Podpisywanie sprawozdań budżetowych przez osoby upoważnione - stanowisko Regionalnej Izby Obrachunkowej w Lublinie z dnia 2 października 2023 r., sygn. RIO.II.070.54.2023

W odpowiedzi na Pana wniosek, otrzymany dniu 26 września 2023 r., o udzielenie wyjaśnienia w zakresie stosowania art. 53 ust. 1, 2 i 5 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (Dz. U. z 2023 r. poz. 1270 z późn. zm.) oraz § 14 ust. 1 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 11 stycznia 2022 r. w sprawie sprawozdawczości budżetowej (Dz. U. poz. 144 z późn. zm.) poniżej przedstawiam stanowisko Regionalnej Izby Obrachunkowej w Lublinie. 

W przedstawionym w Pana piśmie stanie faktycznym Urząd Miasta prowadzi wspólną obsługę finansowo księgową jednostek oświatowych i dla realizacji tego zadania, w strukturach Urzędu, wyodrębniono referat (centrum usług wspólnych), którym kieruje główny księgowy, spełniający wymogi określone w przepisach art. 54 ust. 2 ustawy o finansach publicznych. 

Odnośnie pytania, czy burmistrz jako kierownik jednostki obsługującej może udzielić upoważnienia innej osobie do podpisywania sprawozdań budżetowych jednostek obsługiwanych, informuję że burmistrz, zgodnie z art. 33 ust. 1 i ust. 4 ustawy z dnia 8 marca 1990 r. o samorządzie gminnym (Dz. U. z 2023 r. poz. 40 z późn. zm.) wykonuje zadania przy pomocy urzędu gminy i może powierzyć prowadzenie określonych spraw gminy w swoim imieniu zastępcy burmistrza lub sekretarzowi miasta. Przepis ten nie określa zakresu, ani też nie wskazuje rodzaju spraw gminy, które burmistrz może powierzyć zastępcy burmistrza lub sekretarzowi miasta, nie zastrzega też żadnych spraw do wyłącznej kompetencji burmistrza. Burmistrz może zatem powierzyć sprawy w zakresie swojej właściwości w regulaminie organizacyjnym, zakresie czynności lub odrębnym upoważnieniem kierowanym bezpośrednio do pracownika miasta. Z powyższych względów, biorąc pod uwagę przywołaną regulację ustawy o samorządzie gminnym, możliwe jest upoważnienie zastępcy burmistrza lub sekretarzowi miasta do składania podpisów na sprawozdaniach budżetowych, o których mowa w § 3 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 11 stycznia 2022 r. w sprawie sprawozdawczości budżetowej (Dz. U. z 2022 r. poz. 144 z późn. zm.). Należy przy tym podkreślić, że powierzenie zastępcy burmistrza lub sekretarzowi miasta obowiązków w tym zakresie ma charakter przekazania kompetencji burmistrza, nie zaś przeniesienia uprawnień na inny podmiot, ponieważ zastępca burmistrza lub sekretarz miasta wykonują te obowiązki w imieniu burmistrza - działanie w oparciu o upoważnienie zawsze będzie działaniem prawnym mocodawcy ze skutkami bezpośrednio dla mocodawcy. 

Odnośnie pytania dotyczącego możliwości podpisywania przez inne osoby w imieniu głównego księgowego (skarbnika) sprawozdań budżetowych jednostek obsługiwanych przez urząd miasta, informuję że jest to możliwe zależności od rozwiązań organizacyjnych tej obsługi finansowo-księgowej - na podstawie upoważnienia kierownika jednostki obsługującej - burmistrza miasta. 

Obowiązki głównego księgowego wymienione w art. 54 ust. 1 pkt 2 i 3 uofp należą do obowiązków z zakresu prowadzenia gospodarki finansowej jednostki sektora publicznego. Zgodnie z przepisami w art. 53 ust. 1 i 2 ustawy o finansach publicznych za całość gospodarki finansowej jest odpowiedzialny kierownik jednostki, który może powierzyć określone obowiązki w tym zakresie pracownikom jednostki, a przyjęcie obowiązków powinno być potwierdzone dokumentem w formie odrębnego imiennego upoważnienia albo wskazania w regulaminie organizacyjnym jednostki. 

Obowiązki głównego księgowego powierza kierownik jednostki, zgodnie z przepisami art. 4 ust. 5 ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (Dz. U. z 2023 r. poz. 120 z późn. zm.) i art. 53 ust. 5 ustawy o finansach publicznych. Przy organizacji wspólnej obsługi z zakresu rachunkowości w ramach struktur Urzędu Miasta w zależności od przyjętych rozwiązań funkcję głównego księgowego jednostek obsługiwanych, będzie pełnił skarbnik miasta lub inny pracownik spełniający wszystkie wymagania z art. 54 ust. 2 ustawy o finansach publicznych w związku z przepisami art. 54 ust. 2a tej ustawy. W związku z powyższym to burmistrz może powierzyć określone obowiązki pracownikom i nie ma podstaw aby skarbnik miasta udzielił upoważnienia do podpisywania sprawozdań budżetowych innym osobom. 

Jednocześnie informuję, że Regionalna Izba Obrachunkowa w Lublinie, prowadząc działalność informacyjną, instruktażową i szkoleniową przedstawia wyłącznie swoje stanowisko i nie jest upoważniona do wydawania rozstrzygnięć w indywidualnych sprawach ani do dokonywania wiążącej wykładni przepisów prawa. 

Źródło: strona internetowa Regionalnej Izby Obrachunkowej w Lublinie