Czy pomoce dydaktyczne dla szkoły zakupione przez gminę mogą być od razu przekazane do szkoły

W ramach realizacji projektów edukacyjnych, takich jak „Aktywna Szkoła”, jednostki samorządu terytorialnego, w tym urzędy gmin, często dokonują centralnych zakupów pomocy dydaktycznych oraz wyposażenia przeznaczonego dla podległych placówek oświatowych. Tego rodzaju działania mają na celu nie tylko podniesienie jakości kształcenia, ale również efektywne zarządzanie środkami finansowymi oraz zasobami materialnymi. W praktyce pojawia się jednak pytanie o właściwe ujęcie księgowe takich transakcji, zwłaszcza gdy wartość pojedynczych środków trwałych nie przekracza 10 000 zł. Kluczowe jest ustalenie: czy zakupione przez urząd gminy pomoce dydaktyczne powinny być najpierw wprowadzone do ewidencji środków trwałych urzędu na konto 011 „Środki trwałe” lub konto 013 „Pozostałe środki trwałe”, a następnie przekazane szkołom protokołem zdawczo-odbiorczym, czy też od razu przekazane bezpośrednio do jednostek oświatowych bez ujmowania ich w księgach urzędu. Rozstrzygnięcie tej kwestii ma istotne znaczenie dla prawidłowego prowadzenia ewidencji księgowej oraz zgodności z obowiązującymi przepisami prawa rachunkowego i finansów publicznych.

W świetle zapisów art. 3 ust. 1 pkt 15 ustawy z 29 września 1994 r. o rachunkowości, przez środki trwałe rozumie się rzeczowe aktywa trwałe i zrównane z nimi, o przewidywanym okresie ekonomicznej użyteczności dłuższym niż rok, kompletne, zdatne do użytku i przeznaczone na potrzeby jednostki.

W świetle zapisów punktu 4.10 komunikatu Ministra Rozwoju i Finansów z 25 maja 2017 r. w sprawie ogłoszenia uchwały Komitetu Standardów Rachunkowości w sprawie przyjęcia Krajowego Standardu Rachunkowości Nr 11 „Środki trwałe” (dalej: KSR 11), nawet składnik aktywów, który jednostka nabyła z zamiarem wykorzystywania na własne potrzeby przez okres krótszy niż rok, nie jest uznawany za środek trwały, mimo że fizycznie jest on zdolny do działania dłużej niż rok. Nakłady poniesione na taki składnik aktywów stanowić mogą koszt wytworzenia innych składników aktywów lub usług, zapas (materiały lub towary), jeżeli jest on przewidziany do zbycia po zakończeniu okresu użytkowania, koszty okresu poniesienia nakładów.

W praktyce oznacza to, że urząd gminy, dokonując zakupu pomocy dydaktycznych z zamiarem ich przekazania do szkół, nie powinien ujmować tych środków w swojej ewidencji na koncie 011 czy 013. Zamiast tego, po dokonaniu zakupu, należy sporządzić protokół przekazania i bezpośrednio przekazać pomoce dydaktyczne do odpowiednich szkół. Szkoły, otrzymując te środki, powinny wprowadzić je do swojej ewidencji księgowej na koncie 013, jeśli ich wartość jednostkowa nie przekracza 10 000 zł. Takie postępowanie jest zgodne z zasadami rachunkowości i pozwala na uniknięcie zbędnych operacji księgowych w urzędzie gminy, jednocześnie zapewniając przejrzystość i dokładność ewidencji majątku trwałego w poszczególnych jednostkach oświatowych.

W sytuacji, gdy urząd gminy centralnie zakupuje pomoce dydaktyczne w ramach projektu „Aktywna Szkoła" z zamiarem przekazania ich do podległych szkół, nie ma konieczności ewidencjonowania tych środków na koncie 011 czy 013 w księgach urzędu. Należy je bezpośrednio przekazać do szkół na podstawie protokołu przekazania, a szkoły powinny ująć je w swojej ewidencji na koncie 013, jeśli ich wartość jednostkowa nie przekracza 10 000 zł. 

Stosownie do zapisów § 7 ust. 1 rozporządzenia Ministra Rozwoju i Finansów z 13 września 2017 r. w sprawie rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego, jednostek budżetowych, samorządowych zakładów budżetowych, państwowych funduszy celowych oraz państwowych jednostek budżetowych mających siedzibę poza granicami Rzeczypospolitej Polskiej (dalej: rozporządzenie w sprawie rachunkowości oraz planów kont), środki trwałe oraz wartości niematerialne i prawne umarza się lub amortyzuje. Odpisów umorzeniowych lub amortyzacyjnych dokonuje się według zasad przyjętych przez jednostkę zgodnie z przepisami ustawy o rachunkowości. Ustalając zasady umarzania lub amortyzacji, jednostka może przyjąć stawki określone w ustawie z 15 lutego 1992 r. o podatku dochodowym od osób prawnych albo stawki określone przez jednostkę nadrzędną albo zarząd jednostki samorządu terytorialnego. 

Przyjęcie rozwiązania polegającego na jednorazowym odpisie amortyzacyjnym możliwe jest również dla pomocy dydaktycznych. Zgodnie bowiem z zapisami § 7 ust. 2 pkt 2 rozporządzenia w sprawie rachunkowości oraz planów kont, jednorazowo, przez spisanie w koszty w miesiącu przyjęcia do używania, mogą być umarzane środki dydaktyczne służące procesowi dydaktyczno-wychowawczemu realizowanemu w szkołach i placówkach oświatowych. Wybrany sposób amortyzacji środków dydaktycznych powinien być wskazany w przyjętych zasadach (polityce) rachunkowości. Środki trwałe umarzane jednorazowo, zgodnie z objaśnieniami załącznika nr 3 do rozporządzenia w sprawie rachunkowości oraz planów kont, ewidencjonowane są z wykorzystaniem konta 013, które służy do ewidencji stanu oraz zwiększeń i zmniejszeń wartości początkowej środków trwałych, niepodlegających ujęciu na kontach: 011, 014, 016 i 017, wydanych do używania na potrzeby działalności jednostki, które podlegają umorzeniu lub amortyzacji w pełnej wartości w miesiącu wydania do używania.

©®

JAROSŁAW JURGA

ekonomista, certyfikowany księgowy posiadający wieloletnie doświadczenie w zakresie finansów publicznych, praktyk specjalizujący się w zagadnieniach rachunkowości budżetowej. Ukończył studia podyplomowe z zakresu polskich i międzynarodowych standardów rachunkowości oraz audytu wewnętrznego w jsfp. Szkoleniowiec, wykładowca na studiach podyplomowych z zakresu finansów i rachunkowości JST, autor i współautor kilkunastu publikacji książkowych oraz licznych publikacji z obszaru rachunkowości budżetowej oraz finansów publicznych