Układ ratalny i odroczenie terminu płatności składek ZUS – jakie korzyści dają pracodawcy

Płatnik składek, który zalega z opłacaniem składek na ubezpieczenia społeczne lub ma bieżące problemy z ich terminowym regulowaniem, może ubiegać się w ZUS o rozłożenie zaległych należności na raty lub o odroczenie terminu płatności. Podpisanie z ZUS umowy w tym zakresie powoduje zawieszenie postępowania egzekucyjnego i naliczania odsetek za zwłokę.

Zadłużony w ZUS płatnik składek może skorzystać z odroczenia terminu płatności lub układu ratalnego, składając odpowiedni wniosek. ZUS, uwzględniając możliwości płatnicze dłużnika oraz stan finansów ubezpieczeń społecznych, może przychylić się do wniosku płatnika i zawrzeć z nim stosowną umowę (art. 29 ustawy systemowej).

Od zaległości składkowych, które zostaną rozłożone na raty, ZUS nie naliczy odsetek za zwłokę, począwszy od następnego dnia po dniu wpłynięcia wniosku o układ ratalny. Jedynym dodatkowym kosztem zawarcia umowy o rozłożenie zaległości z tytułu składek ZUS lub odroczenie terminu ich płatności jest opłata prolongacyjna.

Kolejną korzyścią zawarcia takiej umowy jest zawieszenie prowadzonego wobec płatnika składek postępowania egzekucyjnego. Zgodnie z najnowszą nowelizacją ustawy systemowej z 27 października 2022 r. (ustawa uchwalona przez Sejm) płatnik składek, który zawrze umowę o układ ratalny bądź odroczenie terminu płatności składek i wywiąże się z warunków umowy, przestaje być dla ZUS dłużnikiem i może wystąpić o zaświadczenie o niezaleganiu w opłacaniu składek ZUS (nowy art. 29 ust. 5). Nowe przepisy wejdą w życie po upływie 14 dni od dnia ogłoszenia w Dzienniku Ustaw. W dniu oddania bieżącego numeru MPPiU do druku, ustawa oczekiwała na rozpatrzenie przez Senat.

Jeżeli jednak dłużnik nie spłaci w terminie ustalonych przez ZUS rat, pozostała kwota staje się natychmiast wymagalna wraz z odsetkami za zwłokę naliczonymi na zasadach określonych w Ordynacji podatkowej, tj. od dnia następującego po dniu upływu terminu płatności składek do dnia dokonania wpłaty (art. 53 § 4 Ordynacji podatkowej). Oprócz odsetek płatnik składek jest zobowiązany do uregulowania ewentualnych kosztów upomnienia, opłaty dodatkowej oraz kosztów prowadzonej egzekucji administracyjnej.

1. Odroczenie terminu płatności składek ZUS

O odroczenie terminu płatności może wnioskować płatnik składek (lub jego pełnomocnik), który ma przejściowe trudności finansowe uniemożliwiające mu opłacanie składek ZUS na bieżąco.

Jeśli wniosek płatnika składek zostanie rozpatrzony pozytywnie, będzie on mógł zapłacić należne składki w późniejszym terminie, określonym w umowie zawartej z ZUS.

1.1. Wniosek i załączniki - termin i forma ich złożenia w ZUS

ZUS wskazuje, jakie dane powinien zawierać wniosek o odroczenie terminu płatności składek (lub o rozłożenie ich na raty). Są to następujące elementy:

• dane identyfikacyjne płatnika składek: imię i nazwisko lub nazwa, NIP, PESEL, REGON, telefon, adres do korespondencji,
• określenie składek/zaległych składek, których dotyczy wniosek, ich wysokości i okresu, za który są należne - może to być okres dłuższy niż miesiąc,
• propozycja terminu zapłaty odroczonych składek/spłaty zadłużenia,
• uzasadnienie, z jakich powodów płatnik składek nie jest w stanie opłacić składki w ustawowym terminie/jednorazowo lub w pełnej wysokości,
• rodzaj pomocy publicznej, o którą płatnik składek wnioskuje,
• podpis płatnika składek (pełnomocnika).

ZUS na stronie www.zus.pl udostępnia wnioski i formularze, a także pełny katalog wymaganych dokumentów do zawarcia umowy z płatnikiem składek.

Ubiegając się o odroczenie terminu płatności składek, można skorzystać z takiego wniosku (RSO).

