Jak rozliczyć koszty podróży członka Rady Nadzorczej

PROBLEM

Jak rozliczyć zwrot kosztów przejazdu, zakwaterowania i wyżywienia członka Rady Nadzorczej, którego miejsce zamieszkania jest w odległości ok. 300 km od siedziby Spółki? Czy zwrot kosztów stanowi przychód członka Rady, który podlega opodatkowaniu podatkiem PIT oraz odprowadzeniu składek ZUS? Na podstawie jakich dokumentów Spółka może dokonać zwrotu ww. kosztów: wniosek członka RN, faktury z hotelu?