Jak rozliczyć w księgach rachunkowych nieściągalność niewielkich kwot wierzytelności

Spółka od niemal dwóch lat posiada należność od kontrahenta krajowego na kwotę 68 zł. W związku ze sporządzaniem sprawozdania finansowego za bieżący rok zamierzamy wyksięgować tę kwotę z rozrachunków jako nieściągalną. Powodem jest niska kwota należności oraz kompletny brak kontaktu z kontrahentem. Jak taką operację udokumentować i zaksięgować, by kwota ta była uznana za koszt uzyskania przychodów. Czy do kosztów uzyskania przychodu należy zaliczyć kwotę netto czy brutto należności?

Nieściągalność drobnych wierzytelności należy udokumentować protokołem stwierdzającym, że przewidywane koszty procesowe i egzekucyjne związane z dochodzeniem wierzytelności byłyby równe albo wyższe od jej kwoty. Protokół wraz z odpisaniem w księgach rachunkowych wierzytelności jako nieściągalnej skutkuje możliwością uznania kwoty netto wierzytelności za koszt uzyskania przychodu. Kosztem bilansowym będzie natomiast kwota brutto nieściągalnej wierzytelności. Szczegóły wraz z przykładem protokołu i ewidencją księgową – w uzasadnieniu. 

Niezapłacone faktury za dostarczony towar lub wykonaną usługę stanowią poważny problem, który codziennie dotyka wielu przedsiębiorców. Problem ten jest tym bardziej dotkliwy, mając na uwadze fakt, że ustawy o podatku dochodowym (art. 12 ust. 3 updop i art. 14 ust. 1 updof) nakazują za przychody podatkowe rozumieć kwoty należne, choćby nie zostały faktycznie otrzymane, po wyłączeniu wartości zwróconych towarów, udzielonych bonifikat i skont (u podatników sprzedających towary i usługi opodatkowane VAT przychodem z tej sprzedaży jest przychód pomniejszony o należny VAT). W praktyce oznacza to, że podatek dochodowy staje się wymagalny z chwilą wydania towaru lub wykonania usługi bez względu na fakt, czy odbiorca świadczenia uregulował swoje zobowiązanie czy też nie. Taka konstrukcja podatku dochodowego wpływa negatywnie na sytuację finansową przedsiębiorstwa poprzez zmniejszanie jej płynności finansowej. Ustawodawca umożliwił jednakże – przy spełnieniu określonych warunków – zaliczenie w ciężar kosztów uzyskania przychodu wartości nieściągalnych wierzytelności.