Wniosek o odroczenie (RSO) należy złożyć najpóźniej w dniu płatności składek. Należy do niego dołączyć dodatkowe dokumenty potwierdzające kondycję finansową firmy. W zależności od formy opodatkowania mogą to być np.:

• sprawozdania finansowe za ostatnie 3 lata obrotowe oraz za rok bieżący (osoby prawne i spółki prawa handlowego, osoby fizyczne będące przedsiębiorcami),
• wyciągi z księgi przychodów i rozchodów za ostatnie 3 lata i za rok bieżący (spółki cywilne i osobowe),
• wyciągi z ewidencji przychodów za ostatnie 3 lata oraz za rok bieżący (ryczałt od przychodów ewidencjonowanych),
• roczne rozliczenia podatkowe (PIT-36, PIT-36L, PIT-16A, PIT-37 i 38, PIT-28 - w zależności od formy opodatkowania).

Ponadto należy złożyć oświadczenie o stanie majątkowym osoby prawnej lub fizycznej albo oświadczenie o stanie rodzinnym i majątkowym oraz sytuacji materialnej osoby fizycznej nieprowadzącej pełnej księgowości czy oświadczenia dotyczące pomocy de minimis.

Komplet dokumentów płatnik składek może złożyć:

• pisemnie, np. za pośrednictwem poczty lub kuriera;
• ustnie podczas rozmowy z pracownikiem ZUS, który sporządzi stosowny protokół;
• elektronicznie za pomocą profilu informacyjnego na PUE ZUS;
• telefonicznie za pośrednictwem pracowników Centrum Obsługi Telefonicznej (COT) - ta forma jest udostępniona wyłącznie klientom posiadającym profil na PUE ZUS. W trakcie rozmowy pracownik COT przygotowuje w imieniu płatnika wniosek, a następnie składa go na PUE ZUS.

WAŻNE

ZUS może odroczyć termin opłacenia składek bieżących lub przyszłych, a więc takich, których termin płatności jeszcze nie upłynął.

ZUS ma 2 miesiące od złożenia kompletnego wniosku wraz z załącznikami na jego rozpatrzenie. W przypadku gdy ZUS rozpatrzy wniosek płatnika odmownie, będzie on musiał zapłacić należne składki wraz z odsetkami.

1.2. Zmiana kondycji finansowej firmy

Jeżeli sytuacja finansowa płatnika składek ulegnie poprawie lub pogorszeniu, może on wnioskować o zmianę warunków udzielonej ulgi. Taki wniosek powinien być uzasadniony i odpowiednio udokumentowany. Należy go złożyć przed upływem terminu płatności odroczonej składki (podanym w umowie zawartej z ZUS).

ZUS może wyznaczyć nowy termin zapłaty odroczonych składek. Jednak poskutkuje to zmianą wysokości opłaty prolongacyjnej, której wysokość jest uzależniona od kwoty odsetek liczonych od następnego dnia po terminie płatności składek do dnia odroczenia włącznie.

WAŻNE

W wyjątkowych sytuacjach płatnik składek, który nie wywiąże się z zawartej umowy odraczającej zapłatę składek, może złożyć wniosek o utrzymanie jej w mocy, załączając dokumenty potwierdzające szczególne powody, które uniemożliwiły mu dotrzymanie dotychczasowych warunków.

Utrzymanie w mocy udzielonej ulgi oznacza, że płatnik składek będzie mógł uregulować należności objęte umową w innym terminie (wskazanym przez ZUS w aneksie do umowy), a zaległości nie będą egzekwowane w trybie egzekucyjnym.

1.3. Odstąpienie od umowy lub jej rozwiązanie

W razie niedotrzymania warunków zawartej z ZUS umowy zostanie ona rozwiązana. Wówczas odroczone należności należy zapłacić wraz z odsetkami za zwłokę. Ponadto płatnik składek poniesie ewentualne koszty upomnienia czy prowadzonej egzekucji administracyjnej lub sądowej.

W każdej chwili płatnik składek może odstąpić od umowy odraczającej termin płatności składek. Rozwiązanie umowy nastąpi z dniem wskazanym w pisemnym oświadczeniu, nie wcześniej jednak niż z dniem złożenia go w ZUS.

WAŻNE

Odstąpienie od umowy jest równoznaczne z tym, że odroczone należności trzeba natychmiast zapłacić wraz z odsetkami za zwłokę. W razie niedopełnienia tego obowiązku będą one dochodzone w postępowaniu egzekucyjnym.

2. Układ ratalny

Tak jak w przypadku odroczenia terminu płatności układem ratalnym mogą być objęte wszystkie składki ZUS, a także dodatkowo koszty upomnienia czy postępowania egzekucyjnego, odsetki i opłata dodatkowa. Wniosek o układ ratalny może złożyć np. płatnik składek (lub jego pełnomocnik), jak również osoba, która zaprzestała prowadzenia działalności. W odróżnieniu od odroczenia terminu płatności układem ratalnym mogą być objęte zarówno składki zaległe, jak i przyszłe.

