Jak powinien postąpić ośrodek pomocy społecznej po zakończeniu realizacji projektu finansowanego ze środków unijnych w przypadku wezwania przez instytucję kontrolującą do zwrotu niekwalifikowanych środków finansowych

Ośrodek pomocy społecznej w latach 2021-2023 realizował projekt finansowany ze środków unijnych. W 2023 r. przeprowadzono kontrolę projektu, podczas której stwierdzono nieprawidłowości, tj. błędne sfinansowanie wypłaty dodatku specjalnego dla dwóch pracowników w 2021 r. W listopadzie 2021 r. przyznano dodatki specjalne pracownikom prowadzącym dodatkowe zajęcia dla dzieci i seniorów w ramach projektu. Zajęcia rozpoczęły się w trakcie miesiąca. Pracowników na piśmie zaangażowano do projektu od dnia rozpoczęcia zajęć (nie od 1 listopada), natomiast dodatki przyznano za cały miesiąc (od 1 listopada), ze względu na dodatkowe obowiązki wynikające z konieczności przygotowania zajęć, sporządzenia dokumentów itp. Zarzut kontroli dotyczył sposobu sfinansowania dodatków - całość sfinansowano z budżetu projektu. Zgodnie z postanowieniami kontroli, z budżetu projektu można było pokryć część dodatków należną proporcjonalnie od dnia zaangażowania pracowników do projektu wyrażonego na piśmie, tj. od dnia rozpoczęcia zajęć. Nie należało natomiast pokrywać z budżetu projektu etapu przygotowań, który obejmował początkową część miesiąca. Kontrola nie zakwestionowała zatem zasadności wypłaty dodatków za cały miesiąc, ale proporcji ich sfinansowania (środki unijne/środki własne). Po zakończeniu realizacji projektu, w związku z wezwaniem przez instytucję kontrolującą do zwrotu niekwalifikowanych środków finansowych, zwrotu dokonano w następujący sposób: 1. kierując się zasadą przejrzystości operacji finansowych na rachunku bankowym projektu zasilono wyodrębniony rachunek bankowy projektu środkami z rachunku głównego (zwrot dot. 2021 r., a dokonano go z budżetu 2023 r.), 2. przekazano środki na konto gminy, 3. gmina, jako beneficjent projektu przesłała środki na rachunek bankowy wyznaczony do zwrotu. Czy powyższy sposób postępowania był prawidłowy?