certyfikowana księgowa posiadająca wieloletnie doświadczenie oraz szeroką wiedzę merytoryczną i praktyczną w obszarze finansów publicznych, wspartą studiami podyplomowymi z zakresu finansów i rachunkowości oraz audytu wewnętrznego i kontroli zarządczej w jsfp. Zdobywczyni I miejsca w całorocznym konkursie Księgowy Budżetu w latach 2017-2019