Wniosek w tej sprawie ZUS powinien rozpatrzyć najpóźniej w ciągu 2 miesięcy do daty jego złożenia. W razie pozytywnej decyzji ZUS z płatnikiem składek jest zawierana umowa cywilnoprawna (tzw. układ ratalny). Oprócz rat płatnik ma obowiązek opłacania bieżących składek ZUS w ustawowym terminie.

Zawarcie układu ratalnego powoduje ustanie naliczania odsetek od dnia następującego po dniu złożenia wniosku. Płatnik składek ma jednak obowiązek uiszczenia opłaty prolongacyjnej.

ZUS może odmówić rozłożenia składek na raty w sytuacji, gdy:

• płatnik składek nie opłaca bieżących składek,
• uzna, że działania podejmowane przez płatnika składek nie zmierzają do spłaty zadłużenia, lecz mają na celu działanie na zwłokę,
• płatnik składek nie dotrzymuje warunków spłaty zadłużenia.

2.1. Wniosek RSR i inne wymagane dokumenty

Płatnik składek zamierzający skorzystać z układu ratalnego powinien złożyć w ZUS wniosek (RSR) oraz inne dokumenty potwierdzające kondycję finansową firmy. W tym celu ZUS wymaga przedłożenia dokumentów wykazanych w tabeli 1.

Tabela 1. Wymagane dokumenty potwierdzające kondycję finansową firmy według formy opodatkowania

Należy także złożyć dodatkowe dokumenty w zakresie pomocy publicznej - udzielenie ulgi w postaci odroczenia terminu płatności może bowiem stanowić pomoc publiczną, przy spełnieniu określonych przesłanek, które zobowiązany jest zweryfikować ZUS (i ustalić, czy pomoc, o którą wnioskuje płatnik składek, spełnia te przesłanki).

Tabela 2. Wymagane dokumenty w zakresie pomocy publicznej

Analogicznie jak w przypadku dokumentów dotyczących odroczenia płatności składek ZUS komplet ww. dokumentów można wysłać pocztą, złożyć osobiście w ZUS, przekazać ustnie do protokołu w trakcie rozmowy z pracownikiem ZUS lub za pośrednictwem PUE ZUS.

2.2. Zerwanie układu ratalnego lub zmiana kondycji finansowej firmy

ZUS może zerwać układ ratalny w sytuacji, gdy:

• płatnik składek opłaca raty w innej niż ustalona wysokości (lub nie płaci ich wcale),
• płatnik składek nie opłaca wraz z ratami bieżących należności składkowych,
•  zostaną ujawnione nowe okoliczności, nieznane, lecz istniejące w dniu podpisania umowy, z których wynika, że ZUS został wprowadzony w błąd przez płatnika składek w celu uzyskania ulgi w spłacie należności i uniknięcia egzekucji,
• płatnik składek złoży pisemne oświadczenie o odstąpieniu od realizacji umowy,
• Komisja Europejska wyda decyzję o obowiązku zwrotu pomocy publicznej.

Jeżeli w trakcie realizacji umowy sytuacja finansowa płatnika składek ulegnie zmianie, może on złożyć wniosek o zmianę warunków udzielonej ulgi, w zakresie terminu płatności rat lub ich wysokości oraz skrócenia lub wydłużenia okresu spłaty należności. W takim przypadku jest zawierany aneks do umowy. Jednak do czasu jego podpisania obowiązują warunki spłaty należności określone w umowie.

WAŻNE

Zmiana warunków umowy może dotyczyć tylko tych należności, których termin płatności jeszcze nie upłynął.

3. Opłata prolongacyjna

Jeśli ZUS przychyli się do wniosku płatnika składek o odroczenie płatności składek lub o układ ratalny, nie będzie on zobowiązany do zapłaty odsetek. Zamiast tego ZUS naliczy opłatę prolongacyjną w wysokości 50% stawki odsetek za zwłokę obowiązującej w dniu podpisania umowy. W przypadku odroczenia terminu płatności opłata jest naliczana od następnego dnia po terminie płatności składki do dnia odroczenia włącznie. Przy układzie ratalnym opłata zależy od statusu składek. W przypadku:

• składek zaległych - opłata jest naliczana od dnia następującego po dniu złożenia wniosku o ulgę do dnia terminu zapłaty poszczególnych rat,
• składek przyszłych - opłata jest naliczana od dnia następującego po terminie płatności do dnia terminu zapłaty poszczególnych rat.

Warto przypomnieć, że w przypadku zaległości składkowych należnych za okres od 1 stycznia 2020 r. ustawa z 2 marca 2020 r. o szczególnych rozwiązaniach związanych z zapobieganiem, przeciwdziałaniem i zwalczaniem COVID-19, innych chorób zakaźnych oraz wywołanych nimi sytuacji kryzysowych przewiduje zwolnienie z opłaty prolongacyjnej, jeżeli wniosek zostanie złożony w czasie stanu zagrożenia epidemicznego lub w okresie 30 dni po jego odwołaniu (art. 15 zb tej ustawy).

4. Odmowa odroczenia terminu płatności/rozłożenia na raty - tryb odwoławczy

Jeśli chodzi o tryb odwoławczy, to w tej kwestii istnieją rozbieżności. ZUS stoi na stanowisku, że płatnik składek może zakwestionować odmowne rozpatrzenie wniosku o odroczenie terminu płatności lub rozłożenia zaległości na raty, składając pismo do właściwej placówki ZUS w terminie 7 dni od otrzymania pisemnej odpowiedzi na wniosek (taka informacja jest zamieszczona na stronie ZUS). Inny pogląd w tej sprawie mają sądy, które uznają że ZUS powinien wydać w tym zakresie decyzję.

Naczelny Sąd Administracyjny w wyroku z 16 czerwca 2011 r. (II GSK 661/10) stwierdził:

NSA

(…) mimo że przepisy ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych nie określają sposobu, w jakim następuje odmowa rozłożenia na raty, należy przyjąć, iż tego rodzaju działanie, które stanowi o odmowie przyznania prawa przewidzianego ustawą może nastąpić wyłącznie w drodze decyzji.

Także w wyroku z 4 kwietnia 2017 r. (I SAB/Gd 1/17) Wojewódzki Sąd Administracyjny w Gdańsku orzekł, że:

WSA

(…) w świetle art. 29 ust. 1a u.s.u.s. pozytywne załatwienie sprawy w przedmiocie rozłożenia należności na raty następuje w formie umowy. Jednocześnie przepisy u.s.u.s. nie określają sposobu, w jakim następuje odmowa rozłożenia na raty. Mimo to należy przyjąć, iż tego rodzaju działanie, które stanowi o odmowie przyznania prawa przewidzianego ustawą może nastąpić wyłącznie w drodze decyzji. Wniosek ten znajduje uzasadnienie w art. 123 u.s.u.s., który stanowi, że w sprawach nieuregulowanych stosuje się przepisy Kodeksu postępowania administracyjnego.

Należy jednak zauważyć, iż decyzja odmawiająca rozłożenia na raty należności z tytułu niezapłaconych składek nie jest żadną z wymienionych w art. 83 ust. 4 u.s.u.s., zatem nie stosuje się do niej trybu tym przepisem określonego, co oznacza, że stronie nie przysługuje od takiej decyzji wniosek o ponowne rozpatrzenie sprawy. Tym samym od wskazanej decyzji będzie więc przysługiwało na zasadzie art. 83 ust. 2 u.s.u.s. odwołanie do właściwego sądu według zasad określonych w kodeksie postępowania cywilnego.

Z tego wynika, że płatnik składek w razie odmowy udzielenia ulgi powinien złożyć odwołanie do sądu pracy i ubezpieczeń w ustawowym terminie, tj. 1 miesiąca od dnia otrzymania decyzji ZUS.

PODSTAWA PRAWNA:

• art. 29, art. 32, art. 83 ust. 2 ustawy z 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych - j.t. Dz.U. z 2022 r. poz. 1009; ost.zm. Dz.U. z 2022 r. poz. 2185

• art. 15zb ustawy z 2 marca 2020 r. o szczególnych rozwiązaniach związanych z zapobieganiem, przeciwdziałaniem i zwalczaniem COVID-19, innych chorób zakaźnych oraz wywołanych nimi sytuacji kryzysowych - j.t. Dz.U. z 2021 r. poz. 2095; ost.zm. Dz.U. z 2022 r. poz. 2185

• art. 1 ustawy z 27 października 2022 r. o zmianie ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych oraz niektórych innych ustaw - w dniu oddania bieżącego numeru MPPiU do druku ustawa oczekiwała na rozpatrzenie przez Senat

POWOŁANE ORZECZENIA SĄDÓW:

• wyrok NSA z 16 czerwca 2011 r. (II GSK 661/10)

• wyrok WSA w Gdańsku z 4 kwietnia 2017 r. (I SAB/Gd 1/17)

Małgorzata Kozłowska

radca prawny, specjalista i praktyk, od wielu lat zajmuje się prawem ubezpieczeń